1 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines Enterprise Content Management Systems Andreas Petersen, Senior Consultant ECM: „Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren“ Dortmund, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Agenda Dokumente ECM als Strategie Teilaspekte & Anwendungsgebiete Erfassung Workflow & Collaboration Archivierung; speziell: Die elektronische Signatur Rechtliche Anforderungen & Compliance Wirtschaftlicher Einsatz Strategien und Trends Diskussion, Fragen, Anmerkungen

3 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Dokumente

4 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Ein „altes“ Thema Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert Papier ist längst nicht mehr das Hauptproblem – immer mehr Dokumente entstehen digital und sind nicht mehr für eine physische Repräsentation geeignet ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

5 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das herkömmliche Dokument wichtig nahe am Urkundenbegriff beweisfähig eine Willensbekundungeberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer unterschrieben auf Papier greifbar und taktil erfahrbar ohne Hilfsmittel lesbar auf dem Schreibtisch verstreubar das war doch da oben in dem Ordner links, mit dem blauen Rand

6 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Der neue Dokumenten-Begriff ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten … © PROJECT CONSULT 2002

7 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Das elektronische Dokument ElementarKomplexContainer Einseitiges FAX Textdatei Textdatei mit eingebunden Bild / Grafik Vorgang Tabelle Textdatei mit Bild / Grafik Audio Einseitiges FAX Tabelle Information 1 Information 2 Information 3 © PROJECT CONSULT 2002

8 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente Dokumentenmanagement im engeren Sinn ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen ECM: Dokumentenmanagement im weiteren Sinn verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, Collaboration, COLD, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, …

9 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM als Strategie

10 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 ECM als Strategie: Anforderungen Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen große und kleine Lösungen eigener Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Datenbanken konsistente Langzeitspeicherung verteilte Repositories Dienstekonzept Modular ausbaubar …

11 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

12 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Missverständnisse ? USADeutschland recordDokument preservationArchivierung documentTextdaten ECMDMS workflowVorgangsbearbeitung

13 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 CAPTURE Human created Recogniton Indexing Input Designs Categorization Office Documents OCR Forms HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Barcode application created Forms Processing e-Forms / Web-Forms ERP XML Financial ApplicationsAggregation e-BillingCOLD/ERM Input

14 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

15 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow / Business Process Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung paralleles und sequentielles Bearbeiten Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung

16 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Document Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Document Management check in / check out Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

17 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Collaboration STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Collaboration gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Video-Conferencing Informationszusammen- führung

18 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Web Content Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Web Content Management Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

19 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search / Retrieval Version Control Check In / Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

20 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung

21 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS / SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

22 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 DELIVER DistributionSecurity Technologies Transformation Papier* Viewer Digitales Fernsehen DigitalSignature KonverterPublishing Syndication Compression Datenübermittlung mittels EDI, XML CD / DVD PDF und Fax DigitalRights Management/ Watermark XML E-Business-Portale Personalization Internet, Intranet,Extranet PKI COLD/ERMLayout/Design Security Technologies Transformation Papier Digitales Fernsehen DigitalSignature KonverterPublishing Syndication Compression Datenübermittlung mittels EDI, XML, … CD / DVD PDF DigitalRights Management/ Watermark XML E-Business-Portale Personalization Internet, Intranet, PKI COLD/ERMLayout/Design Security asECMInfrastructure Output

23 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Teilaspekte & Anwendungsgebiete

24 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Erfassung: Capture

25 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Erfassung: Capture CAPTURE STORE ( STORE )

26 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Automatisiertes Posteingangsverfahren Post- eingang Scannen Erkennung Vali- dierung Workflow Archiv DMS Kontrolle + El. Signatur

27 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Automatische Klassifikation beim Scanvorgang nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen lernende Programme ( neuronale Netze oder Regelsysteme ) erlauben die Generierung von Strukturen, den Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen und zwar personenunabhängig

28 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Postkorb und Aktensicht Posteingang Desktop Persönliche Ablage in Bearbeitung Aktenstruktur Ansicht Entsorgung Postausgang Sortieren, sichten StatusJournal

29 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow & Collaboration

30 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow & Collaboration STORE ( MANAGE ) STORE WF/ BPM Collab

31 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow (1) Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fachanwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte) paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung

32 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Workflow (2) Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen

33 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Collaboration gemeinsam nutzbare Informationsbasen gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung

34 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Archivierung: Records Management & Preserve

35 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Archivierung: Records Management & Preserve PRESERVE STORE (STORE) RM

36 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Archiv unter einem Archiv (lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme.

37 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Elektronische Archivierung Begriffe Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

38 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Revisionssicherheit Revisionssicherheit ist eine Verfahrenseigenschaft und keine Produkteigenschaft keine Zertifizierung von Produkten Revisionssicherheit ist nur für ein bestimmtes Unternehmen für eine bestimmte Zeit feststellbar

39 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 …der oft übersehene Sonderfall: -Archivierung Rechtsregeln für die -Archivierung Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E- Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen

40 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine -Archivierung (1) Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina. Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten s aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)

41 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Anforderungen an eine -Archivierung (2) Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate Single Instance Archivierung. (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.) statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen

42 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Die elektronische Signatur

43 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 elektronisch signierte Dokumente eine elektronische Signatur entspricht... „… Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ ( §2 SigG ) durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.

44 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 elektronische Signatur einfache gescannte Unterschriften -Footer in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ fortgeschrittene elektronische Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Bestätigen die Authentizität des Absenders fortgeschrittene elektronische Signatur besonderer Qualität verlangt zusätzlich ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes

45 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Rechtliche Anforderungen & Compliance

46 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997

47 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006

48 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997 SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999

49 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätzlich gilt: Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden Definition: Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben direkten Einfluss haben … HGB / AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation … indirekten Einfluss haben … Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG …. Compliance

50 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Übereinstimmung meistens keine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist Erfüllung ist ein Prozess, keine einmalige Aktion das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben sorgen enthält also auch organisatorische und Management- Aspekte, Compliance

51 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Compliance: grundsätzliche Kriterien

52 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Insellösungen vermeiden Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. -Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt Compliance

53 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Grundsätze zum Datenzugriff / zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen abgelaufen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO

54 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wichtige Aussagen der GDPdU I.Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf kaufmännische Systeme mit Recherchemöglichkeit Drei additive Formen des Zugriffs: Z1die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Z2Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) Z3die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

55 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wichtige Aussagen der GDPdU II.Prüfbarkeit digitaler Unterlagen elektronische Unterlagen sind: elektronische Abrechnungen die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung elektronisch signierte Dokumente sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen

56 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wichtige Aussagen der GDPdU III.Archivierung digitaler Unterlagen maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für ursprünglich auswertbare Dateien nicht zulässig nur einmal-beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

57 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlicher Einsatz

58 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlicher Einsatz ROI ist nicht alles; ROI betrachtet nur die Kostenseite Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit* sind bedeutsamer ( * der akzeptierte, effiziente und langfristige Einsatz im Produktivbetrieb )

59 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Rechenbarer Nutzen Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort Vollständigkeit von Unterlagen Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten Informationen aus versch. Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung geringerer Raumbedarf für Archive Sicherung vor Verlust und Verfälschung

60 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Qualitativer Nutzen Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung neue Arbeitsformen (z. B. für Heimarbeit) Vermeidung von Redundanz & Förderung der Eindeutigkeit von Informationen Anpassung auf die Veränderung des Marktes & Nutzung modernerer Technologien als bisher Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff Entlastung von Routinetätigkeiten Erweiterung der Qualifikation Reduzierung geistiger Rüstzeiten kein „Verschwinden“ von Unterlagen

61 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeit Informationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte verbesserte Organisationsstruktur Bewerteter NutzenProduktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten technische Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand

62 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Wirtschaftlichkeitsbestimmung als Kosten-Nutzen-Vergleich zusätzliche laufende Kosten/Jahr „Wirtschaftlichkeit“ jährliche Kosteneinsparung Leistungsverbesserung Pro Jahr Kosten Investitions- Vorhaben Nutzen

63 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Verfälschung von Wirtschaftlichkeitsaussagen Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-, Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden Überbetonung der Hardwarekosten und zu niedriger Ansatz der Software- und Dienstleistungskosten Vernachlässigung der Leistungsseite Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch zu engen Betrachtungswinkel

64 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Strategien & Trends

65 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 einige Anbieter im ECM-Umfeld Internationale Anbieter EMC/Documentum, Opentext, OnBase, Banctec, etc. Europäische Anbieter EVER, CImage Deutscher Mittelsstand Saperion, d.velop, GFT Solutions, EASY, Ceyoniq, ELO, Docuware, SER Solutions, etc. Datenbanken Oracle,IBM,Microsoft, Suchmaschinen ( als Alternative )

66 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 einige Anbieter im ECM-Umfeld Collaboration IBM: WebSphere, DB2, Domino, FileNet Microsoft: MOSS, VISTA, Workflow Foundation Oracle: DMS, RMund BPM Integriert in 10g Deliver / Outputmanagement Betasystems, ISIS, … Web Content Management Produkte: Vignette,Interwoven, Day,... Open Source: Typo3, …

67 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2007

68 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Die Hybris des Marktes Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends: ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren: Umettiketierung überwiegt den Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig für Jahrzehnte die Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

69 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Referent: Andreas Petersen Vortragsfolien und Handout in elektronischer Form: im Bereich „Handouts“ Passwort abrufen Newsletter, Glossar, Standards, Rechtsfragen, Artikel: Archiv mit PROJECT CONSULT Beiträgen in 5 Sprachen: Bewertung von ECM-Software durch Anwender:

70 Enterprise Content Management: Prozesse optimieren - erfolgreich kommunizieren Nutzen und Erfolgsfaktoren für den Mittelstand beim Einsatz eines ECM Andreas Petersen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 Diskussion, Fragen, Anmerkungen …?!