MAKMAL PERANCANGAN STRATEGIK PTAR GROUP: Jabatan Arkib Universiti LEADER: EN. ARIFFIN JAMALUDIN MEMBERS: PN. ROHANA MAT NOOR PN. NORHAYATI ISMAIL PN. NOR ASIAH MD HUSIN EN. AHMAD AMIRI MOHAMAD PN. ROZAIMAH MAT SIDEK PN. NORKIAH ISHAK PN. NORAZLIN MOHD YUSOF EN. MOHD KHAIRUL IDZWAN MOHD SAAD PN. AZNIZA MOHAMAD NOR

ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO Ruang penyimpanan bahan rekod yang terhad dan tidak kondusif Ruang kerja yang terhad Ciri-ciri keselamatan dokumen tidak memenuhi standard mengikut Arahan Keselamatan Peralatan bilik rekod yang tidak lengkap Keperluan ruang dan naiktaraf bangunan sedia ada yang menepati ciri-ciri keselamatan rekod CHALLENGES Kekangan sumber kewangan Makmal pemuliharaan bahan tidak lengkap Tiada makmal pendigitalan Menguruskan rekod-rekod universiti FUTURE SCENARIO Menaiktaraf ruang Arkib Universiti

ERRC GRID ELIMINATE RAISE Which of the factors that UiTM takes for granted should be eliminated? Ruang penyimpanan dan ruang kerja yang terhad dan tidak kondusif Which factors should be raised well above the UiTM standard? Bajet naiktaraf Pengstrukturan semula ruang kerja dan peralatan Meningkatkan ciri-ciri keselamatan bangunan dan rekod Standard Operating Procedures (SOP) Tadbir Urus Jabatan Arkib Kesedaran dan memantapkan Jabatan Arkib Universiti REDUCE CREATE Which factors should be reduced well below the UiTM standard? Mobiliti dari segi penempatan rekod Proses Kerja melibatkan UiTM Cawangan Which factor should be created that UiTM never offered? Menaiktaraf ruang Arkib Universiti

Pelan Tindakan A AGENDA PERPUSTAKAAN Jabatan Arkib Universiti B   Jabatan Arkib Universiti  B  AGENDA UTAMA UNIVERSITI Transformasi sistem penyampaian universiti 7.1 Objektif Strategik 1: Menaiktaraf Ruang Arkib Universiti Menaiktaraf ruang Arkib Universiti sedia ada yang mempunyai reka bentuk infrastruktur mengikut spesifikasi piawai dan mampu memenuhi fungsi Jabatan Arkib Universiti 7.1.1 Strategi Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan Projek naiktaraf mengikut fasa 7.1.2 Output 1.   Jabatan Arkib Universiti yang kondusif 7.1.3 Petunjuk Prestasi Utama Fasa 1 (2016) Naiktaraf Aras 1 – Dumbwaiter ke Lif, Signage Jabatan, Ruang rujukan bahan, Ruang kerja mengikut fungsi dan Penyimpanan Rekod Pelajar/Gambar dan Keratan Akhbar , Bilik Pegawai Naiktaraf Aras 3 – Bilik Pegawai, Ruang Pejabat , Surau, Bilik Mesyuarat, Pantri, Tandas dan Kelengkapan dan Peralatan Pejabat Fasa 2 (2017) Naiktaraf Aras 2 – Bilik Penyimpanan Fail Peribadi Staf dan Tenaga Pengajar Muda, Tandas Naiktaraf Aras 4 – Bilik Fail Pentadbiran, Rekod Penting

Pelan Tindakan A Output B Tempoh Siap C Kewangan D Pemilik Proses   Pejabat Arkib Universiti B Tempoh Siap 2018 C Kewangan RM 2 juta D Pemilik Proses Jabatan Arkib Universiti E Jabatan Yang Terlibat Jabatan Arkib Universiti, PTAR F Carta Gantt Project Deliverable & Timeline

MENAIKTARAF RUANG JABATAN ARKIB UNIVERSITI OBJECTIVES Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti KEY STRATEGIES SUMBER Mengenalpasti sumber kewangan PROSES Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan Mendapatkan kelulusan cadangan naiktaraf ruang bangunan dari Jawatankuasa Ruang dan Ubahsuai Projek naiktaraf mengikut fasa

Naiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti Key Strategies Strategic Intiatives Proposed Expected Outcomes (KPI) 2016 2017 2018 2019 2020 Naiktaraf Aras 1 – Dumbwaiter ke Lif, Signage Jabatan, Ruang rujukan bahan, Ruang kerja mengikut fungsi dan Penyimpanan Rekod Pelajar/Gambar dan Keratan Akhbar , Bilik Pegawai (Fasa 1) 1 - Naiktaraf Aras 3 - Bilik Pegawai, Ruang Pejabat, Surau, Bilik Mesyuarat, Pantri, Tandas dan Kelengkapan dan Peralatan Pejabat (Fasa 1) Naiktaraf Aras 2 Bilik Penyimpanan Fail Peribadi Staf dan Tenaga Pengajar Muda, Tandas (Fasa 2) Naiktaraf Aras 4 – Bilik Fail Pentadbiran dan Rekod Penting (Fasa 2) Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan Mendapatkan kelulusan cadangan naiktaraf ruang bangunan dari Jawatankuasa Ruang dan Ubahsuai Projek naiktaraf mengikut fasa

WORK PLAN OBJECTIVES : Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency   Anticipated Obstacle Solution Progress Made 1 Kajian penggunaan ruang mengikut keperluan PTAR Pejabat Pembangunan Fasiliti CSPI Jumlah rekod Spesifikasi ruang  Januari 2016 Masa Respondan Penilaian ruang 2 Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan Bajet Staf Januari 2016 Masa kelulusan Peruntukan Kewangan Kelulusan bajet mengikut fasa 3 Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan 1. JKE PTAR 2. Pejabat Pembangunan 3. Pejabat Pengurusan Fasiliti Pelan Bangunan Feb-Mac 2016

WORK PLAN OBJECTIVES : Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency   Anticipated Obstacle Solution Progress Made 4. Projek naiktaraf mengikut fasa 1 dan 2 1. Kontraktor 2. Pejabat Bendahari 3. Pejabat Pembangunan 4. Pejabat Pengurusan Fasiliti Bajet Jun 2016 -Dis 2017 Masa

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Kajian penggunaan ruang mengikut keperluan   Jan 2016 Ruang Pejabat Ruang Kerja Ruang Simpanan Makmal Pemuliharaan & Pemeliharaan Bilik Server dll Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan Perbincagan dengan Unit Fasiliti PTAR Penyediaan dokumen Feb 2016 Kelulusan JKE PTAR Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan Kelulusan JKUD Projek naiktaraf mengikut fasa Jun –Dis 2016 Fasa 1 Jan-Jun 2017 Fasa 2 FINAL REPORT Date complete : Disember 2018