1. PEMBENTANGAN KFA 5: PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI
Tn Hj Wan Mohd Zawawi, Prof. Dr Shahrin, Prof. Dr. Mohamad Nazri, Prof. Dr Ali, Prof. Madya Dr Aminuddin, Prof. Madya Zainudin, Tn Hj Abd Jalel, Puan Siti Hawa, En Abdul Razib, En Abdul Rahim, Puan Hanifah

2. KFA 5: PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI 2015
KEKAL
- UNIVERSITI 2016
KAI P6.1
INDEKS KEPUASAN PELANGGAN
(CSI)
KAI PEJABAT PENDAFTAR UNTUK STAF PPP
KAI
L1.1
INDEKS KOMPETENSI STAF
(CIS)
KAI L1.2
PERATUSAN STAF MENCAPAI MATA MINIMUM
PROGRAM PEMBANGUNAN BERTERUSAN
(CPD)

3. KFA 5: PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI 2016
KAI
P6.1
INDEKS KEPUASAN PELANGGAN
(CSI)
KAI
P6.2
PENSIJILAN ISO KORPORAT
KAI
P6.3
NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP
Desire State PGU II pada tahun 2020
(1:1.3)

4. KAI P6.1
INDEKS KEPUASAN PELANGGAN
(CSI)

5. Key Focus Area: Penyampaian Berprestasi Tinggi
Strategic Objective
Key Amal Indicator
Initiative
Target 2016
Target 2017
Frequency of Reporting
Financial Requirement
KAI Owner
P6 : Enculturation of High Performance Delivery
Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI)
Mengemaskini borang soal selidik di peringkat Universiti
Memastikan semua PTJ mempunyai borang soal-selidik sendiri
Mewujudkan Taskforce bagi menyelaraskan borang soal selidik PTJ
85%
87%
Annually
RM1000
(Bengkel Penyelarasan – 1 kali)
HEK

6. P6: Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi
STRATEGIK OBJEKTIF:
P6: Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi
KAI:
P6.1:Indeks Kepuasan Pelanggan
SASARAN: 83%
BIL
INISIATIF
TINDAKAN
STATUS PELAKSANAAN 1.
Meningkatkan Indeks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Index – CSI) terhadap penyampaian perkhidmatan di UTM dengan mengambilkira kepelbagaian perkhidmatan yang disediakan di UTM
HEK
HEK sedang membuat kajian soal selidik Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI) atas talian secara menyeluruh dan seragam terhadap sistem penyampaian yang ada dalam organisasi UTM bermula 1 September hingga 15 November 2015.
Dapatan kajian akan dianalisa menggunakan perisian SPSS di mana cadangan analisis tahap kepuasan pelanggan akan dibuat ke atas setiap item dengan mengambil kira faktor demografik PTJ/Fakulti.

7. P6: Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi
STRATEGIK OBJEKTIF:
P6: Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi
KAI:
P6.1:Indeks Kepuasan Pelanggan
SASARAN: 83%
BIL
INISIATIF
TINDAKAN
STATUS PELAKSANAAN 2.
Meningkatkan pengautomasian sistem penyampaian bagi mengurangkan birokrasi dan kebergantungan kepada modal insan untuk menjalankan tugas supaya lebih cekap dan berkesan
BPO
Soalselidik Kepuasan Pelanggan (CSI) Secara Online sebagai alternatif kepada Soalselidik Kepuasan Pelanggan secara manual.
Manakala Soalselidik Kepuasan Pekerja (ESI) dilaksanakan sepenuhnya secara online.
Aduan pelanggan juga diterima dan diurus secara online melalui sistem SSACD 3.
Menggalakkan pelaksanaan penilaian Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI) di setiap PTJ
HEK
Format soalselidik CSI tahun 2015 (simple & quick survey) akan dipanjangkan untuk dilaksanakan di PTJ sekiranya maklumbalas yang diterima memuaskan.

8. KAI 6.2
PENSIJILAN ISO KORPORAT

9. Key Focus Area: Penyampaian Berprestasi Tinggi
Strategic Objective
Key Amal Indicator
Initiative
Target 2016
Target 2017
Frequency of Reporting
Financial Requirement
KAI Owner
P6 : Enculturation of High Performance Delivery
Pensijilan ISO Korporat UTM
Program kesedaran
Penentuan skop ISO
Beberapa siri bengkel dokumentasi
Audit semakan dokumen
Penyediaan Dokumen
Sijil
(Pertengahan tahun)
Binually
RM50,000
(Bengkel di Peringkat Universiti – 5 kali)
(Bengkel di Peringkat PTJ – 2 kali di setiap PTJ)
UTM QRiM

10. Justifikasi – Pensijilan ISO Korporat
1. Budaya ISO menggambarkan budaya kerja yang berkualiti dan sistematik
2. Pengiktirafan kepada Sistem Kualiti Menyeluruh (TQM) Universiti
3. Memperkasakan proses kerja merentas semua PTJ yang memenuhi piawai
4. Keperluan penyediaan data dan dokumen untuk memperlihatkan penyampaian perkhidmatan yang berimpak tinggi
5. Audit dalaman membantu penambahbaikan proses kerja yang berterusan
6. Mewujudkan objektif kualiti yang boleh diukur secara kuantitatif

11. KAI 6.3 RATIO STAF AKADEMIK : STAF PPP
Desire State PGU II pada tahun 2020
(1:1.3)

12. Key Focus Area: Penyampaian Berprestasi Tinggi
Strategic Objective
Key Amal Indicator
Initiative
Target Year
Ratio
Frequency of Reporting
Financial Requirement
KAI Owner
P6 : Enculturation of High Performance Delivery
Nisbah Staf Akademik : Staf PPP
Desire State PGU II pada tahun 2020
(1:1.3)
Nisbah pada Sept. 2015
1072 : 3048
1:1.72
Pengurangan staf kontrak secara berperingkat
Penyusunan semula staf mengikut hasil naziran
2016
1:1.7
Annually
RM1500
(Mesyuarat Penyelarasan – 1 kali)
(Majlis Penghargaan Auditor – 1 kali)
Pendaftar
2017
1.1.6
2018
1:1.5
2019
1:1.4
2020
1:1.3
Operational Definition : Staf PPP adalah selain daripada staf Skim Pensyarah (DS), Penyelidikan (Q) dan Guru Bahasa (DG)

13. PGU 2012-2020 (FASA II: 2015-2017, HCBP 2013-2020, ENG.NC – 19.8.2015
UTM DESIRED STATE
2015
1:1.7
2017
1:1.5
2020
Academic Staff-Non Academic Staff Ratio
1:1.3
Waran
Pengurangan Waran
Waran + Kontrak
PGU (FASA II: , HCBP , ENG.NC –

14. LATARBELAKANG
audit perjawatan di Fakulti melibatkan Bahagian Pentadbiran Am, Bahagian Akademik dan Makmal/Bengkel/Studio.
Kajian man’s hour
2011
Kajian Penstrukturan Akademik (Resolusi Kelana) oleh TNC(AA)
2012
audit perjawatan di PTJ Pusat (Pendaftar, HEMA, PHB, CICT, Bendahari, Unit Makmal, SPS dan PSZ)
Pejabat Pendaftar telah mejalankan kajian penggunaan sumber tenaga pekerja optima bagi menentukan norma perjawatan Universiti dan Pusat Tanggungjawab sejak dari 2009 dengan kerjasama Unit Audit Dalam Universiti. Aktiviti dilaksanakan adalah:

15. PERANCANGAN PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA YANG OPTIMUM
Penetapan staf PTJ berdasarkan ratio
Agihan semula staf
Pengurangan staf kontrak secara berperingkat (dikekalkan 20% jawatan kritikal)
Membina / memantap proses kerja melalui sistem atas talian secara bersepadu
Beban tugas selaras gred jawatan.
Penempatan mengikut kompetensi.
Senarai tugas multitasking (80% tugas hakiki)
Penambahbaikan skim tertutup kepada gunasama
Menaiktaraf sistem keselamatan
Penubuhan unit secara terancang mengambilkira(ruang, staf, masa, kewangan)
Penempatan di lokasi yang strategik (one stop center)
(Keberkesanan duplikasi unit UTM JB & UTM KL)
Kajian beban Pensyarah –kurang daripada piawai disetarakan tugas mengurus kualiti akademik?

16. UNJURAN PENGURANGAN STAF KONTRAK 2015 –
2020
TAHUN
BILANGAN
% PENGURANGAN
BILANGAN DIKURANGKAN
2015
300
241
20% 60
2016
181
25%
2017
126
30% 54
2018 82
35% 44
2019 49
40% 33
2020 20
60% 30
RISIKO DAN PERSEDIAAN 1.
SEMUA STAF PERLU BERSEDIA -Persediaan diri menghadapi perubahan (persekitaran, beban tugas ikut gred jawatan, pertukaran, latihan,tamat perkhidmatan) 2.
KETUA JABATAN – Konsep ‘sharing, multi-tasking’, penggunaan sumber secara optima

17. NAZIRAN PERJAWATAN 2015 STRATEGI BAGI PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA OPTIMA
Penjumudan Jawatan Kontrak Lantikan Universiti
Sebanyak 300 staf kontrak akan dikurangkan secara berperingkat bermula dalam tahun 2015.
Perjawatan Kontrak Yang Ditamatkan Dalam Tahun 2015
BIL.
PERJAWATAN
JUMLAH 1.
Pengawal Keselamatan KP11 43 2.
Pegawai Tadbir N41 1 3.
Pen. Pegawai Tadbir N27 4.
Setiausaha Pejabat N27 32 5.
Pemb. Tadbir N17 9 6.
Penolong Jurutera J29 2 7.
Pegawai Sains C41 8.
Pemb. Makmal C17 4 9.
Pemb. Perpustakaan S17
10.
Pemb. Belia & Sukan S17
11.
Pereka B17
12.
Pereka B27
13.
Pegawai Penyelidik 5
Jumlah
105
CADANGAN UNJURAN PENGURANGAN LANTIKAN KONTRAK
BIL
TAHUN
BILANGAN
% PENGURANGAN
BILANGAN DIKURANGKAN
2015
300 1
241
20% 60 2
2016
181
25% 3
2017
126
30% 54 4
2018 82
35% 44 5
2019 49
40% 33 6
2020 20
60% 30

18. Penjumudan Jawatan Kontrak Lantikan Universiti
PENGURANGAN KOS EMOLUMEN DENGAN PENGURANGAN JAWATAN KONTRAK BAGI BULAN NOVEMBER DAN DISEMBER 2015
BIL
PERJAWATAN
JUMLAH
PENGURANAGAN EMOLUMEN SEBULAN (NOV)
PENGURANAGAN EMOLUMEN SEBULAN (DIS)
JUMLAH PENGURANGAN NOV-DIS 2015 1
Pengawal Keselamatan KP11 43
108,801.24
217,602.48 2
Pegawai Tadbir N41
5,810.00
11,620.00 3
Pen. Pegawai Tadbir N27
4,352.81
8,705.62 4
Setiausaha Pejabat N27 32
97,443.17
194,886.34 5
Pembantu Tadbir N17 9
19,165.04
38,330.08 6
Penolong Jurutera J29
10,195.53
20,391.06 7
Pegawai Sains C41
4,540.10
9,080.20 8
Pembantu Makmal C17
10,010.66
20,021.32
Pembantu Perpustakaan S17
7,643.40
15,286.80 10
Pembantu Belia & Sukan S17
1,954.65
3,909.30 11
Pereka B17
2,319.00
4,638.00 12
Pereka B27
3,457.43
6,914.86 13
Pegawai Penyelidik Q41
18,528.61
37,057.22
105
RM294,221.64
RM588,443.28

19. DAPATAN KAJIAN
Lebihan staf yang diukur mengikut standard nisbah yang telah ditetapkan. Lebihan jawatan boleh distrukturkan semula ke PTJ dan secara dalaman.
Beberapa skim jawatan tertutup boleh ditambahbaik kepada skim gunasama.
Beberapa skim sebahagiannya boleh dibekukan pengisian dan di trade off ke jawatan kritikal diperlukan oleh Universiti.
Pengisian jawatan kontrak diisi dengan waran jawatan tetap. Ini dapat mengurangkan jumlah pelantikan kontrak.
Pelaksanaan penamatan kontrak dibuat mengikut unjuran bermula dari tahun 2015 hingga 2020.
Pemerkasaan tugas bagi semua jawatan bagi mengoptimumkan masa bekerja yang produktif dan ber’KPI’. Semua tugas mempunyai KPI yang boleh diukur output bagi memastikan produktiviti staf di tahap optima.
Beban tugas tidak seimbang kerana agihan tugas tidak selaras. Penstrukturan tugas perlu dilaksanakan untuk megoptimakan sumber tenaga.

20. DAPATAN KAJIAN
Unit-unit kecil di bawah satu struktur berlainan lokasi telah meningkatkan jumlah staf. Penstrukturan lokasi boleh mengoptimakan staf bagi fungsi kerja yang sama atau meningkatkan pengurusan umum secara IT. Contohnya pengurusan cuti, fail, am pejabat dan surat menyurat.
Jumlah staf kontrak yang sangat kecil jumlahnya di PTJ di mana tugas boleh diagihkan kepada staf tetap. Jawatan kontrak boleh ditamatkan dan dijumudkan.
Penyeragaman agihan jawatan Setiausaha Pejabat. Tindakan ini dapat mengurangkan jumlah pelantikan kontrak.
Penstrukturan semula tugas yang sama yang diuruskan oleh 3 Unit berbeza. Contohnya aktiviti pelajar diuruskan oleh HEMA, Sekolah Pengajian Siswazah dan Hel Ehwal Antarabangsa. Penstrukturan ini boleh mengurangkan jumlah staf dan menambahbaik perkhidmatan sedia ada.
Melaksanakan pusingan staf bagi staf yang telah lebih 15 tahun berkhidmat di satu PTJ.
Pemberian Anugerah Perkhidmatan hendaklah secara menyeluruh ke semua PTJ.
Memberi perhatian kepada staf yang bermasalah untuk diselesaikan.
Penstrukturan jawatan sesuai dengan skop tugas.

21. RUMUSAN Berdasarkan naziran perjawatan 2015, didapati:
Tiada satu norma perjawatan standard yang telah dibangunkan oleh mana-mana organisasi yang boleh diterimapakai.
Perlu menetapkan norma UTM sendiri berdasarkan kajian di lokasi dan ini berubah mengikut struktur organisasi. Berdasarkan kepada kajian yang dilaksanakan, Kumpulan Juruaudit telah membangunkan nisbah perjawatan standard untuk digunapakai dalam keperluan kajian beban tugas di masa akan datang. Lampiran 7 memperincikan standard yang dibangunkan.
Perlu kerjasama semua Ketua PTJ untuk bersikap telus dan melepaskan staf jika tidak optimum penggunaannya.
Sokongan padu dan menyeluruh serta bersungguh-sungguh di peringkat tertinggi Universiti.
Empowerment kepada TP/PP untuk melihat dan melaksanakan penyeragaman supaya optima penggunaan sumber tenaga manusianya.

22. IMPACTFUL PROJECT

23. IMPACTFUL PROJECT 1 1. Description PENSIJILAN ISO KORPORAT 2.
Impact to UTM/Outcome
Memperkasakan proses kerja yang sistematik merentas isemua PTJ yang memenuhi piawai 3.
Benefits
Membentuk budaya kerja berkualiti dan berprestasi tinggi 4.
Timeline
2016 – Documentation
2017 – ISO Certification 5.
Person in charge
UTM QRiM 6.
Strategic objective/key amal indicator (s)
P6 : Enculturation of High Performance Delivery 7.
Resources/cost
RM50,000.00

24. IMPACTFUL PROJECT 2 1. Description
Pencapaian Ratio Staf Akademik : Staf PPP - 1:1.3 pada tahun 2020) 2.
Impact to UTM/Outcome
Perancangan sumber manusia yang lebih berkesan dan terancang 3.
Benefits
Penggunaan Sumber Manusia Optimum 4.
Timeline
Data Terkini (Sept. 2015) :
Staf Akademik : 1975
Staf PPP : 3048
Ratio - 1:1.72
2016
2017
2018
2019
2020
1:1.7
1:1.6
1:1.5
1:1.4
1:1.3 5.
Person in charge
Pendaftar 6.
Strategic objective/key amal indicator (s)
P6 : Enculturation of High Performance Delivery 7.
Resources/cost RM