1. KONSEP PENANDAARASAN NORDIN B SADALI Ketua Unit Unit Kokurikulum
Disampaikan oleh
NORDIN B SADALI
Ketua Unit
Unit Kokurikulum
IPGKPP

2. OBJEKTIF Memahami konsep penandaarasan.
Memahami prinsip-prinsip penandaarasan
Mengetahui tentang kaedah-kaedah pelaksanaan penandaarasan.
Mengetahui tentang jenis-jenis penandaarasan.
Dapat menguruskan amali penandaarasan dengan berkesan.

3. Mengapa perlunya Amalan Penandaarasan?
INTRO
Mengapa perlunya
Amalan
Penandaarasan?

4. INTRO
Meningkatkan
tahap
kepuasan hati
pelanggan

5. INTRO
Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi yang lain untuk mencapai prestasi unggul.

6. PENADAARASAN
AMANAT

7. MESEJ Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Sesebuah jabatan atau agensi akan menjadi a learning organization sekiranya ia memenuhi 5 syarat seperti berikut:-
1.     
Kebolehan pegawai dan staf untuk berfikir secara menyeluruh atau holistic thinking di mana keputusan dibuat berdasarkan fakta dan data dan bukan berdasarkan tanggapan; 
2.        
Pegawai dan staf berani untuk cuba bereksperimen dengan cara atau penyelesaian yang baru dimana sekiranya gagal ia tidak akan membawa kepada tindakan punitif
3.       
Pegawai dan staf belajar daripada pengalaman supaya yang baik diteruskan dan yang tidak baik tidak diulangi;
4.  
Pegawai dan staf belajar daripada pengalaman orang atau organisasi lain melalui proses penandaarasan atau benchmarking; dan
5.      
dan yang terpenting sekali ialah pewujudan mekanisma bagi berkongsi data, maklumat, pengalaman dan penemuan dengan semua pegawai dan staf dengan secara yang cepat dan cekap.         

8. PENANDAARASAN
DEFINISI

9. DEFINISI RAKAN RUJUKAN Rakan Rujukan adalah punca rujukan
yang mana amalan terbaik akan dirujuk
oleh Agensi Pelaksana bagi proses pembelajaran.
AGENSI PELAKSANA
Agensi Pelaksana merupakan agensi kerajaan yang terlibat dalam proses melaksanakan penandaarasan

10. DEFINISI
TANDA ARAS
Tahap/Prestasi cemerlang rakan rujukan yang ingin dicontohi dan dipraktikkan.
AMALAN TERBAIK
Amalan cemerlang yang telah menyumbang kepada kecemerlangan rakan rujukan

11. PASUKAN PELAKSANAAN PROSES PASUKAN PETUGAS PENANDAARASAN
DEFINISI
PASUKAN PELAKSANAAN PROSES
Pasukan yang diwujudkan sekiranya perlu dan bertanggungjawab untuk melaksana penambahbaikan
PASUKAN PETUGAS PENANDAARASAN
Mempunyai seorang ketua dan ahli-ahli yang terdiri daripada Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti atau yang dilantik khas bagi melaksanakan penandaarasan

12. DEFINISI FAKTOR PENENTU (ENABLER)
sistem, kaedah, dokumen,latihan, budaya, pengalaman atau teknik tertentu yang dilaksanakan oleh agensi untuk mencapai kejayaan.
FAKTOR KEJAYAAN KRITIKAL ( CRITICAL SUCCESS FACTOR)
penentu /penyebab utama yang memberi kesan terhadap produk/perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan

13. BOND – (Benchmarking Online Networking Database)
DEFINISI
BOND – (Benchmarking Online Networking Database)
Pangkalan data mengenai amalan-amalan terbaik dan pengukuran prestasi yang dikendalikan oleh Perbadanan Produktiviti Negara

14. KONSEP PENANDAARASAN Buat perbandingan
RAKAN RUJUKAN
(Punca Rujukan)
Buat perbandingan
Alat mengenalpasti bagi mencapai sesuatu
standard kecemerlangan.
AGENSI PELAKSANA

15. KONSEP PENANDAARASAN Mengenalpasti produk atau perkhidmatan
AGENSI PELAKSANA
Mengenalpasti produk atau perkhidmatan
yang perlu ditambahbaik
Mengenalpasti amalan yang terbaik bagi
proses kerja berkenaan
Mengkaji proses kerja berkenaan
Menggunakan daya kreativiti untuk
merekacipta semula proses kerja berkenaan
serta melaksanakan amalan yang terbaik

16. FALSAFAH DI SEBALIK AMALAN PENANDAARASAN
Mewujudkan sikap rendah diri dan mengakui hakikat bahawa masih banyak yang perlu dipelajari dari pihak lain yang lebih baik dari diri sendiri.
Lebih open-minded untuk menerokai idea-idea baru bagi meningkat kualiti produk atau perkhidmatan.

17. RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mengapa pentingnya pelaksanaan penandaarasan
dalam
Perkhidmatan Awam?

18. RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mendorong agensi supaya sentiasa menjalankan penambahbaikan berterusan untuk menjamin kecemerlangan agensi.
Menggerakkan agensi supaya sentiasa mengamalkan pembelajaran setiap masa.
Mengelakkan agensi bersikap selesa dengan prestasi masa kini.
Membantu agensi meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses.

19. RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mewujudkan satu sistem perkongsian maklumat antara agensi pelaksana dengan rakan rujukan.
Membolehkan agensi beprestasi tinggi membantu agensi yang sedang melaksanakan penandaarasan.
Mewujudkan rangkaian kerjasama yang rapat di kalangan agensi Kerajaan dan sektor-sektor lain.
Melengkapkan lagi pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh.

20. HUBUNGKAIT DI ANTARA PENANDAARASAN DENGAN PENGURUSAN KUALITI
HUBUNGKAIT BM & TQM
HUBUNGKAIT DI ANTARA
PENANDAARASAN DENGAN
PENGURUSAN KUALITI
MENYELURUH ??

21. PEK. KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. : 1 TAHUN 1992
“ PANDUAN PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH
[TQM] DALAM PERKHIDMATAN AWAM.”
Konsepnya:
Proses pengurusan kualiti yang berorientasikan
pelanggan.
Proses transformasi budaya.
Melibatkan semua aspek dalam pengurusan.
PRINSIP YANG MENYOKONG TQM.
Sokongan Pengurusan Atasan
Perancangan Strategik Kualiti.
Mengutamakan pelanggan.
Latihan dan pengiktirafan.
Semangat berpasukan.
Pengukuran prestasi
Kepastian kualiti.

22. PEK. KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. : 1 TAHUN 1999
Garis Panduan Pelaksanaan Penandaarasan Dalam Perkhidmatan Awam.
Konsep:
Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk ;
Mengenalpasti, Mempelajari, Mengubahsuai dan
melaksanakan amalan terbaik dari organisasi sama
atau lain untuk mencapai keunggulan.
Meninjau amalan terbaik oleh pihak lain,
Mengkaji proses kerja berkenaan,
Daya kreativiti utk. merekacipta semula proses kerja.

23. Hubungkait Program-program Peningkatan Kualiti Dengan Pengurusan Kualiti Menyeluruh

24. Penglibatan Keseluruhan Organisasi Dalam Pelaksanaan Penandaarasan
J/K Pemandu
Kualiti &
Produktiviti
PIHAK
PENGU-RUSAN
ATASAN
Tentukan keutamaan
Penandaarasan
Laksana Proses
Penandaarasan &
Tindakan
Penambahbaikan
Pasukan Petugas
Penandaarasan
PERINGKAT
PERTENGAHAN
Pasukan
Petugas
Penandaarasan/
Pelaksanaan
Penandaarasan
Laksana Proses
Penandaarasan &
Tindakan
Penambahbaikan
PEGAWAI/STAF

25. Penglibatan Keseluruhan Organisasi Dalam Pelaksanaan Penandaarasan
7 PRINSIP PENGURUSAN DLM PELAKSANAAN KONSEP
PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM)
Sokongan pengurusan atasan
Perancangan Strategik Kualiti
Mengutamakan pelanggan
Memberi latihan dan pengiktirafan
Mengukuhkan semangat berpasukan
Mengadakan pengukuran prestasi
Menekankan kepastian kualiti

26. Struktur Pelaksanaan Penandaarasan
Di dalam pelaksanaan penandaarasan, struktur yang telah diwujudkan di bawah Pengurusan Kualiti Menyeluruh masih digunakan. Struktur yang mempunyai tiga peringkat iaitu Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti,
Mesyuarat Pengurusan, Penyelaras dan Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti dan Pasukan-pasukan Kerja (di peringkat pengurusan dan staf) boleh digunakan untuk penandaarasan.

27. STRUKTUR PELAKSANAAN PENANDAARASAN

28. JENIS-JENIS PENANDAARASAN

29. JENIS-JENIS PENADAARASAN
Penandaarasan Secara Dalaman
Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain
yang Mempunyai Fungsi Yang Sama
yang Mempunyai Fungsi Yang Berlainan
Penandaarasan Dengan Sektor Lain
Penandaarasan Dengan Agensi Di Luar Negara

30. JENIS-JENIS PENADAARASAN
1       Penandaarasan Secara Dalaman
            Penandaarasan secara dalaman dapat dilaksanakan di dalam organisasi itu sendiri dengan merujuk kepada bahagian atau unit lain yang mempunyai amalan yang baik.
Oleh yang demikian, perkongsian maklumat ini akan membuahkan kerjasama di antara bahagian-bahagian di dalam organisasi dan akhirnya meningkatkan prestasi organisasi keseluruhannya.

31. JENIS-JENIS PENADAARASAN
2.       Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Sama
Penandaarasan yang seterusnya ialah dengan agensi Kerajaan lain yang mempunyai fungsi yang sama. Contohnya majlis perbandaran memperbaiki sistem pelupusan sampahnya boleh merujuk kepada majlis perbandaran lain.

32. JENIS-JENIS PENADAARASAN
3.     Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Berlainan
           Penandaarasan juga boleh dirujuk dengan agensi Kerajaan yang mempunyai fungsi yang berlainan. Walau bagaimanapun, penandaarasan hanya boleh dilaksanakan jika ada persamaan dalam proses kerja. Sebagai contoh, Jabatan Pelajaran bercadang untuk memperbaiki sistem perpustakaan bolehlah merujuk kepada Dewan Bahasa dan Pustaka yang mempunyai proses amalan yang baik untuk digunakan.

33. JENIS-JENIS PENADAARASAN
4 .   Penandaarasan Dengan Sektor Lain
            
            Sektor swasta dan yang lainnya boleh juga dirujuk bagi melaksanakan penandaarasan. Sebagai contoh, Hospital A ingin memperbaiki pengurusan dalam perkhidmatan sajian makanan kepada pesakit-pesakit. Pihak Hospital A boleh merujuk kepada Syarikat Penerbangan yang mempunyai amalan terbaik dalam perkhidmatan sajian makanan untuk pelanggan-pelanggan di dalam pesawat penerbangannya sebagai Rakan Rujukan.

34. JENIS-JENIS PENADAARASAN
5 .        Penandaarasan Dengan Agensi Luar
 Boleh juga melaksanakan penandaarasan dengan agensi luar negeri jika ia mempunyai amalan proses kerja yang terbaik yang tidak terdapat di negara kita. Walau bagaimanapun, agensi pelaksana perlu mengambilkira implikasi kewangan yang terlibat di dalam melaksanakannya. Untuk mengelakkan kos yang tinggi, kita tidak perlu mengadakan lawatan kepada Rakan Rujukan kita yang berada di luar negeri berkenaan tetapi kita bolehlah memperolehi maklumat yang diperlukan melalui atau melalui perhubungan surat menyurat.

35. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN
PENANDAARASAN
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN
PROSES
PENANDAARASAN

36. Langkah-Langkah Dalam Proses Pelaksanaan Penandaarasan
Mengenalpasti & Memilih Projek Penandaarasan
Mewujudkan Pasukan Petugas Penandaarasan
Menjalankan Latihan
Mengenalpasti Amalan Terbaik & Memilih Rakan Rujukan

37. Langkah-Langkah Dalam Proses Pelaksanaan Penandaarasan
….SAMBUNGAN
Mengumpul Maklumat
Mengukur Jurang Perbezaan
Mengambil Tindakan Penambahbaikan
Melaksanakan Penilaian

38. PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI
PERINGKAT PERTAMA
Memulakan Proses Penandaarasan
Pendedahan pegawai kanan mengenai konsep penandaarasan
Komitmen pihak pengurusan atasan
Pemilihan projek pertama

39. PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI
PERINGKAT KEDUA
Pelan Pelaksanaan Proses Penandaarasan
Kesediaan organisasi untuk melaksanakan
penandaarasan
Pewujudan sistem yang menyokong proses
pelaksanaan penandaarasan
Pengurusan atasan sebagai ‘role model’
Komunikasi dalam latihan

40. PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI
PERINGKAT KETIGA
Penerusan Usaha Penandaarasan
Pihak pengurusan yang komited
Kesediaan untuk proses pembelajaran dan
pengubahsuaian idea-idea baru
Keupayaan untuk melaksanakan perubahan
Pengiktirafan
Pemilihan ahli pasukan yang bertanggungjawab
Pemilihan projek yang kritikal

41. PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN DLM PELAKSANAAN
PENANDAARASAN
PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN DLM PELAKSANAAN
PROSES
PENANDAARASAN

42. PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN SEMASA MELAKUKAN PENANDAARASAN
Memilih Rakan Rujukan yang kurang sesuai di mana rakan rujukan itu bukan pengamal terbaik bidang yang dipilih.
Melaksanakan penandaarasan hanya sekali dan tidak berterusan
Melaksanakan penandaarasan dengan kos yang tinggi

43. PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN SEMASA MELAKUKAN PENANDAARASAN
Melaksana penandaarasan sebagai lawatan
semata-mata.
Memilih Rakan Rujukan yang keberatan
untuk berkongsi maklumat.
Tidak menghormati rahsia Rakan Rujukan.
….SAMBUNGAN

44. PENANDAARASAN
PRINSIP-PRINSIP
PENANDAARASAN

45. Prinsip Kesefahaman dan Tindakan
ETIKA PENANDAARASAN
Prinsip Perundangan
Prinsip Perkongsian
Prinsip Kerahsiaan
Prinsip Kegunaan
Prinsip Perhubungan
Prinsip Kesediaan
Prinsip Penyudahan
Prinsip Kesefahaman dan
Tindakan

46. PRINSIP PERUNDANGAN
Jika wujud soalan yang berkaitan dengan undang-undang, rujuk dengan penasihat undang-undang syarikat/ organisasi.
Jangan menyoal / menjawab soalan yang ada kaitan dengan perundangan
Tidak memaklumkan maklumat penandaarasan kepada pihak lain tanpa kelulusan rakan rujukan

47. PRINSIP PERKONGSIAN
Bersedia untuk mengongsi maklumat yang sama dengan rakan rujukan.
Berkomunikasi dengan baik sesama rakan rujukan untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.
Jujur dan ikhlas .

48. Menganggap segala maklumat adalah rahsia.
PRINSIP KERAHSIAAN
Merahsiakan segala perbincangan dengan rakan rujukan daripada pengetahuan pihak lain.
Menganggap segala maklumat adalah rahsia.

49. PRINSIP PERSEDIAAN
Bersedia dengan rapi sebelum mengunjungi rakan rujukan.
Sediakan soalan-soalan untuk diajukan kepada rakan rujukan dan hantar terlebih awal kepada rakan rujukan untuk persediaan.

50. PRINSIP PENYUDAHAN
Ikuti segala persediaan yang telah dibuat sehingga selesai dengan sabar untuk mengelakkan salah faham dengan rakan rujukan.

51. PRINSIP KESEFAHAMAN DAN TINDAKAN
Memahami dan melayan rakan rujukan sepertimana mereka mahu dilayan.
Memahami kehendak rakan rujukan berkaitan maklumat dan data yang telah diberikan serta mematuhi kehendak mereka.

52. PERANAN PIHAK PENGURUSAN
Memberi komitmen, penglibatan, sokongan tinggi, & menentukan penandaarasan.
Menetapkan matlamat penandaarasan.
Memilih ahli pasukan penandaarasan
yang sesuai.
Memberi latihan secukupnya.

53. PERANAN PIHAK PENGURUSAN
Memberi persetujuan ke atas kaedah pengutipan data.
Memastikan hasil penandaarasan diserap ke dalam operasi harian.
Menyediakan segala keprluan bagi memastikan penambahbaikan boleh dilaksanakan.
Memantau kemajuan dan hasil penandaarasan.
Memberi pengiktirafan yang sewajar.

54. PRINSIP KESEFAHAMAN DAN TINDAKAN
Memahami dan melayan rakan rujukan sepertimana mereka mahu dilayan.
Memahami kehendak rakan rujukan berkaitan maklumat dan data yang telah diberikan serta mematuhi kehendak mereka.

55. PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN PENADAARASAN

56. PENANDAARASAN
KAEDAH
PENANDAARASAN

57. PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
1 .   Rancangan Penambahbaikan Prestasi (PIP)
2.    Program Kumpulan Kerja Cemerlang (KKC)
3.    Program Anugerah Cemerlang
Perkhidmatan Awam (ACPA)

58. PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
1 .   Rancangan Penambahbaikan Prestasi (PIP)
Rancangan Penambahbaikan Prestasi atau lebih dikenali sebagai “Performance Improvement Planning (PIP)” dan penubuhan Kumpulan Tindakan (Kumpulan Pengurusan) adalah di antara beberapa strategi yang digunakan bagi melaksanakan program Penelitian Semula Ke Atas Perkhidmatan Awam. Di dalam proses penelitian semula ini, pihak pengurusan atasan memainkan peranan yang penting dalam memimpin dan menggerakkan sebarang usaha/inisiatif penambahbaikan dan pembaharuan dalam Kementerian/Jabatan masing-masing.

59. PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
2.   Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK/PICC)
Penyelesaian masalah-masalah kerja di peringkat pegawai dan kakitangan bawahan atau di tempat kerja adalah merupakan tumpuan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja. Setentunya program KMK ini akan dapat melancarkan lagi usaha-usaha penandaarasan dalam Perkhidmatan Awam keseluruhannya seperti menggunakan penandaarasan terlebih dahulu sebelum membentuk sebarang matlamat dan/atau sasaran projek.

60. PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
3.    Program Anugerah Cemerlang
Perkhidmatan Awam (ACPA)
memberikan dorongan dan penghargaan kepada pegawai dan kakitangan yang telah memberikan sumbangan cemerlang bagi meningkatkan lagi prestasi, kualiti dan produktiviti organisasi masing-masing, iaitu melalui pelaksanaan amalan pengurusan dan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti. Setentunya, terdapat projek-projek yang dicalonkan/memenangi Anugerah berkenaan dapat digunakan sebagai penandaarasan (benchmarking) di lain-lain agensi Kerajaan.

61. TAMAT
TERIMA KASIH
SELAMAT BERJAYA MENLAKSANAKAN BIG FASA 5 DAN 6