1. 1 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Joachim Hartmann P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. 2 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Einführung: Vom Wert der Information Compliance: Rechtliche Anforderungen Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld Lösungen: Management oder nur Archivierung? Prinzipien: 10 Grundsätze zum E-Mail-Management Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und digitalem Vergessen

3. 3 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Einführung: Vom Wert der Information

4. 4 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vom Brief zur E-Mail: qualitative und rechtliche Unterschiede

5. 5 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation Wird E-Mail ein geringer Wert zugemessen?

6. 6 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation Geschäfte können heute elektronisch per E-Mail getätigt werden E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

7. 7 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mails sind Dokumente! Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV- System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder Email-Dateien Screen-Dumps Output-Dateien Multimedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente... Das elektronische Dokument

8. 8 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Der Wert elektronischer Information Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form der Übermittlung Nur Information, die auch in Prozessen oder als Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert

9. 9 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wert von Dokumenten Der Wert und Charakter eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge Im englischsprachigen Raum spricht man anstelle von „Dokumenten“ von „Records“ Ein Record ist entsprechend der ISO 15489-11 eine „Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen“

10. 10 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gleichstellung von Dokumenten Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

11. 11 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Qualifiziert elektronisch signierte Dokumente sind der Schriftform gleichgestellt Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

12. 12 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wir können uns der E-Mail Kommunikation nicht mehr entziehen!

13. 13 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Thesen "Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird." "Der Umfang einer und die einzusetzende Investition für eine Document-Related- Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren" (aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)

14. 14 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätzliches Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig. Es existieren jedoch Grundparameter. Z.B. ist ein Großunternehmen, dass lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

15. 15 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Kriterien Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.: Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens Nutzung von Information in Prozessen Nutzung von Information als Wissen Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben Rolle von Information als Steuerungselement der Unternehmensstrategie Gewichtung elektronischer Information versus papier- und menschengebundener Information Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und Planung usw.

16. 16 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gründe zur Archivierung von E-Mails Wirtschaftliche Gründe Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger Entlastung der Kommunikationssysteme Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen usw.

17. 17 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gründe zur Archivierung von E-Mails Rechtliche Gründe Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E- Mails Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Nachweis

18. 18 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance: Rechtliche Anforderungen

19. 19 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben

20. 20 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Übereinstimmung“ Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe

21. 21 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Erfüllung“ Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess

22. 22 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Rechtliche Vorgaben“ Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum

23. 23 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Regulative Vorgaben“ Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und regulativ“? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben

24. 24 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Direkte und indirekte Auswirkungen Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle Direkte Auswirkungen - Beispiele HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen – Beispiele: Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG

25. 25 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätzlich Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

26. 26 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Beispiele aus den Richtlinien der EU E-Commerce Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr In Deutschland umgesetzt im Elektronischen Geschäftsverkehrsgesetz (EGG) Wichtigster Punkt: Herkunftslandprinzip RLES - Elektronische Signatur Grundlage für das deutsche Signaturgesetz (SigG) Definition von einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen u.a.

27. 27 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Compliance in Deutschland Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden

28. 28 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: Deutschland Rechtliche Verankerung der elektronischen Form BGB ZPO VwVfG EHUG GmbhG AktG

29. 29 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Bürgerliches Gesetzbuch BGB Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt: Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden E-Mails sind im formfreien Geschäftsverkehr rechtsgültige Dokumente. In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen. In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet In Kraft getreten am 3.7.2001

30. 30 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Zivilprozessordnung ZPO § 371: Beweis durch Augenschein Elektronische Dokumente können Gegenstand des Beweises sein. In dem Fall wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten. Nicht qualifiziert signierte E-Mails unterliegen als Gegenstand der freien Beweiswürdigung nur dem Augenschein des Gerichts § 371a Beweiskraft elektronischer Dokumente Private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, werden als private Urkunden angesehen. §130a: Elektronisches Dokument Elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können die Schriftform ersetzen.

31. 31 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfG Beinhaltet Regeln für die Verfahren der öffentlichen Verwaltung Durch das 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsrechtlicher Vorschriften vom 21. August 2002 (BGBl. I S. 3322) wurde unter anderem auch das Verwaltungsverfahrensgesetz ausdrücklich für die elektronische Kommunikation geöffnet Die Änderungen traten am 1. Februar 2003 in Kraft Der neu eingefügte § 3a VwVfG ermöglicht als Generalklausel für E-Government insbesondere elektronische Verwaltungsakte und Anträge Gleichlautende Regelungen wurden zeitlich nachfolgend in die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder aufgenommen

32. 32 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail Nachrichten können Geschäftsbriefe sein Erweitert die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen um den Zusatz „Geschäftsbriefe, gleichviel welcher Form“ Pflichtangaben sind somit auch in E-Mail-Nachrichten erforderlich Auswirkung auf alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, vom eingetragenen Kaufmann (e.K) über Aktiengesellschaft (AG) bis zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) z.B. Erweiterung des § 80 des Aktiengesetz AktG In Kraft getreten am 01.01.2007 Gesetz über elektronische Handels- register und Genossenschaftsregister EHUG

33. 33 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 GmbH-Gesetz GmbHG Angaben auf Geschäftsbriefen: -Rechtsform und Sitz der Gesellschaft -Registergericht -Handelsregisternummer -Namen der/des Geschäftsführer/s und evtl. Vorsitzenden des Aufsichtsrates -Stammkapital Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1 § 35a

34. 34 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Aktiengesetz AktG regelt die Errichtung, die Verfassung, Rechnungslegung, Hauptversammlungen und Liquidation von Aktiengesellschaften sowie von Kommanditgesellschaft auf Aktien. In Kraft getreten am: 1. Januar 1966 § 80 umfasst die Regelungen zu Angaben auf Geschäftsbriefen

35. 35 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: Deutschland Aufbewahrung nach HGB und Steuerrecht Pflichten, Fristen, Formen HGB AO VwVfG GDPdU GoBS GAUFZV IDW RS FAIT 3

36. 36 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Handelsgesetzbuch HGB Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen : Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

37. 37 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Abgabenordnung AO Aufbewahrungsform und –fristen In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. Papierform Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse vorgeschrieben Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen hierzu 10 Jahre für Buchhaltungsbelege 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist auch längere Aufbewahrungsfristen möglich

38. 38 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Abgabenordnung AO Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

39. 39 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) dienen der Sicherstellung des Zugriffs der Finanzverwaltung auf die gesamten, buchhaltungsrelevanten DV-Daten eines Unternehmens legen damit die die Datenspeicherung und - bereitstellung steuerrechtlich relevanter E-Mails fest Prüfbarkeit steuerrelevanter Daten mit Z1, Z2, und Z3 Zugriff über die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf Basis originärer Daten Maschinelle Auswertbarkeit über mindestens 10 Jahre

40. 40 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme GoBS (1) In den GoBS ist im Detail geregelt: wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss, wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen, dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist.

41. 41 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU. Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert. E-Mails müssen als originär elektronische Daten auch in elektronischer Form gespeichert werden. GoBS (2)

42. 42 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Die Verfahrensdokumentation „lebt“ GoBS: Verfahrensdokumentation

43. 43 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs- verordnung GAUFZV Die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten wurden durch das Bundesfinanzministerium in der „Gewinnabgrenzungs-aufzeichnungsverordnung“ hinsichtlich Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen des § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung vom 16. Mai 2003 präzisiert. Die Regelung verpflichtet bestimmte Steuerpflichtige, für den Bereich der Verrechnungspreise umfangreiche Aufzeichnungen zu schaffen und vorzulegen. Dokumentation der Informationen zur Preisfindung, welche auch in E-Mails enthalten sein können

44. 44 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 IDW RS FAIT 3 (1) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren Sammlung von Anforderungen an den Betrieb einer DMS- Lösung aus Sicht der Deutschen Wirtschaftsprüfer. Im Gegensatz zu Gesetzen und Verordnungen wurden hier konkrete und DMS-spezifische Regelungen zusammengestellt.

45. 45 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 IDW RS FAIT 3 (2) Die Inhalte des IDW RS FAIT 3: Darstellung der heutigen Archivierungsverfahren Komponenten einer DMS-Lösung Rechtliche Grundlagen, wie HGB, AO, GDPdU oder BDSG Beschreibung von typischen Einsatzszenarien, wie frühe oder späte Erfassung, Datenarchivierung oder E- Invoicing Darstellung der rechtlichen, technischen und organisatorischen Risiken beim Betrieb einer DMS- Lösung Anforderungen für den sicheren DMS-Betrieb

46. 46 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich KonTraG Im Mai 1998 verabschiedet Verlangt ein effizientes Risikomanagementsystem (inkl. Verfügbarkeit betriebswichtiger Information) Verpflichtet zu geeigneten Schutzmaßnahmen in Bezug auf die IT-Sicherheit, insbesondere auch für betriebswichtige Systeme und Daten Verschuldensvermutung und persönliche Haftung des Managements Verpflichtet Unternehmen für ihre elektronischen Dokumente bzgl. der „Erstellung, Weiterleitung und Dokumentation der Information“ Regelungen und Maßnahmen zu treffen.

47. 47 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UMAG Zum 1. November 2005 in Kraft getreten Verbesserung der Durchsetzung von Haftungsklagen, sprich die Schadensersatzklage der Gesellschaft gegen Vorstände und Aufsichtsräte wegen Unredlichkeiten und groben Rechtsverstößen Schutz der Anfechtungsklage gegen Hauptversammlungs-beschlüsse vor missbräuchlicher Ausnutzung Das System der Anmeldung und Legitimation von Aktionären zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung wird modernisiert und auf internationale Gepflogenheiten umgestellt Erfordert umfangreiche Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

48. 48 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (1) Verletzung der Buchführung Bewertung als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und der steuerlichen Buchführungspflicht Mögliche Sanktionen:  Schätzung des Gewinns nach § 162 II AO  Erwirkung der Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld Straftat Wird durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies in bestimmten Fällen als Straftat gewertet werden. (§ 283 ff. StGB)

49. 49 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (2) Ordnungswidrigkeit Eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit sein. Bewertung als Steuergefährdung gemäß § 379 AO möglich. Schadensersatz Der Vorstand oder Geschäftsführer kann nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG schadensersatzpflichtig sein. Persönliche Haftung Eine persönliche Haftung des Vorstands oder Geschäftsführer im Rahmen eines mangelnden Risikomanagement nach AktG und GmbHG kommt in Betracht, wenn dieser Entwicklungen, die ein zukünftiges Risiko für ein Unternehmen darstellen, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

50. 50 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: Schweiz Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) In der GeBüV ist festgelegt, wie man Geschäftsunterlagen führen und aufbewahren muss, damit diese die selbe Beweiskraft haben wie Papierunterlagen Obligationenrecht (OR) (Kaufmännische Buchführung, Art. 957 ff. OR)

51. 51 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: Schweiz Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB) Arbeitsgesetz (ArG) Art. 166 und 325 StGB (Schweiz. Strafgesetzbuch); Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in Verbindung mit der Datenschutzverordnung

52. 52 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Regularien: International Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten Basel II Solvency II SOX (Sarbanes-Oxley Act) SEC (Securities and Exchange Commission)

53. 53 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld

54. 54 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung sind keine einfachen Themen … Eine kleine Sammlung ausgewählter Probleme

55. 55 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die harte Realität der Informationsbeschaffung 25.000 E-Mails pro Jahr 11.000 E-Mails pro Jahr Informationsbeschaffer bekommen fast doppelt so viele E-Mails pro Jahr wie „normale“ Mitarbeiter eines Unternehmens Quellen: Forrester Research, Media Asset Management

56. 56 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Entlastung für E-Mail-Anwendungen Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt Der Aufwand für die Systemadministration steigt Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt

57. 57 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (1) Original ? ein Empfänger mehrere Empfänger ein Empfänger, mehrere cc-Empfänger Verteiler, viele bcc-Empfänger

58. 58 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (2) Zitierungsstil keine Übernahme vollständige Übernahme (mit Schachtelung) teilweise Übernahme Editierbarkeit

59. 59 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (3) Inhaltliche Bewertung durch Empfänger Relevanz häufig nicht sofort erkennbar

60. 60 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (4) Status Vorabinformation Kopie Original rechtskräftiges Original

61. 61 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (5) Nutzung des E-Mail-Anschlusses zu privaten Zwecken Datenschutzrecht, Telekommunikationsgesetz und Fernmeldegeheimnis werden relevant ohne Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung keine Überwachung der Inhalte der Kommunikation zulässig private Mail ist grundsätzlich Eigentum des Mitarbeiters, auch nach seinem Ausscheiden Kein ungenehmigter Zugriff auf Gruppenpostkörbe erlaubt Vereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich

62. 62 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (6) Lesbarkeit E-Mail nicht anzeigbar E-Mail Anhang nicht anzeigbar verlinkte Seite nicht aufrufbar Zeichensatzprobleme

63. 63 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (7) Fehlende Metadaten Betreff individueller Absender Bezug im Text

64. 64 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Automatische Footer-Lösung In jede ausgehende E-Mail wird serverseitig der Footer mit den Pflichtangaben eines Geschäftsbriefes eingefügt Auch private E-Mails werden mit dem Footer versehen Die vom Mitarbeiter gespeicherte und ggf. archivierte E-Mail enthält den Footer nicht und stimmt nicht mit der vom Empfänger erhaltenen Nachricht überein E-Mail-Problematik (8)

65. 65 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (10) E-Mail mit Text Umschlag Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

66. 66 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (11) Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und Attachment PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word

67. 67 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (12) Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word PDF

68. 68 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (13) E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo 45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io E-Mail mit HTML Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

69. 69 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (14) Signatur ohne Signatur mit fortgeschrittener Signatur mit qualifizierter Signatur nur Umschlag signiert Umschlag mit Attachment signiert nur Attachments signiert gemischt signierte und unsignierte Attachments

70. 70 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail-Problematik (15) E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment E-Mail mit Text und elektronischer Signatur PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

71. 71 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (16) Verschlüsselte Mails Nachricht ohne Schlüssel des Empfängers nicht lesbar GDPdU verlangt die Aufbewahrung von Verschlüsselter Unterlage Entschlüsselter Unterlage Schlüssel

72. 72 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (17) Eingangsnachweis Bestätigung des Empfängers Bestätigung des Lesers keine Bestätigung der Bearbeitung keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher, da Einträge löschbar Beziehung zur E-Mail ?!

73. 73 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (18) Firewall verhindert Empfang von E-Mails mit Viren (positiv) elektronische Signatur (negativ) speziellen Attachments (negativ) bestimmter Absender (positiv/negativ) bestimmte Größe (negativ)

74. 74 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (19) Outlook  Notes  Open Source Formatierung Auszeichnungsmerkmale Zeichensätze Aufbau Metadaten

75. 75 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (20) Absender-Erkennung interne, bekannte Adresse externe, bekannte Adresse externe, unbekannte Adresse externe, „verdeckte“ Adresse

76. 76 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (21) Empfangsnachweis richtige Adresse richtige(r) Empfänger richtiger Zeitstempel Vollständigkeit / Lesbarkeit Versandnachweis richtige(r) Empfänger richtiger Zeitpunkt Vollständigkeit

77. 77 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (22) Direkter Empfang Jeder Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse ist direkt erreichbar Kein „zentraler Posteingang“ mit kontrollierter Verteilung mehr Jeder Mitarbeiter ist als Empfänger selbst für die ordnungsmäßige Verwaltung und Ablage zuständig Indirekter Empfang Wer ist für einen Gruppenpostkorb verantwortlich? Weiterleitung führt automatisch zur Datenredundanz Vertreter- und Weiterleitungsregeln enden im „Dschungel“

78. 78 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail-Problematik (23) E-Mail ist der natürliche Feind von kontrolliertem Workflow ….

79. 79 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Lösungen: Management oder nur Archivierung?

80. 80 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1) Grundanforderungen Lösungen der beschriebenen Verwaltungsprobleme Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten Empfänger sichere, unveränderbare Speicherung Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und Antworten Erzeugung von Renditionen zur Sicherstellung langfristiger Lesbarkeit Nachweis der Quellen Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und Attachments

81. 81 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2) Grundanforderungen (Fortsetzung) Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen Hohe Skalierbarkeit Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten Mails Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes Single-Instance Archivierung Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen

82. 82 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Konsequenzen der E-Mail Archivierung: Technik Archivsysteme sind nachgeordnete Dienste einer IT- Infrastruktur Archive speichern und verwalten beliebige Informationen aus beliebigen Quellsystemen Archivsysteme sind keine Fachanwendungen, sie sorgen nur für die sichere Aufbewahrung der Daten Archivsysteme erlauben einen direkten, datenbankgestützten Zugriff auf die gespeicherten Objekte

83. 83 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Konsequenzen E-Mail Archivierung: Personal Betriebsrat Mitwirkungsrecht des Betriebsrates Zugriff (Archivierung) auf persönliche Daten (private Mails) bedarf der Zustimmung des Betriebsrates Datenschutz Fragen der Datensicherheit werden verbessert Möglichkeiten des Missbrauches unternehmensrelevanter Daten werden verringert Administration Arbeit der Administratoren wird immens erleichtert Personelle Entlastung möglich Anwender Breites Spektrum an Reaktionen von Euphorie bis zur totalen Ablehnung Nach Übergang in den Produktivbetrieb und schlüssigen Information der Nutzer, aber meist ein positives Echo

84. 84 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Strategien der E-Mail-Archivierung (1)Vollständige Archivierung (2)Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments (3)Selektive Archivierung Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung

85. 85 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vollständige Archivierung Vorteile: Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen Möglichkeit der Prozessintegration Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmens Nachteile: Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz Meist kostenintensivste Lösung Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

86. 86 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments Vorteile: Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen Nachteile: Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt. Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig. Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich.

87. 87 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Selektive Archivierung Vorteile: Filterung unerwünschter Mails. Reduzierung des Speicherplatzbedarfs. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen Nachteile: Sehr aufwändig Filterkriterien extrem schwierig zu definieren Bei ungenauer Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt.

88. 88 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Systeme für E-Mail-Management und -Archivierung Klassifikation Integrierte Ablage E-Mail-Management als Bestandteil eines ECM-Systems E-Mail als ein Informationstyp in übergreifenden Akten Isolierte Ablage Eigenständige E-Mail-Management-Systeme, gegebenenfalls mit eigener Archivkomponente Im Mail-System integrierte E-Mail-Archivierungssysteme Ablage in einem Universalarchiv, das auch für E-Mails genutzt wird Adaptierte Archivsysteme für den Informationstyp E-Mail

89. 89 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Anwender-getriebene Archivierung Ansatz: Manuelle Auswahl der zu archivierenden Mails in der Mail- Umgebung Der Anwender entscheidet individuell über die Notwendigkeit zur Archivierung Merkmale Überführung von einzelnen Mails und/oder Anhängen in andere Umgebungen (DMS, Records Management, ECM) Anwender entscheidet über Speicherkontext und Indizierung Automatische Übernahme von Metadaten möglich Recherche nach archivierten Mails außerhalb und/oder innerhalb der Mail-Umgebung

90. 90 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 System-getriebene Archivierung Ansatz: Zentrale server-seitige Auswahl und Ablage der zu archivierenden Nachrichten Archivierung nach festgelegten Unternehmensregeln Merkmale: Automatisierte Archivierung erfolgt regelbasiert Archivierung des vollständigen Ein- und Ausgangs oder nur einer definierten Auswahl Regelbasierte automatische Klassifikation Auch teilautomatisierte Ansätze möglich Automatisierte „Single-Instance“-Archivierung

91. 91 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Zeitpunkt der Archivierung ARCHIVIERUNGAutomatischBenutzerinitiiert Früh Alle E-Mails oder selektiert nach Geschäftsregeln Eingangsmails: n.a. Ausgangsmails: Auslösung zugleich mit Versand Spät Selektierung durch Text Mining und nach Geschäftsregeln Eingangsmails: Weiterleitung an Archiv durch Empfänger Ausgangsmails: nachträgliche Auslösung durch Absender oder „Archivar“ Nach Knolmayer, Disterer 2007

92. 92 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 E-Mail Management oder Archivierung? E-Mail-Archivierung steht am Ende der Nutzung, E-Mail-Management während der Nutzung von E-Mail ist daher die größere Herausforderung.

93. 93 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Eingangskontrolle und Nachweis Filterung und Prüfung Verteilung Teilautomatisierte Auswertung Unterstützung bei der Beantwortung Zuordnung zu Geschäftsvorfällen etc. … erst am Ende steht die Archivierung E-Mail Management

94. 94 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ E-Mail - Attachment - Signatur - Verschlüsselung Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigenbestimmt E-Mail - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente E-Mail Druck Fremdnutzung DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke E-Mail Webseite Prüfung DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WFDMSAkte Archiv Aus- sonderung Historisches Archiv

95. 95 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 „Reine“ E-Mail-Archivierung birgt das Risiko der Schaffung von Insellösungen E-Mails müssen auf Grund ihres Inhalts im Sachzusammenhang archiviert werden – nicht auf Grund ihres Formates

96. 96 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Das Ziel Ganzheitliche Enterprise-Content-Management- Strategie Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets Integration von E-Mails als eine Eingangsquelle Übernahme von Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung, Speicherung und Bewahrung Effiziente Nutzung moderner intelligenter Speichersubsysteme als Ablageorte effizient nutzt. Nur Komponenten von ECM-Lösungen wie klassisches Dokumenten-Management, Records Management, Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen!

97. 97 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Prinzipien: 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

98. 98 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1) 1.Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2.Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein. 3.Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein. 4.Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5.Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.

99. 99 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2) 6.Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein. 7.Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden. 8.Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 9.Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein. 10.E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

100. 100 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Ausblick: Zwischen Informationsüberflut und Digitalem Vergessen

101. 101 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Sieben Thesen

102. 102 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (1) Compliance Overflow Die Menge der rechtlichen und regulativen Anforderungen nimmt rasant zu.

103. 103 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die Menge der rechtlichen und regulativen Anforderungen nimmt rasant zu. Compliance kann nicht allumfassend umgesetzt werden. Es ist Aufgabe des Managements, festzulegen und zu verantworten, in welchem Umfang die Compliance- Anforderungen umzusetzen sind. (1) Compliance Overflow

104. 104 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (2) Risikomanagement Informationsmanagement erfordert Risikomanagement.

105. 105 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Informationsmanagement erfordert Risikomanagement. Es müssen Entscheidungen getroffen und Regeln vom Management definiert werden, wie mit Information umzugehen ist und welche Informationen aufzubewahren sind. (2) Risikomanagement

106. 106 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (3) Informationsabhängigkeit Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig.

107. 107 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig. Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden. Effiziente Maßnahmen zur Risiko- begrenzung müssen umgesetzt werden. (3) Informationsabhängigkeit

108. 108 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (4) Informationsüberflutung Wir leiden an einer ständigen, wachsenden Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

109. 109 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden. (4) Informationsüberflutung

110. 110 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (5) Informationslücke Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen.

111. 111 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Durch definierte Archivierungsstrategien im Rahmen von Informationsbewertung, Ablauforganisation und Corporate Governance muss dem „Information Gap“ entgegengetreten werden. (5) Informationslücke

112. 112 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (6) Informationsselektion Das wahllose Speichern aller entstehenden und empfangenen Informationen führt zu nutzlosen Datenfriedhöfen.

113. 113 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Das wahllose Speichern aller entstehenden und empfangenen Informationen führt zu nutzlosen Datenfriedhöfen. Information muss regelmäßig bewertet werden, um eine Auswahl der zu speichernden Informationen zu treffen. (6) Informationsselektion

114. 114 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 (7) Gesellschaftliche Bedeutung Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung.

115. 115 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Die Bewahrung von Information ist nicht nur Firmen- und Privatangelegenheit: sie hat eine grundlegende gesellschaftliche Bedeutung. „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“ Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999 (7) Gesellschaftliche Bedeutung

116. 116 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Literatur Bücking, Jens: Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.voi.de/media/custom/561_668_1.PDF?loadDocument&ObjSvrID=561&ObjID=668&ObjLa=1&Ext=PDF Kampffmeyer, Ulrich (2007): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Vortrag auf dem SERinForum – eMail Relevanz, Mai 2007 Kampffmeyer, Ulrich (2006): Compliance, Archivierung & E-Mail-Management. Vereon Fokusseminar, 05.09.2006, Zürich. Kampffmeyer, Ulrich (2005): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Keynote auf dem DoQ-Seminar „E-Mail-Archivierung“, Juli 2005. Kampffmeyer, Ulrich (2005): Die 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung. Vortrag auf der Veritas / KVS Roadshow zu „E-Mail-Archivierung“, Februar 2005. BITKOM (Hrsg.) (2005): Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf Keller, May-Lion (2007): Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails. IT-Recht-Kanzlei München. 2007. http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf Knolmayer, Gerhard; Disterer, Georg (2007): Anforderungsgerechte Dokumentation der Email Kommunikation: Rechtliche Vorschriften, technische Lösungen und betriebliche Regelungsbedarfe. Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, Arbeitsbericht Nr. 192. Mai 2007.

117. 117 Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2007 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Webseite, Newsletter, Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com www.PROJECT-CONSULT.com