TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI (PEGAWAI AWAM ) Disedia Oleh: Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

SKOP TAKLIMAT: - Takrifan - Kuasa Melulus - Jenis Pendahuluan Diri - Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa - Takrifan - Kuasa Melulus - Jenis Pendahuluan Diri - Syarat & Kelayakan - Senarai Semak Permohonan - Catatan Pelarasan Akaun

Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa Kumpulanwang Amanah Kerajaan Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957 Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat Bercorak kumpulanwang pusingan

Takrifan Pendahuluan Diri Memberi pendahuluan kewangan kepada pegawai dalam perkhidmatan awam Kerajaan Persekutuan : Untuk elaun sara hidup dan perbelanjaan bagi perjalanan atas tugas rasmi, kursus dan berpindah Bagi maksud lain yang boleh diluluskan dengan tertentu oleh Perbendaharaan

JENIS- JENIS PENDAHULUAN KELULUSAN : PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325) KSU dan Ketua Jabatan disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan. - Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan Bagi pegawai Persekutuan di Sabah & Sarawak :- Pegawai Pengawal boleh wakilkan kepada Ketua Jabatan Persekutuan Sabah & Sarawak 853201 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (dalam negeri) 853202 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (luar negeri) 853204 - Deposit Sewa Luar Negara 853213 - Pendahuluan sewa rumah luar negeri (Surat Perbendaharaan: KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8) Bertarikh 4 Ogos 2008) *853205 - Bayaran terlebih emolumen - ansuran 18 bulan atau kurang (Kew 106)( AP 327(b) )

JENIS- JENIS PENDAHULUAN KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106) 853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara *853205 - Bayaran terlebih emolumen- Ansuran Lebih 18 bulan (AP 327(b) ) 853207 - Perbelanjaan di bawah AP59 853208 - Kehilangan wang awam 853209 - Tunggakan Caruman KWSP

JENIS- JENIS PENDAHULUAN KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106) 853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah 853215 - Perbelanjaan di bawah AP55 (Perbelanjaan Darurat) 853216 – Pendahuluan Cagaran Sekolah 853296 – Jabatan Perkhidmatan Awam 853299 – Pendahuluan Diri Pelbagai

JENIS- JENIS PENDAHULUAN Penerangan Lanjut

853205 Bayaran Terlebih Emolumen AP 327 (b) - Bagi mendapatkan balik gaji atau elaun yang terlebih bayar Pegawai Pengawal boleh membenarkan ansuran bulanan dengan secepat mungkin dan tidak lewat dari lapan belas (18) bulan atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan Kerajaan mengikut mana yang lebih awal.  Lebih 18 bulan, dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.

853205 Bayaran Terlebih Emolumen Jika pulangan diluluskan, suatu permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dari Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama penerima bayaran yang berkenaan bagi melaraskan akaun yang berkenaan. Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan.

853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati) PP Bilangan 8 Tahun Tahun 2009 Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab.

853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati) Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang berkenaan, atau jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak dapat ditentukan dengan serta merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut.

853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang daripada cara yang biasa dan mengemukakan kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan. Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan KSP/PKN

853208 Kehilangan Wang Awam AP 3, 315 - 328 PP 13/2008 dan SPP 3/2011 AP3 –Takrifan Kehilangan termasuk kehilangan Wang Awam dan Aset Awam disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan, kecuaian pegawai,kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia

853215 Perbelanjaan Darurat keadaan yang luar biasa untuk kepentingan perkhidmatan awam bahawa: - perbelanjaan patut dilakukan dengan segera; - tiada peruntukan bagi perbelanjaan tersebut; dan - masa tidak mengizinkan untuk dapat kebenaran cara biasa

853215 Perbelanjaan Darurat melalui Pegawai Pengawal dengan segera menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis menghuraikan sebab menyimpang daripada cara yang biasa Dalam hal seumpama ini, pembayaran pada mulanya dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri. Kemudian dapatkan Kelulusan KSP/PKN sebelum pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup 853201 – Dalam Negara 853202 – Luar Negara SPP 2/1993 – Perwakilan Kuasa Meluluskan PD - Para 6.1 dibatalkan oleh SPP6/1994 PP 3/2003 (Pindaan oleh SPP 8/2010) PP 3/2005 Lain-lain pekeliling berkaitan yang berkuatkuasa

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Layak dipohon bagi tujuan: Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara Menghadiri kursus Berpindah/bertukar

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Unsur yang terlibat: Elaun Makan Bayaran Sewa Hotel Kelulusan amaun: 100% - luar negara 90% - dalam negara Untuk hari bertugas rasmi sahaja

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Had minima permohonan: Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional RM500.00 Kumpulan Sokongan (Kategori > 17) RM300.00 Permohonan yang kurang dari had minima adalah tidak dibenarkan KECUALI Kumpulan Sokongan Kategori < 17 Tiada Had Minima

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Senarai semak: Sediakan Daftar Pendahuluan Diri Borang Pendahuluan dibuat dalam 4 salinan Permohonan dikemukakan 7 hari sebelum bertolak Semak had minima permohonan Pendahuluan lama telah diselesaikan Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterima dan kutipan balik dibuat

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Pembayaran Balik: Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan perjalanan atau serahan tunai Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb bulan berikutnya Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan Denda 10% setahun akan dikenakan bagi pendahuluan yang tidak diselesaikan

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Penyelenggaraan Buku Daftar: SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1) i. Rujukan Fail Jabatan ii. Nama Pegawai yang memohon iii. Amaun Pendahuluan Diri iv. Tarikh diluluskan v. Tarikh pergi vi. Tarikh balik/sampai

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Penyelenggaraan Buku Daftar: SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1) vii. Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakan viii. Tarikh dan nombor rujukan baucar atau jurnal ix. Tarikh dan amaun tuntutan dibayar x. Amaun denda dikenakan; jika berkaitan (10% setahun) xi. Catatan

Format Buku Daftar

853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup Penyediaan Laporan: 1. Laporan Bulanan   - Sediakan Laporan Pendahuluan Diri yang belum selesai berdasarkan Buku Daftar Pendahuluan Diri. - Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang berkenaan untuk penyelarasan.   2. Laporan Suku Tahun - Sediakan Laporan Berkala Pendahuluan Diri yang belum diselesaikan bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 3. Laporan Setengah Tahun - Sediakan Penyata yang menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Akaun Amanah Pendahuluan Diri CATATAN PELARASAN Akaun Amanah Pendahuluan Diri

853201 & 853202 Tuntutan melebihi pendahuluan diri: DT Vot RM1200 Baucar bayaran tuntutan perjalanan DT Vot RM1200 KT Amanah (853201/853202) RM1000 KT Akaun Bank – Pemohon RM200 Tuntutan sama dengan pendahuluan diri: Pelarasan jurnal sahaja DT Vot RM1000 KT Amanah (853201/853202) RM1000

Tuntutan kurang dari pendahuluan diri 853201 & 853202 Tuntutan kurang dari pendahuluan diri Pelarasan jurnal DT Vot RM900 KT Amanah (853201/853202) RM900 DAN Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta- merta) melalui PTJ DT Terimaan RM100 KT Amanah (853201/853202) RM100

Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman Catatan Pelarasan 853205 Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman DT Amanah (853205) KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX) KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan) (catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum) Potongan gaji dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN melalui Arahan Potongan Gaji SG 20 kod 4189 DT Terimaan KT Amanah (853205)

Catatan Pelarasan 853207 Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:- Pegawai Tidak Dikenakan Tindakan Surcaj Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut: DT Vot KT Amanah (853207) Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj sepenuhnya Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT Terimaan KT Amanah (853207)

Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun Catatan Pelarasan 853207 Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:- Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut: DT Vot KT Amanah (853207) Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT Terimaan KT Amanah (853207)

CONTOH BORANG