Abilități manageriale & Exercițiu practic

Abilități manageriale & Exercițiu practic
Implementat de Abilități manageriale & Exercițiu practic Conf. univ dr. Mihaela Vasilescu Universitatea Ecologică București 20-22 Septembrie 2016 Chișinău Mihaela Vasilescu

Cuprinsul prelegerii 4 SARCINILE MANAGERULUI Planificarea Organizarea
Coordonarea Controlul Comanda Luarea deciziilor LUCRUL ÎN ECHIPĂ Etape în evoluția echipei Avantajele și dezavantajele lucrului în echipă Motivarea echipei PROCESE ÎN ECHIPĂ Comunicarea Abordarea conflictelor Negocierea Exercițiu practic – abordarea preferată a rezolvării conflictelor 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Introducere Scopul prelegerii
De a prezenta cursanților noțiunile de bază privind sarcinile managerului, lucrul și procesele în echipă. Obiectivele educaționale Să se înțeleagă noțiunile de bază aferente domeniului abilităților manageriale Să se discute cu formatorul și cu colegii aspectele care necesită clarificări Să se aplice practic cele învățate: abordarea preferată a rezolvării conflictelor pentru dobândirea de cunoștințe și abilități. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Abilități manageriale
SARCINILE MANAGERULUI Managerul trebuie să îndeplinească o serie de sarcini, fapt realizat împreună cu celelate componente ale structurii de conducere. Aceste sarcini sunt: Planificarea Organizarea Coordonarea Controlul și rezolvarea problemelor Comanda. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Planificarea Procesul prin care se stabilesc: scopul, obiectivele, rezultatele așteptate, activitățile, resursele necesare (inclusiv bugetul), desfășurarea activităților în timp. Este munca pe care o face un manager pentru a hotărî viitorul unei acțiuni. Planificarea constă în: Prognoze: încearcă să estimeze ce este posibil să se întâmple cu o afacere, proiect, piața, în viitor. Obiective: rezultatele dorite pe termen scurt, mediu și lung (cuantificabile) Programe (activități): etpele/ activitățile necesare pentru realizarea obiectivelor, într-o anumită ordine, ținând cont de nevoile și cerințele echipei Orare: pun programul într-un cadru definit de timp Bugete/ resurse necesare: distribuie resursele cerute pentru a duce la îndeplinire sarcinile la timp Proceduri: ajută la standardizarea muncii, astfel încât să se mențină continuitatea și consecvența Politici: sunt linii directoare stabilite pentru a rezolva problemele care se repetă. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Procesul de planificarea are câteva caracteristici pe care managerul trebuie să le cunoască: Implica decizia în prezent asupra a ceva de îndeplinit în viitor. Faptul că viitorul este impredictibil îi face pe unii manageri să aibă îndoieli. Planificarea implică de obicei schimbare. În general oamenii au tendința să opună rezistență schimbării, mai ales dacă nu o înțeleg sau nu o acceptă. Planificarea trebuie să includă modalități de rezolvare a unor astfel de probleme. Planificarea este într-o oarecare măsură un proces static. Nu este vizibilă o activitate intensă și nici un produs fizic nu apare ca rezultat direct. Oamenii preferă să continue lucrul decât să se gândească la el. Multe critici se îndreaptă către cei ce nu par să facă ceva. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Organizarea Procesul prin care se definesc și se alocă sarcinile într-un grup sau într-o organizație, în vederea realizării eficiente a unei anumite activități. Organizarea constă în: Stabilirea structurii grupului/ organizației în vederea distribuirii oamenilor, muncii și resurselor în relații efective și eficiente Delegarea responsabilităților și autorității oamenilor și responsabilizarea lor pentru obținerea rezultatelor. Acestea presupun: Divizarea activității în subactivități Divizarea muncii în sarcini în funcție de specializare și de necesitatea motivării oamenilor Alocarea sarcinilor pe grupuri/ echipe Atribuirea de răspunderi Conceperea mecanismului de comunicare și coordonare Conceperea mecanismului de control Conceperea mecanismului de evaluare. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Coordonarea Procesul prin care se asigură realizarea în paralel a diferitelor sarcini de către persoane și/sau grupuri, astfel încât să se obțină rezultatele intermediare și finale la momentele și în parametri așteptați. Controlul Procesul prin care conducătorul se asigură că activitățile se realizează efectiv și eficient. Controlul este esențial deoarece: Permite adaptarea grupului/ organizației la cerințele mediului extern Asigură funcționarea eficientă a organizațiilor complexe Permite identificarea și rezolvarea problemelor. Controlul poate fi efectuat: Înaintea începerii acțiunii (ex ante) Pe durata acțiunii După terminarea acțiunii (ex post). CONTROL GENERAL CONTROL ÎN PUNCTE CRITICE 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Comanda Procesul prin care managerul formulează și transmite decizia către persoanele sau grupurile care urmează să o pună în practică. Luarea deciziilor Cuprinde următoarele etape: Identificarea problemelor Planul Comportamentul altora în condiții similare Opinii ale altor persoane. Este procesul prin care se concepe o succesiune de acțiuni care urmăresc rezolvarea problemei identificate. Parametri deciziei sunt calitatea (adecvarea la situație) și durata luării deciziei. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

C1 C2 Abilități manageriale G Modelul comportametului managerilor după Vroom și Yetton Managerul autocratic, de tip A1 – va lua decizii bazate pe informații disponibile deja fără a mai căuta; problema este a lui și o va rezolva luând singur decizia. Mangerul autocratic, de tip A2 – va culege informații pe care le va adăuga celor pe care le deține deja, dar va lua tot singur decizia. Managerul consultativ, de tip C1 – va discuta problema cu fiecare dintre subordonați, dar va lua decizia de unul singur, iar aceasta poate să reflecte sau nu opinia subordonaților. Managerul consultativ, de tip C2 – împărtășește problema cu grupul pe care îl conduce și ia decizii singur, care reflectă sau nu opinia subordonaților. Managerul care conduce prin grup, de tip G – împărtășește problema cu grupul, el moderează discuția grupului și nu apără puncte de vedere, generează și evaluează alternative, căutând consensul grupului. Care tip de manager vi se pare adecvat pentru formatorul care conduce un program de formare? 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

LUCRUL ÎN ECHIPĂ Echipa este un grup formal constituit, care urmărește un obiectiv bine definit, îndeplinește o serie de activități specifice, acționează coordonat și interacționează regulat și frecvent. Echipa are o serie de trăsături specifice. Ea are un număr definit de membri, o structură explicită de roluri care sunt independente. Echipa are o identitate diferită de cea a membrilor săi, care însă au formulat un obiectiv comun. Echipa are căi de comunicare definite și sisteme de evaluare a eficacității. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Etape în evoluția echipei Ciclul de viață al echipei cuprinde cinci etape: formarea, răbufnirea, normarea, funcționarea, dizolvarea. Formarea echipei: este perioada în care membri echipei abia constituite se cunosc reciproc, își tatonează opțiunile, valorile, limitele, capacitatea profesională. Este o perioadă caracterizată de nevoia membrilor de a fi ascultați și de a se asculta unul pe celălalt. Cu toții depun eforturi pentru clarificarea obiectivelor lor. Datorită slabei cunoașteri reciproce, se lucrează preponderent individual, iar performanța este sub standardul așteptat. Răbufnirea: este perioada în care membri echipei simt nevoia acută de definire a rolurilor (a se vedea prelegerea 2), odată ce obiectivele au fost formulate în prima etapă. De aici derivă și nevoia de afirmare a 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

intereselor personale. Cunoașterea achiziționată în prima etapă este suficientă pentru a considera percepția celuilalt ca pe o potențială amenințare. Astfel apar conflictele deschise, care au un rol constructiv atunci când sunt recunoscute și abordate ca procese de clarificare și stabilire a rolurilor în echipă. Echipa se comportă ca un grup în care fiecare lucrează individual. Performanța echipei scade în raport cu etapa de formare. Normarea: este caracterizată de elaborarea și adoptarea normelor de funcționare a echipei. Odată formulate și clarificate obiectivele în primele două etape, echipa își formează acum procedurile de acțiune. Se lucrează în grup, performanța este în creștere rapidă, dar continuă să fie o performanță individuală. Grupul a evoluat într-o echipă potențială. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Funcționarea: este caracterizată de creșterea vertiginoasă a efectivității și eficienței echipei. Performanța este a grupului și este evaluată prin sisteme clare și recunoscute. Cunoașterea reciprocă, efectuată în etapele anterioare, stimulează încredera reciprocă și comunicarea. Aceasta permite apariția a două comportamente esențiale: preocuparea pentru dezvoltarea personală și valorificarea creativității membrilor. Dizolvarea: intervine în cazul echipei de înaltă performanță, care își cunoaște foarte bine resursele și a atins standarde înalte de performanță. Echipa este recunoscută de către organizație și posibil chiar în afara ei. Echipa este acum expusă riscului “gândirii de grup”, caracterizată de un comportament prin care membri se închid la sugestii venite din exterior, în virtutea recunoașterii pe care o are echipa și a performanței sale. Această lipsă de receptivitate la mediu poate fi unul din motivele dizolvării ei (în cazul în care ea nu se dizolvă datorită încheierii misiunii pentru care a fost constituită). Pentru membri echipei, perioada este încărcată de stres, datorită șocului despărțirii, căutării unei alte echipe, adaptării la un nou grup. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Etapele evoluției echipei Performanța individuală Dizolvare Funcționare Normare Formare Răbufnire Echipă de înaltă performanță Echipă potanțială Echip reală Pseudo echipă Grup de lucru Eficiența echipei 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Eficiența echipelor depinde de o serie de factori precum: Existența unui lider eficient Înțelegerea și asumarea misiunii Mecanismele de funcționare Capacitatea de învățare, capacitatea de inovare Cultura grupului Faza de dezvoltare Repartiția rolurilor în echipă și interacțiunile dintre ei Adecvarea stilului de conducere la situație Definirea sarcinii. La acestea se adaugă aspectele specifice fiecărei echipe. Mărimea echipei este importantă, dată fiind creșterea în progresie geometrică a interacțiunilor într-un grup în raport cu numărul membrilor săi (12 este volumul optim al unei echipe, așa cum sugerează cercetătorii americani). Componența echipei din punct de vedere al competențelor, dar și al valorilor membrilor este și ea importantă. O echipă multiculturală beneficiază de creativitatea rezultată din diversitate, dar ea va consuma resurse individuale pentru crearea unei culturi unice. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

În echipă sunt evidențiate 2 tipuri de interacțiune între membri: procesele legate de îndeplinirea sarcinii: repartizarea și gestionarea activităților, organizarea și controlul, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor, culegerea și distribuția informației, negocierea, rezolvarea conflictelor. procesele de menținere a grupului: stabilirea identității grupului, dezvoltarea personală, motivarea membrilor, recunoașterea contribuției personale, câștigarea și recunoașterea statutului social. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

În echipă se manifestă 3 categorii de comportamente ale membrilor: Comportamentele orientate spre îndeplinirea sarcinii: rezumarea problemelor și a stării de fapt pentru a clarifica palierul de discuție, inițierea de acțiuni constructive, diagnosticarea problemelor, culegerea și distribuția de informație referitoare la îndeplinirea sarcinii. Comportamentele orientate spre menținerea armoniei realțiilor dintre membri: disponibilitatea pentru nevoia celuilalt, empatia, oferirea de feed back pozitiv pentru a susține motivația. Comportamentele orientate spre binele personal (pot avea efecte negative). Ele sunt comportamente agresive sau defensive, ambele fiind neconstructive în sine. Blocarea propriei contribuții în urma unei frustrări personale este un comportament în oglindă cu diminuarea contribuțiilor altora pentru a se scoate pe sine în evidență. Monopolul unei activități este un comportament care apare frecvent sub pretextul devotamentului față de locul de muncă. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Avantajele și dezavantajele lucrului în echipă Lucrul în echipă presupune conjugarea unor aptitudini și experiențe diverse, dar poate genera izolare față de restul organizației. Echipa asigură aprecierea contribuțiilor membrilor săi, dar există riscul apariției gândirii de grup, ca perspectivă nerealistă asupra mediului. Membrii unei echipe au prilejul de a învăța unii de la ceilalți și se bucură de sprijin și antrenare reciprocă. Pot însă apărea conflicte interne generate de agendele ascunse ale indivizilor, care sunt distrugătoare pentru întreaga echipă și uneori chiar pentru organizație. Echipa se bucură de un anumit grad de independență față de organizație, însă există posibilitatea apariției concurenței între echipe în interiorul organizației. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Comportamente în echipă Inițiere Diagnosticare Rezumare Culegere/ distribuție informație Orientare spre sarcină Atac/ apărare Orientare spre sine Orientare spre relație Disponibilitate Compasiune Blocare Feed back pozitiv Monopol Diluarea contribuțiilor Încurajare 26/11/2018 XXX

Motivarea echipei Motivarea este procesul prin care oamenii adoptă un anume comportament în vederea atingerii unor scopuri personale. Este o forță pozitivă prin care individul își poate împlini o nevoie sau o așteptare. Piramina în 5 trepte a nevoilor umane definită de Maslow, este interpretată pe 3 niveluri de nevoi de către Alderfer și sintetizată de către Hertzberg în 2 grupe de factori de motivație care acționează asupra angajatului. Împlinire personală Recunoaștere Dragoste Siguranță MASLOW Abraham – psiholog american ( ) Fiziologice Nevoile - MASLOW 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Nevoile ca un continuum - ALDERFER Factorii motivării - HERTZBERG MOTIVATORI De creștere De creștere Împlinire personală Împlinire personală De relație Recunoaștere De relație Recunoaștere DE IGIENĂ Dragoste Dragoste ALDERFER Clayton – psiholog american (1940 – 2015) HERTZBERG Frederick – psiholog american (1923 – 2000) Siguranță De existență Siguranță De existență Fiziologice Fiziologice 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

PROCESE ÎN ECHIPĂ Comunicarea Este un schimb de semnale care are loc cu scopul de a informa, instrui, convinge. Acest schimb se bazează pe existența unor semnificații comune, este condiționat de contextul relațiilor dintre cei care comunică și dependent de contextul social. Comunicarea este un proces de transmitere și primire a informației – fapte, intenții, atitudini, etc. – cu scopul de a obține o reacție din partea receptorului. Ca atare, comunicarea este incompletă dacă informația nu este recepționată și înțeleasă. Rezultatul înțelegerii mesajului poate consta în schibarea atitudinii – ceea ce califică procesul de comunicare ca un proces de învățare. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Bariere în calea comunicării Receptarea poate fi blocată de supraîncărcarea cu informație, zgomotele perturbatoare, valorile receptorului. Înțelegerea poate fi blocată de canale lungi de comunicare, neadecvarea mesajelor la receptori, expresiile vagi, diferențele în statutul interlocutorilor și inabilitatea de a asculta a interlocutorilor. Acceptarea este cel mai adesea îngreunată de prejudecăți și conflicte interpersonale. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Factorii de succes ai comunicării: Credibilitatea – dată de climatul de încredere, competența comunicatorului Contextul – adecvarea programului la realitate Conținutul – mesajul are înțeles pt auditoriu și este compatibil cu valorile acestuia, este relevant pt situație, promite satisfacții și recompense Claritatea – mesajul este formulat simplu Continuitatea și coerența – repetarea asigură convingerea și învățarea Canalele – utilizarea canalelor accesibile și acceptate de auditoriu Capacitatea de înțelegere a auditoriului – asigurarea unui efort minim de înțelegere. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Abordarea conflictelor Problema este o stare de fapt negativă manifestată la nivelul grupului, individului, organizației. Ea este caracterizată de existența mai multor alternative, care pot avea un efect important asupra situației și de existența îndoielilor asupra alegerii optime. Suse ale problemelor echipei sunt: Statisfacerea statutului individual al membrilor Îndeplinirea sarcinilor Interacțiunile între membri Contextul extern Stadiul de dezvoltare al echipei. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

3 abordori ale problemei: Rezolvarea: se bazează pe valorificarea experienței trecute și pe folosirea bunului simț. Se operează cu încercări și erori până când se obține un rezultat satisfăcător. Metode specifice de abordare a probemelor: teste, chestionare, interviuri. Soluționarea: utilizează aplicarea unei soluții încercate anterior pt obținerea unor rezultate satisfăcătoare. Metode specifice: modele matematice, experimente. Dizolvarea: schimbă caracteristicile mediului în care apare problema. Metode specifice: observarea, măsurarea, testele, interviurile, chestionarele. Strategii de abordare a conflictelor Impunere Confruntare Colaborare Compromis Evitare Adaptare Cooperare 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Strategii pentru abordarea conflictelor inter-personale În funcție de gradul de impunere a interesului propriu și de gradul de cooperare pentru menținerea relațiilor cu ceilalți, există 5 strategii: Forțarea – se referă la satisfacerea propriilor interese în detrimentul celorlați Concesia – va satisface interesele ceiluilalt în detrimentul propriilor interese Eschivarea – va lasă problemele nerezolvate, generând frustrare și acumulare de tensiuni Compromisul – va opține satisfacție parțială pentru ambele părți Colaborarea – este singura strategie care oferă satisfacție pentru ambele părți, invitând la concentrarea pe problemă și nu pe interesul individual. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Prevenirea apariției conflictelor inter-personale se poate face prin clarificarea scopurilor, distribuirea resurselor, recompense non-financiare, activități de acomodare a membrilor grupului, adecvarea stilului managerial, adecvarea canalelor de comunicare, dezvoltarea aptitudinilor inter-personale. La nivel de organizație, conflictele sunt abordate prin evitare, aplanare, confruntare sau negociere. Evitarea conflictelor: este caracterizată de un comportament prin care gândurile sunt ținute ascunse, în care se renunță imediat la acțiune și persoanele se retrag. Consecințele acestui comportament sunt perpetuarea problemelor, scăderea satisfacției grupului, sentimentul de supraviețuire în care unii câștigă, alții pierd. Aplanarea conflictelor: este caracterizată de amânarea confruntării și abordarea în schimb a unor probleme minore. Consecințele sunt rezolvările tardive, disiparea energiilor, creșterea incertitudinii, situații în care nimeni nu câștigă. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Confruntarea: înseamnă impunerea soluției și atunci comportamentul specific este de pedepsire sau mituire, constrângere. Consecințele sunt de ostilitate și o situație în care unii câștigă, alții pierd. Negocierea: soluției înseamnă concentrarea pe problemă, nu pe interese personale. Consecințele sunt identificarea soluției, eliminarea problemei, dezvoltarea spiritului de echipă și obținerea unei situații în care toți câștigă. Pentru o abordare constructivă a conflictelor, se vor asigura câteva cerințe de bază: Se culeg toate informațiile relevante înainte de alegerea strategiei. Se încearcă implicarea tuturor celor vizați de conflict. Se identifică și se polarizează opiniile, iar problema se analizează în raport cu mediul extern. În analiza prolemei se va urmări obținerea consensului. 26/11/2018 Mihaela vasilescu

Negocierea standard și principială Negocierea Este procesul prin care îi determini pe ceilalți să accepte și să aplice punctele tale de vedere. Există două stiluri de negociere: Negocierea de pe poziții (standard) care poate fi conciliantă “slabă” sau neconciliantă “dură” și Negocierea principială. SLABĂ DURĂ PRINCIPIALĂ Participanții sunt prieteni Participanții sunt adversari Participanții rezolvă problema Scopul = acordul Scopul = victorie Scopul = rezultat înțelept, atins în mod amical Faci concesii pentru menținerea realției Ceri concesii ca o condiție pt menținerea relației Separi problema de persoană Înțelegător cu persoana și cu problema Dur cu persoana și cu problema Conciliant cu persoana, dur cu problema Încredere în ceilalți Neîncredere în ceilalți Independent de încredere Schimbi ușor poziția Ții cu dinții de poziția ta Focalizare pe interese, nu pe poziții Faci oferte Lansezi amenințări Identifici interesele 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Pentru succesul negocierii, trebuie clarificate: natura conflictului, conținutul problemei, natura problemei și cauzele ei, soluția care ar exista și soluția corectă. SLABĂ DURĂ PRINCIPIALĂ Prezinți limitele de negociere Nu comunici limitele Eviți limitele de negociere Accepți pierderi de o singură parte Soliciți pierderi de o singură parte ca o condiție pt acord Creezi alternative: câștigă ambele părți Cauți un singur răspuns, cel acceptat de celălalt Cauți un singur răspuns, cel acceptat de tine Creezi opțiuni, decizia se ia ulterior Insiști pe obținerea acordului Insiști pe propria poziție Insiști pe criterii obiective Eviți concursul de voințe Câștigi concursul de voințe Standarde independente de voințe Eviți presiunile Aplici presiuni Urmărești principiile. Argumentezi și ești deschis la argumente 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Exercițiu – Abordarea preferată a rezolvării conflictelor
Completați chestionarul Thomas-Killman pentru a identifica preferințele dumneavostră pentru un mod anume de tratre a conflictelor. Încercuți litera din dreptul răspunsului preferat din chestionar (A sau B) Încercuiți litera corespondentă din tabelul centralizator. Scorul maxim indică abordarea preferată în caz de conflict: Confruntare Colaborare Compromis Evitare Adaptare. 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Bibliografie Crosby P. B., The absolutes of leadership, ed. Pfeiffer & Comapny, Londra, 1996 Hiltrop J. M., The essence of negotiation, ed. Prentice Hall, Londra, Schein E. H., organizational culture and leadership, ed. Jossey-Bass, San Francisco, 1989 Succesful team building: putting your workers to work. Cutting costs and improving efficiency. Ramsey: Alexander hamilton Institute Yukl G. A., Leadership in organizations, ed Prentice-Hall, Nwy York, 26/11/2018 Mihaela Vasilescu

Oficii înregistrate, Bonn și Eschborn, Germania
Implementat de În calitate de entitate federală, GIZ sprijină atingerea obiectivelor Guvernului Germaniei de cooperare internațională și dezvoltare durabilă. Publicat de Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Oficii înregistrate, Bonn și Eschborn, Germania Proiectul ”Modernizarea serviciilor publice locale în Republica Moldova” Chișinău, str. Bernardazzi 66 T F I Autori Proiect cofinanțat de În cooperare cu 26/11/2018 XXX

Implementat de Din numele 26/11/2018 XXX

Abilități manageriale & Exercițiu practic

Similar presentations

Presentation on theme: "Abilități manageriale & Exercițiu practic"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback

Log in

Auth with social network:

Abilități manageriale & Exercițiu practic

Similar presentations

Presentation on theme: "Abilități manageriale & Exercițiu practic"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback