1. Memo
Forma prescurtată a cuvântului memorandum (notă internă sau de serviciu)
O modalitate neprotocolară de a semnala un lucru important care s-a petrecut sau se va petrece
Sunt folosite în general pt. comunicarea in interiorul organizaţiei
Foarte rar folosite pt. a comunica cu persoane din afara organizaţiei – în acest scop se folosesc scrisorile; o exceptie = mesajele trimise prin fax care pot să îmbrace forma unor memo-uri
Pentru a le distinge de rapoarte – atunci când cineva din interiorul unei organizaţii alege din proprie iniţiativă să comenteze un anumit aspect, problemă, făcând sugestii sau propuneri, atunci acel document este denumit “memorandum”

2. Forma generală a unui memo
17 aprilie 200x
Către: Ioan Mihalache, director serviciul urbanism
De la: Mihai Ionescu, manager de proiect
Subiect: Prezentarea raportului final de evaluare a
impactului proiectului “Un pom pentru fiecare nou-nascut”
asupra calităţii mediului înconjurator din mun. ……………,
14 mai 200x, ora 14, în sala mare de şedinte
C: Elena Stroie, primar

3. Tipuri de memo Exista 6 mari categorii de memo-uri: De tip buletin
De tip expunere
Informativ
De acţiune
De tip rezumat
Pentru clasare

4. MEMO DE TIP BULETIN Implică o urgenţă Scurt iar stilul e concis
Numele îi vine de la buletinele agenţiilor de presă care semnalează când un lucru important e pe cale să se întâmple

5. Mult mai descriptiv decat precedentul
Este folosit pentru materiale sau situaţii de genul “hai să discutam despre asta”
Se foloseşte adesea stilul de conversaţie

6. MEMO DE TIP INFORMATIV Document descriptiv detaliat
De ex. un document care prezintă acţiunile şi rezultatele unui anumit proiect
Stilul şi tonul unui astfel de memo sunt destul de protocolare

7. MEMO DE TIP ACTIUNE Prezintă acţiunile care vor fi efectuate
Mai ales când se referă la acţiuni viitoare, acest tip de memo lasă loc pentru reacţiile celor care sunt vizaţi
Există de obicei un spaţiu în care cel care ia la cunostinţă îşi trece iniialele

8. MEMO DE TIP REZUMAT
O descriere detaliată sub formă de expunere sau de schiţă
Discuţiile şi acţiunile sunt grupate sub titluri adecvate pentru a uşura desfăşurarea unei şedinţe
Acest tip de memo se foloseşte frecvent şi la evaluarea desfăşurării unui program

9. MEMO PENTRU CLASARE Este destinat dosarului şi nu unei persoane
Nu face decât să consemneze informaţiile şi este stocat ca referinţă
Se folosesc de obicei când avem proiecte complexe, sunt implicaţi mulţi oameni care au păreri diferite şi care trebuie consemnate
Este tipul de memo care se aseamănă unui proces verbal de şedinţă

10. Cum vă imaginaţi că circulă memo-urile într-o organizaţie?
Depinde de tipul de memo şi de numărul de persoane cărora le este destinat
Metoda evidenţă : copierea şi distribuirea lui tuturor persoanelor vizate
Memo “cu traseu”
Afişare la avizier
Anumite tipuri de memo sunt potrivite pentru anumite metode de distribuire: un mesaj cu privire la schimbarea tipului de asigurare poate fi introdus în plicul cu fluturaşul de salariu
Deşi poate părea un lucru banal, de modul în care este trimis şi receptat memo-ul depinde succesul respectivei comunicări

11. Scrisorile
In domeniul relaţiilor publice scrisorile continuă să fie un mediu important de comunicare în cadrul relaţiilor profesionale
Scrisorile au rolul de a informa, de a solicita, de a prezenta/promova, de a transmite documentaţşie, de a explica, de a răspunde/a mulţumi.
Este recomandabil ca scrisorile
să fie concise şi la obiect,
să nu omită infomaţii esenţiale,
să fie redactate într-un tip de literă care să le facă uşor de citit
să nu depăşească o pagina şi jumătate ca lungime

12. Tipuri de scrisori
Autorii de texte pentru relaţii publice trebuie să scrie şase categorii de scrisori:
de informare
de cerere
de prezentare/promovare
de transmitere
explicativă
de răspuns/mulţumire

13. Formatul scrisorilor de afaceri
Scrisoarea de afaceri este de regulă formată din 6 părţi:
Antetul
Formula de salut
Partea principală
Încheierea
Semnătura
Referinţele

14. Părţile unei scrisori de afaceri
Antetul:
Primul element, identitatea expeditorului, este de obicei imprimat pe hârtia de scris
Al doilea element cuprinde data, numele şi funcţia destinatarului
Formula de salut
Depinde de tipul de scrisoare şi poate fi:
personalizat şi diferit în funcţie de gradul de formalitate, (de ex. [Stimate] D-le Director/nume sau [Stimată] Doamnă Directoare/nume; ori Dragă Alex/Andra)
Impersonal, ca de ex. Stimate client/coleg
Partea principală
Conţine informaţiile care doresc să fie transmise
Tonul şi vocabularul ales depind de relaţia dintre expeditor şi destinatar, respectiv de gradul de apropiere şi de relaţia ierarhică sau de interacţiune (client-furnizor de produse/servicii)
Încheierea
conţine două elemente, în funcţie de scopul scrisorii
îndemnul la acţiune
oferta de ajutor
de regulă se încheie cu o formulă simplă deasupra semnăturii (de ex, cu stimă/respect )
Semnătura
în cazul unei scrisori formale numele complet şi funcţia persoanei trebuie să apară după în spaţiul alocat semnăturii
în cazul unei scrisori mai cordiale, numele mic poate fi suficient
Referinţele
dacă există anexe acestea trebuie menţionate, cu numele documnetului/documentelor explicit
dacă există alte persoane care primesc scrisoarea, ele trebuie numite: C:
dacă există alte persoane care primesc scrisoarea în mod neoficia, ele sunt numite pe copia care le parvine: bc:

15. Rapoartele
Un raport rezumă informaţii despre un anumit subiect; de obicei unei persoane i se solicită să întocmească un raport urmând ca informaţiile cuprinse în acesta să stea la baza unor acţiuni sau decizii viitoare
Unii autori disting între rapoarte şi propuneri; propunerile prezintă detaliat planul unei acţiuni care va avea loc
În sens larg, se poate considera că de multe ori în viaţa de zi cu zi suntem puşi în situaţia de a întocmi un raport – nu întotdeauna în formă scrisă
De exemplu un rezumat al unui film pentru o persoană care nu a putut să îl vadă sau care încearcă să se decidă dacă să se ducă sau nu la cinematograf.

16. Tipuri de rapoarte Pot fi clasificate in functie de:
Lungime (scurte/lungi)
Ton (informale/semi-formale/formale)
Stil (narative/descriptive/picturale/statistice/ etc.)
Subiect (financiare/tehnice/comerciale)

17. Structura de baza a unui raport
INTRODUCERE
Termenii de referinţă sau obiective
Procedura
CONTINUTUL RAPORTULUI
Descoperiri, constatări
FINALUL
Concluzii
Recomandări necesare

18. Sinopsis-ul sau rezumatul
Are rolul de a pregăti cititorul pentru raportul propriu-zis
In general un sinopsis/rezumat ar trebui să cuprindă:
O prezentare clară şi concisă a subiectului
O indicatie de bază privind scopul, alături de informaţii de bază necesare pentru a face clar înţeles scopul
O scurtă prezentare a metodelor folosite pentru a obţine informaţiile
Un sumar al concluziilor, descoperirilor şi recomandărilor în formele cele mai simple şi mai scurte
O prezentare a planului pe care se axează raportul

19. Termenii de referinţă
Elementele de mai sus sunt cunoscute sub denumirea de termeni de referinta
Termenii de referinţă definesc scopul şi limitele investigaţiei noastre
Atunci când scriem un raport trebuie să fim siguri că ştim cu exactitate ce ne-am propus să expunem sau să prezentam şi de ce
Este util să se menţioneze în rezumat şi persoana pentru care se întocmeşte raportul; fraza standard cea mai simplă cu care se poate începe raportul şi care ne ajută să introducem şi termenii de referinţă este “Conform instrucţiunilor d-voastră…”

20. Partea Principală Are trei secţiuni principale:
introducerea, cuprinsul şi concluziile
Introducerea anunţă în mod succint tema scopul şi metodele folosite, precum şi imoprtanţa raportului şi eventualele probleme apărute
Cuprinsul trebuie construit în jurul unei singure ipoteze şi dezvoltă fiecare punct în parte.
Există trei reguli care trebuie respectate când redactăm concluziile:
Nu se introduce nimic nou
Se armonizează cu introducerea şi conţinutul raportului
Lasă cititorului o impresie globală, finală şi clară în legatură cu problema expusă
Concluziile pot fi urmate de recomandări

21. Secţiunea finală cuprinde:
Referinţele
Bibliografia
Anexele

22. 2 dintre cele mai uzuale forme de redactare a unui raport
Scrisoarea raport
Cea mai simplă formă a unui raport scurt este cea proprie unei scrisori; elementele esenţiale menţionate anterior nu sunt întotdeauna prezente în introducere
Formatul schematizat
Caracteristica principală – foloseşte secţiuni şi subtitluri
Lungimea variază

23. EXEMPLU DE SCRISOARE-RAPORT
Director General
Bolton and Foster Ltd.
31 Merrydourn Lane,
Bristol, BS 172BT
Domnule,
Conform instructiunilor primite, am vizitat Caldharbour Trading Estate, pentru a cere
companiei un teren pt. construirea unei fabrici acolo si am placerea de a va prezenta un
raport al acestei vizite.
Trading Estate este o intreprindere sponsorizata guvernamental, situata la 10 mile de portul
Speymouth, cu posibilitati de transport excelente. Apa, lumina si resursele interne sunt
adecvate si comparabile cu ale zonelor similare din tara.
Acest teren oferit de companie este bine amenajat si este situat in apropierea drumului principal,
la jumatate de mila de Soseaua M 94.
Am verificat un numar mare de contracte de inchirieri din regiune si pare sa fie dificil a gasi
terenuri disponibile.
Aceasta zona este inregistrata de catre guvern ca “regiune de dezvoltare”.
Cererea de locuri de munca este mare iar biroul local al Departamentului Muncii vine in intampinarea acestor cerinte
prin infiintarea unei fabrici si angajarea a 600 de persoane. Ea ar fi extrem de necesara pentru Companie si s-ar
asigura angajarea unui numar mare de operatori si tehnicieni.
Cazarea acestor muncitori va reprezenta o problema serioasa. Exista posibilitatea de a se construi cladiri-camine
aproape de fabrica sau chiar sa se asigure cazarea intr-un hotel, pentru rezolvarea acestei probleme.
Pozitia acestei fabrici, terenul si zona acesteia par sa fie o solutie acceptabila pentru cerintele Companiei si dupa
parerea mea ar trebui sa se aprobe acest proiect fara intarziere.
Cu stima,
J. Longman,
Manager al Departamentului de Dezvoltare.
Termenii de referinta
Procedura
Subiectul
Dezvoltarea in paragrafe
Concluzii
Recomandari

24. EXEMPLU DE RAPORT FOLOSIND FORMATUL SCHEMATIZAT
I. TERMENII DE REFERINTA
In concordanta cu instructiunile Consiliului, se raporteaza posibilitatea de a obtine un spatiu pt. o noua fabrica a companiei Estate
Trading Coldharbour si anumite recomandari pt. a pune in aplicare acest proiect.
II. PROCEDURA
Acest raport a fost intocmit ca urmare a vizitarii Coldharbour Trading Estate si a interviurilor cu managerul Companiei, cu firmele
de constructii locale si cu biroul local al Departamentului Muncii.
III. COLDHARBOUR TRADING ESTATE - COMPANIA
a. Pozitie si facilitati
Aceasta companie este sponsorizata guvernamental si este situata la 10 mile de portul Speymouth, cu posibilitati de transport
excelente. Apa, lumina, forta de munca sunt decvate cerintelor si comparabile cu ale zonelor similare din tara.
b. Pozitia propusa
Zona oferita de Companie este canalizata si se afla in apropierea soselei, la jumatate de muila de M 94. Acest teren oferit de
companie este bine amenajat si este situat in apropierea drumului principal, la jumatate de mila de Soseaua M 94.
c. Cladirea si planul de aprobare al constructiei
1. Nu exista dificultati in obtinerea cladirii pentru birouri
2. Este necesar un plan de aprobare care trebuie obtinut de la Guvern
d. Munca
1.Calificata/necalificata
Ceinta pentru munca calificata sau necalificata este suficienta si biroul Departamentului Muncii asigura un personal de
600 de persoane.
2. Calificare/tehnicieni
Ar fi necesar pentru companie un numar de operatori si tehnicieni calificati
3. Cazarea
Cazarea acestor muncitori este o problema destul de serioasa iar posibilitatile de realizare in zona respectiva sunt minime. Daca
ar fi posibil sa se construiasca o cladire pentru cazarea lor aproape de fabrica s-ar rezolva acest neajuns
IV. Concluzii
Zona de constructii are
acces la sosele si drumuri
Facilitati adecvate
Resurse interne competitive
Resurse de forta de munca calificata/necalificata
V. RECOMANDARI
Aceasta companie accepta pozitia si procedeul de construire al fabricii fara intarziere
Cu stima,
J. Longman,
Manager al Departamentului de Dezvoltare.

25. RAPOARTELE OFICIALE LUNGI
Rapoartele oficiale lungi se compun in general din
urmatoarele părţti:
A. Preliminarii
1. Pagina titlurilor
2. Scrisori de autorizare, de informare, de aprobare (termenii de
referinta)
3. Cuprinsul
4. Lista tabelelor si figurilor
5. Cuvant inainte
6. Cuvant de multumire
7. Tabel sinoptic
B. Raport principal
c. Suplimente
1. Referinte si bibliografie
2. Anexe
3. Index