Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr. Ulrich Kampffmeyer SAP „Leader`s Club“ Regensdorf/Zürich, 09.09.2003 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Agenda Einführung Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung ECM Enterprise Content Management: die neue Vision Aktuelle Trends Die organisatorische Herausforderung bleibt Ausblick SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Ein uraltes Thema Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren: Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ein uraltes Thema Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den frühen Kulturen SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ein altes Thema Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren. Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Der neue Dokumentbegriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles E-Mails mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 etc. etc. etc. etc. etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

Ein aktuelles Thema Elektronische Dokumente erhalten ein neue Qualität: Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Funktionalität Dokumenten-Technologien sind diejenigen Lösungen der Informationstechnik, die sich mit der Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Aufbereitung, Kontrolle, Verteilung, Ausgabe, Speicherung und Bewahrung von schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten beschäftigen SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Babylonische Sprachverwirrung Imaging, Optical Filing, Scanning, Workflow, HSM, WW Elektronische Archivierung, Records Management, E-S Dokumenten-Management im engeren Sinn, COLD, Pod Groupware, E-Commerce, MultiMedia-Datenbanken, QES EDM Electronic Document Management, Capture, DMS, ED E-Business, BPM Business Process Management, IDOM, Form Knowledge Automation, KM Knowledge Management, Intranet, Di Repository, Data Mining, Content Management, Portal, CRM Custom EAI Enterprise Application Integration, Output Management, MoReq, Fo Dokumenten-Management im weiteren Sinn, Media Asset Management, M Collaborative Commerce, Document Warehouses, Wissensmanagement, Doc EDM Engineering Document Management, DAM Digital Asset Management, Singl ASP Application Service Providing, DRT Document Related Technologies, Archiv, Journ DMCO Document Management Complete Outsourcing, Collaboration, Digital Signature, Enablin IDARS, ECM Enterprise Content Management, Web Content Management, OCR, ICR, E-Forms, PDF, WORM, DRM Digital Rights Management, Elektronische Signatur, revisionssichere elektronische Archivierung, Digital Library, Watermark, Fingerprint, CAS Content Adressed Storage, elektronische Bürokommunikation, Barcode, Cach DVD, VERS, ISO 15489, DoD 5015-2, TIFF, JPEG, AFP, CD, Jukebox, Tape Library, Storage, Rendition, E-Publishing, E-Mail-Archiv, EDI, GEVER, DOMEA, SAGA, Information Delivery, Browser, collaborative Knowledge Solutions, audit-proof, XML, FbA- M/O, etc. etc. etc. etc. etc. etc. SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die Hybris des Marktes Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends: ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Umetikettierung überwiegt der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Was ist der Unterschied? Document Management (DM) SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM) SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM) SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind Dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

ECM Enterprise Content Management – die neue Vision SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Definition ECM Enterprise Content Management The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes AIIM International, 2003 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Merkmale Enterprise-Content-Management Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informations-technologien wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content-Management, Portal- und anderen Internet-Technologien SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Merkmale Enterprise-Content-Management Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure Quelle: AIIM 2001 Industry Study

ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure

ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure

ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp EAI Integration Workflow Collaboration Enterprise Content Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure

AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 WF/BPM RM PRESERVE Quelle: AIIM “101” 2003

CAPTURE Input Recogniton Human created Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Finacial Applications Aggregation E-Billing COLD/ERM SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Input

MANAGE STORE Collab DM WCM WF/ BPM RM PROJECT CONSULT SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Document Management Document Management STORE Collab DM WCM RM WF/BPM DM Collab Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Collaboration Collaboration STORE Collab DM Gemeinsames Editieren WCM RM WF/BPM DM Collab Collaboration Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Web Content Management STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Web Content Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

Records Management STORE Records Management Collab DM Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung STORE WCM SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 WF/BPM Records Management RM

Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Workflow / Business Process Management SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Aussonderung

DELIVER PROJECT CONSULT Unternehmensberatung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Datenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Repositories Integration in vorhandene Systeme SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess- und Workflow-Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online- vs. Offline-Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration) SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Content enabled Content enabled Präsentation eBusiness- Transaktionen EAI Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management DMS Workflow Application Server Groupware Server ERP Web Server SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung)

Aktuelle Trends PROJECT CONSULT Unternehmensberatung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Trends aus Anwendersicht Rechtssichere Archivierung Virtuelle elektronische Akten Die universelle Inbox Entlastung für E-Mail und ERP Prozessunterstützung Erschließung und Wiedernutzung von Inhalten Effiziente Posteingangsverarbeitung Ablösung von Inseln und proprietären Systemen SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Anforderungen aus Anwendersicht Geschwindigkeit Kosteneinsparungen Personaleinsparungen Preis und ROI Out-of-the-Box: Vorkonfiguration Sicherheit und Vertrauen Compliance IT-Konsolidierung Flexibilität SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Trends aus Marketingsicht ECM Enterprise Content Management RM Records Management DAM Digital Assets Management DLM Document Life-cycle Management Capture E-Government GDPdU SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Trends aus Marktsicht Wieder verstärktes Interesse an DRT Marktkonsolidierung Konvergenz Das Partnergeschäft wird schwieriger Keine geschlossene DMS-Branche mehr Öffentliche Verwaltung Gesundheitswesen Industrie-Mittelstand SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Trends aus Produktsicht JAVA XML Linux Browser-basierte Clienten Dienste-Konzept Standards Branchenlösungen E-Mail-Archivierung Records Management Workflow Rechnungseingangs-erfassung Automatische Klassifikation Portallösungen Administrationstools Content-Server Farbscannen Speichersysteme Output-Management ECM Suiten SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Die organisatorische Herausforderung bleibt SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Mensch und Organisation vor Technik Grundsatz Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Herausforderungen an DRT-Projekte Veränderung des Arbeitsplatzes Veränderung der Ablauforganisation Veränderung der Aufbauorganisation Veränderung des Berufsbildes Veränderung der Qualifikationsanforderungen Veränderung der Ablageorganisation Veränderung der Arbeitsweisen Veränderung der Kommunikation mit Kollegen Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen Veränderungen, Veränderungen, Veränderungen ... SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Einige kritische Aspekte Einführungsprojekte: „Zurück in die Linie“ Beteiligung: „Was wollen die Querköppe vom Personalrat hier“ Qualizifierung: „Da ist doch der Meier viel zu alt für“ Akzeptanz: „Das kann doch gar nicht funktionieren“ Homo Buerocraticus: „Das haben wir noch nie so gemacht“ Informationszugang: „Das soll doch nicht jeder wissen“ SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Einige Konsequenzen Fokus auf Kosteneinsparung und ROI: „Mehr Arbeitslosigkeit“ Keine Integration: „Insellösung“ Proprietäre Lösung: „Mangelnde Migrationssicherheit“ Schlechte Administrationswerkzeuge: „Hohe Betriebskosten“ Sparen bei der Systemauslegung: „Mangelnde Sicherheit“ Keine Neuorganisation von Prozessen: „Elektrifizierung der Ineffizienz“ SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

DRT-Projekte ... sind Unternehmensentscheidungen! ... benötigen die Unterstützung und das Committment des Managements! ... sind nur erfolgreich bei konsequenter Projekt- und Einführungsorganisation! ... führen nur bei sozial- und humanverträglicher Einführung zu Erfolg! ... dürfen nicht allein unter dem ROI-Aspekt sondern im Sinne der Nachhaltigkeit durchgeführt werden! ... müssen im vollen Bewusstsein, der Auswirkungen durchgeführt werden! SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Ausblick PROJECT CONSULT Unternehmensberatung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003

Der Wert von Information Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die Bedeutung von DRT „Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen.“ John Naisbitt, Megatrends 2000 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüber-flutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die gesellschaftliche Bedeutung von Information „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ Erkki Likaanen, EU-Kommissar, 1999 SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Information Divide Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Die Vision vom papierlosen Büro „Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das papierlose Klo“ von Pierer zugeschrieben das „papierreiche Büro“ das „papierarme Büro“ das „papierlose Büro“ das „menschenlose Büro“ SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Fazit: 3 Argumente Anfangen, nicht länger warten: 1. Die Basistechnologien sind matur! 2. Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner! 3. Ihr Wettbewerber tut es bereits! SAP „Leader´s Club“ Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Dr- Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr- Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www-project-consult-com © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

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