Presentation is loading. Please wait.

Presentation is loading. Please wait.

PENULISAN SURAT, MEMO DAN RASMI 4/2/2015 1 zailan hp 0192697004.

Similar presentations


Presentation on theme: "PENULISAN SURAT, MEMO DAN RASMI 4/2/2015 1 zailan hp 0192697004."— Presentation transcript:

1 PENULISAN SURAT, MEMO DAN RASMI 4/2/ zailan hp

2 OBJEKTIF  Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai pengetahuan peserta mengenai kaedah-kaedah menulis surat, memo dan yang berkualiti; yang berkualiti; 4/2/ zailan hp

3 8.30 – pagi10.30 – pagi – 1.00 tgh1.00 – 2.00 ptg 2.00 – 4.30 ptg Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat, Memo dan REHATREHAT Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan REHATREHAT Teknik Penulisan Surat, Memo dan Rasmi 4/2/ zailan hp

4 PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN SURAT, MEMO DAN 4/2/ zailan hp

5 SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN 4/2/ zailan hp

6 ALAT KOMUNIKASI BERTULIS BAHAN RUJUKAN DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU NEGARA. IMEJ BAHAN BUKTI YANG NYATA 4/2/ zailan hp

7 FUNGSI SURAT RASMI  ALAT KOMUNIKASI BERTULIS  DOKUMENTASI  DUTA  MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI. 4/2/ zailan hp

8 E-Mel Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi Format penulisan berbeza dari surat dan memo 4/2/ zailan hp

9 JENIS SURAT SURAT RASMI SURAT TIDAK RASMI MEMO E-MEL 4/2/ zailan hp

10 JENIS-JENIS SURAT RASMI  SURAT-SURAT PERSENDIRIAN  SURAT-SURAT FORMAL/RASMI  SURAT-SURAT PERNIAGAAN  SURAT PERMOHONAN  SURAT RAYUAN  SURAT BANTAHAN  SURAT MAKLUMAN 4/2/ zailan hp

11 JENIS-JENIS SURAT RASMI  SURAT ARAHAN  SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/  PENGHARGAAN  SURAT PERAKUAN  SURAT JEMPUTAN  SURAT CADANGAN  SURAT PEKELILING  SURAT IRINGAN 4/2/ zailan hp

12 FORMAT YANG DIGUNAKAN SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING 4/2/ zailan hp

13 MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi 4/2/ zailan hp

14 1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan). Memo juga merupakan sejenis surat. 4/2/ zailan hp

15 Ada tanggapan negatif tentang memo. Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan. 4/2/ zailan hp

16 Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat 4/2/ zailan hp

17 2.0Bentuk Memo Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat 4/2/ zailan hp

18 Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu: 1. Bentuk borang; dan 2. Bentuk terbuka 4/2/ zailan hp

19 2.1Memo Bentuk Borang Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan 4/2/ zailan hp

20 2.2Memo Bentuk Terbuka Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri. 4/2/ zailan hp

21 PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT 4/2/ zailan hp

22 PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT EJAAN TANDA BACAAN REAKSI PENERIMA KESEDERHANAAN ALAMAT SAMPUL DENGAN BETUL 4/2/ zailan hp

23 PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT 4/2/ zailan hp

24 PRINSIP PENULISAN SURAT 4C+P Correct(betul) Clear(jelas) Comprehensive(lengkap) Concise(ringkas) Polite(bersopan) 4/2/ zailan hp

25 1. CORRECT (BETUL) FORMAT EJAAN KANDUNGAN = TUJUAN TATABAHASA LARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran) 4/2/ zailan hp

26 2. CLEAR (JELAS) PENGENALAN ISI KANDUNGAN SASARAN TUJUAN STRUKTUR BAHASA MESEJ 4/2/ zailan hp

27 2.1 Pengenalan PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN) RUJUKAN FAIL DAN TARIKH PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN POSKOD) RUJUKAN HORMAT 4/2/ zailan hp

28 2.2 Isi Surat TAJUK KESELARASAN/KONSISTEN RUJUKAN HORMAT PENGENALAN ISI UTAMA/ISI SOKONGAN HARAPAN (ANTISIPASI) 4/2/ zailan hp

29 2.3 Akhir surat PENGAKUAN KESETIAAN TANDATANGAN SLOGAN SALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL 4/2/ zailan hp

30 3. COMPREHENSIVE (LENGKAP) SASARAN ALAMAT DATA FAKTA MAKLUMAT LENGKAP 4/2/ zailan hp

31 4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT) KISS SURAT RASMI PERLU DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA 4/2/ zailan hp

32 Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi 4/2/ zailan hp

33 PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI 4/2/ zailan hp

34 LARAS BAHASA PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA. PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA 4/2/ zailan hp

35 2. Penggunaan kata pemeri ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat 4/2/ zailan hp

36 Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat 4/2/ zailan hp

37 2.1Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya 4/2/ zailan hp

38 2.2Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak Contoh: Kenyataannya adalah tidak benar 4/2/ zailan hp

39 2.3Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja Contoh: 1. Adalah dimaklumkan….(salah) Tuan adalah dimaklumkan…. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?) 4/2/ zailan hp

40 Contoh: Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/) 2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat 4/2/ zailan hp

41 Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi? 4/2/ zailan hp

42 1.Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah. contoh:Tuan diminta….(pasif) Saya meminta tuan…(aktif) 2.Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan. 4/2/ zailan hp

43 KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklukan bahawa.. Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa 4/2/ zailan hp

44 Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk* Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk Berhubung perkara di atas, … Berhubung dengan pekara di atas … 4/2/ zailan hp

45 Sehubungan itu, … Sehubungan dengan itu, …. Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel ext 492. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel ext 492 4/2/ zailan hp

46  Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut:  Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah, 4/2/ zailan hp

47 Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut. Saya mohon perhatian tuan terhadap Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali 4/2/ zailan hp

48 Sila majukan bersama ini satu salinan surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat … Permohonan ini dipanjangkan …. Permohonan ini dikemukakan … 4/2/ zailan hp

49 Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan … Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian. 4/2/ zailan hp

50 Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai. Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai. 4/2/ zailan hp

51 RUJUKAN KEHORMAT Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat. 4/2/ zailan hp

52 SAPAAN Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat Tuan/Puan Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor 4/2/ zailan hp

53 iii) Tuan Yang Terutama (TYT) Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv)Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar 4/2/ zailan hp

54 v) Yang Berhomat (YB) Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat, Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan 4/2/ zailan hp

55 vii) Yang Berbahagia (YBhg.) Tan Sri/Puan Sri Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi 4/2/ zailan hp

56 TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN RASMI 4/2/ zailan hp

57 ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR. SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA. 4/2/ zailan hp

58 SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT. 4/2/ zailan hp

59 CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis ”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi 4/2/ zailan hp

60 Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis "Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi 4/2/ zailan hp

61 Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi 4/2/ zailan hp

62 Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab STRUKTUR SURAT 4/2/ zailan hp

63 Kaedah Penulisan Memo Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’ 4/2/ zailan hp

64 ISI PENTING DATA SOKONGAN HARAPAN 4/2/ zailan hp

65 Langkah Penulisan RANCANG (1H 5W) RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK SEMAK (sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan) 4/2/ zailan hp

66 4.2 Tulis : Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan 4/2/ zailan hp

67 4.3 Semak Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif 4/2/ zailan hp


Download ppt "PENULISAN SURAT, MEMO DAN RASMI 4/2/2015 1 zailan hp 0192697004."

Similar presentations


Ads by Google