1. GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
GFT Solutions GmbH
Essen,
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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2. Verunsicherung im Markt Was ist die GDPdU?
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3. Verunsicherung im Markt
Muß ich archivieren?
Was muß archiviert werden?
Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen Dokumenten recherchiert?
Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?!
Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?!
Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation?
Kommt da noch etwas nach?!
Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler Signatur anschaffen?!
Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die Medien mitnimmt?!
usw.
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4. Das elektronische Dokument Gleichstellung von Dokumenten
Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt
Dynamische Dokumente
Elektronisch signierte Dokumente
Automatisch erzeugte Massendrucke
Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden
Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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5. Das elektronische Dokument Elektronisch signierte Dokumente
Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist
Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz seit dem gültig
Weitere Anpassungen an die europäische Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind noch zu erwarten
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6. GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“
Umfeld
Buchhaltungsdaten
Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente
Gültigkeit
Brief vom BMF
Umzusetzen ab
Übergangsregelungen
Herkunft
Steuerreform (StSenkG)
HGB AO
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7. Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)
Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
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8. Wichtige Aussagen der GDPdU
Datenzugriff
Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit
Drei Formen des Zugriffs:
die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)
Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)
die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
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9. Wichtige Aussagen der GDPdU
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Elektronische Unterlagen sind:
Elektronische Abrechnungen
Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung
Elektronisch signierte Dokumente
Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden
Aufbewahrungsfristen
Speicherung von Zertifikaten
Protokollierung
Konvertierung
Verarbeitung
Indexänderungen
Transformationen
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10. Wichtige Aussagen der GDPdU
Archivierung digitaler Unterlagen
Maschinelle Auswertbarkeit
COM-Verfilung nicht mehr ausreichend
PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig
Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)
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11. Verfahrensdokumentation nach GoBS
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen
Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
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12. Elektronische Archivierung
„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis
des Informationszeitalters“
Erkki Liikanen
EU-Kommissar
„Information Society“
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13. Änderungen in nationalen Gesetzen
BDSG
In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden
BGB
Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur
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14. Änderungen in nationalen Gesetzen
UStG
Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist.
EGG
Anforderungen an Archivierung abgesendeter und empfangener kaufmännischer Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten
Steuerrecht
Weitere Ausführungs – und Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten
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15. Die Zukunft der elektronischen Archivierung
Neue Standards
ISO 15489
OAIS
MoReq, Dublin Core, etc.
Nachgeordnete Dienste
Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme
Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation
Konverter, Lokalisierer, Viewer
Standardschnittstellen
Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme
Neue neutrale Dokumentformate
Selbstbeschreibend
Einheitliche Metadaten
Migrationssicher
Plattformunabhängig
Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte
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16. Thesen
Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung
Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muß
Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt
Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen
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17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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