OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA KONSEP SISTEM FAIL OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA

KONSEP SISTEM FAIL 1. 2. 3. A G H I A A N Prosedur B I R R E T G S I PEWUJUDAN REKOD 1. MENGKELAS 2. MENGINDEKS KAEDAH FAIL (Filing Method) KAEDAH REGISTRI (Straight Forward Alphabetic) 1. Kaedah Indexing 2. Kaedah warna (colour coding) 3. Kaedah Geografic 4. Kaedah Universal Subject classification. 5. Kaedah Kelompok (Block Numeric) 6. Kaedah soundeks 7. dll Maklumat SKIMA FAIL (Filing Scheme) A G H I MANUAL FAIL THESAURUS FAIL A A N Prosedur B UNIT-UNIT FAIL Peralatan I R Peruntukan R Manusia E T G S I 3. MENYIMPAN & MENGESAN SUSUNAN FAIL (File Arrangement)

SISTEM Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat. Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran. Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

APA DIA FAIL BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR). “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”. SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK. TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

SISTEM FAIL Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan: Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan Fail Pemisahan Fail Titikpusatnya ialah: Unit Registri Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri Bahagian Pendaftaran Fail Bahagian Pendaftaran Mail Bahagian Rekod Pusat Rekod

Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:. Mengadakan Fail. Mentiadakan Fail Fungsi asas Bahagian/Unit Registri: Mengadakan Fail Mentiadakan Fail Mengedarkan Fail Mengesan Kembali Fail Memisahkan Fail

TUGAS UTAMA SISTEM FAIL Proses: MENGKELAS MENGINDEKS MENYIMPAN MENGESAN KEMBALI KAEDAH FAIL Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

MATLAMAT SISTEM FAIL Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang ditetapkan dengan kos/perbelanjaan yang terendah BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS? Input Proses output

KOMPONEN SISTEM FAIL INPUT PROSES OUTPUT Maklumat 1. PENUTUPAN FAIL Peralatan Peruntukan Manusia Prosedur: SKIMA FAIL Manual Thesaurus: -Housekeeping - Functional Pendaftaran Pergerakan 1. PENUTUPAN FAIL i. Mengkelas ii. Mengindeks iii. Mengesan 2. PENYIMPANAN, PEMELIHARAAN & PENGGUNAA FAIL 3. PEMISAHAN FAIL MAKLUMT Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan. Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah. MATLAMAT:

PENGKELASAN Ertinya:- - Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks - Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri Contohnya: Housekeeping Functional Tahap Keselamatan Kod/Jenis

AKTIVITI PENGKELASAN - Penyediaan Tesaurus - Penyediaan Kod - Penyediaan Skima

KAEDAH KELASIFIKASI - Abjad (Alphabetic) - Nombor (Numeric) - Alphanumeric (Abjad + Nombor) - Perkara - Kronologi - Geografi - Warna - Nama - Dan Lain-lain

PENGKELASAN PERKARA Perkara Ertinya: Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep. Pengkelasan Perkara bermakna: Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

MENGINDEKS (MENGFAHARASAT) Ertinya: - Menyediakan petunjuk - Berdasarkan perkataan- perkataan yang dipilih dari tajuk fail

AKTIVITI MENGINDEKS - Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara - Menyusun mengikut abjad

KAEDAH MENGINDEKS - Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail - Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A - Komputer - Kod Indeks 3” x 5” - Penyusunan Mengikut Abjad - Penyusunan Mengikut Nombor

MENGESAN Mendapatkan semula maklumat mengikut sistem yang telah disediakan

AKTIVITI MENGESAN - Rujuk Indeks - Kawal Edaran - Penyusunan fail dalam kabinet/rak

KAEDAH MENGESAN - Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad - Penggunaan Kad Edaran Fail - Penggunaan Komputer - Penggunaan Senarai Fail atau Buku Daftar Fail - Penggunaan Buku Daftar Surat

SIRI FAIL Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.

TERIMA KASIH