1. Managementul Proiectelor Software
Universitatea “Politehnica” Bucuresti
Facultatea de Automatica si Calculatoare
Catedra Calculatoare
Conf. Dr. Ing. Costin-Anton Boiangiu

2. Managementul Proiectelor Software
Capitolul 4. Managementul bugetului

3. Estimarea Costurilor
Estimarea costurilor unui proiect reprezinta in mare bugetul acelui proiect
Succesul acestei etape depinde de modul in care atat managerii, cat si clientii inteleg foarte bine toate cerintele si implicatiile unui proiect
Estimarile de cost initiale pot duce la renuntarea la un anume proiect din partea clientului, datorita lipsei de profitabilitate a investitiei; asta nu inseamna nici pe departe ca estimarile nu au fost corecte
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

4. Estimarea Costurilor
Ordinul de marime (rough order of magnitude - ROM)
este utilizat în cazuri de urgenţă când nu există timp pentru analiză mai detaliată.
are o marja de eroare de -25%/+75%
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006
Sursa: Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

5. Estimarea Costurilor Estimarea preliminară
se bazează pe un studiu de fezabilitate deja existent, cunoscându-se principalele costuri cu echipamentele şi dotările necesare
are o precizie de 20% şi beneficiază de un decupaj ierarhizat al activităţilor ce vor fi efectuate
este prima exprimare bugetară a proiectului
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

6. Estimarea Costurilor Estimarea de bază Estimarea detaliată
prezintă costurile pe activităţi şi posturi de execuţie cu o precizie de 10%, iar riscurile sunt şi ele evaluate
se realizează astfel un buget al obiectivelor care va fundamenta decizia de investiţie în proiect
Estimarea detaliată
are o precizie de 5% şi permite evaluarea unei oferte de prestaţie care se identifică cu oferta clientului
este riguroasă şi analitică, durează şi costă
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

7. Estimari exacte
Pentru a realiza o estimare corecta a costurilor, trebuiesc luate in considerare urmatoarele elemente:
Domeniul produsului – cerintele si caracteristicile produsului software
Domeniul proiectului – cerintele proiectului, lista de task-uri, constrangerile, modalitatile de control, etc.
Diverse presupuneri precum cele referitoate la disponibilitatea tuturor resurselor necesare, intarzieri, etc.
Contrangeri
Constrangeri de timp
Constrangeri referitoare la resurse
Constrangeri de buget
Constrageri ale mediului de dezvoltare, etc.
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

8. Estimarea Costurilor - Riscuri
Probleme ce pot devasta bugetul estimat al unui proiect:
Erori si omisiuni in munca planificata pentru proiect – anumite activitati care nu au fost planificate trebuiesc realizate
Lipsa de comunicare – poate conduce la situatii in care anumite activitati trebuiesc refacute sau corectate
Erori in controlul calitatii
Lipsa de fiabilitate a echipamentelor hardware folosite
Greseli in colectarea cerintelor proiectului
Greseli in managementul proiectului
Etc.
Solutia: Includerea unei rezerve pentru situatii neprevazute in estimarea de buget a proiectului.
Building Your Project Budget Teresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

9. Controlul Costurilor – Definitii
Costul reprezintă sarcina sau cheltuiala suportată de către un agent economic pentru a realiza o activitate productivă sau a utiliza un produs sau un ansamblu de activităţi
Preţul reprezintă un echivalent monetar al produsului, un parametru esenţial al tranzacţiei comerciale. Preţul devine pentru utilizator un element de cost.
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

10. Controlul Costurilor
Controlul costurilor unui proiect comportă o serie de aspecte deosebit de rafinate şi delicate, cu un grad ridicat de risc, datorate unor condiţii de lucru mai mult sau mai puţin justificate:
depăşirea bugetului prevăzut prin executarea unor activităţi suplimentare neincluse în proiectul iniţial
stagnarea activităţilor datorită unor defectuoase aprovizionări sau a unor subcontractări neonorate la timp
neîndeplinirea obiectivului propus la nivelul performanţelor angajate
repartiţia necorespunzătoare a bugetelor alocate şi necorelarea acestora cu termenele sau problemele tehnologice
estimarea necorespunzătoare a volumului şi distribuţiei bugetului necesar pentru realizarea proiectului
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

11. Clasificarea costurilor
Costurile se definesc prin:
câmpul de aplicaţie al costurilor
conţinutul costurilor
momentul de calcul al costurilor
Clasificare (d.p.d.v. al campului de aplicatie)
costuri pentru funcţia economică (cercetare, aprovizionare, producţie, vânzare, etc.)
costuri în funcţie de zona de exploatare (costul pentru locul de muncă, de atelier, de uzină, etc.)
costuri pe activitatea de exploatare (produse, familii de produse)
costuri pe centre de responsabilitate (studii de piaţă, dezvoltare, industrializare)
alte costuri (pe departamente, pe clienţi, etc.)
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

12. Clasificarea costurilor
Clasificare (d.p.d.v. al continutului)
costul manoperei directe; valoarea dată direct personalului ce îşi aduce contribuţia la concepţia şi realizarea subsistemelor constitutive ale proiectului
costul manoperei indirecte; valoare prin care se recompensează personalul care întreţine echipamentele, gestionarii de la magazii, etc.
costul managementului proiectului; include costurile aferente activităţilor de conducere a proiectului
costul componentelor şi pieselor necesare pentru realizarea proiectului în toate fazele sale, de la prototip până la materializarea sa ca un bun dat pentru exploatare
cost primar, constituit ca suma tuturor costurilor directe (manoperă şi materiale) utilizate pentru realizarea proiectului
costuri de amortisment al echipamentelor utilizate în proiect
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

13. Clasificarea costurilor
costul de achiziţie a echipamentelor necesare proiectului (maşini, instrumente de măsură)
costuri variabile; se efectuează proporţional cu volumul producţiei şi include în principal salarizarea directă, materiile prime, materialele, energia (costul primar)
costuri indirecte; costuri de regie, care reprezintă sumele prevăzute pentru administrarea proiectului, asigurarea dotărilor, întreţinere, iluminat, etc., în general activităţi susţinătoare ale activităţii de bază
costuri fixe; costuri care rămân neschimbate şi se efectuează indiferent de volumul producţiei realizate (chirii, taxe, asigurări, administraţie)
costuri de contract; costuri care regrupează o serie de angajamente efectuate în cadrul proiectului de o serie de factori externi.
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

14. Clasificarea costurilor
Clasificare (d.p.d.v. al momentul calculului)
costul constatat, un cost istoric şi real calculat aposteori
costul prestabilit, calculat apriori, înainte de a demara activităţile, un cost previzionat, care susţine decizia.
Project Cost Management A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition (pg ), Project Management Institute Inc., 2004

15. Optimizarea costurilor proiectului
Optimizarea costurilor cuprinde un complex de activităţi prin care se realizează cel mai avantajos compromis între performanţe, termene şi costuri
Acest compromis rezultă după multiple negocieri între actorii implicaţi în proiect, mai ales pe relaţia client/furnizor precum şi în urma unor analize comparative între diferitele soluţii funcţionale şi tehnice

16. Optimizarea costurilor proiectului
Optimizarea costurilor pe relaţia client/furnizor, comportă patru etape de negociere:
compromisul nevoie/funcţiune: utilizatorul îşi exprimă dorinţele în termeni de performanţe, termene şi cost de achiziţie (şi utilizare), iar furnizorul formulează o propunere cu cel mai bun cost global
compromisul funcţiunii de serviciu/concepţia produsului: proiectantul caută soluţii tehnice conceptuale mai puţin costisitoare pentru performanţele dorite de utilizator
compromisul proiectant-executant/furnizori: se obţine din partea furnizorilor (subcontractori, materiale, echipamente) preţul cel mai competitiv posibil
compromisul concepţia produsului/realizare: executantul se străduieşte să optimizeze costurile de producţie prin planificarea sarcinilor şi gestionarea economică a resurselor

17. Optimizarea costurilor proiectului
Optimizarea costurilor cu ajutorul matricei costuri/funcţiuni
Matricea costuri/funcţiuni este specifică analizei valorii şi ea răspunde la întrebarea: Cum cifrăm costurile funcţiunilor ştiind că funcţiunea nu corespunde totdeauna unei piese sau unui subansamblu bine precizat
Matricea costuri/funcţiuni combina pe principiul clasic al axelor X şi Y: lista exhaustivă de funcţiuni care trebuie să le satisfacă produsul pe axa X şi costul elementelor care participă la realizarea funcţiunii respective, pe verticală fiind înşiruite piesele constitutive

18. Optimizarea costurilor proiectului
Informaţii asupra costurilor - Estimatorul doreşte să posede informaţii cât mai complete şi mai recente despre costurile materialelor şi a serviciilor angrenate în execuţia proiectului. Există o serie de surse de informaţii care trebuie consultate:
documente contabile cu privire la proiectele anterioare
rapoartele proiectelor realizate
costurile interne ale întreprinderii (salarii, amortismente)
cataloage şi devize de la furnizori
reviste de specialitate
cursuri valutare, dobânzi bancare, etc.

19. Bugetul proiectului
Definitie: Bugetul proiectului reprezintă suma pusă la dispoziţia echipei de proiect pentru a realiza conform exigenţelor caietului de sarcini respectând calitatea şi termenele impuse
Bugetul iniţial al proiectului trebuie să conţină:
sarcinile, costurile şi eventualele rezerve
liniile de bugetare
modul în care se urmăresc costurile
abaterile tehnice permise şi suporturile bugetare suplimentare aferente acestora

20. Bugetul proiectului
Echipa proiectului trebuie să depună eforturi de a se menţine în limita impusă de bugetul proiectului, care specifică următoarele caracteristici esenţiale:
în plan general, resursele devin prioritare în gestionarea proiectului
bugetul reprezintă o expresie financiară a programului de acţiune şi urmărire a cheltuielilor şi echivalează cu controlul derulării proiectului
bugetul reprezintă cadrul contractual esenţial în conducerea proiectului

21. Managementul Costului de Proiect
Managementul Costului de Proiect (PCM - Project Cost Management) include procesele cerute care sa asigure ca proiectul va fi finalizat in limitele bugetului aprobat
Principalele subprocese ale Managementului Costului de Proiect (Project Cost Management)
Planificarea resurselor (Resource Planning) determinind care resurse (oameni, echipament, materiale) si ce cantitati in parte, ar trebui utilizate pentru a operationaliza activitatile de proiect
Estimarea Costului (Cost Estimating) - dezvoltarea unei aproximatii (estimari) a costului resurselor necesare finalizarii activitatilor proiectului
Bugetarea Costului (Cost Budgeting) alocarea unei estimari de cost generale a activitatilor de munca depusa indiviidual
Controlul Costului (Cost Control) controlul tuturor schimbarilor bugetului de proiect

22. Managementul Costului de Proiect
Managementul Costului de Proiect este in special preocupat cu costul resurselor necesare finalizarii activitatilor proiectului
Oricum Managementul Costului de Proiect ar trebui sa considere efectul deciziilor de proiect asupra costurilor, prin folosirea produsului proiectului
De exemplu, limitind numarul de verificari/revizuiri ale proiectului se poate reduce costul de proiect ridicind insa cheltuielile legate de exploatare pe care le va intreprinde clientul insa. Aceasta perspectiva ampla de privire a Managementul Costului de Proiect este deseori denumita costurile ciclului de viata (life-cycle costing)
Life-cycle costing impreuna cu tehnicile de Ingineria Valorii sunt folosite pentru reducerea costului si timpului, pentru cresterea calitatii si performantei cit si pentru optimizarea mecanismului de decizie.

23. Managementul Costului de Proiect
In multe zone de aplicatie, previzionind si analizind perspectiva performantei financiare a produsului proiectului, activitatea PCM e facuta exterior proiectului
In altele (in cazul proiectelor de investitii imobiliare de exemplu), Managementul Costului de Proiect include de asemenea acest efort
Cind asemenea predictii si analize sunt incluse, Managementul Costului de Proiect va include procese aditionale si tehnici numeroase de management general cum ar fi contul de profit si pierderi, elementele de fezabilitate, rata profitului, rata dobanzii, perioada de amortizare
Managementul Costului de Proiect ar trebui sa considere de asemenea si informatiile care vin din partea participantilor (stakeholders) - diferiti participanti pot masura si dimensiona costurile proiectului in maniere specifice si in momente cu totul diferite ale proiectului
De exeplu, costul unui articol poate fi masurat in diferite momente, cind e sesizat ca necesar cind cadrul proiectului, cind e comandat furnizorului, cind e livrat, cind e exploatat si in functiune sau/si cand e trecut in evidentele contabile

24. Managementul Costului de Proiect
Cind costurile proiectului sunt folosite ca o componenta de recompensa sau de recunoasterea sistemului, costurile controlabile si necontrolabile ar trebui estimate si bugetate separat, cu scopul de a asigura astfel faptul ca premierea va reflecta performanta respectiva
In cazul unor proiecte, in special in cazul celor reduse ca dimensiune, planificarea resurselor (resource planning), estimarea de costuri (cost estimating) cit si bugetarea costurilor (cost budgeting) sunt strict legate de faptul ca ele sunt privite ca un singur proces (pot fi efectuate de un singur individ in cadrul unei perioade scurte de timp)
Ele sunt prezentate ca procese distincte deoarece instrumentele in parte, sunt diferite
Abilitatea de a influenta costurile este cea mai mare in perioadele initiale ale proiectului cit multe din obiective nu au o definire limpede si riguroasa.

25. Analiza principalelor subprocese ale PCM
Planificarea resurselor (Resource Planning)
Intrari
WBS - Work Breakdown Structure
Informatii istorice
Domeniul de aplicabilitate
Descrierea resurselor disponibile
Politicile organizatiei
Estimarile duratelor activitatilor
Instrumente si tehnici
Opinia expertilor
Identificarea alternativelor
Managementul proiectelor software
Iesiri
Necesarul de resurse

26. Analiza principalelor subprocese ale PCM
Estimarea Costului (Cost Estimating)
Intrari
WBS - Work Breakdown Structure
Necesarul de resurse
Rate orare (resurse)
Estimarile duratelor activitatilor
Metodologii stiintifice referitoare la tehnologia estimarii
Informatii istorice
Planul de conturi
Riscuri
Instrumente si tehnici
Estimari prin analogie
Modelare Parametrica
Estimare Bottom-Up
Instrumente de calcul computerizat
Alte metode de estimare a costului
Iesiri
Estimari de cost
Detalii suport
Plan de management al costului

27. Analiza principalelor subprocese ale PCM
Bugetarea Costului (Cost Budgeting)
Intrari
Estimarile de cost
WBS Work Breakdown Structure
Planificarea proiectului
Planul de management al riscului
Instrumente si tehnici
Tehnici specifice de bugetare a costului
Iesiri
Cost estimat initial (baseline)

28. Analiza principalelor subprocese ale PCM
Controlul Costului (Cost Control)
Intrari
Cost estimat initial (baseline)
Raportari performanta
Plan cereri modificare
Plan de management al costului
Instrumente si tehnici
Sistem de control al modificarii costului
Masurarea Performantei
Managementl Valorii Adaugate – “Earned value management” (EVM)
Planificare suplimentara
Instrumente de calcul computerizat
Iesiri
Estimari cost revizuite
Buget actualizat
Actiuni de corectare
Estimare la terminare
Inchiderea proiectului
“Lectii” invatate