1. OLEH: AYU LESTARI BINTI YAHYA UNIT PEMINDAHAN REKOD & ARKIB
JABATAN
OLEH: AYU LESTARI BINTI YAHYA UNIT PEMINDAHAN REKOD & ARKIB

2. PENGENALAN:
Pemindahan Rekod Daripada Jabatan Ke Repositori Rekod Negeri
Proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan / agensi kerajaan ke Pustaka Negeri Sarawak, Repositori Rekod Negeri.
Rekod yang dipindahkan adalah rekod yang;
- Tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan
- Mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Pustaka Negeri Sarawak, Repositori Rekod Negeri.

3. Peruntukan Undang-Undang;
Sarawak State Library Ordinance 1999, Part IV, Section 14 (1)(d)
‘to maintain, preserve and keep public records which are more than twenty-five years old, and other documents, papers, instruments, and statutes, statutory order, regulations or decrees, directed by State Secretary to be maintained, preserved and kept in the State Depository on account of their historical value or public importance’

4. PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB
CARTA ALIRAN
PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB
Tidak
Adakah ia rekod?
Tiada tindakan lanjut diperlukan Ya
Adakah rekod pernah dinilai?
Mohon khidmat nasihat Bahagian Pengurusan Rekod, Pustaka
Tidak Ya
Kemukakan surat permohonan ke Pustaka Negeri Sarawak sama ada untuk pelupusan atau pemindahan rekod

5. Mendapat jawapan dari Pustaka untuk penilaian rekod jabatan oleh Pegawai Pustaka
Penilaian dibuat ke atas rekod di agensi yang memohon
Musnah
Musnah / Pindah / Simpan?
Simpan
Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Rekod Negeri
Simpan untuk rujukan di Agensi
Menghubungi Bahagian Pengurusan Arkib, Pustaka

6. Pemindahan Rekod ke Pustaka? Tidak
Disimpan dan dipelihara oleh agensi mengikut piawaian arkib
Mesyuarat pemindahan rekod bersama agensi yang memindah
Perlukan latihan pemeliharaan dan pembersihan rekod?
Tidak
Agensi melaksanakan pembersihan rekod sebelum pindah ke Pustaka Ya

7. KIT PEMBERSIHAN FAIL DAN REKOD
Latihan diberi samada di premis agensi atau di Repositori Rekod Negeri, Pustaka
Proses kerja pemeliharaan dan pembersihan rekod selesai
Pemindahan Rekod oleh agensi ke Repositori Rekod Negeri, Pustaka
Wakil agensi dan wakil Pustaka akan bersama-sama memeriksa dan mengesahkan pemindahan dan penerimaan rekod jabatan
KIT PEMBERSIHAN FAIL DAN REKOD

8. Tidak Ya Pemeriksaan rekod pindah
Rekod yang dipindah sama seperti di dalam Borang Pemisahan Rekod?
Tidak
Catat maklumat yang bercanggah Ya
Pustaka sedia laporan hasil pemeriksaan
Pengesahan pada Borang Pemisahan Rekod dan
“Accession Form”

9. Fail yang dipindah tiada dalam Borang Pemisahan Rekod;
Tindakan agensi ke atas laporan Pustaka
Menyelesaikan percanggahan maklumat pindah melalui laporan Pustaka
Fail yang dipindah tiada dalam Borang Pemisahan Rekod;
Fail yang tersenarai dalam Borang Pemisahan Rekod tidak dipindah
Butiran dalam Borang Pemisahan Rekod tidak sama dengan keadaan fizikal fail
Jumlah fail tidak sama dengan Borang Pemisahan Rekod
Tindakan oleh agensi seperti yang dikenalpasti dalam laporan selesai
Agensi dan Pustaka bersetuju serta mengesahkan laporan pindah
Agensi melantik Pegawai Seranta bagi tujuan rujukan kepada rekod yang dipindah berusia 25 tahun ke bawah

10. PENYIMPANAN REKOD DI REPOSITORI

11. BORANG PEMISAHAN REKOD

12. BORANG PEMISAHAN REKOD

13. “ARCHIVES ACCESSION FORM”

14. PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI
1. Catatkan nama fail, nombor fail, tarikh awal dan tarikh akhir fail pada slip yang disediakan.
3. Buang semua elemen asing (dawai kokot, skru, tali, dan semua bahan yang merosakkan fail).
2. Catatkan kiraan helaian menggunakan pensil di belakang setiap helaian kertas.

15. PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI
4. Bersihkan setiap helaian menggunakan berus arkib.
6. Permukaan yang koyak perlulah dibaikpulih menggunakan ‘Repairing Tape’ (Filmoplast).
5. Luruskan permukaan yang berlipat menggunakan ‘bone folder’.

16. PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI
7. Susun semula helaian kertas yang telah diproses mengikut turutan nombor yang betul.
9. Ukur ketinggian fail yang telah diproses dalam format sentimeter.
8. Fail yang telah diproses perlulah diikat dengan ke mas menggunakan ’cotton string’.

17. PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI
10. Masukkan dan susunkan fail yang telah siap diproses ke dalam kotak mengikut kesesuaian fail.

18. SEKIAN, TERIMA KASIH.