1. FAIL MEJA DAN MANUAL PROSEDUR KERJA
Disediakan oleh: INTAN SHARIZAT
PEN. PENGARAH (PENGURUSAN)
HOSPITAL KUALA KRAI

2. KANDUNGAN BIL KANDUNGAN A OBJEKTIF UMUM B PUNCA KUASA C
SEJARAH MPK & FAIL MEJA D
PERBEZAAN MPK DAN FAIL MEJA E
MPK
Konsep
8 Elemen F
FAIL MEJA
14 Elemen G
NOTA SERAH TUGAS

3. OBJEKTIF Beri kefahaman kepada peserta mengenai konsep MPK dan FM
Beri pengetahuan dan kemahiran dokumentasi MPK dan FM
Beri pendedahan mengenai keperluan MPK dan FM sebagai panduan dalam menjalankan urusan rasmi organisasi.

4. PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BILANGAN 8 TAHUN 1991.
PUNCA KUASA
SILA RUJUK:
PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BILANGAN 8 TAHUN 1991.

5. SEJARAH MPK & FM
Biasanya pekerja melaksanakan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman & tunjuk ajar pekerja lama
Selalunya pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara bekerja seragam dan ikut kefahaman pekerja lama
So, pekerja baru pula hanyut dengan cara bekerja yang salah dan tidak jelas……

6. PERBEZAAN MPK & FM 1 FM satu individu/ jawatan 1 MPK 1 Jabatan
Maklumat menyeluruh semua aktiviti jabatan
1 MPK 1 Jabatan
Berasaskan fungsi & bidang tugas jabatan
Dokumen rujukan jabatan FM
Maklumat/ panduan untuk kendalikan tugas ditetapkan
1 FM satu individu/ jawatan
Berasaskan tugas & tanggungjawab individu
Dokumen rujukan individu

7. MANUAL PROSEDUR KERJA KONSEP Dokumen rujukan peringkat jabatan
Gambaran menyeluruh mengenai jabatan
Rekod cara kerja secara sistematik
1 MPK 1 Jabatan

8. MANUAL PROSEDUR KERJA E-LEMEN Background Objektif Jabatan
Carta organisasi
Fungsi2 utama
Aktiviti2 utama
Proses Kerja
Carta Alir Kerja
Senarai borang

9. 1. LATAR BELAKANG Contoh:
“Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) Tujuan penubuhannya adalah……….”
Sejarah penubuhan jabatan
Tujuan/ matlamat jabatan
Lokasi
Perjawatan

10. 2. OBJEKTIF Apa yang hendak dicapai oleh jabatan 2. Kepentingannya
Memberi halacara jelas kepada jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan
Asas perancangan & pembangunan aktiviti jabatan
Asas penilaian keberkesanan jabatan
Keutamaan jangkaan panjang
Contoh:
Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti.
Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan
Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan
Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa
Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

11. 3. CARTA ORGANISASI TUJUAN
Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi aktiviti dan hierarki dalam sesebuah jabatan.
TUJUAN
Pembahagian & pengumpulan aktiviti berdasarkan unit / seksyen
Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hierarki, kuasa dan tanggungjawab
Perancangan kaji saiz organisasi & anggota
Perancangan latihan
Salauran maklumat berkesan

12. 3. CARTA ORGANISASI CONTOH PENGARAH HOSPITAL TIMB. PENG. HOSPITAL
KEWANGAN
KEJURUTERAAN IT
SUMBER MANUSIA
AKAUNTAN
JURUTERA
PEG. IT KANAN
PEN. PENG. (PENGURUSAN)
PEG. IT
PPT
PPT
PEN. PEG. IT
HASIL
BAYARAN
PENT. / PEROLEHAN
SUMBER MANUSIA
PT KANAN
PT KANAN
PT KANAN
PT KANAN
PT (4)
PT (3)
KESELAMATAN
PEROLEHAN
JURUTEKNIK
SERVICE
KHMT PLGGN
LATIHAN
PK (1)
PT (3)
PT (6)
PT (8)
PT (1)
PAP (3)
PPK (1)
JAGA (1)
PRA (1)

13. Fungsi Utama : Urusan Sumber Manusia
Tugas-Tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/ Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ia bergantung kepada jenis kegiatan sesebuah jabatan
CONTOH
Bahagian Pengurusan
Fungsi Utama : Urusan Sumber Manusia

14. 5. AKTIVITI UTAMA
Ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M)
CONTOH
Bahagian Pengurusan
Fungsi Utama : Sumber Manusia
Aktiviti : Urusan Pelantikan
Pengesahan dalam jawatan
Kenaikan pangkat

15. 6. PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan megikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan suatu aktiviti.
TUJUAN
Membantu pekerja jelas dengan tindakan yang perlu dilaksanakan.
Elak kesilapan operasi dan perundangan
Memperlihatkan tindakan yang lengkap
Membantu kerja penyeliaan
Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila urusan kemaskini
Kurangkan arahan biasa berulang-ulang
Pendekkan masa latihan kepada pekerja
Kekalkan tahap kecekapan seseorang pekerja
Semak pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja ditetapkan.

16. 6. PROSES KERJA
CONTOH

17. 6. PROSES KERJA CIRI-CIRI Semak senarai aktiviti
Pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja
Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut.
Mulakan dengan perkatan perbuatan bagi setiap proses
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu ambil tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan
Masukkan peraturan yang digunakan dalam aktiviti tersebut.

18. 7. CARTA ALIR KERJA
Gambaran menyeluruh secara grafik terhadap aktiviti
Menjelaskan setiap langkah mengikut turutan yang betul
Memperlihatkan peringkat permulaan dan tamat secara ringkas
Beri kefahaman kepada pekerja tentang tugas dan tanggungjawab masing-masing

19. 7. CARTA ALIR KERJA SIMBOL SIMBOL MAKSUD MULA TAMAT
TINDAKAN (LANGKAH) DLM PROSES
ALIRAN
PILIHAN / KEPUTUSAN
TINDAKAN SERENTAK
PENYAMBUNG PROSES KERJA

20. 8. SENARAI BORANG
TUJUAN
Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu melicinkan jentera sesuatu jabatan
Menyimpan dan merekod maklumat
Maklumat dapat direkod dengan teratur
Maklumat perlu / mustahak sahaja direkod

21. FAIL MEJA KONSEP Dokumen rujukan peringkat individu/ jawatan
Mengandungi peraturan & maklumat lengkap mengenai tugas & tanggungjawab yang ditetapkan
Rekod cara kerja secara sistematik
1 FM 1 Individu/ Jawatan

22. FAIL MEJA eLEMEN Objektif HKK Objektif Jabatan Carta organisasi HKK
Carta fungsi pegawai
Senarai tugas/ kuasa & hubungan
Peraturan Pentadbiran
Proses Kerja
Carta Aliran Kerja
Senarai semak
Senarai undang-undang
Senarai borang
Senarai J/Kuasa
Norma Kerja
Senarai tugas harian

23. 1. OBJEKTIF HKK
Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti.
Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan
Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan
Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa
Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

24. 2. OBJEKTIF JABATAN/UNIT
Pecahan kepada objektif jabatan
Dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh jabatan/unit.
Setiap aktiviti yang dijalankan menjurus kepada pencapaian objektif jabatan keseluruhannya.
Objektif unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas dan boleh dicapai, diukur

25. 3. CARTA ORGANISASI HOSPITAL KUALA KRAI KELANTAN
02/06/2013
PENGARAH HOSPITAL
PENGURUSAN / GOVERNING BODY
MAC
TIMBALAN PENGARAH (PENGURUSAN)
TIMBALAN PENGARAH (KLINIKAL)
SOKONGAN
BUKAN KLINIKAL
KLINIKAL
SOKONGAN
KLINIKAL
PENTADBIRAN
M41
PERKHIDMATAN
PERUBATAN
PERKHIDMATAN
PEMBEDAHAN
PERKHIDMATAN
IBU DAN ANAK
PENGIMEJAN DIAGNOSTIK
JUSA C
KEW/HASIL
W41
PERUBATAN AM
JUSA C
PEMBEDAHAN AM
JUSA C
PATOLOGI
UD54
KEJURUTERAAN
J41
PERBIDANAN & SAKIT PUAN
JUSA C
PSIKIATRIK
JUSA C
ORTHOPEDIK
JUSA C
FARMASI DAN BEKALAN
U54
TEKNOLOGI MAKLUMAT
F44
PAEDIATRIK
JUSA C
KECEMASAN
UD54
OPTOMETRI
U48
NEFROLOGI
UD54
REKOD PERUBATAN
N27
PEMBIUSAN
JUSA C
NEONATALOGI
UD54
PSIKOLOGI & KAUNSELING
U41
RESPIRATORY
UD54
SOSIAL PERUBATAN
S41
OFTALMOLOGI
JUSA C
MARTENA FETAL
UD54
KEJURURAWATAN
U42
DERMATOLOGI
UD54
PENDIDIKAN PESAKIT
S41
REHABLITASI/
PEMULIHAN
U41
ENT
UD54
INFECTION
DISEASE
UD54
SUCIHAMA (CSSU)
U32
KLINIK PAKAR
U38
ORAL SUGERI
UD54
SAJIAN MAKANAN
C44
FORENSIK
U32
DENTAL PEDIATRIK
UD54
RADICARE
P.C
KLINIK PAKAR
U32

26. 4. CARTA FUNGSI PEKERJA

27. 4. CARTA FUNGSI PEKERJA Pecahan dari carta organisasi jabatan (HKK)
Carta unit yang ada kaitan dengan individu/ pekerja yang perlu ditunjukkan
Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta organisasi unit.
Aktiviti yang dilaksanakan dan penempatan pekerja
Kedudukan rakan-rakan sekerja

28. 5. SENARAI TUGAS/ KUASA & HUBUNGKAIT
Menjelaskan dengan tepat mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa pekerja B
Setiap pekerja perlu mempunyai satu senarai tugas C
Maklumat pada penyandang jawatan mengenai tanggungjawab, pengetahuan kemahiran yang diperlukan

29. 5. SENARAI TUGAS/ KUASA & HUBUNGKAIT
CONTOH

30. 6. PERATURAN PENTADBIRAN
Mempunyai beberapa peraturan yang perlu diketahui oleh pekerja
Peraturan mesti dipatuhi dalam melaksanakan sesuatu aktiviti/ tugas

31. 7. PROSES KERJA
Mempunyai beberapa peraturan yang perlu diketahui oleh pekerja
Peraturan mesti dipatuhi dalam melaksanakan sesuatu aktiviti/ tugas

32. 8. CARTA ALIR KERJA

33. 9. SENARAI UNDANG2
Senaraikan mengikut undang-undang yang melibatkan bidang kuasa pekerja.
Contoh:
Perintah Am
Akta Fee Perubatan
Akta Pemberi Pinjam Wang (Akta 400)
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

34. 10. SENARAI SEMAK KERJA

35. 11. SENARAI BORANG Senarai borang yang digunakan untuk satu aktiviti
Contoh:
SENARAI BORANG KENAIKAN PANGKAT (KUP)
1. Borang Perakuan Kenaikan Pangkat
2. Borang Tapisan Keutuhan (jika berkenaan)
3. Surat Akuan Pinjaman Pendidikan/ Tabung Pendidikan
4. Borang laporan tindakan tatatertib
5. Borang keputusan pengisytiharan harta
6. LNPT 3 tahun terakhir
7. Surat Litup

36. 12. SENARAI J/KUASA
Senaraikan semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pekerja sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan
Tujuannya:
Pegawai boleh bersedia dan merancang awal untuk hadir mesyuarat
Pegawai baru boleh ambil alih tugas barunya

37. 13. NORMA KERJA
Definisi
Pengukuran kerja iaitu penggunaan teknik-teknik untuk tetapkan masa kepada seorang pekerja mahir bagi menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang ditetapkan.

38. 13. NORMA KERJA
Ia adalah pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.
Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai
Asas pengukurusan pencapaian produktiviti sesuatu aktiviti
Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan penambahbaikan yang dijalankan
Membantu membaiki kaedah bekerja

39. 14. SENARAI TUGAS