إدارة مؤسسات المعلومات Management of Information Organizations

مفهوم التنظيم الاداري لكلمة التنظيم مفهوم عام فهى تعنى وضع الشيء في مكانه مرتبطاً مع الجزئيات التى تكون الوحدة المتكاملة. عرف التنظيم الإداري بالإطار الذي تتعاون بداخله الجهود البشرية لتحقيق هدف عام. عرف أيضاً بالنظام الذي تتداخل فيه علاقات مجموعة من الافراد المكونين للتنظيم. التنظيم عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات

أنشطة التنظيم تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية. تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية. تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة. تصميم مستويات اتخاذ القرارات.

المكتبة المركزية قسم الاجراءات الفنية خدمات المستفيدين قسم التزويدالادارة الادارو المالية ادارة شؤون الموظفين السكرتارية

أهمية التنظيم 1. توضيح بيئة العمل :كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام و المسؤوليات المكلف ﺑﻬا كل فرد، وإدارة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا. ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة 2.. تنسيق بيئة العمل :الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياﺗﻬا كما يجب العمل على إزالة العقبات. والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور. كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف. 3. الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات :العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خلال الهيكل التنظيمي. هذا سيتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات 4. ”بتطبيق العملية التنظيمية ستتمكن الإدارة من تحسين إمكانية إنجاز وظائف العمل“

الخطوات الخمسة لنجاح التنظيم الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف الخطط تملي على المؤسسة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول ﺑﻬا الآن. الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة. حيث يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.

الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة حيث يكون المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات: ١. فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … ( ٢. وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات. ٣. البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي

الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات: إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية. الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات: هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المؤسسة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسئول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي: ١. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة. ٢. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح

المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المؤسسة: كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.

عناصـر التنظيم وجـود هـدف محـدد ومتفق عليه. وجـود نشاط وعـمل يؤدي (يوصل) إلى الهـدف وجـود أفـراد تقـوم بينهم علاقات ويشتركون في استخدام الإمكانيات المادية للوصـول إلى الهـدف.

اختاري طريقتين من طرق التقسيم التنظيمي في مؤسسات المعلومات وتحدثي عنها أو مثليها في رسمة

التوظيف: يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة.

إدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها.

وظائف شئون الموظفين تحديد احتياجات المؤسسة من الموارد البشرية تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية، وإعداد موازنة العمالة. التعيين (التوظيف) ومزاولة العمل إجراءات تعيين/ توظيف الموظفين الدائمين والمؤقتين والمتدربين والمستعارين، والالتحاق بالعمل، ومزاولة العمل، إجراءات الإقامة، وحفظ جوازات السفر

صرف الرواتب والمستحقات صرف الرواتب حسب الدرجات والرواتب والمزايا النقدية، المزايا العينية والبدلات، والمزايا الأخرى. التقدم الوظيفي تطوير وتقييم الأداء، الترقية وزيادة الرواتب والمكافآت، والنقل والانتداب والإعارة والتكليف بمهمة. الدوام والأجازات أيام العمل والدوام، الأجازات السنوية، الأجازات المرضية، والأجازات الطارئة والأخرى.

الواجبات الوظيفية والإجراءات التأديبية الوصف الوظيفي والواجبات الوظيفية، شكاوى واقتراحات الموظفين، والإجراءات التأديبية. انتهاء الخدمة انتهاء الخدمة، والتسوية النهائية. خدمات أخرى إصدار شهادات للموظفين، طلبات القروض وغيرها من الخدمات.

الاستقطاب

مفهوم الاستقطاب الاستقطاب هو العملية التي يمكن بها جذب طالبي العمل المتقدم للمنظمة لشغل الوظائف الشاغرة.

أهمية الاستقطاب ـ البحث عن المرشحين وجذبهم لشغل وظائف شاغرة داخل المنظمة (هذا يعني أن القائم بعملية الاستقطاب على إطلاع على خطة الموارد البشرية في جانبيه الكمي أو النوعي.( ـ تحديد سوق العمل المستهدف حيث يعد هذا النشاط من الأنشطة الداعمة لعملية الاستقطاب. (أن سوء اختيار سوق العمل يحمل المنظمة تكاليف مالية باهظة, إضافة إلى تكاليف وقت ضياع فرصة الاستقطاب).

تركز عملية الاستقطاب على تهيئة المدخلات لعملية الاختيار, لذا يفترض في هذا العملية أن تستهدف تحقيق الملائمة بين خصائص الوظيفة ومؤهلات شاغلي هذه الوظائف.

مصادر استقطاب الموارد البشرية داخلية خارجية

المصادر الداخلية في الحياة العملية يتم الحصول على الأفراد المناسبين من داخل المنظمة بإحدى الطرق التالية الترقية حيث يقوم المنشات بإعداد خطة متكاملة للترقية ، وتكون واضحة ومعلنة لجميع العاملين ، يوضح فيها الطرق و الإجراءات التي ينبغي إتباعها للترقية والارتقاء من الوظيفة الدنيا إلى الوظيفة الأعلى.

النقل والتحويل قد يتم تطبيق سياسة التوظيف داخل المنظمة عن طريق النقل الداخلي للموظف من وظيفة إلى أخرى آو من فرع إلى أخر ، و الهدف من ذلك تحيق التوازن في عدد العاملين في مختلف الإدارات.

الموظفون السابقون قد تلجأ بعض المنظمات إلى إتباع سياسة التوظيف الموظفين السابقين على أساس أنهم موظفون في الداخل ، و خاصة الراغبين منهم في العودة إلى العمل.

مزايا المصادر الداخلية ـ تستخدم كحافز للموظفين, حيث تتيح هذه الطريقة فرص للتقدم والترقية للعاملين. ـ تخفيض تكلفة البحث والتعيين. ـ الاستفادة من خبرات العاملين ومعرفتهم بطبيعة وظروف العمل. وضوح المستقبل الوظيفي أمام العاملين.

المصادر الخارجية المصادر المستخدمة لاستقطاب الأفراد من الخارج

الإعلان يعتبر الإعلان من أهم الوسائل المستعملة لاستقطاب الأفراد للتقدم لشغل الوظائف, وتقف فاعلية هذا الأسلوب على اختيار الوسيلة المناسبة لنشر الإعلان والأكثر شهرة هي الإعلان عن طريق المصحف والمجلات. مكاتب العمل توجد مكاتب للتوظيف و الاستخدام, سواء كانت عامة أو خاصة في مختلف الدول حيث يتم تسجيل طالبي العمل من العمالة بمختلف الوظائف و المهن الفنية والإدارية.

ـ الجامعات و المدارس ـ طلبات التوظيف من قبل المتقدمين ـ الجمعيات المتخصصة كجمعية, المحاسبين, جمعية الأطباء ،... الاتصالات الشخصية

أخطاء في اختيار الموظفين

عدم اطلاعك على مؤهلات المتقدم قبل المقابلة الفشل في تهيئة المسئولين عن إجراء المقابلات تعتمد على المقابلة في تقييم المتقدم تعتمد في تقييمك على شخصية المتقدم، وليس على مهارات العمل والخبرة لا تفعل أكثر من الكلام أثناء المقابلة الفشل في التمييز بين المتقدمين عن طريق الاختبار والمناقشة والمهارات العملية الأساسية

الاختبار الأحد القادم بإذن الله الموافق هـ توقعي جميع أنواع الأسئلة