1. 1 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann Bundesverband ev. Behindertenhilfe Fulda, 18.04.07 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. 2 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

3. 3 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 IBM „Icecube“ Prototyp des IBM TMCC Europe in Mainz

4. 4 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Dokumentenmanagement - Quo Vadis ?

5. 5 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Dokumentenmanagement - ein Kernthema für Organisation und IT? Enterprise Content Management (ECM) Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften als Treiber für ECM Aktuelle Markttrends

6. 6 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Dokumentenmanagement - ein Kernthema für Organisation und IT?

7. 7 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ein uraltes Thema Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren: Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

8. 8 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

9. 9 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ein uraltes Thema Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den frühen Kulturen © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

10. 10 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ein altes Thema Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren. Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

11. 11 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die frühen Anfänge Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den Dokumentenbegriff nicht © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

12. 12 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Zeichen, Daten, Informationen und Wissen Marktmechanismen des Devisenmarktes Devisenkurs $1 = 1,70 DM 1,70 „1“, „0“, „7“ und „,“ Vernetzung Syntax Zeichen Daten Information Wissen Beispiele Zusammenhänge Kontext Zeichenvorrat Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie

13. 13 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Papier ist längst nicht mehr das Hauptproblem – immer mehr Dokumente entstehen digital und sind nicht mehr für eine physische Repräsentation geeignet © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Ein aktuelles Thema

14. 14 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der neue Dokumenten-Begriff Ein Dokument kann heute alles sein gescannte Faksimiles E-Mails mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc.... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

15. 15 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Das elektronische Dokument ElementarKomplexContainer Einseitiges FAX Textdatei Textdatei mit eingebunden Bild / Grafik Vorgang Tabelle Textdatei mit Bild / Grafik Audio Einseitiges FAX Tabelle Information 1 Information 2 Information 3 © PROJECT CONSULT 2002

16. 16 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Das elektronische Dokument Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier und elektronischen Dokumenten durch die Einführung von digitalen Signaturen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

17. 17 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Babylonische Sprachverwirrung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow ECM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management EDM Engineering Document Management DRT Document Related Technologies Content Management Scanning Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document-Management ILM UDM

18. 18 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007

19. 19 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Unstructured Content Definition ECM Enterprise Content Management Data Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2001

20. 20 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein einzelnes Produkt

21. 21 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration Quelle: AIIM 2001 Industry Study AP/ARRM/ACRMHRM

22. 22 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 1 Integrative Middleware Quelle: AIIM 2001 Industry Study

23. 23 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen Quelle: AIIM 2001 Industry Study

24. 24 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP Enterprise Applications Enterprise Content Management Web Content Management Doc Mgmt Imaging DominoExchangeRDMS File System WorkflowCollaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business Infrastructure Integration AP/ARRM/ACRMHRM Basis Idee Nr. 3 Ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Quelle: AIIM 2001 Industry Study

25. 25 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Komponenten des Enterprise Content Management

26. 26 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

27. 27 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 CAPTURE Human created Recogniton Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode Application created Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP XML Financial ApplicationsAggregation E-BillingCOLD/ERM Input

28. 28 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

29. 29 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Document Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

30. 30 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Collaboration STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Collaboration Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung

31. 31 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Web Content Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Web Content Management Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

32. 32 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung

33. 33 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Workflow / Business Process Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung

34. 34 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

35. 35 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

36. 36 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 DELIVER

37. 37 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM-Haus

38. 38 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Was ist neu im ECM-Portfolio DAM Digital Asset Management E-Mail Management EAI Enterprise Application Integration Content Integration Migration Localization DRM Digital Rights Management

39. 39 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften als Treiber für ECM

40. 40 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben Sind rechtliche Anforderungen Markttreiber für ECM?

41. 41 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 USA: Sarbanes-Oxley-Act,,... whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519) 2006

42. 42 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 USA: Securities und Exchange Commission SEC,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents. Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

43. 43 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rechtliche Vorgaben und ihre technische Umsetzung Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch meist noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

44. 44 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Unterschiede Direkte Auswirkungen HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG 2006

45. 45 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance als IT-Thema? „Einhaltung von Vorschriften auf Platz Eins als wichtigster Motor für Informationssicherheit, noch vor Würmern und Viren“ Überschrift einer Pressemitteilung zu einer Umfrage von Ernst&Young Quelle: Finanznachrichten.de, 02.11.2005 Compliance ist Marktreiber für ECM

46. 46 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance in Deutschland ? USA als „Trendsetter“ für zunehmend schärfere Regularien Viele neuen Regularien in Deutschland haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen. Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden

47. 47 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland

48. 48 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Neu:EHUG EHUG – Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister Seit 10.11.2006 in Kraft Ergänzung der Definition von Geschäftsbriefen um den Hinweis "gleichviel welcher Form" Die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben werden jetzt auch zwingend für geschäftliche E-Mails. verlangt Konsequenz ist, dass E-Mails im Geschäftsverkehr jetzt in jedem Fall wie Geschäftsbriefe behandelt und aufbewahrt werden müssen.

49. 49 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Verordnungen in Deutschland

50. 50 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance ein Markttrend auch in Deutschland? Gerichtsurteile 2004 Deutsche Bank $ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails über Geschäftsvorfälle an die SEC Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes (2001 !!! ) Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden  Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht

51. 51 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Information Management Compliance (IMC) IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln Beinhaltet Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen (Corporate Governance) Delegation der Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen erforderlich Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen

52. 52 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Insellösungen vermeiden Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen Daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. E-Mail- Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt

53. 53 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Trends

54. 54 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Nichts Neues ? „Der Einsatz von Dokumenten-Technologien ist im Zeitalter der Information Society nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch des ‚Wann‘ und ‚Wie‘.“ Ulrich Kampffmeyer, IIR EDOK Kongress 1993

55. 55 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rückblick: Einschätzung der ECM-Trends 2006 Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT- Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work- Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management alt

56. 56 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Trends aus Anwendersicht(1) Rechtssichere Archivierung Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck. Virtuelle elektronische Akten Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM- Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert, übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.

57. 57 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Trends aus Anwendersicht(2) Die universelle Inbox Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und in einen Workflow einspeisen. Effiziente Posteingangsverarbeitung Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch setzt.

58. 58 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Trends aus Anwendersicht(3) Personal und Kosten sparen durch Prozessunterstützung Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können. Erschließung und Wiedernutzung vorhandener Inhalte Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben.

59. 59 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Trends aus Anwendersicht(4) Entlastung für E-Mail und ERP Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer und komplexer werdenden ERP-Systemen. Elektronische Signatur Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim Scannen bahnen sich an.

60. 60 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 IT-Hot-Topics 2007

61. 61 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der wichtigste Mega-Trend: Exponentielle Beschleunigung

62. 62 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Explosion der Unternehmensinformationen 78% durchschnittliches Wachstum Feststehende „unstrukturierte“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten Storgage Demand Petabytes

63. 63 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der Content “Big Bang“ 40.000 v.C Höhlen- malerei Werkzeuge 105 Papier 3500 Schrift 1947 Tran- sistor 1950 Computer Späte 1960s Internet 1870 Elektrizität, Telefon 1450 Druck 1993 Das Web 2004 36 Mrd 2003 24 Mrd 2002 12 Mrd 2001 6 Mrd 2000 3 Mrd 2005 52 Mrd Gigabyte

64. 64 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Zählweisen Kilo Zetta Exa Peta Tera Giga Mega Yotta

65. 65 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der Content “Big Bang“ Die Folgen Unstrukturierte Daten wachsen schneller als strukturierte Unkontrollierte Redundanz „Was war eigentlich das Original?“

66. 66 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Exponentielles Wachstum bei Internet- Hostrechnern

67. 67 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Erfassen des Fachwissens, bevor wichtige Angestellte nicht mehr zur Verfügung stehen Massiver Verlust an Fachwissen, wenn in den nächsten 10-20 Jahren die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand gehen Der Transfer bzw. der Verlust von Wissen wird immer mehr zu einem Problem (z.B. durch Jobwechsel oder Wechsel in andere Bereiche) Geistiges Eigentum wird als Wirtschaftsgut zunehmend wichtiger als Infrastruktur und Fabriken, aber die Unternehmen sind kaum darauf vorbereitet, dieses zu sichern und zu erhalten

68. 68 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Strategie: Prozessoptimierung wird die wichtigste Arbeit Unternehmen machen ihre Webseiten immer ansprechender und interaktiver Kundenservice wird wichtiger Unternehmen binden ihre großen Datenmengen besser in die Arbeit ein Die Steuerung und Organisation von Informationen wird zum Kernthema. Hier setzen auch BPM, ECM und RM an

69. 69 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Sicherheit und Risiken: Keine Abnahme bei den Gefahren für die IT-Sicherheit Die Anwender wenden sich auf Grund von Sicherheitsbedenken von Windows ab Sicherheit wandelt sich in Richtung Risikomanagement Compliance erreicht das, was die Regierungen sich erhofft hatten; Compliance regt Verbesserungen besonders bei Finanzprozessen an

70. 70 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Technologie: Die Bewegung in Richtung neuer Architekturen bleibt bestehen Der Qualität von Daten muss Aufmerksamkeit gegeben werden. Dies gilt besonders für heterogene Umgebungen Die IT nimmt das Web 2.0 zunehmend an SOA gewinnt an Realität, steckt aber noch in den Kinderschuhen. IT-Infrastrukturkomponenten werden zunehmend standardisierter Die Innovation in der IT verliert an Zugkraft

71. 71 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM-Hot-Topics 2007

72. 72 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Microsoft als Standard für ECM? Microsoft XML als Standard für Office-Formate? Erfüllt viele grundlegende ECM-Bedürfnisse – MS mutiert zum ECM-Komplettanbieter mit Ausnahme der elektronischen Archivierung Einfache Handhabung Eine SharePoint-only Strategie erfüllt selten alle Content Management-Ansprüche eines Unternehmens Strategisch ähnliche Ansätze bei Oracle und SAP Diese Ansätze können zur Gefahr für die etablierten klassischen Anbieter werden

73. 73 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Konsolidierung des Marktes heißt nicht automatisch einfachere Auswahl Fachliche Anforderungen lassen sich heute gleichermaßen mit unterschiedlichen Produktkategorien auf verschiedenen Plattformen realisieren Der Markt trennt sich in Standardangebote und Lösungsangebote für Branchen, Spezialthemen oder Technologie-Nischen Wir erwarten Insolvenzen von Anbietern, die nicht aufgefangen werden Erste Projekte, in denen nicht die Auswahl sondern die „Abwahl“ von Komponenten im Vordergrund steht

74. 74 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die Signifikanz von Taxonomien und Suche Anwender müssen in der Lage sein, die Informationen, die im ECM-System gespeichert wurden, wieder zu finden Eine Unternehmensweite Struktur für die Organisation von Informationen als Grundvorrausetzung für das gemeinsame Arbeiten auf den Daten Erstellung einer Unternehmens-Taxonomie schon bei der Einführung eines neuen ECM-Systems erleichtert die spätere Benutzung Taxonomien, Thesauri und Nomenklaturen werden zunehmend multilingual

75. 75 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Branchenlösungen Vorkonfigurierte Branchenlösungen lassen sich nicht nur einfacher installieren und einführen, sondern sind auch preiswerter, da die Entwicklungskosten auf zahlreiche Kunden verteilbar sind

76. 76 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Archivierung Immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E-Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen

77. 77 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Records Management Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wieder finden RM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt Eine Reihe neuer eigenständiger und integrierter Produkte wird dem Thema elektronische Archivierung neue Perspektiven geben RM erfährt durch Compliance und Standards Aufschwung

78. 78 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Automatische Klassifikation Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut Zu unterscheiden sind die Ansätze: Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und Strukturierung der Ergebnisse Die Technologie wird ausgereift und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend

79. 79 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rechnungseingangserfassung Spezialisierte, vorkonfigurierte Produkte verschiedener Capture-Anbieter kommen auf den Markt und werden auf großes Kundeninteresse stoßen

80. 80 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Portallösungen Portal-basierte Lösungen, die mit anderen Anwendungen zusammenspielen, entwickeln sich zu einem eigenen Segment Produkte hierzu kommen sowohl von den Web- Content-Management- als auch von den Dokumenten-Management-Anbietern Die Zahl der Portal-Anbieter und – Produkte wird sich drastisch reduzieren Durch die Standards JSR 168, JSR 170 und JSR 283 sowie WebDAV können auch „dokumentenlastige“ Anwendungen einfach integriert werden.

81. 81 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ECM Suiten Steigende Akzeptanz von ECM Suiten Geringere Kosten bei der Einführung durch Standardisierung, Vorkonfektionierung und Modularisierung Achtung: Viele Anbieter stellen ihre Produkte als neue oder überarbeitete Suite dar Bei vielen sind es jedoch immer noch einzelne Komponenten unterschiedlichen Alters und Herkunft, die erst noch mühsam integriert werden müssen

82. 82 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Speichersysteme Nicht nur neue Lösungen im Festplattenbereich, wie z.B. Ergänzungssoftware für revisionssichere Festplatten und WORM-Tapes, sondern auch bei den traditionellen WORM-Medien gibt es mit UDO neue Laufwerke, Medien und Subsysteme Das Ende der Speicherkapazität der Medien ist noch längst nicht erreicht Es setzen sich mittelfristig die WORM- Festplattensysteme für die Archivierung durch

83. 83 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ILM Information Lifecycle Management “A strategy to align IT infrastructure with the business based upon the changing value of information” Quelle : EMCEMC © Copyright PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006 Wert der Information Zugriff auf die Information Wirtschaftlichkeit der Speicher-Infrastruktur Zeit

84. 84 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 ILM Information Lifecycle Management Information Lifecycle Management hat sich unabhängig von DLM herausgebildet (DLM wird in diesem Zusammenhang auch als Data Lifecycle Management übersetzt) ILM ist ein Vorstoß der Anbieter von Speichertechnologien um ihre Storage-Systeme mit Software aufzuwerten und intelligenter zu machen Produkte z.B. von EMC, HP, Hitachi, NetApp, IBM

85. 85 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 JAVA Fast alle neuentwickelten Produkte nutzen J2E oder andere Java-Varianten Ziel ist eine weitestgehende Plattformunabhängigkeit zu erreichen und auch für neue Plattformen wie Microsoft.Net gewappnet zu sein

86. 86 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 XML XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt

87. 87 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 AJAX AJAX Asynchronous Javascript and XML gewinnt Bedeutung weil es an den letzten Grundfesten der „Fat-Clients“ rührt Die Asynchronität ermöglicht damit neue Konzepte, auch in Richtung Service orientierter Architekturen (SOA) AJAX ist hier nicht vollkommen neu sondern bündelt eine Reihe altbekannter Technologien Der Ansatz jedoch ist neu und begründet damit auch inzwischen ernsthaft von einem „Web 2.0“ zu sprechen Auch AJAX hat noch eine Reihe immanenter Probleme, die vor einer breiten Nutzung noch gelöst werden müssen, was auch die bisher nur sehr zurückhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes erklärt

88. 88 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Browser-basierte Clienten Fast überall, nicht nur in Verbindung mit Portalanwendungen, ist der Browser-basierte, schlanke Client auf dem Vormarsch Thin Client Smart Client Inzwischen kann man selbst schwierigere Aufgaben, wie z.B. das Scannen, mit einer Browserbasierten Anwendung erledigen

89. 89 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Dienste-Konzept Alle moderneren Produkte setzen auf modularisierte, echte Dienstekonzepte und Mehrschichtarchitekturen auf Diese lassen sich als Dokumenten-orientierte Middleware zusammenfassen und um Dienste anderer Anbieter einfach ergänzen Damit sinkt auch die Fertigungstiefe in der Softwareentwicklung und erlaubt den Integratoren aus einem großen Spektrum für Kundenlösungen zu schöpfen Die Zeit der großen monolithischen Produkte neigt sich dem Ende zu

90. 90 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der Einsatz von Enterprise Content Management ist nicht mehr eine Frage des „ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“!

91. 91 Bundesverband ev. Behindertenhilfe Dokumentenmanagement – Quo Vadis? Dr. Joachim Hartmann PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Joachim Hartmann E-Mail: Joachim.Hartmann@PROJECT-CONSULT.com WebSite, Newsletter, Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com