1. MAKMAL PERANCANGAN STRATEGIK PTAR
GROUP:
Jabatan Arkib Universiti
LEADER:
EN. ARIFFIN JAMALUDIN
MEMBERS:
PN. ROHANA MAT NOOR
PN. NORHAYATI ISMAIL
PN. NOR ASIAH MD HUSIN
EN. AHMAD AMIRI MOHAMAD
PN. ROZAIMAH MAT SIDEK
PN. NORKIAH ISHAK
PN. NORAZLIN MOHD YUSOF
EN. MOHD KHAIRUL IDZWAN MOHD SAAD
PN. AZNIZA MOHAMAD NOR

2. ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO
Ruang penyimpanan bahan rekod yang terhad dan tidak kondusif
Ruang kerja yang terhad
Ciri-ciri keselamatan dokumen tidak memenuhi standard mengikut Arahan Keselamatan
Peralatan bilik rekod yang tidak lengkap
Keperluan ruang dan naiktaraf bangunan sedia ada yang menepati ciri-ciri keselamatan rekod
CHALLENGES
Kekangan sumber kewangan
Makmal pemuliharaan bahan tidak lengkap
Tiada makmal pendigitalan
Menguruskan rekod-rekod universiti
FUTURE SCENARIO
Menaiktaraf ruang Arkib Universiti

3. ERRC GRID ELIMINATE RAISE
Which of the factors that UiTM takes for granted should be eliminated?
Ruang penyimpanan dan ruang kerja yang terhad dan tidak kondusif
Which factors should be raised well above the UiTM standard?
Bajet naiktaraf
Pengstrukturan semula ruang kerja dan peralatan
Meningkatkan ciri-ciri keselamatan bangunan dan rekod
Standard Operating Procedures (SOP)
Tadbir Urus Jabatan Arkib
Kesedaran dan memantapkan Jabatan Arkib Universiti
REDUCE
CREATE
Which factors should be reduced well below the UiTM standard?
Mobiliti dari segi penempatan rekod
Proses Kerja melibatkan UiTM Cawangan
Which factor should be created that UiTM never offered?
Menaiktaraf ruang Arkib Universiti

4. Pelan Tindakan A AGENDA PERPUSTAKAAN Jabatan Arkib Universiti B
Jabatan Arkib Universiti  B
 AGENDA UTAMA UNIVERSITI
Transformasi sistem penyampaian universiti
7.1
Objektif Strategik 1: Menaiktaraf Ruang Arkib Universiti
Menaiktaraf ruang Arkib Universiti sedia ada yang mempunyai reka bentuk infrastruktur mengikut spesifikasi piawai dan mampu memenuhi fungsi Jabatan Arkib Universiti
7.1.1
Strategi
Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti
Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan
Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan
Projek naiktaraf mengikut fasa
7.1.2
Output
1.   Jabatan Arkib Universiti yang kondusif
7.1.3
Petunjuk Prestasi Utama
Fasa 1 (2016)
Naiktaraf Aras 1 – Dumbwaiter ke Lif, Signage Jabatan, Ruang rujukan bahan, Ruang kerja mengikut fungsi dan Penyimpanan Rekod Pelajar/Gambar dan Keratan Akhbar , Bilik Pegawai
Naiktaraf Aras 3 – Bilik Pegawai, Ruang Pejabat , Surau, Bilik Mesyuarat, Pantri, Tandas dan Kelengkapan dan Peralatan Pejabat
Fasa 2 (2017)
Naiktaraf Aras 2 – Bilik Penyimpanan Fail Peribadi Staf dan Tenaga Pengajar Muda, Tandas
Naiktaraf Aras 4 – Bilik Fail Pentadbiran, Rekod Penting

5. Pelan Tindakan A Output B Tempoh Siap C Kewangan D Pemilik Proses
Pejabat Arkib Universiti B
Tempoh Siap
2018 C
Kewangan
RM 2 juta D
Pemilik Proses
Jabatan Arkib Universiti E
Jabatan Yang Terlibat
Jabatan Arkib Universiti, PTAR F
Carta Gantt
Project Deliverable & Timeline

6. MENAIKTARAF RUANG JABATAN ARKIB UNIVERSITI
OBJECTIVES
Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti
KEY STRATEGIES
SUMBER
Mengenalpasti sumber kewangan
PROSES
Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti
Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan
Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan
Mendapatkan kelulusan cadangan naiktaraf ruang bangunan dari Jawatankuasa Ruang dan Ubahsuai
Projek naiktaraf mengikut fasa

7. Naiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti
Key Strategies
Strategic Intiatives
Proposed Expected Outcomes (KPI)
2016
2017
2018
2019
2020
Naiktaraf Aras 1 – Dumbwaiter ke Lif, Signage Jabatan, Ruang rujukan bahan, Ruang kerja mengikut fungsi dan Penyimpanan Rekod Pelajar/Gambar dan Keratan Akhbar , Bilik Pegawai (Fasa 1) 1 -
Naiktaraf Aras 3 - Bilik Pegawai, Ruang Pejabat, Surau, Bilik Mesyuarat, Pantri, Tandas dan Kelengkapan dan Peralatan Pejabat (Fasa 1)
Naiktaraf Aras 2
Bilik Penyimpanan Fail Peribadi
Staf dan Tenaga Pengajar Muda,
Tandas (Fasa 2)
Naiktaraf Aras 4 – Bilik Fail Pentadbiran dan Rekod Penting (Fasa 2)
Kajian penggunaan ruang sedia ada mengikut keperluan Arkib Universiti
Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan
Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan
Mendapatkan kelulusan cadangan naiktaraf ruang bangunan dari Jawatankuasa Ruang dan Ubahsuai
Projek naiktaraf mengikut fasa

8. WORK PLAN OBJECTIVES : Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti Rank#
STRATEGIC INITIATIVE
Collaboration Needs
Resource Needs
Date Due or
Frequency
Anticipated Obstacle
Solution
Progress Made 1
Kajian penggunaan ruang mengikut keperluan
PTAR
Pejabat Pembangunan Fasiliti
CSPI
Jumlah rekod
Spesifikasi ruang
 Januari 2016
Masa
Respondan
Penilaian ruang 2
Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan
Bajet
Staf
Januari 2016
Masa kelulusan
Peruntukan Kewangan
Kelulusan bajet mengikut fasa 3
Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan
1. JKE PTAR
2. Pejabat Pembangunan
3. Pejabat Pengurusan Fasiliti
Pelan Bangunan
Feb-Mac 2016

9. WORK PLAN OBJECTIVES : Menaiktaraf Ruang Jabatan Arkib Universiti Rank#
STRATEGIC INITIATIVE
Collaboration Needs
Resource Needs
Date Due or
Frequency
Anticipated Obstacle
Solution
Progress Made 4.
Projek naiktaraf mengikut fasa 1 dan 2
1. Kontraktor
2. Pejabat Bendahari
3. Pejabat Pembangunan
4. Pejabat Pengurusan Fasiliti
Bajet
Jun Dis 2017
Masa

10. PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE
(STRATEGIC INITIATIVES)
mm/yy
(Milestone description)
Kajian penggunaan ruang mengikut keperluan
Jan 2016
Ruang Pejabat
Ruang Kerja
Ruang Simpanan
Makmal Pemuliharaan & Pemeliharaan
Bilik Server
dll
Penyediaan dokumen cadangan naiktaraf ruang bangunan
Perbincagan dengan Unit Fasiliti PTAR
Penyediaan dokumen
Feb 2016
Kelulusan JKE PTAR
Permohonan dan kelulusan bajet naiktaraf ruang bangunan
Kelulusan JKUD
Projek naiktaraf mengikut fasa
Jun –Dis 2016
Fasa 1
Jan-Jun 2017
Fasa 2
FINAL REPORT
Date complete : Disember 2018