PEJABAT DAERAH/TANAH HULU LANGAT PEREKAYASAAN PEJABAT DAERAH/TANAH HULU LANGAT PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK TANAH) 1 1

Profil Projek Pendaftaran Projek : Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik Tanah) Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan - Proses pindah milik 1 hari - - Memproses dan mendaftar pindah milik dalam masa kurang 2.5 jam. Sasaran Projek Skop Projek Sasaran : Mendaftar pindah milik kurang dari 2.5 jam Proses: Pendaftaran pindah milik tanah Mula: Terima permohonan Tamat: Penerimaan hakmilik oleh pemohon Dalam Skop : Pejabat Daerah/Tanah Hulu Langat Luar Skop : Mahkamah Tinggi (Jika Ada) Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail) Fasa Mula Tamat Champion: Y.Bhg. Dato’ Haji Mohd Amin Bin Ahmad Ahya (03-89251992) Penubuhan Pasukan  20.11.2013 21.11.2013 Ketua Projek: Encik Mohd Azhar Bin Mohd Daud (03-89251992) Inventori Lesen Penolong Projek 1 : Encik Shahrul Nizam Bin Ahmad (03-89251992) Perekayasaan (BPR) Ahli: 1. Zambri Bin Wahab (03-89251992) Analisa Data 2. Mohammad Rahmat Bin Azman (03-89251992) Cadangan Penyelesaian 3. Adrin Bin Ridzuan (03-89251992)

PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK) PROSES ‘AS IS’ PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pindah Milik Tanah PIC AKTIVITI Pemohon Pembantu Tadbir Pendaftar Hak Milik Hantar dokumen urusniaga dan hak milik MP: 5m 3. Membuat bayaran pendaftaran MP: 15m 5. Menerima penyata perserahan MP: 5m 12. Terima Hak Milik DHKK MP:5m MM: 5M MM:15m MM: 15m MM: 2m MM: 15 m 2. Semak dokumen dan penyediaan bil MP : 5 m 4. Membuat penyata perserahan (Awalan) MP :10m 6. Merekod perserahan dan agihan MP : 10m 7. Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB MP : 15m 10. Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK MP : 10m 11. PenyimpananDHDK MP : 10m MM: 15M MM: 15M MM: 15M MM: 30M MM: 30M MM: 15M MM: 30M 8. Semak, daftar/Tolak MP : 15 m 9. Cetak H/Milik DHDK dan DHKK/Surat Tolak MP : 10m DAFTAR 1 Hari MM: 15M MM: 15M

Value Analysis of Process (As is) Customer Non Value Added Bil Activities Customer Value Added (CVA) Customer Non Value Added Masa Proses (MP) Masa Menunggu (MM) Masa Diambil (MD) BVA NVA 1 Hantar dokumen urusniaga dan hak milik / 5  15 20 2 Semak dokumen dan penyediaan Bil 15 3 Membuat bayaran pendaftaran 30 4 Membuat penyata perserahan (Awalan) 10 25 Menerima penyata perserahan 6 Merekod perserahan dan agihan 40 7 Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB 35 8 Semak , daftar/Tolak 9 Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK 11 Penyimpanan DHDK 12 Terima hak milik DHKK JUMLAH 115 185 300 115 x 100% = 300 38.33% Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize NVA – Eliminate

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (‘KAIZEN BLAST’)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pindah Milik Tanah PIC AKTIVITI Pemohon Pembantu Tadbir Pendaftar Hak Milik Hantar dokumen urusniaga dan hak milik MP: 1m 3. Membuat bayaran pendaftaran MP: 5m 5. Menerima penyata perserahan MP: 1m 12. Terima Hak Milik DHKK MP:2m MM: 5m MM: 10m MM: 2 m MM: 5M Pembant Tadbir 2. Semak dokumen dan penyediaan bil MP : 3 m 4. Membuat penyata perserahan (Awalan) MP :5m 6. Merekod perserahan dan agihan MP : 3m 7. Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB MP : 10m 10. Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK MP : 5m 11. PenyimpananDHDK MP : 5m MM: 5M MM: 5M MM: 3M MM: 5M MM: 5M MM: 5m DAFTAR 1 Hari 9. Cetak H/Milik DHDK dan DHKK/Surat Tolak MP : 1m 8. Semak, daftar/Tolak MP :5 m MM: 5M MM: 3M

Value Analysis of Process (As is) Customer Non Value Added Bil Activities Customer Value Added (CVA) Customer Non Value Added Masa Proses (MP) Masa Menunggu (MM) Masa Diambil (MD) BVA NVA 1 Hantar dokumen urusniaga dan hak milik / 5 6 2 Semak dokumen dan penyediaan Bil 3 8 Membuat bayaran pendaftaran 10 15 4 Membuat penyata perserahan (Awalan) Menerima penyata perserahan Merekod perserahan dan agihan 7 Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB Semak , daftar/Tolak 9 Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK 11 Penyimpanan DHDK 12 Terima hak milik DHKK JUMLAH 46 58 104 46 x 100% = 104 44.23% Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize NVA – Eliminate

PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK) PROSES ‘TO BE’ PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)

Proses Kerja Semasa (To-Be) Pindah Milik Tanah PIC AKTIVITI Pemohon Pembantu Tadbir Pendaftar Hak Milik Hantar dokumen urusniaga dan hak milik MP: 2m 3. Membuat bayaran pendaftaran MP: 6m 5. Menerima penyata perserahan MP: 2m 12. Terima Hak Milik DHKK MP:7m A MM: 5m MM:7M MM: 10m MM: 4 m 2. Semak dokumen dan penyediaan bil MP : 3 m 4. Membuat penyata perserahan (Awalan) MP :6M 6. Merekod perserahan dan agihan MP : 5 m 7. Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB MP : 12m 10. Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK MP : 6m 11. PenyimpananDHDK MP : 6m Pembant Tadbir MM: 10M MM: 6M MM: 8M MM: 7M MM: 7M MM: 7M 9. Cetak H/Milik DHDK dan DHKK/Surat Tolak MP : 3m DAFTAR 2.5 JAM 8. Semak, daftar/Tolak MP : 8 m MM: 8M MM: 6M

Value Analysis of Process (To be) Customer Non Value Added Bil Activities Customer Value Added (CVA) Customer Non Value Added Masa Proses (MP) Masa Menunggu (MM) Masa Diambil (MD) BVA NVA 1 Hantar dokumen urusniaga dan hak milik / 2 7 9 Semak dokumen dan penyediaan Bil 3 10 Membuat bayaran pendaftaran 6 16 4 Membuat penyata perserahan (Awalan) 13 5 Menerima penyata perserahan Merekod perserahan dan agihan 12 Membuat semakan & kemasukan data ke dalam SPTB 22 8 Semak , daftar/Tolak Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak Penyisihan dokumen urusniaga dan DHKK/DHDK 11 Penyimpanan DHDK 14 Terima hak milik DHKK JUMLAH 62 85 147 62 x 100% = 147 42.18% Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize NVA – Eliminate

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)

Perbandingan Sebelum dan Selepas No. Perkara Sebelum Selepas Penambahbaikan (%) 1. Kecekapan kerja 38.33% 42.18% 3.85 2. Masa keseluruhan proses 300 M 147 M 204.09 3. Bilangan Aktiviti 12 - Nota : Tiada tindakan “elimination dan combination” dilakukan. Jumlah bilangan aktitiviti Masih sama. Apa yang dilakukan ialah memendekkan masa proses and masa menunggu kepada Masa yang boleh diterima pakai.

PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK) RINGKASAN PENEMUAN PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)

Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik) Ringkasan Projek Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik) Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu 1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan) - Kanun Tanah Negara 1965 Kaedah Tanah Selangor Pekeliling PTGS Pekeliling JKPTG (SPTB) - Enekmen Rizab Melayu 2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan) 1 hari 2.5 jam Tempoh tertakluk kepada dokumen lengkap dan kakitangan yang mencukupi 3. Caj/bayaran Borang Proses Kelulusan Borang : Percuma Proses : bayaran berdasarkan nilaian tanah. < RM50,000= RM50 RM50,001–RM200,000=RM200 RM200,001–RM500,000=RM400 RM500,001–RM1,000,000=RM500 > RM1,000,001 = RM1,500 15 15 15

Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik) Ringkasan Projek Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik) Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu 4. Nama Borang Komposit Contoh Hakmilik asal(EMR, EMR (L), GM,PM & HSM) Borang 14A yang telah lengkap Notis taksiran/nilaian tanah Cukai tanah tahun semasa yang telah dijelaskan bayaran Cukai pintu tahun semasa yang telah dijelaskan bayaran. Surat kelulusan kebenaran pindahmilik (bagi hakmilik yang punyai sekatan kepentingan) Salinan kad pengenalanpemberi dan penerima Surat beranak (Bagi hakmilik rizab melayu) Borang 49, borang 44, borang 24, borang 11 dan Memorandom & Article of Association yang disahkan oleh setiausaha yang asal (bagi pindahmilik melibatkan syarikat) 5. Tempoh sahlaku Tiada Dokumen 14A hendaklah diserahkan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh ia dilengkapkan atau akan dikenakan denda 16 16 16

PENEMUAN DAN PENAMBAHBAIKAN 7 WASTES PENEMUAN / ISU PENAMBAHBAIKAN Overproducing NA Waiting Kekurangan kakitangan (petugas kaunter & pegawai). Penambahan kakitangan. Wujudkan kakitangan sokongan untuk menggantikan kakitangan bercuti@luar pejabat. Wujudkan proses ‘one piece flow’ (mengurangkan masa menunggu) Transport Over-processing Inventory Dokumen perlu disimpan di ruang penyimpanan sebelum dikutip Dokumen boleh dikutip oleh pemohon dalam masa 2.5 jam selepas penerimaan di kaunter Motion Banyak pergerakan kerana kedudukan kakitangan agak jauh antara satu sama lain Wujudkan proses ‘one piece flow’ (mengurangkan pergerakan) Defects 10% permohonan diterima tidak lengkap Menyediakan senarai semak Permohonan yang tidak lengkap akan ditolak sewaktu di kaunter perserahan Others (Nyatakan) Pemohon tidak mahir / kurang pengetahuan berkaitan hal tanah@ KTN Mewujudkan kaunter pertanyaan khas berkaitan urusan pendaftaran. Penyampaian maklumat secara digital (paparan elektronik di tempat menunggu).