1. BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH ROVINSI JAWA TIMUR 2016

2. 1. Kekurangan SDM yang berkualitas baik dari segi Kepemimpinan, Manajemen Maupun Kemampuan Teknis dan Ketrampilan yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan. Komposisi PNS berdasarkan Pendidikan Komposisi PNS berdasarkan Pendidikan ( Data BKN tahun 2011) ( Data BKN tahun 2011) Masalah Utama SDM Aparatur Pemerintah Saat Ini Problematika SDM Aparatur 1.Jumlah PNS tahun 2003 lebih kurang 3,7 juta menjadi 4.708.330 keadaan tanggal 13 Mei 2011 2.Prosentase jumlah PNS terhadap jumlah penduduk adalah 4.708.330 : 237.556.363 = 1 : 1,98 %, 3.Jumlah PNS Pusat : 916.493 = 19,5 % Jumlah PNS Daerah : 3.791.837 = 80,5 % 4. PNS yang menduduki jabatan terdiri dari: Jabatan Struktural (eselon I s.d V): 208.222 Jabatan Fungsional Umum (staf): 2.338.475 Jabatan Fungsional Tertentu (keahlian): 2.161.633 Terdiri dari : Tenaga Guru: 1.712.531 Tenaga Dosen/Guru Besar: 78.384 Tenaga Kesehatan: 219.163 Tenaga Fungsional Lainnya: 151.555

3. 3 Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan JumlahPersen SD 96.877 2,06 SLTP 137.058 2,91 SLTA 1.597.871 33,94 Dip.I-Dip.III 1.244.969 26,44 Dip. IV/S.I 1.517.636 32,23 S.II/S.III 113.919 2,42 Jumlah 4.708.330 100,00 PROFIL SINGKAT PNS (2)

4. 4 PROFIL SINGKAT PNS (3) 6.Komposisi Menurut Usia 50 Tahun Keatas No Kelompok Usia Jumlah Prosentase (%) 150 – 55848.53579,0 256 – 60219.93320,4 361 – 655.9870,5 465 +3330,1 Jumlah1.074.788100,0

5. 2. Pembagian tugas yang tidak jelas akibatnya tidak saja terjadi in efisiensi dalam penggunaan SDM, tetapi juga terjadi penumpukan pegawai dalam salah satu unit kerja akibatnya tidak saja terjadi in efisiensi dalam penggunaan SDM, tetapi juga terjadi penumpukan pegawai dalam salah satu unit kerja Oleh karena itu perlu Analisis Beban Kerja. Oleh karena itu perlu Analisis Beban Kerja. 3. Perilaku yang kurang pro aktif Dalam era global dewasa ini pegawai yang Dalam era global dewasa ini pegawai yang dibutuhkan adalah dibutuhkan adalah a. Pegawai yang mempunyai kualitas dan daya a. Pegawai yang mempunyai kualitas dan daya saing yang tinggi; saing yang tinggi; b. Karyawan yang melakukan pengembangan dan b. Karyawan yang melakukan pengembangan dan motivasi dalam hal : motivasi dalam hal : @. Inisiatif; @. Percaya Diri ; @ Kreativitas @. Inisiatif; @. Percaya Diri ; @ Kreativitas @. Tanggung Jawab @. Fleksibilitas @. Tanggung Jawab @. Fleksibilitas

6. c. Siap menerima pengetahuan baru; c. Siap menerima pengetahuan baru; d. Mempunyai kesadaran peningkatan kualitas; d. Mempunyai kesadaran peningkatan kualitas; e. Mempunyai kemampuan untuk bekerja sendiri; e. Mempunyai kemampuan untuk bekerja sendiri; f. Kemampuan bermusyawarah untuk sepakat dan f. Kemampuan bermusyawarah untuk sepakat dan menyiapkan diri mengambil keputusan; menyiapkan diri mengambil keputusan; g. Loyal terhadap organisasi g. Loyal terhadap organisasi 4. Sikap tidak tanggap dan tidak responsif dalam melakukan beragam fungsi pelayanan

7. Peta Jabatan Formasi Pegawai Kekuatan Riil Pegawai Fungsi Utama Mgt. Kepegawaian Analisis Jabatan Uraian Jabatan Syarat Jabatan Analisis Beban Kerja

8. AGAR SETIAP PEGAWAI MENGHASILKAN KINERJA SECARA OPTIMAL HARUS MEMILIKI 3 ASPEK YAITU 1. ASPEK KEMAMPUAN INTELEKTUAL (KOGNITIF) 2. ASPEK AFEKTIF 3. ASPEK KETRAMPILAN

9. 1.Kemampuan Intelektual (Kognitif) untuk aspek ini yang perlu dipertanyakan adalah : untuk aspek ini yang perlu dipertanyakan adalah : - Apakah setiap pegawai telah memahami tugasnya - Apakah setiap pegawai telah memahami tugasnya sendiri ? sendiri ? - Apakah pegawai menyadari posisi pekerjaanya - Apakah pegawai menyadari posisi pekerjaanya dari keseluruhan system yang ada dari keseluruhan system yang ada - Apakah pegawai memahami secara detail atau - Apakah pegawai memahami secara detail atau rinci pekerjaanya; rinci pekerjaanya; Perlu Anjab - Job description/Uraian Jabatan Perlu Anjab - Job description/Uraian Jabatan - Job Spesification/Spesifikasi Jab - Job Spesification/Spesifikasi Jab - Peta Jabatan - Peta Jabatan - System & Prosedur/Tata Kerja - System & Prosedur/Tata Kerja - SOP - SOP Perlu ABK - Beban Kerja Perlu ABK - Beban Kerja - Formasi Pegawai - Formasi Pegawai

10. 2. Aspek Afektif 2. Aspek Afektif Untuk Aspek Afektif, disini timbul pertanyaan Untuk Aspek Afektif, disini timbul pertanyaan yaitu : yaitu : - Apakah pegawai memiliki motivasi yang tinggi - Apakah pegawai memiliki motivasi yang tinggi dalam bekerja ? dalam bekerja ? - Apakah pegawai merasa puas dengan keadaan - Apakah pegawai merasa puas dengan keadaan mereka saat ini ? mereka saat ini ? - Apakah mereka tidak bosan dan jenuh dengan - Apakah mereka tidak bosan dan jenuh dengan tugas-tugas yang mereka kerjakan ? tugas-tugas yang mereka kerjakan ? - Apakah mereka memiliki perhatian dalam - Apakah mereka memiliki perhatian dalam menyelesaikan pekerjaannya secara tuntas ? menyelesaikan pekerjaannya secara tuntas ? Perlu dibangun Pola Karier Perlu dibangun Pola Karier

11. 3. Untuk Aspek Ketrampilan 3. Untuk Aspek Ketrampilan Yaitu aspek kemampuan melaksanakan tugas Yaitu aspek kemampuan melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan anggota badan pekerjaan dengan menggunakan anggota badan dan peralatan kerja yang tersedia. dan peralatan kerja yang tersedia. Macam ketrampilan (Skill) Macam ketrampilan (Skill) - Teknical Skill - Teknical Skill - Human Skill - Human Skill - Managerial Skill - Managerial Skill - Conceptual Skill - Conceptual Skill - Design Skill - Design Skill Perlu Standar Kompetensi Jabatan Perlu Standar Kompetensi Jabatan

12. Analisis beban kerja merupakan suatu proses untuk meneliti secara bersistem dan menentukan hasil kegiatan tugas yang seharusnya dicapai satu tenaga kerja dalam tempo jam – orang – kerja tertentu. Melalui analisis beban kerja akan dapat diketahui secara langsung berapa jmlh tenaga kerja yg diperlukan untuk menyelesaikan sejumlah pekerjaan selama periode tertentu. Beban kerja adalah semua kegiatan tugas yang harus diselesaikan oleh seorang anggota ataupun oleh se-kelompok tenaga kerja selama periode tertentu dalam keadaan normal. Analisis Beban Kerja

13. - Analisis beban kerja adalah merupakan suatu proses untuk meneliti secara bersistem dan menen proses untuk meneliti secara bersistem dan menen tukan hasil kegiatan tugas yang seharusnya di tukan hasil kegiatan tugas yang seharusnya di capai suatu tenaga kerja dalam tempo jam-orang- capai suatu tenaga kerja dalam tempo jam-orang- kerja tertentu. kerja tertentu. - Tujuannya adalah untuk menentukan berapa jumlah personil yang dibutuhkan untuk merampungkan personil yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang pegawai. kepada seorang pegawai. Tujuan Analisis Beban Kerja

14. Analisis Beban Kerja Dalam Rangka Penghitungan Kebutuhan Pegawai Perencanaan kebutuhan Pegawai suatu Instansi mutlak diperlukan dlm rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kualitatif maupun kuantitatif yang dirinci menurut jabatan dan uraian jabatan.

15. PENGERTIAN Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

16. Beban kerja adalah semua kegiatan tugas yang harus diselesaikan oleh seorang anggota ataupun oleh se- kelompok tenaga kerja selama periode tertentu dalam keadaan normal.

17. KEBUTUHAN PEGAWAI = Σ & KUALITAS PEGAWAI SELAYAKNYA 1.JABATAN 2. UNIT KERJA 3. JANGKA WAKTU TERTENTU 4. BEBAN KERJA LINGKUP A B K 1. PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI 2. PERHITUNGAN KEKUATAN PEGAWAI RIIL 3. PERHITUNGAN KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PEGAWAI

18. SIFAT HASIL KERJA KONKRIT (Mudah dan dapat kuantifisir) ABSTRAK (Tidak dapat dilihat dan sulit di kuantifisir) ASPEK KEMAMPUAN PEGAWAI RATA-RATA NORMAL KEMAMPUAN PEGAWAI SCR NORMAL WAKTU KERJA PEGAWAI SCR NORMAL EMPIRIK MENURUT PERANGKAT KERJA WAKTU KERJA FORMAL BERDASARKANKEMAMPUAN NORMAL MESIN

19. METODE ANALISIS BEBAN KERJA METODE DAFTAR PERTANYAAN Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran. METODE WAWANCARA Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan METODE PENGAMATAN LANGSUNG Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

20. PENGHITUNGAN BEBAN KERJA 1.Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus : ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU 2.Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

21. JAM KERJA EFEKTIF JAM KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit JAM KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit JAM KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit JAM KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus : Jumlah KebutuhanNorma Waktu x Beban Kerja Pegawai Per jabatan Jam Kerja Efektif Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus : Jumlah KebutuhanNorma Waktu x Beban Kerja Pegawai Per jabatan Jam Kerja Efektif =

22. Bagaimana cara untuk mendapatkan tenaga-tenaga itu Untuk mendapatkan tenaga-tenaga tersebut, dilakukan melalui analisis angkatan kerja. Analisis angkatan kerja adalah seluruh proses penelitian untuk meramalkan jumlah dan macam-macam tenaga kerja yang tersedia di dalam organisasi selama periode tertentu di masa mendatang. Langkah langkah analisis angkatan kerja : 1.Inventarisasi mengenai jumlah tenaga kerja. 2.Inventarisasi mengenai macam tenaga kerja. 3.Buat suatu pemeriksaan mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi keadaan tenaga kerja. Pemeriksaan semacam ini biasa disebut audit tenaga kerja (man power audit).

23. Inventarisasi jumlah tenaga kerja Dapat diketahui melalui : 1.Jumlah tenaga kerja yang ada diseluruh organisasi. 2.Jumlah tenaga kerja yang ada di tiap-tiap Departemen & Seksi-seksinya. 3.Pergeseran-pergeseran tenaga kerja yang akan terjadi didalam masing-masing Departemen maupun antar Departemen itu sendiri. Begitu juga dengan tenaga yang mengusulkan pensiun. 4.Jumlah tenaga kerja yang akan tersedia dalam organisasi untuk jenis pekerjaan tertentu selama periode mendatang.

24. Departemen Personalia memiliki semua data tentang tiap-tiap Pegawai sehingga dengan segera dapatlah dicatat :  Kapan seseorang mulai pensiun.  Kapan dan komposisi apa seseorang dapat dipromosikan.  Kapan seseorang perlu di pindahkan ke pekerjaan lain baik dalam bagiannya sendiri maupun ke bagian lain.  Pekerjaan lain mana saja yang dapat dilakukan oleh seorang tenaga kerja yang ada.  Kapan dan dalam bidang apa seseoran g akan ditugaskan mengikuti pelatihan.  Kapan pemutusan hubungan kerja mungkin akan terjadi.

25. Inventarisasi macam tenaga :  Pendidikan dan kualitas formal.  Kemampuan berbahasa asing.  Ketrampilan yang dapat digunakan secara baik.  Ketrampilan lain.  Potensi, yaitu kemampuan disiplin kerja.  Prestasi kerja. Audit tenaga kerja.  Sering bolos kerja, tidak berprestasi (kenapa) ?

26. TEKNIS PENGHITUNGAN 1. HASIL KERJA Σ B K Rumus : x 1 Orang S K rata-rata Wujud hasil kerja dan satuannya. Jumlah beban kerja Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja Contoh : Jabatan:Pengentry data Hasil Kerja:Data entrian Beban Kerja:200 data entry setiap hari Standar Kemampuan Pengetik : 30 data perhari 200 KP = x 1 Orang = 6, 67 = 7 Orang 30

27. 2. OBYEK KERJA Σ O K Rumus : x 1 Orang S K rata-rata Wujud hasil kerja dan satuannya. Jumlah beban kerja Standar kemampuan rata-rata Contoh : Jabatan:Dokter Obyek Kerja:Pasien Beban Kerja:80 Pasien per hari Standar Kemampuan : 25 Pasien perhari 80 KP = x 1 Dokter = 3,2 = 3 Orang 25

28. 3. PERALATAN KERJA Σ Peralatan Kerja Rumus : x 1 Orang Rasio Penggunaan Alat Kerja Wujud Satuan alat kerja. Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja Jumlah alat kerja yang diperlukan Rasio jumlah pegawai perjabatan Contoh : Satuan alat kerja:Kendaraan Dinas Jabatan:Pengemudi Rasio:1 Pengemudi 1 Kendaraan

29. MekaNISME PENYUSUNAN BEBAN KERJA TUGAS POKOK DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN URAIAN JABATAN NAMA JABATAN ANALISIS BEBAN KERJA PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BEBAN KERJA KEKUATAN PEGAWAI PETA JABATA N

30. FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI NoUraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele -saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibu- tuhkan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah Nama Jabatan: Unit Kerja: Ikhtisar Jabatan:

31. PETUNJUK PENGISIAN U R A I A NKETERANGAN Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas, jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

32. PETUNJUK PENGISIAN U R A I A NKETERANGAN Waktu Penyelesaian Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau bulanan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

33. CONTOH NoUraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele- saian Standar Kerja Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh- kan Ket 1 Menerima dan me- ngumpulkan laporan Laporan15 menit 300 menit 50,25 2 Menyortir dan meng- klarifikasi laporan Laporan30 menit 300 menit 50,5 3 Menyiapkan data beban kerja Kegiatan15 menit 72.000 menit 10,002 4 Melaporkan pada pimpinan bahan konsep laporan tahunn Laporan15 menit 72.000 menit 10,002 5 Melaksanakantugas lain yang diberikan oleh pimpinan Kegiatan5 menit 300 menit 20,03 Jumlah0,784 Nama Jabatan: Penyusun Bahan Laporan Unit Kerja: Sub Bagian Kepegawaian

34. TERIMA KASIH