1. 1 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. 2 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Einführung: Vom Wert der Information Compliance: Rechtliche Anforderungen Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management Zukunft des Informationsmanagements: Das Ziel

3. 3 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Einführung: Vom Wert der Information

4. 4 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vom Brief zur E-Mail: qualitative und rechtliche Unterschiede

5. 5 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation Wird E-Mail ein geringer Wert zugemessen?

6. 6 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation Geschäfte können heute elektronisch per E-Mail getätigt werden E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

7. 7 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wir können uns der E-Mail Kommunikation nicht mehr entziehen!

8. 8 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mails sind Dokumente! Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV- System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder Email-Dateien Screen-Dumps Output-Dateien Multimedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente... Das elektronische Dokument

9. 9 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Thesen "Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird." "Der Umfang einer und die einzusetzende Investition für eine Document-Related- Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren" (aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)

10. 10 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätzliches Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig. Es existieren jedoch Grundparameter. Z.B. ist ein Großunternehmen, dass lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

11. 11 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Kriterien Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.: Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens Nutzung von Information in Prozessen Nutzung von Information als Wissen Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben Rolle von Information als Steuerungselement der Unternehmensstrategie Gewichtung elektronischer Information versus papier- und menschengebundener Information Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und Planung usw.

12. 12 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gründe zur Archivierung von E-Mails Wirtschaftliche Gründe Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger Entlastung der Kommunikationssysteme Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen usw.

13. 13 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gründe zur Archivierung von E-Mails Rechtliche Gründe Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E- Mails Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Nachweis

14. 14 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance: Rechtliche Anforderungen

15. 15 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben

16. 16 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Direkte und indirekte Auswirkungen Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle Direkte Auswirkungen – Beispiele aus Deutschland HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen – Beispiele: Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG

17. 17 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätzlich Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

18. 18 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Beispiele aus den USA Sarbanes Oxley Act FRCP & eDiscovery

19. 19 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Sarbanes-Oxley-Act,,... whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519) 2006

20. 20 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Securities und Exchange Commission SEC (USA),, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

21. 21 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 FRCP & eDiscovery Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt. Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde

22. 22 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Rechtliche Regularien in Deutschland und ihre Auswirkungen auf E-Mails Nach BGB sind E-Mails im formfreien Geschäftsverkehr rechtsgültige Dokumente. In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen. § 371 ZPO: Beweis durch Augenschein Elektronische Dokumente können Gegenstand des Beweises sein. In dem Fall wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten. Nicht qualifiziert signierte E-Mails unterliegen als Gegenstand der freien Beweiswürdigung nur dem Augenschein des Gerichts §130a ZPO: Elektronisches Dokument Elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können die Schriftform ersetzen.

23. 23 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail Nachrichten können Geschäftsbriefe sein Erweitert die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen um den Zusatz „Geschäftsbriefe, gleichviel welcher Form“ Pflichtangaben sind somit auch in E-Mail-Nachrichten erforderlich Auswirkung auf alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, vom eingetragenen Kaufmann (e.K) über Aktiengesellschaft (AG) bis zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) z.B. Erweiterung des § 80 des Aktiengesetz AktG In Kraft getreten am 01.01.2007 Gesetz über elektronische Handels- register und Genossenschaftsregister EHUG

24. 24 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (1) Verletzung der Buchführung Bewertung als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und der steuerlichen Buchführungspflicht Mögliche Sanktionen:  Schätzung des Gewinns nach § 162 II AO  Erwirkung der Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld Straftat Wird durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies in bestimmten Fällen als Straftat gewertet werden. (§ 283 ff. StGB)

25. 25 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (2) Ordnungswidrigkeit Eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit sein. Bewertung als Steuergefährdung gemäß § 379 AO möglich. Schadensersatz Der Vorstand oder Geschäftsführer kann nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG schadensersatzpflichtig sein. Persönliche Haftung Eine persönliche Haftung des Vorstands oder Geschäftsführer im Rahmen eines mangelnden Risikomanagement nach AktG und GmbHG kommt in Betracht, wenn dieser Entwicklungen, die ein zukünftiges Risiko für ein Unternehmen darstellen, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

26. 26 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance - Gerichtsurteile 2004 Deutsche Bank $ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails über Geschäftsvorfälle an die SEC Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes (2001 !!! ) Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden  Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht

27. 27 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: Schweiz Ausführungen zu den rechtlichen Grundlagen (OR, ZGB, ArG, GeBoV ) im nachfolgenden Vortrag von Maria Winkler Wenn E-Mails geschäftsrelevante Informationen enthalten, müssen sie aufbewahrt werden Art der Archivierung unterliegt dem Unternehmen Datenschutz: Wenn die private Nutzung des E- Mail-Accounts erlaubt ist, ist eine automatische Archivierung der E-Mails nur mit Zustimmung der Benutzer zulässig

28. 28 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

29. 29 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung sind keine einfachen Themen … Eine kleine Sammlung ausgewählter Probleme

30. 30 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die harte Realität der Informationsbeschaffung 25.000 E-Mails pro Jahr 11.000 E-Mails pro Jahr Informationsbeschaffer bekommen fast doppelt so viele E-Mails pro Jahr wie „normale“ Mitarbeiter eines Unternehmens Quellen: Forrester Research, Media Asset Management

31. 31 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Entlastung für E-Mail-Anwendungen Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt Der Aufwand für die Systemadministration steigt Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt

32. 32 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (1) Original (mehrere Empfänger, CC, BCC,…) Lesbarkeit (Anhang, Links, Zeichensätze,…) Footer wird beim Ausgang automatisch vom Server hinzugefügt Firewall verhindert Empfang von E-Mails Direkter / indirekter Empfang über Gruppenpostkörbe Verschlüsselte Mails Eingangsnachweis - Beziehung zur E-Mail ? Inkompatibilitäten Outlook  Notes  Open Source E-Mail ist der natürliche Feind von kontrolliertem Workflow ….

33. 33 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (2) In Deutschland: Nutzung des E-Mail-Anschlusses zu privaten Zwecken Datenschutzrecht, Telekommunikationsgesetz und Fernmeldegeheimnis werden relevant ohne Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung keine Überwachung der Inhalte der Kommunikation zulässig private Mail ist grundsätzlich Eigentum des Mitarbeiters, auch nach seinem Ausscheiden Kein ungenehmigter Zugriff auf Gruppenpostkörbe erlaubt Vereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich

34. 34 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (3) E-Mail mit Text und integrierten Bildern Umschlag Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

35. 35 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (4) Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und Attachment PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word

36. 36 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (5) Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word PDF

37. 37 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (6) E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo 45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io E-Mail mit HTML Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

38. 38 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail-Problematik (7) E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment E-Mail mit Text und elektronischer Signatur PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

39. 39 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management

40. 40 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1) 1.Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2.Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein. 3.Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein. 4.Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5.Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.

41. 41 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2) 6.Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein. 7.Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden. 8.Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 9.Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen erfüllt sein. 10.E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

42. 42 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungsstrategie 1 Anwender-getriebene Archivierung Ansatz: Manuelle Auswahl der zu archivierenden Mails in der Mail- Umgebung Der Anwender entscheidet individuell über die Notwendigkeit zur Archivierung Merkmale Überführung von einzelnen Mails und/oder Anhängen in andere Umgebungen (DMS, Records Management, ECM) Anwender entscheidet über Speicherkontext und Indizierung Automatische Übernahme von Metadaten möglich Recherche nach archivierten Mails außerhalb und/oder innerhalb der Mail-Umgebung

43. 43 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungsstrategie 2: System-getriebene Archivierung Ansatz: Zentrale server-seitige Auswahl und Ablage der zu archivierenden Nachrichten Archivierung nach festgelegten Unternehmensregeln Merkmale: Automatisierte Archivierung erfolgt regelbasiert Archivierung des vollständigen Ein- und Ausgangs oder nur einer definierten Auswahl Regelbasierte automatische Klassifikation Auch teilautomatisierte Ansätze möglich Automatisierte „Single-Instance“-Archivierung

44. 44 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Zeitpunkt der Archivierung ARCHIVIERUNGAutomatischBenutzerinitiiert Früh Alle E-Mails oder selektiert nach Geschäftsregeln Eingangsmails: n.a. Ausgangsmails: Auslösung zugleich mit Versand Spät Selektierung durch Text Mining und nach Geschäftsregeln Eingangsmails: Weiterleitung an Archiv durch Empfänger Ausgangsmails: nachträgliche Auslösung durch Absender oder „Archivar“ Nach Knolmayer, Disterer 2007

45. 45 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

46. 46 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archivverwaltung

47. 47 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Erfassung Verwaltung Ausgabe Speicherung Nutzung Der Dokumenten-Lebenszyklus © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 Elektr. Archivierung © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

48. 48 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Eingangskontrolle und Nachweis Filterung und Prüfung Verteilung Teilautomatisierte Auswertung Unterstützung bei der Beantwortung Zuordnung zu Geschäftsvorfällen etc. … erst am Ende steht die Archivierung E-Mail Management

49. 49 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail Management oder Archivierung? E-Mail-Archivierung steht am Ende der Nutzung, E-Mail-Management während der Nutzung von E-Mail ist daher die größere Herausforderung.

50. 50 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Reine“ E-Mail-Archivierung birgt das Risiko der Schaffung von Insellösungen E-Mails müssen auf Grund ihres Inhalts im Sachzusammenhang archiviert werden – nicht auf Grund ihres Formates

51. 51 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Management: Kür oder Pflicht?

52. 52 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Das Ziel Ganzheitliche Enterprise-Content-Management- Strategie Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets Integration von E-Mails als eine Eingangsquelle Übernahme von Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung, Speicherung und Bewahrung Effiziente Nutzung moderner intelligenter Speichersubsysteme als Ablageorte effizient nutzt. Nur Komponenten von ECM-Lösungen wie klassisches Dokumenten-Management, Records Management, Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen!

53. 53 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Literatur Bücking, Jens: Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.voi.de/media/custom/561_668_1.PDF?loadDocument&ObjSvrID=561&ObjID=668&ObjLa=1&Ext=PDF Kampffmeyer, Ulrich (2007): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Vortrag auf dem SERinForum – eMail Relevanz, Mai 2007 Kampffmeyer, Ulrich (2006): Compliance, Archivierung & E-Mail-Management. Vereon Fokusseminar, 05.09.2006, Zürich. Kampffmeyer, Ulrich (2005): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Keynote auf dem DoQ-Seminar „E-Mail-Archivierung“, Juli 2005. Kampffmeyer, Ulrich (2005): Die 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung. Vortrag auf der Veritas / KVS Roadshow zu „E-Mail-Archivierung“, Februar 2005. BITKOM (Hrsg.) (2005): Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf Keller, May-Lion (2007): Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails. IT-Recht-Kanzlei München. 2007. http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf Knolmayer, Gerhard; Disterer, Georg (2007): Anforderungsgerechte Dokumentation der Email Kommunikation: Rechtliche Vorschriften, technische Lösungen und betriebliche Regelungsbedarfe. Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, Arbeitsbericht Nr. 192. Mai 2007.

54. 54 E-Mail Management: Kür oder Pflicht? Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Webseite, Newsletter, Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com www.PROJECT-CONSULT.com