FAIL MEJA DAN MANUAL PROSEDUR KERJA Disediakan oleh: INTAN SHARIZAT PEN. PENGARAH (PENGURUSAN) HOSPITAL KUALA KRAI

KANDUNGAN BIL KANDUNGAN A OBJEKTIF UMUM B PUNCA KUASA C SEJARAH MPK & FAIL MEJA D PERBEZAAN MPK DAN FAIL MEJA E MPK Konsep 8 Elemen F FAIL MEJA 14 Elemen G NOTA SERAH TUGAS

OBJEKTIF Beri kefahaman kepada peserta mengenai konsep MPK dan FM Beri pengetahuan dan kemahiran dokumentasi MPK dan FM Beri pendedahan mengenai keperluan MPK dan FM sebagai panduan dalam menjalankan urusan rasmi organisasi.

PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BILANGAN 8 TAHUN 1991. PUNCA KUASA SILA RUJUK: PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BILANGAN 8 TAHUN 1991.

SEJARAH MPK & FM Biasanya pekerja melaksanakan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman & tunjuk ajar pekerja lama Selalunya pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara bekerja seragam dan ikut kefahaman pekerja lama So, pekerja baru pula hanyut dengan cara bekerja yang salah dan tidak jelas……

PERBEZAAN MPK & FM 1 FM satu individu/ jawatan 1 MPK 1 Jabatan Maklumat menyeluruh semua aktiviti jabatan 1 MPK 1 Jabatan Berasaskan fungsi & bidang tugas jabatan Dokumen rujukan jabatan FM Maklumat/ panduan untuk kendalikan tugas ditetapkan 1 FM satu individu/ jawatan Berasaskan tugas & tanggungjawab individu Dokumen rujukan individu

MANUAL PROSEDUR KERJA KONSEP Dokumen rujukan peringkat jabatan Gambaran menyeluruh mengenai jabatan Rekod cara kerja secara sistematik 1 MPK 1 Jabatan

MANUAL PROSEDUR KERJA E-LEMEN Background Objektif Jabatan Carta organisasi Fungsi2 utama Aktiviti2 utama Proses Kerja Carta Alir Kerja Senarai borang

1. LATAR BELAKANG Contoh: “Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Tujuan penubuhannya adalah……….” Sejarah penubuhan jabatan Tujuan/ matlamat jabatan Lokasi Perjawatan

2. OBJEKTIF Apa yang hendak dicapai oleh jabatan 2. Kepentingannya Memberi halacara jelas kepada jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan Asas perancangan & pembangunan aktiviti jabatan Asas penilaian keberkesanan jabatan Keutamaan jangkaan panjang Contoh: Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti. Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

3. CARTA ORGANISASI TUJUAN Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi aktiviti dan hierarki dalam sesebuah jabatan. TUJUAN Pembahagian & pengumpulan aktiviti berdasarkan unit / seksyen Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hierarki, kuasa dan tanggungjawab Perancangan kaji saiz organisasi & anggota Perancangan latihan Salauran maklumat berkesan

3. CARTA ORGANISASI CONTOH PENGARAH HOSPITAL TIMB. PENG. HOSPITAL KEWANGAN KEJURUTERAAN IT SUMBER MANUSIA AKAUNTAN JURUTERA PEG. IT KANAN PEN. PENG. (PENGURUSAN) PEG. IT PPT PPT PEN. PEG. IT HASIL BAYARAN PENT. / PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PT KANAN PT KANAN PT KANAN PT KANAN PT (4) PT (3) KESELAMATAN PEROLEHAN JURUTEKNIK SERVICE KHMT PLGGN LATIHAN PK (1) PT (3) PT (6) PT (8) PT (1) PAP (3) PPK (1) JAGA (1) PRA (1)

Fungsi Utama : Urusan Sumber Manusia Tugas-Tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/ Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ia bergantung kepada jenis kegiatan sesebuah jabatan CONTOH Bahagian Pengurusan Fungsi Utama : Urusan Sumber Manusia

5. AKTIVITI UTAMA Ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M) CONTOH Bahagian Pengurusan Fungsi Utama : Sumber Manusia Aktiviti : Urusan Pelantikan Pengesahan dalam jawatan Kenaikan pangkat

6. PROSES KERJA Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan megikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan suatu aktiviti. TUJUAN Membantu pekerja jelas dengan tindakan yang perlu dilaksanakan. Elak kesilapan operasi dan perundangan Memperlihatkan tindakan yang lengkap Membantu kerja penyeliaan Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila urusan kemaskini Kurangkan arahan biasa berulang-ulang Pendekkan masa latihan kepada pekerja Kekalkan tahap kecekapan seseorang pekerja Semak pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja ditetapkan.

6. PROSES KERJA CONTOH

6. PROSES KERJA CIRI-CIRI Semak senarai aktiviti Pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut. Mulakan dengan perkatan perbuatan bagi setiap proses Senaraikan jawatan pegawai yang perlu ambil tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan Masukkan peraturan yang digunakan dalam aktiviti tersebut.

7. CARTA ALIR KERJA Gambaran menyeluruh secara grafik terhadap aktiviti Menjelaskan setiap langkah mengikut turutan yang betul Memperlihatkan peringkat permulaan dan tamat secara ringkas Beri kefahaman kepada pekerja tentang tugas dan tanggungjawab masing-masing

7. CARTA ALIR KERJA SIMBOL SIMBOL MAKSUD MULA TAMAT TINDAKAN (LANGKAH) DLM PROSES ALIRAN PILIHAN / KEPUTUSAN TINDAKAN SERENTAK PENYAMBUNG PROSES KERJA

8. SENARAI BORANG TUJUAN Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu melicinkan jentera sesuatu jabatan Menyimpan dan merekod maklumat Maklumat dapat direkod dengan teratur Maklumat perlu / mustahak sahaja direkod

FAIL MEJA KONSEP Dokumen rujukan peringkat individu/ jawatan Mengandungi peraturan & maklumat lengkap mengenai tugas & tanggungjawab yang ditetapkan Rekod cara kerja secara sistematik 1 FM 1 Individu/ Jawatan

FAIL MEJA eLEMEN Objektif HKK Objektif Jabatan Carta organisasi HKK Carta fungsi pegawai Senarai tugas/ kuasa & hubungan Peraturan Pentadbiran Proses Kerja Carta Aliran Kerja Senarai semak Senarai undang-undang Senarai borang Senarai J/Kuasa Norma Kerja Senarai tugas harian

1. OBJEKTIF HKK Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti. Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

2. OBJEKTIF JABATAN/UNIT Pecahan kepada objektif jabatan Dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh jabatan/unit. Setiap aktiviti yang dijalankan menjurus kepada pencapaian objektif jabatan keseluruhannya. Objektif unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas dan boleh dicapai, diukur

3. CARTA ORGANISASI HOSPITAL KUALA KRAI KELANTAN 02/06/2013 PENGARAH HOSPITAL PENGURUSAN / GOVERNING BODY MAC TIMBALAN PENGARAH (PENGURUSAN) TIMBALAN PENGARAH (KLINIKAL) SOKONGAN BUKAN KLINIKAL KLINIKAL SOKONGAN KLINIKAL PENTADBIRAN M41 PERKHIDMATAN PERUBATAN PERKHIDMATAN PEMBEDAHAN PERKHIDMATAN IBU DAN ANAK PENGIMEJAN DIAGNOSTIK JUSA C KEW/HASIL W41 PERUBATAN AM JUSA C PEMBEDAHAN AM JUSA C PATOLOGI UD54 KEJURUTERAAN J41 PERBIDANAN & SAKIT PUAN JUSA C PSIKIATRIK JUSA C ORTHOPEDIK JUSA C FARMASI DAN BEKALAN U54 TEKNOLOGI MAKLUMAT F44 PAEDIATRIK JUSA C KECEMASAN UD54 OPTOMETRI U48 NEFROLOGI UD54 REKOD PERUBATAN N27 PEMBIUSAN JUSA C NEONATALOGI UD54 PSIKOLOGI & KAUNSELING U41 RESPIRATORY UD54 SOSIAL PERUBATAN S41 OFTALMOLOGI JUSA C MARTENA FETAL UD54 KEJURURAWATAN U42 DERMATOLOGI UD54 PENDIDIKAN PESAKIT S41 REHABLITASI/ PEMULIHAN U41 ENT UD54 INFECTION DISEASE UD54 SUCIHAMA (CSSU) U32 KLINIK PAKAR U38 ORAL SUGERI UD54 SAJIAN MAKANAN C44 FORENSIK U32 DENTAL PEDIATRIK UD54 RADICARE P.C KLINIK PAKAR U32

4. CARTA FUNGSI PEKERJA

4. CARTA FUNGSI PEKERJA Pecahan dari carta organisasi jabatan (HKK) Carta unit yang ada kaitan dengan individu/ pekerja yang perlu ditunjukkan Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta organisasi unit. Aktiviti yang dilaksanakan dan penempatan pekerja Kedudukan rakan-rakan sekerja

5. SENARAI TUGAS/ KUASA & HUBUNGKAIT Menjelaskan dengan tepat mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa pekerja B Setiap pekerja perlu mempunyai satu senarai tugas C Maklumat pada penyandang jawatan mengenai tanggungjawab, pengetahuan kemahiran yang diperlukan

5. SENARAI TUGAS/ KUASA & HUBUNGKAIT CONTOH

6. PERATURAN PENTADBIRAN Mempunyai beberapa peraturan yang perlu diketahui oleh pekerja Peraturan mesti dipatuhi dalam melaksanakan sesuatu aktiviti/ tugas

7. PROSES KERJA Mempunyai beberapa peraturan yang perlu diketahui oleh pekerja Peraturan mesti dipatuhi dalam melaksanakan sesuatu aktiviti/ tugas

8. CARTA ALIR KERJA

9. SENARAI UNDANG2 Senaraikan mengikut undang-undang yang melibatkan bidang kuasa pekerja. Contoh: Perintah Am Akta Fee Perubatan Akta Pemberi Pinjam Wang (Akta 400) Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

10. SENARAI SEMAK KERJA

11. SENARAI BORANG Senarai borang yang digunakan untuk satu aktiviti Contoh: SENARAI BORANG KENAIKAN PANGKAT (KUP) 1. Borang Perakuan Kenaikan Pangkat 2. Borang Tapisan Keutuhan (jika berkenaan) 3. Surat Akuan Pinjaman Pendidikan/ Tabung Pendidikan 4. Borang laporan tindakan tatatertib 5. Borang keputusan pengisytiharan harta 6. LNPT 3 tahun terakhir 7. Surat Litup

12. SENARAI J/KUASA Senaraikan semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pekerja sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan Tujuannya: Pegawai boleh bersedia dan merancang awal untuk hadir mesyuarat Pegawai baru boleh ambil alih tugas barunya

13. NORMA KERJA Definisi Pengukuran kerja iaitu penggunaan teknik-teknik untuk tetapkan masa kepada seorang pekerja mahir bagi menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang ditetapkan.

13. NORMA KERJA Ia adalah pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai Asas pengukurusan pencapaian produktiviti sesuatu aktiviti Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan penambahbaikan yang dijalankan Membantu membaiki kaedah bekerja

14. SENARAI TUGAS