كيف تكتب خطة تشغيلية لمنظمة **

* (( لمدة سنة

بطريقة SWOT

معدلة من قبل

د. طارق محمد السويدان

* يمكن تغيير المدة لأي مدة أخرى

** المنظمة تعني: (شركة ، وزارة ، إدارة ، قسم ، قطاع ، هيئة ، جمعية ، حزب ، رابطة ، أو غيرها)

الخطوة الأولى: تحليل SWOT

1.SWOT طريقة في التخطيط من إصدار جامعة هارفارد في منتصف القرن العشرين.

2.SWOT فعالة للتخطيط التشغيلي، ولكنها غير فعالة للتخطيط الاستراتيجي

نقاط القوة نقاط الضعف الفرص المتاحة المخاطر المتوقعة S = Strengths 3.SWOT نقاط القوة نقاط الضعف الفرص المتاحة المخاطر المتوقعة W = Weaknesses O = Opportunities T = Threats

4.الفرق بين نقاط القوة والفرص.

5.وكذلك الفرق بين المخاطر ونقاط الضعف

6.يجتمع الفريق ويحاول أن يحدد ما يلي : 3-10 نقاط قوة موجودة في المنظمة

6.يجتمع الفريق ويحاول أن يحدد ما يلي : 3-10 نقاط ضعف موجودة في المنظمة

6.يجتمع الفريق ويحاول أن يحدد ما يلي : 1-3 فرص متاحة يمكن تحقيقها (خلال سنة)

6.يجتمع الفريق ويحاول أن يحدد ما يلي : 1-3 مخاطر متوقعة خلال سنة (يمكن تجنبها)

7.وبالتالي سيكون لدينا 8 إلى 26 نقطة في تحليل SWOT يكتبها الفريق

الخطوة الثانية: تحديد الأهداف Goals

تعريف الهدف : (بيان بالنتيجة المطلوب تحقيقها ضمن مقياس كمي وموعد محدد)

2. لكتابة الأهداف بطريقة SWOT اعمل التالي :

أ.كل نقطة قوة المحافظة عليها أ.كل نقطة قوة المحافظة عليها أو تنميتها هدف

الهدف : تنمية تآلف الفريق مثال : نقطة قوة : فريق متماسك ومتآلف الهدف : تنمية تآلف الفريق

ب.كل نقطة ضعف علاجها هدف

مثال : نقطة ضعف : ضعف الفريق في استعمال الكمبيوتر الهدف : تدريب الفريق على استعمال الكمبيوتر

ج.كل فرصة استغلالها أو تحقيقها هدف ج.كل فرصة استغلالها أو تحقيقها هدف

مثال : لدينا فرصة فتح فرع في سلطنة عمان الهدف : فتح فرع في سلطنة عمان مثال : لدينا فرصة فتح فرع في سلطنة عمان الهدف : فتح فرع في سلطنة عمان

د.كل خطر متوقع منعه أو الاحتياط له هدف د.كل خطر متوقع منعه أو الاحتياط له هدف

مثال : لدينا رئيس متميز وهناك خطر استقالته أو ترشيحه لمنصب آخر هذا العام الهدف : تدريب 3 لنختار أحدهم بديلا للرئيس

3. وبالتالي سيكون لديك بحد أدنى 8 أهداف وبحد أقصى 26 هدفا

صياغة الأهداف بطريقة SMART الخطوة الثالثة : صياغة الأهداف بطريقة SMART

1. الهدف الجيد (أو الذكي SMART) يجب أن يحتوي في صياغته على مقياس كمي وموعد محدد.

2. طريقة SMART هي وسيلة لتحديد الأهداف بفاعلية، وتعني:

أ. الهدف محدد S = Specific

* مثال على هدف غير محدد: تهدف المنظمة إلى تحسين الموارد البشرية

* مثال على هدف محدد : تهدف المنظمة إلى تدريب موظفيها على استعمال الكمبيوتر

ب. قابل للقياس M = Measurable ب. قابل للقياس M = Measurable * القانون الذهبي للإدارة يقول: if you can not measure it, you can not manage it أي أن أي أمر غير قابل للقياس فهو غير قابل للإدارة

والآن لنحول هدفنا المحدد: تدريب الموظفين على استعمال الكمبيوتر إلى هدف قابل للقياس فيصبح: * تدريب 100موظف على 5دورات أساسية في الكمبيوتر

ج. متفق عليه A = Agreed أي الهدف يجب أن يتفق عليه المخطط (قيادة المنظمة مثلا) مع المنفذ (إدارة التدريب مثلا) وإلا فيجب تعديل الهدف ليكون بإمكان المنفذ تحقيقه.

فمثلا يصبح الهدف: * تدريب 70 موظفا على 4 دورات أساسية في الكمبيوتر.

(ملاحظة: هناك من يدرس A=Achievable أو Attainable وهذا غير صحيح لأن في هذه الحالة لن يختلف معناها عن النقطة الرابعة Realistic)

د. قابل للتحقيق R = Realistic ومعنى ذلك أن الهدف الجيد فيه معياران هما 1. صعب 2. ممكن

هـ. محدد بوقت T = Timed

فيصبح هدفنا الذي بدأنا به: تحسين الموارد البشرية هدفا ذكيا عندما نكتبه بطريقة SMART : (تدريب 70موظفا على 4 دورات أساسية في الكمبيوتر خلال 6أشهر)

3. أرجو إعادة النظر في كل هدف كتبته في الخطوة الثانية وإعادة صياغته بطريقة SMART ، سيكون لديك (8 إلى 26 هدفا ذكيا)

الخطوة الرابعة : الوسائل لكل هدف Means

1. الوسائل هي مجموعة الإجراءات والأنشطة (أو الفعاليات) التي تؤدي إلى تحقيق الهدف

2. يجب صياغة الوسائل كذلك بطريقة SMART (فانتبه لمراجعتها على هذا الأساس)

3. للحصول على وسائل متنوعة لتحقيق أي هدف يمكنك استعمال الوسائل التالية:

أ. خبرتك السابقة ب. وسائل المنافسين ج. الكتب والمراجع العلمية د أ. خبرتك السابقة ب. وسائل المنافسين ج. الكتب والمراجع العلمية د. السفر لزيارة المنظمات الشبيهة المتقدمة هـ. الإبداع (وسائل جديدة لم يعملها أحد من قبل)

4. لكل هدف خصص صفحة (وبالتالي سيكون لديك 8-26 صفحة) على النموذج في الخطوة التالية.

5. صفحة لكل هدف كالتالي : الهدف : تدريب 70موظفا على 4 دورات في الكمبيوتر خلال 6 شهور

2. تحديد الدورات المطلوبة التكلفة $(كم) موعد الانتهاء (متى) المنفذ ( من ) مثال على : الوسيلة --------- 1/2 خالد 1. تحديد السبعين موظفا ---------- 1/2 عائشة 2. تحديد الدورات المطلوبة 5000 1/3 إدارة التدريب 3. تحديد المدربين والتعاقد معهم --------- 1/3 إدارة التدريب 4. تحديد الجدول الزمني والمكاني -------- 15/3 خالد وعائشة 5. تبليغ المشاركين والمدربين 7000 1/8 إدارة التدريب 6. تنفيذ الدورات --------- 1/9 خالد وعائشة 7. تقييم الدورات --------- 1/10 إدارة التدريب 8. التقرير النهائي للإدارة ---------- 10/11 إدارة التدريب 9. تقديم مقترح لتدريب المجموعة التالية

6. ملاحظات على الجدول :

أ. أولا لكل هدف جدول مستقل، وأقترح أن يكون في صفحة مستقلة.

ب. ارجع إلى البند (3) أعلاه للحصول على المزيد من الوسائل الجديدة والمبدعة

ج. لا أقترح كتابة موعد البداية بل اكتف بموعد الانتهاء

د. لا أقترح تحديد المكان في الخطة وإنما يترك للمنفذين

هـ. قد يكون المنفذ شخصيا (خالد/عائشة) أو قد يكون جهة (إدارة التدريب/تعاقد مع شركة خارجية)

و. ليس بالضرورة أن يكون لكل وسيلة تكلفة مالية فبعضها كما ترى في الجدول لا يكلف شيئا

ز. وأخيرا لا تحاول كتابة تفاصيل التفاصيل بل اتركها للمنفذين

ح. نسق التكاليف المالية كذلك (لا تجعل كل الصرف في شهر معين بل وزعها على الأشهر)

7. وزع الجدول الزمني على كل المسئولين عن تنفيذه

8. في كل اجتماع راجع ما تم من أعمال انتهى موعدها والاستعداد للأعمال القادمة

9. علق الجدول في مكتبك (لهذا الشهر والشهر القادم) (على الأقل) أو ضعه في مفكرتك الالكترونية أو الورقية وراجعه باستمرار

الخطوة الخامسة الجدول الزمني

1. اكتب صفحة لكل شهر

2. انقل ( من جميع صفحات الأهداف) الوسائل التي تاريخ تنفيذها في هذا الشهر

3. سيكون لديك في النهاية جدول (لكل شهر) كالتالي :

جدول أعمال شهر 3 (مثلا) تم ؟ كم $ المنفذ ( من ) مثال على : الوسيلة 5000 إدارة التدريب 1. تحديد المدربين والتعاقد معهم --------- إدارة التدريب 2. تحديد الجدول الزمني والمكاني --------- خالد وعائشة 3. تبليغ المشاركين والمدربين 2000 أحمد 4. وسيلة من هدف آخر 3000 قسم التسويق 5. وسيلة من هدف آخر 1500 لطيفة 6. ---------------------------

4. إذا ستعبئ هذا الجدول من كل الصفحات التي كتبتها من الخطوة الرابعة (الوسائل) وليس من صفحة واحدة فقط.

5. عدد الوسائل لكل شهر غير محدد

6. قبل الانتقال إلى الخطوة السادسة قم بعملية تنسيق

7. في خانة (تم؟) ضع علامة إذا تم ذلك العمل كأسلوب للرقابة

الخطوة السادسة جدول الأعمال

اكتب صفحة (جدول أعمال) لكل شخص (خالد/عائشة/أحمد/لطيفة اكتب صفحة (جدول أعمال) لكل شخص (خالد/عائشة/أحمد/لطيفة...) وكذلك لكل جهة (التدريب/التسويق/...)

2. انقل من الخطوة الخامسة (الجدول الزمني بعد تنسيقه) من كل الشهور كل ما يتعلق بشخص معين أو جهة معينة للجدول الخاص بهم

3. سيكون لديك في النهاية جدول كالتالي:

جدول أعمال خالد أو جدول أعمال التدريب تم ؟ كم $ متى ؟ مثال على : الوسيلة 5000 1/3 1. تحديد المدربين والتعاقد معهم --------- 1/3 2. تحديد الجدول الزمني والمكاني للدورات 7000 1/8 3. تنفيذ الدورات --------- 1/10 4. التقرير النهائي للإدارة ---------- 1/10 5. تقديم مقترح لتدريب المجموعة التالية على الكمبوتر 3000 6. وسيلة من هدف آخر 7. وسيلة من هدف آخر

4. قم بعملية تنسيق (لا تجعل الضغط كله على شخص دون غيره أو جهة دون غيرها)

5. عند اعتماد الجدول وزعه لكل شخص معني أو جهة وكذلك للمسئولين عنهم

6. راجع في الاجتماعات (الفردية أو الجماعية) الأعمال التي تمت (وستعرف بسهولة من يقوم بعمله بإتقان)

7. ضع كل الخطة التشغيلية في ملف واكتف فقط بالجدول الزمني وجدول الأعمال فلو نفذتهما ستكون حققت كل الأهداف

8. استعن بالتوكل والتقوى والدعاء قبل وأثناء وبعد كل خطوة