1. Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan

2. Apakah PSM? Tiada definisi yang diterima secara universal
Banyak definisi mengikut apa yang dirasakan atau difikirkan sesuai oleh penulis
Banyak definisi mengaitkan PSM dengan pemprosesan data menggunakan komputer

3. Apakah PSM?
PSM: Gabungan sumber manusia dengan sumber berasaskan komputer yang melibatkan aktiviti pengumpulan, penyimpanan, retrieval, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan mempercekapkan pengurusan

4. PSM berfokus keputusan
Proses
PSM
Aliran
Maklumat
Proses
pengguna
Aliran Data
Keputusan

5. Apakah PSM?
PSM secara kualitatifnya adalah berbeza daripada sistem pemprosesan data
Penglibatan pengurusan dan interaksi antara pengurusan dengan pakar maklumat adalah kunci utama kepada kejayaan rekabentuk PSM

6. Apakah PSM? Untuk kuliah ini PSM didefinisikan seperti berikut:
Suatu sistem untuk mengubah data daripada sumber dalaman dan luaran kepada maklumat dan menyalurkan maklumat tersebut dalam bentuk yang sesuai kepada pengurus di semua tahap yang melakukan pelbagai fungsi bagi membolehkan mereka membuat keputusan (yang efektif dan tepat pada masanya) untuk perancangan, pengarahan dan pengawalan aktiviti yang dipertanggungjawabkan kepada mereka

7. Masalah dengan PSM
Walaupun dengan menggunakan komputer yang canggih, kajian di USA dan UK menunjukkan terdapat beberapa masalah dengan PSM
Kurang penglibatan pengurusan dalam reka bentuk PSM
Terlalu memberi penekanan kepada aplikasi pemprosesan data
Kurang pengetahuan pengurusan tentang komputer
Pakar maklumat yang tidak jelas dengan keperluan maklumat pihak pengurusan dan masalah organisasi
Kurang sokongan daripada pengurusan atasan

8. Keperluan Pengetahuan untuk PSM
Konsep
Umum Sistem
Keadaan data,
maklumat dan
komunikasi
Tahap dan
fungsi
pengurusan
Faktor
Tingkah laku
Pembentukan
dan Operasi
PSM
Kaedah dan
teknik
perancangan
dan membuat
keputusan
Pengaruh
Teknologi
Maklumat
Prinsip kawalan:
maklum balas
Struktur dan
proses
organisasi

9. Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi
Pemprosesan data kepada maklumat dan komunikasi - menghasilkan maklumat kepada pengguna adalah perkara penting dalam PSM
Data ialah hasil pengumpulan fakta dan angka yang disimpan, dianalisis, dibanding, dikira untuk menghasilkan mesej dalam bentuk yang dikehendaki oleh pengguna (ini yang dikatakan maklumat)

10. Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi
Dalam mereka bentuk PSM, selain menghasilkan laporan biasa, perkara seperti sumber maklumat, cara maklumat itu akan disebarkan dan makna yang terdapat dalam maklumat perlu juga diberi perhatian. Ini penting kepada pereka bentuk sistem maklumat dan pengguna
Sebagai rumusan, data memerlukan kos; maklumat yang disampaikan dengan baik dan diambil tindakan akan memberi nilai sebenar.

11. Konsep umum sistem
Banyak konsep Teori Umum Sistem (General System Theory) boleh digunakan untuk organisasi dan PSM
TUS memberi penekanan bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara keseluruhan (pendekatan holistik)
Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini berinteraksi antara satu dengan lain

12. Konsep umum sistem
Hubungan antara jabatan ini perlu diberi perhatian, jika tidak keseluruhan sistem tidak dapat berfungsi dengan efisien dan akan menjadi lambat untuk memberi tindak balas kepada perubahan – yang sangat penting untuk terus hidup
Pendekatan reductionist mengabaikan hubungan antara jabatan dan memberi perhatian kepada setiap jabatan secara berasingan sebagai satu entiti tersendiri (sebenarnya tidak begitu)

13. Struktur dan Proses Organisasi
Organisasi berusaha mendapat struktur yang mempunyai prosedur dan objektif yang boleh disesuaikan dengan perubahan dalam persekitaran
PSM sepatutnya menolong organisasi mencapai objektif ini, merancang dan mengawal proses dan operasi, menangani ketidaktentuan dan sesuaikan dengan perubahan, dan juga menggerakkan perubahan
Pereka bentuk sistem maklumat perlu peka kepada pelbagai pengaruh ke atas organisasi
Ini termasuk perubahan kepada corak pengurusan organisasi yang bermula dengan konsep mekanistik kepada idea yang mengiktiraf manusia dan ciri-cirinya

14. Tahap dan Fungsi Pengurusan
Nilai maklumat bergantung kepada tindakan yang diambil hasil daripada mengguna maklumat
Pakar maklumat perlu tahu jenis tugas dan fungsi pengurusan supaya mereka dapat menghasilkan maklumat yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan
Biasanya tugas dan fungsi pengurusan berbeza antara satu dengan yang lain mengikut tahap kedudukan mereka dalam organisasi

15. Tahap dan Fungsi Pengurusan
Fungsi pengurusan boleh dikelompokkan kepada 5 bidang
Perancangan
Membuat keputusan
Menyusun dan mengkoordinasi
Kepimpinan dan motivasi
Kawalan

16. Tahap dan Fungsi Pengurusan
Secara umumnya, terdapat tiga tahap pengurusan dalam organisasi:
Pengurusan atasan atau strategik
Pengurusan peringkat tengah atau taktikal
Pengurusan junior atau operational
Daripada 5 bidang tugas, 3 yang banyak perlukan maklumat iaitu:
Perancangan
Membuat keputusan
Kawalan

17. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Tugas utama pengurusan ialah merancang dan membuat keputusan
Perancangan ialah proses menentukan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia akan dilakukan
Hasil perancangan ialah rancangan yang akan menjadi panduan dalam menjayakan sesuatu aktiviti atau tindakan
Perancangan berkait rapat dengan membuat keputusan
Tanpa keputusan dan tindakan, proses perancangan menjadi tidak bermakna

18. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Untuk memastikan perancangan dan keputusan dibuat dengan baik, maklumat yang diperoleh oleh pengurusan mestilah tepat dan sesuai
Pereka bentuk PSM mesti tahu jenis perancangan dan keputusan yang akan dibuat oleh setiap tahap pengurusan supaya maklumat yang tepat dan sesuai dapat disalurkan
Membuat keputusan boleh diklasifikasikan kepada bidang yang diprogramkan dan bidang tidak diprogramkan

19. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Keputusan diprogramkan ialah keputusan yang rutin dan berulang di mana peraturan keputusan diketahui
Keputusan tidak diprogramkan adalah keputusan yang tidak distrukturkan dan keadaan masalah dan peraturan keputusan adalah kompleks dan tidak banyak difahami. Maklumat dan prosedur yang berbeza diperlukan bagi jenis keputusan yang berlainan
Oleh itu, PSM mesti direka bentuk mengikut jenis keputusan bagaimana keputusan diambil, bagaimana pembuat keputusan mengaitkan keputusan dengan organisasi, keadaan organisasi, persekitarannya dan sebagainya

20. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Kedua-dua pihak pengurusan dan pakar maklumat perlu faham dan menerima penekanan ini dan ini merupakan prasyarat kepada reka bentuk PSM yang efektif
Pengurus dan sistem yang membantu mereka mesti membezakan antara keberkesanan (effectiveness) dan kecekapan (efficiency)
Keberkesanan  melakukan dengan betul yang menghasilkan hasil yang dikehendaki
Kecekapan  mengukur penggunaan sumber untuk mencapai hasil

21. Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Ada organisasi yang mungkin menghasilkan dengan cekap output yang salah dan oleh itu dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif
Pengurusan yang baik memberi tumpuan kepada apa yang mesti dilakukan sebelum memikirkan bagaimana ianya patut dilakukan dan sistem maklumat perlu membantu mereka melakukannya

22. Prinsip Kawalan
Banyak usaha pengurusan peringkat bawah dan tengah tertumpu kepada kawalan
Kawalan ialah proses memastikan operasi berjalan sepertimana yang dirancang
Biasanya dilakukan dengan membandingkan hasil sebenar dengan target yang ditetapkan. Perbezaan yang wujud akan diperbaiki terutamanya menyelaraskan input supaya aktivitinya berada di atas landasan mencapai target yang ditetapkan

23. Prinsip Kawalan
INPUT  PROSES  OUTPUT  MEMANTAU DAN MEMBANDINGKAN  MENYESUAIKAN INPUT (Feedback control loop)
Jika sistem maklum balas sedia ada tidak dapat mengawal proses secukupnya, maka agak sesuai jika digunakan FEEDFORWARD
Feedforward  memantau di peringkat awal proses, membantu membuat penyesuaian dengan cepat dan bukan menanti di peringkat akhir

24. Pengaruh Teknologi Maklumat
IT meliputi komputer, telekomunikasi dan elektronik dan banyak mempengaruhi semua aspek kehidupan termasuk organisasi dan PSM
Tiga jenis sistem menggunakan IT
Pemprosesan data (transaksi)
Sistem sokongan pejabat  pemprosesan perkataan, , telefon dan faks
End User Systems  menyediakan kepada pengurusan bantuan terus berkait dengan kerja mereka (DSS, Expert System, Executive Information System)

25. Pengaruh Teknologi Maklumat
IT jika disalah guna tanpa menjalankan analisis yang lengkap tentang sesuatu masalah pengurusan dan organisasi, maka ia tidak memberi faedah, sebaliknya wang dihabiskan
Begitu juga pekerja yang akan mengendalikan komputer yang tidak mendapat latihan secukupnya tidak akan dapat membuat kerja dengan sebaiknya

26. PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI
Lebih banyak persaingan
Kadar yang cepat
Masyarakat dan industri
Barangan keluaran menjadi obsolete
Cita rasa manusia yang berbeza dan berubah-ubah
Pengetahuan dan kemahiran menjadi obsolete sebab keperluan berubah
Corak kerja dan amalan perlu dikemaskini
Perkembangan maklumat dengan cepat

27. PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI
Globalisasi
Bincangkan cabaran globalisasi dalam pendidikan
Bincangkan kesan globalisasi kepada pendidikan

28. USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI
Bertambahnya persaingan dan cita rasa pengguna membuat semua jenis organisasi berusaha ke arah mempertingkatkan produktiviti dan kualiti
Ini tidak terkecuali dalam bidang pendidikan  zero defect, ISO 9000
Just-in-time Systems (JIT)  menghasilkan item yang diperlukan yang berkualiti tinggi dan tepat pada waktu dikehendaki. Elemen utama JIT:
Zero inventory
Elimination of non value-added activities
Zero defect
Short set-ups
Batch size
100% on time deliveries
Demand-pull

29. USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI
Penggunaan teknik pengeluaran yang efisien seperti JIT dan penggunaan komputer dan robot (Advanced Manufacturing Technology) telah membolehkan syarikat seluruh dunia menjadi lebih berjaya
Peningkatan dalam penggunaan IT telah membolehkan masyarakat bank dan binaan mempertingkat perniagaan dan mengurangkan jumlah pekerja
Usaha menswastakan syarikat kerajaan juga mempertingkat mutu perkhidmatan dan barang keluaran syarikat

30. PERUBAHAN CORAK PEKERJAAN
Banyak pekerja separuh masa
Bertambah pekerja wanita
Banyak pekerja sementara
Perubahan teknik perusahaan memerlukan pengetahuan dan kemahiran baru
Lebih pekerja berkemahiran dan berpengetahuan diperlukan
Perubahan ini juga membawa kesan tidak baik kepada masyarakat seperti tekanan bertambah, rasa tidak selamat, jurang bertambah besar antara orang berpendapatan dengan tidak berpendapatan, kesihatan merosot, kemungkinan bertambah jenayah