1. TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI (PEGAWAI AWAM )
Disedia Oleh:
Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

2. SKOP TAKLIMAT: - Takrifan - Kuasa Melulus - Jenis Pendahuluan Diri
- Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa
- Takrifan
- Kuasa Melulus
- Jenis Pendahuluan Diri
- Syarat & Kelayakan
- Senarai Semak Permohonan
- Catatan Pelarasan Akaun

3. Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa
Kumpulanwang Amanah Kerajaan
Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957
Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat
Bercorak kumpulanwang pusingan

4. Takrifan Pendahuluan Diri
Memberi pendahuluan kewangan kepada pegawai dalam perkhidmatan awam Kerajaan Persekutuan :
Untuk elaun sara hidup dan perbelanjaan bagi perjalanan atas tugas rasmi, kursus dan berpindah
Bagi maksud lain yang boleh diluluskan dengan tertentu oleh Perbendaharaan

5. JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN : PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)
KSU dan Ketua Jabatan disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan. - Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan
Bagi pegawai Persekutuan di Sabah & Sarawak :-
Pegawai Pengawal boleh wakilkan kepada Ketua Jabatan Persekutuan Sabah & Sarawak
Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (dalam negeri)
Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (luar negeri)
Deposit Sewa Luar Negara
Pendahuluan sewa rumah luar negeri
(Surat Perbendaharaan: KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8)
Bertarikh 4 Ogos 2008)
* Bayaran terlebih emolumen - ansuran bulan atau kurang (Kew 106)( AP 327(b) )

6. JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)
Perbelanjaan perubatan luar negara
* Bayaran terlebih emolumen-
Ansuran Lebih 18 bulan (AP 327(b) )
Perbelanjaan di bawah AP59
Kehilangan wang awam
Tunggakan Caruman KWSP

7. JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)
Pendahuluan Yuran Sekolah
Perbelanjaan di bawah AP (Perbelanjaan Darurat)
– Pendahuluan Cagaran Sekolah
– Jabatan Perkhidmatan Awam
– Pendahuluan Diri Pelbagai

8. JENIS- JENIS PENDAHULUAN
Penerangan Lanjut

9. 853205 Bayaran Terlebih Emolumen
AP 327 (b) - Bagi mendapatkan balik gaji atau elaun yang terlebih bayar
Pegawai Pengawal boleh membenarkan ansuran bulanan dengan secepat mungkin dan tidak lewat dari lapan belas (18) bulan atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan Kerajaan mengikut mana yang lebih awal.
 Lebih 18 bulan, dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.

10. 853205 Bayaran Terlebih Emolumen
Jika pulangan diluluskan, suatu permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dari Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama penerima bayaran yang berkenaan bagi melaraskan akaun yang berkenaan.
Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan.

11. 853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati)
PP Bilangan 8 Tahun Tahun 2009
Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab.

12. 853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati)
Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang berkenaan, atau jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak dapat ditentukan dengan serta merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut.

13. 853207 Perbelanjaan di bawah AP59 (Perbelanjaan Suci Hati)
Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang daripada cara yang biasa dan mengemukakan kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.
Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan KSP/PKN

14. 853208 Kehilangan Wang Awam AP 3, 315 - 328 PP 13/2008 dan SPP 3/2011
AP3 –Takrifan Kehilangan termasuk kehilangan Wang Awam dan Aset Awam disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan, kecuaian pegawai,kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia

15. Perbelanjaan Darurat
keadaan yang luar biasa untuk kepentingan perkhidmatan awam bahawa:
- perbelanjaan patut dilakukan dengan segera;
- tiada peruntukan bagi perbelanjaan tersebut; dan
- masa tidak mengizinkan untuk dapat kebenaran cara biasa

16. Perbelanjaan Darurat
melalui Pegawai Pengawal dengan segera menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis menghuraikan sebab menyimpang daripada cara yang biasa
Dalam hal seumpama ini, pembayaran pada mulanya dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri.
Kemudian dapatkan Kelulusan KSP/PKN sebelum pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.

17. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
– Dalam Negara
– Luar Negara
SPP 2/1993 – Perwakilan Kuasa Meluluskan PD
- Para 6.1 dibatalkan oleh SPP6/1994
PP 3/2003 (Pindaan oleh SPP 8/2010)
PP 3/2005
Lain-lain pekeliling berkaitan yang berkuatkuasa

18. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Layak dipohon bagi tujuan:
Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara
Menghadiri kursus
Berpindah/bertukar

19. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Unsur yang terlibat:
Elaun Makan
Bayaran Sewa Hotel
Kelulusan amaun:
100% - luar negara
90% - dalam negara
Untuk hari bertugas rasmi sahaja

20. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Had minima permohonan:
Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional
RM500.00
Kumpulan Sokongan (Kategori > 17)
RM300.00
Permohonan yang kurang dari
had minima adalah tidak dibenarkan
KECUALI
Kumpulan Sokongan Kategori < 17
Tiada Had Minima

21. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Senarai semak:
Sediakan Daftar Pendahuluan Diri
Borang Pendahuluan dibuat dalam 4 salinan
Permohonan dikemukakan 7 hari sebelum bertolak
Semak had minima permohonan
Pendahuluan lama telah diselesaikan
Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterima dan kutipan balik dibuat

22. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Pembayaran Balik:
Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan perjalanan atau serahan tunai
Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb bulan berikutnya
Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan
Denda 10% setahun akan dikenakan bagi pendahuluan yang tidak diselesaikan

23. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyelenggaraan Buku Daftar:
SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
i. Rujukan Fail Jabatan ii. Nama Pegawai yang memohon iii. Amaun Pendahuluan Diri
iv. Tarikh diluluskan v. Tarikh pergi
vi. Tarikh balik/sampai

24. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyelenggaraan Buku Daftar:
SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
vii. Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakan viii. Tarikh dan nombor rujukan baucar atau jurnal ix. Tarikh dan amaun tuntutan dibayar x. Amaun denda dikenakan; jika berkaitan (10% setahun) xi. Catatan

25. Format Buku Daftar

26. 853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyediaan Laporan:
1. Laporan Bulanan  
- Sediakan Laporan Pendahuluan Diri yang belum selesai berdasarkan Buku Daftar Pendahuluan Diri.
- Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang berkenaan untuk penyelarasan.
2. Laporan Suku Tahun
- Sediakan Laporan Berkala Pendahuluan Diri yang belum diselesaikan bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
3. Laporan Setengah Tahun
- Sediakan Penyata yang menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan

27. Akaun Amanah Pendahuluan Diri
CATATAN PELARASAN
Akaun Amanah Pendahuluan Diri

28. 853201 & 853202 Tuntutan melebihi pendahuluan diri: DT Vot RM1200
Baucar bayaran tuntutan perjalanan
DT Vot RM1200
KT Amanah (853201/853202) RM1000
KT Akaun Bank – Pemohon RM200
Tuntutan sama dengan pendahuluan diri:
Pelarasan jurnal sahaja
DT Vot RM1000
KT Amanah (853201/853202) RM1000

29. Tuntutan kurang dari pendahuluan diri
&
Tuntutan kurang dari pendahuluan diri
Pelarasan jurnal
DT Vot RM900
KT Amanah (853201/853202) RM900
DAN
Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta merta) melalui PTJ
DT Terimaan RM100
KT Amanah (853201/853202) RM100

30. Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman
Catatan Pelarasan
Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman
DT Amanah (853205)
KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX)
KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)
(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum)
Potongan gaji dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN melalui Arahan Potongan Gaji SG 20 kod 4189
DT Terimaan
KT Amanah (853205)

31. Catatan Pelarasan
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Tidak Dikenakan Tindakan Surcaj
Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:
DT Vot
KT Amanah (853207)
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj sepenuhnya
Sediakan penyata pemungut seperti berikut:
DT Terimaan
KT Amanah (853207)

32. Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun
Catatan Pelarasan
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun
Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:
DT Vot
KT Amanah (853207)
Sediakan penyata pemungut seperti berikut:
DT Terimaan
KT Amanah (853207)

33. CONTOH BORANG