1 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Management-Systeme (DMS) (Grundlagen und Trends / Vorbereitung, Auswahl und Einführung) Martin Fichter tekom Regionalgruppe Nord P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Agenda Vorstellung PROJECT CONSULT Grundlagen Trends Vorbereitungen zur Einführung eines DMS Auswahlverfahren Einführung

3 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorstellung PROJECT CONSULT Positionierung Schwerpunkte Beratungsleistungen Branchen & Projektbeispiele Unternehmensdaten Qualifikation und Projektorganisation

4 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Positionierung PROJECT CONSULT ist im Umfeld der DRT Document Related Technologies spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einführung PROJECT CONSULT berät produkt- und herstellerneutral

5 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Schwerpunkte PROJECT CONSULT belegt im DRT-Umfeld folgende Themenschwerpunkte: Elektronische Archivierung Dokumenten-Management Migration Workflow-Management Knowledge Management Automatische Klassifikation Content Management Portaltechnologien Directory Service Elektronische Signatur

6 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Beratungsleistungen Strategieberatung Organisationsberatung Projektberatung Systemberatung Projektmanagement Coaching Qualitätssicherung Seminare

7 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Beratungsleistungen Analysen Pflichten- und Lastenhefte Ausschreibungen Studien & Gutachten Schulungsentwicklung Verfahrensbeschreibungen Dokumentationen

8 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Branchen & Projektbeispiele Versicherungen und Rententräger Albingia, AXA, Bundesanstalt für Angestellte, Generali Lloyd Service AG, LVA Westfalen... Banken und Finanzdienstleister ADIG, BHF, DSGV, Hamburgische LB, LBBW, SIZ... Industrie und Handel Hochtief, Minol, Ruhrgas, RWE-DEA... Pharma und Chemie Schering... Öffentliche Verwaltung Schweizer Bundesverwaltung... Wohnungsbau Internationale Beratungsprojekte (United Nations Environmental Programme UNEP/HEM)

9 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Unternehmensdaten Kaufm. Geschäftsführung:Frau Begemann Strat. Geschäftsführung:Herr. Dr. Kampffmeyer Gründungsjahr:1992 Stammkapital:DM ,00 Sitz:Hamburg Beteiligungen:PCI Ltd., London

10 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Qualifikation und Projektorganisation Mitarbeiterqualifikation und -Einstufung Fortbildung Gemischtes Teamkonzept

11 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Grundlagen Definitionswirrwarr DRT Elektronische Archivierung DMS Knowledge Management Content Management

12 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Alles nur eine Frage der Definition ? von Groupware zum Knowledge Management vom Dokumenten-Management zum Content Management vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management

13 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

14 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b)Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

15 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen Standardschnittstellen Dienste DMS Ablage DMS - Komponenten

16 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen Standardschnittstellen Dienste Verwaltung von unveränder- baren, langzeitig zu archivie- renden Informationen Digitale optische Speicher DMS Ablage DMS - Komponenten Revisions- sicheres Langzeit- archiv

17 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DMS - Komponenten Ablage-Ebene Alle dynamischen Anpassungen an sich verändernde Umgebungen erfolgen auf der Ablage-Ebene.

18 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DMS - Komponenten Archiv-Ebene Das Archiv ist statisch und bleibt langfristig ohne Veränderungen konsistent.

19 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Ursprung des Dokumenten-Managements

20 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen

21 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Management "DMS" DMS im engeren Sinn im weiteren Optical Filing Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc.

22 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Management "DMS" DMS im engeren Sinn im weiteren Optical Filing Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme Bürokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc. "DMS" Dynamisches Dokumenten-Management im engeren Compound-Document-Management Sinn Ablagesysteme

23 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Funktionale Anforderungen an DMS Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern) Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen

24 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Enabling Internet/ Intranet Browser Object Manager Recherche-Client Oberfläche Lokales Dokumenten- Management Viewer Anzeige- komponente Zugriff Eigene Oberfläche zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumenten Master Desktop Nutzung von DMS

25 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Master Desktop Internet/ Intranet Browser Object Manager Enabling Funktionen zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumenten werden in vorhandene Anwendungen integriert Client-Enabling Anwendung Lokales Dokumenten- Management Viewer Anzeige- komponente Zugriff Nutzung von DMS Integration von Dokumenten-Management- Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen Kontrolle durch die vorhandene Anwendung Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen Anwendungen Integration im Office-Umfeld

26 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Master Desktop Enabling Internet/ Intranet Browser Object Manager Ergänzung um einfache DMS-Funktionalität anstelle hierarchischer File-Manager Microsoft Outlook Nutzung von DMS

27 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Master Desktop Enabling Object Manager Internet/ Intranet Browser Zugriff auf DMS- Repositories mittels a) HTML-Dokumenten b) HTML-Startpage mit Nachziehen von Dokumenten c) Laden von DMS- Anwendungs-Applets Internet Browser Netscape, Explorer, Mosaic etc. Nutzung von DMS

28 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Knowledge Management Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“

29 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Content Management Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument- Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

30 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Content Management Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn) die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

31 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Enterprise Content Management (ECM) ECM geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unter- nehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Global- Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server- Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

32 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT „Abgrenzungen“

33 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends Technik Rechtliche Anforderungen

34 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Neue Anforderungen an DMS Technik Anforderungen an Dokumenten-Management aus Anwendersicht Neue Anwendergruppen schaffen neue Herausforderungen Dokumenten-Management aus Anbietersicht Ausweitung des Marktes Recht Der neue Dokumenten-Begriff Die neue Rechtsqualität von eDocuments durch elektronische Signatur

35 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Technik Einheitliche Speichersysteme als Standard-Dienste für alle Anwendungen Einheitliche Postkörbe, die Eingänge, Aufgaben, Dokumente etc. aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen „Enabling“ von Anwendungen und Integration von Dokumenten-Technologien anstelle eigener Clienten Browser-Fähigkeit Automatische Klassifikation mit Routing Elektronische Signaturen Komplette Subsysteme für ERP, Groupware, Call- Center etc.

36 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtliche Anforderungen GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Interne Verwaltungsrichtlinie Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG)

37 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtliche Anforderungen HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 geändert 2000 SigG – Signaturgesetz Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Signaturverordnung im Oktober 2001 EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz (Entwurf) Herkunftslandprinzip Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen BGB – Bürgerliches Gesetzbuch § 126b BGB-E § 127 BGB-E

38 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtliche Anforderungen Abgabenordnung (geändert am ) Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

39 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtliche Anforderungen Datenzugriff Drei Formen des Zugriffs: a)die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b)Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c)die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) Archivierung digitaler Unterlagen COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbar zu haltende Daten nicht zulässig Nur einmal beschreibbare, unveränderbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

40 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen zur Einführung eines DMS

41 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Technik Einzusetzende (technische) Mittel vor

42 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Ich weiß bereits so schon, was ich will Für das bisschen Archivierung setze ich mich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten

43 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? DMS ist kein geschäftskritisches System Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen

44 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Technische Rahmenbedingungen Fachliche / organisatorische Anforderungen Rechtliche Anforderungen Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP Lösungsarchitektur: Quellen, Repository, Standards, Formate, Schichten, Integration... Wirtschaftlichkeit...

45 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden: Lösungsansätze Technische Spezifika Anbieter- / Produkt-Markt Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten voneinander ab?

46 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Welcher Partner kommt überhaupt in Frage? Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Unser Softwarehouse für die Anwendungs- lösung Unser Haus- und Hofberater Die Beratungskollegen unserer Wirtschafts- prüfer Die Top Ten der Consultinggesellschaften Freie Berater aus der DMS-Branche Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-Branche

47 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vorbereitungen DMS Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus? Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering das weitaus höhere Potenzial

48 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Auswahlverfahren Bestandteile einer Ausschreibung Fachkonzept Kriterienkatalog Verfahren Vertragliche Regelungen

49 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Bestandteile einer Ausschreibung Fachkonzept = Basiskonzept der Archivlösung auf der Grundlage der IST-Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Kriterienkatalog Basiert auf fachlichem Sollkonzept Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem Anbieter liefert Feindesign Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender

50 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fachkonzept Definitionen und Abgrenzungen IT-Infrastruktur Anforderungen an das DMS-/Archivsystem DMS-Architektur Lösungsszenarien Formate und Standards DMS-Komponenten DMS-Integration Datenbanken Berechtigungssystem Datensicherheit und Datenschutz Risikobewertung und Empfehlung

51 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Kriterienkatalog Probleme heute: Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl

52 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahren Konventionelle Ausschreibung Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis Aufwendiges, langwieriges Verfahren Verkürztes Verfahren Vorselektion der Anbieter mit Berater Kritische Punkte bei Auswahl Vertrag Personal

53 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vertragliche Regelungen Rahmenvertrag und Einzelvertäge

54 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Einführung Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping Fachlicher Pilot Roll out Verfahrensdokumentation

55 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping Beweisführung aller geforderten Schnittstellen, Integrationen und Funktionalitäten

56 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fachlicher Pilot Auswahl des Fachbereichs Vorbereitung des fachlichen Piloten Durchführung Positive Bewerbung des Projektes in andere Fachbereiche

57 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Roll out Sukzessives Ausrollen der Lösung in weitere Fachbereiche Realisierung fehlender Schnittstellen und Integrationen

58 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahrensdokumentation Grundlagen „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996

59 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahrensdokumentation Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

60 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahrensdokumentation organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit

61 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Martin Fichter WebSite, Newsletter, Informationen...