1. PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN
PENULISAN
SURAT RASMI
BERSAMA :
PN. SITI NOOR KHASIKIN BTE KALIMAN

2. SURAT SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA
BAGI MENYAMPAIKAN SUATU
PESANAN DARI SATU PIHAK
KEPADA PIHAK YANG LAIN

3. SURAT RASMI Surat untuk urusan rasmi sahaja
Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan atau syarikat
Tidak bersahaja
Perkataan atau ungkapan sesuai dengan maksud
Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri

4. CIRI-CIRI SURAT RASMI
FORMAT
STRUKTUR
TEKNIK
GAYA BAHASA
ISI
PROTOKOL

5. FORMAT * Pengenalan pengirim dan penerima
* Rujukan fail (pengirim/penerima)
* Tarikh
* Tajuk surat
* Isi surat (satu perkara sahaja)
* Akhiran surat (harapan, nama pengirim,
jawatan)
* Identation (jarak tepi permulaan
menulis)
* Jarak perenggan
* Jarak baris

6. STRUKTUR DI TULIS MENGIKUT URUTAN PENGENALAN ISI SURAT PENUTUP
PENGIRIM
PENERIMA
ISI SURAT
PERKARA
PENGENALAN ISI
ISI UTAMA/ISI SOKONGAN
PENUTUP
HARAPAN
AKHIR KATA
SLOGAN
UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN
TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN

7. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA RUJUKAN
Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini.
Contoh:-
Merujuk kepada perkara yang tersebut…
Sehubungan dengan perkara itu…
Mengikut maklumat yang disampaikan…
Berkenaan dengan maklumat tersebut…
Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di atas dirujuk

8. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA PENYERTAAN
Memberikan isyarat bahawa ada disertakan sesuatu dengan sesuatu yang lain
Contoh:-
Bersama-sama dengan ini dikemukakan….
Dengan ini saya lampirkan salinan…

9. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA MAKLUMAN
Menunjukkan adanya pemakluman dibuat
Contoh:-
Dengan ini dimaklumkan…
Seperti yang tuan sedia maklum…
Sukacita dimaklumkan bahawa…
Dukacita dimaklumkan…

10. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA SEBAB-MUSABAB
Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain
Contoh:-
Berhubung dengan…
Atas kerjasama tua itu,…
Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan supaya…
Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…

11. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA PERINTAH
PERINTAN KURANG HALUS
Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan sebagainya
PERINTAH HALUS
Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon, dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…

12. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA MATLAMAT
Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai
Contoh:-
Untuk tujuan itu…
Untuk pengetahuan tuan…
Untuk makluman tuan..
Untuk pertimbangan tuan…

13. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA PERWAKILAN
Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris, iaitu on behalf of.
Contoh:-
Bagi pihak rakan-rakan sejawat…
Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…

14. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA PENDAPAT
Ungkapan yang menggunakan kata pendapat, hemat, pandangan dan fikiran
Contoh:-
Pada pendapat saya,…
Pada hemat saya,…
Pada fikiran saya,…
Pada pandangan saya,…

15. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA SAMBUNGAN
Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi waktu. (peristiwa terdahulu)
Contoh:-
Sebagai lanjutan daripada surat saya…
Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…

16. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA SIKAP
SIKAP POSITIF
Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima kasih dan lain-lain
SIKAP NEGATIF
Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan, saya keberatan dan lain-lain

17. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA ANTISIPASI
Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan perkataan didahului dan dahului
Contoh:-
Atas kerjasama tuan itu, saya dahului…
Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…

18. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA PENAMAT
Isyarat berakhirnya surat rasmi itu.
Contoh:-
Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.
Sekian, terima kasih.

19. PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
PENANDA KHIDMAT
Berupa moto atau slogan
Contoh:-
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“SENTIASA DIHADAPAN”
“CINTAILAH BAHASA KITA”
“BAHASA JIWA BANGSA”

20. SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS
ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN
ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI

21. BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN
PENYEDIAAN
Alamat Pengirim
Alamat Penerima
Nombor Rujukan

22. 4) Tarikh Surat
5) Tajuk Surat
6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat
7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

23. ALAMAT PENGIRIM MENGGUNAKAN KEPALA SURAT
APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT?
N _ M _
_ L A _ _ T
NO : _ _ L _ _ ON
_ _ : F _ K _ _ I _ I

24. ALAMAT PENERIMA JABATAN / AGENSI KERAJAAN Pegawai Ketua Jabatan
ORANG RAMAI

25. ALAMAT PENERIMA PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA
SURAT MELALUI PEGUAM

26. PERMULAAN SURAT JABATAN/ AGENSI KERAJAAN TUAN ORANG RAMAI TUAN / PUAN
KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

27. PERMULAAN SURAT
KETUA JABATAN (KHUSUS)
KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

28. NOMBOR RUJUKAN NOMBOR FAIL SEBELAH KANAN SURAT = RUJUKAN KAMI
NO. RUJUKAN PENGIRIM
= RUJUKAN TUAN
~ ATAS RUJUKAN KAMI~

29. TARIKH SURAT
SEBELAH KANAN SURAT

30. Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah
LAMBANG
KERAJAAN
MALAYSIA
BAHAGIAN PENTADBIRAN
JABATAN PERDANA MENTERI
JALAN DATO ONN
KUALA LUMPUR
No. Telefon :
No. Faksimili :
Ruj. Tuan:
Ruj. Kami:
Tarikh:
Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah
Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna
‘royal blue’.
( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )

31. TAJUK SURAT MENGGAMBARKAN ISI SURAT SATU PERKARA SAHAJA SURAT JAWAPAN
(TAJUK YANG SAMA)

32. PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT PEMBUKA KATA BAGI PIHAK : DIARAH
SAYA YANG MENURUT PERINTAH

33. PEMBUKA KATA & AKHIR SURAT AKHIR SURAT SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT
SEBELUM TANDATANGAN
NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T
b.p. (bagi pihak)

34. PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN PENOMBORAN PERENGGAN
KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN
MUKA SURAT
MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

35. PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT & LAMPIRAN LAMPIRAN
DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1)
SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT
NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI

36. SALINAN 3 SALINAN PERTAMA = PENERIMA KEDUA = FAIL BERKENAAN
KETIGA = FAIL TIMBUL
SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

37. PENDAFTARAN & PENGEDARAN SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN
SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

38. PENDAFTARAN & PENGEDARAN
SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI
SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN

39. PENDAFTARAN & PENGEDARAN SEBELUM DIEDAR
MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN UNTUK TINDAKAN

40. PENDAFTARAN & PENGEDARAN TINDAKAN SEGERA
SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA
PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

41. PENDAFTARAN & PENGEDARAN SURAT KELUAR SALINAN ASAL TARIKH
NO. RUJUKAN FAIL
ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT
LAMPIRAN (jika ada)
TANDATANGAN

42. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT RUJUK ARAHAN KESELAMATAN
SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

43. TAKRIF
MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

44. Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.
JENIS MEMO
MEMO ANTARA BAHAGIAN
Lebih bersifat rasmi
MEMO ANTARA UNIT
MEMO DALAMAN
Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi)
Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.

45. TUJUAN MENULIS MEMO Penyampaian makluman dalaman
Pengumuman sesuatu perubahan dasar
Menjelaskan prosedur baru
Permohonan – dalam bahagian
Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu keputusan
Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada ketika itu.

46. FUNGI/PERANAN SURAT RASMI
Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;-
Sebagai penyampai maklumat bertulis
Menjadi dokumen yang boleh digunakan
Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan atau Negara)

47. CIRI-CIRI PENULISAN MEMO
TAJUK
DARIPADA
KEPADA
NO. RUJUKAN
TARIKH
SALINAN KEPADA
TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG MENURUT PERINTAH”
PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS
CATATKAN GELARAN JWATAN
SISTEM PERNOMBORAN
E-MAL DAN NO TELEFON

48. CIRI-CIRI MEMO
Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada umumnya bertujuan;
Makluman
Permintaan/cadangan
Arahan

49. Ditulis dalam dua bentuk
CIRI-CIRI MEMO
Ditulis dalam dua bentuk
Bentuk borang
Bentuk terbuka

50. SEKIAN
TERIMA KASIH