GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions GmbH Essen, 26.-28.09.2001 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Verunsicherung im Markt Was ist die GDPdU? GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Verunsicherung im Markt Muß ich archivieren? Was muß archiviert werden? Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen Dokumenten recherchiert? Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?! Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?! Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation? Kommt da noch etwas nach?! Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler Signatur anschaffen?! Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die Medien mitnimmt?! usw. GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Das elektronische Dokument Gleichstellung von Dokumenten Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Das elektronische Dokument Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz seit dem 01.05.2001 gültig Weitere Anpassungen an die europäische Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind noch zu erwarten GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF 16.07.2001 Umzusetzen ab 01.01.2002 Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000) Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Wichtige Aussagen der GDPdU Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Wichtige Aussagen der GDPdU Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Wichtige Aussagen der GDPdU Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many) GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Verfahrensdokumentation nach GoBS Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Elektronische Archivierung „Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“ GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Änderungen in nationalen Gesetzen BDSG In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden BGB Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Änderungen in nationalen Gesetzen UStG Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist. EGG Anforderungen an Archivierung abgesendeter und empfangener kaufmännischer Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten Steuerrecht Weitere Ausführungs – und Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Die Zukunft der elektronischen Archivierung Neue Standards ISO 15489 OAIS MoReq, Dublin Core, etc. Nachgeordnete Dienste Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation Konverter, Lokalisierer, Viewer Standardschnittstellen Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme Neue neutrale Dokumentformate Selbstbeschreibend Einheitliche Metadaten Migrationssicher Plattformunabhängig Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

Thesen Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muß Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen GDPdU – neue rechtliche Anforderung an die elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer GFT Solutions PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001

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