انواع برنامههاي عملياتي جاري (Standing Plans) خطمشي يا رويه (Policy): رهنمودهاي فكري بوده و چارچوب انعطافپذيري را براي تصميمگيري مهيا ميسازد روش يا دستورالعمل (Procedure): رهنمودهاي عملي (طريقة انجام كار)، بدون انعطاف ميباشند قوانين و مقررات و آئيننامه (Rule & Regulation): حدود دقيق رفتار مورد قبل را بدون انعطاف و بدون توالي زماني، مشخص ميسازند
برای افزايش قابليّت اجرايي برنامة عملياتي اطمينان از وجود پيششرطهاي برنامهريزي تدوين برنامه، با مشاركت كاركنان ذيربط تأمين اطلاعات مورد لزوم توجه كافي به عوامل محيطي و تواناييها و ضعفهاي دروني انتخاب اهداف دستيافتني درنظر گرفتن منابع لازم براي اجراي برنامه
برای افزايش قابليّت اجرايي برنامة عملياتي سازماندهي مورد نظر برنامه آموزش كاركنان مجري برنامه تدابير انگيزشي براي اجراي برنامه تسهيل ارتباطات درون و برون سازماني برقراري نظام كارآمد پايش و ارزشيابي
اجراي برنامة عملياتي بيشتر برنامههاي تدوين شده در كشورهاي درحال توسعه، عليرغم نياز شديد، روي كاغذ باقي ميمانند، كه مهمترين علل آن عبارتند از: فقدان يا ضعف پيششرطهاي برنامهريزي نبودن برنامهريزي استراتژيك اهميّت ندادن به عنصر انساني در برنامهريزي رعايت نكردن اصول علمي برنامهريزي پايش و ارزشيابي نكردن برنامه
تذکرهای لازم در تدوین برنامه عملیاتی تدوین برنامه صرفا برای پاسخ به درخواست رئیس دانشگاه / معاونت و ... و یا تامین اعتبار آن نیست بلکه برای ارتقای سلامت جامعه است بهیچ وجه نباید برنامه های جاری فراموش شوند تمام برنامه ها / واحدها از اولویت یکسان برخوردارند . بین برنامه ها اولویت بندی نکنید تا بعضی از آنها فراموش شوند . بلکه در داخل هر برنامه اولویت ها را تعیین کنید
تذکرهای لازم در تدوین برنامه عملیاتی اجرای طرح های مداخله ای برای اولویت ها نباید بیش از 30 % وقت سیستم را به خود اختصاص دهد . زیرا 30 % وقت برای فعالیتهای پیش بینی نشده و 40 % برای رسیدگی به امور جاری صرف خواهد شد در آخر برنامه / سال یک ارزشیابی روشن از برنامه داشته باشید . تجربه حاصل از اجرای برنامه در هر سال راهنمای خوبی برای تهیه برنامه عملیاتی سال بعد می باشد
تذکرهای لازم در تدوین برنامه عملیاتی مهم تر از نوشتن برنامه ، عمل کردن به آن است و آنچه که نوشته می شود باید به تایید مدیران برسد در برآورد نیاز خود ، دقت کنید تا از اتلاف منابع جلوگیری شود برنامه عملیاتی باید آنچنان شفاف و روشن باشد که هر کس با مطالعه بتواند با آن ارتباط برقرار کند .
تذکرهای لازم در تدوین برنامه عملیاتی برنامه را با مشارکت کلیه پرسنل تهیه نمایید تا همه نسبت به آن احساس مالکیت داشته باشند چرا که : برنامه ای که بدون درگیری کلیه افراد ذینفع در سطوح مختلف نوشته شود ضمانت اجرائی ندارد
اهداف عيني (Objectives) هدف گذاري و بيان اهداف ركن مهم در هر برنامه اي است. تقسيم بندي اهداف در برنامه ها : اهداف كلي (Goals) و اهداف عيني (Objectives)
اهداف كلي ( Goals ) جهت گيري هاي بنيادي و فراگير سازمان را معين ميكند. توجه به ارزش هايي دارند كه مي خواهيم به آنها دست يابيم. خيلي قابل اندازه گيري نيستند. محدوديت زماني نداشته و ضرورتا هم قابل دسترسي نمي باشد
اهداف عيني یا اختصاصی ( Objectives ) بياني مشخص از اقداماتي كه براي دستيابي به اهداف كلي سازمان بايد انجام شود. زير بناي فعاليتها دربرنامه عملياتي است به مديريت امكان مي دهد كه بداند چه اتفاقي در حال رخ دادن است. مبنايي براي ارزشيابي ارائه ميدهند. نتايج برنامه را مشخص ميكنند.
معيار هاي هدف عيني S M A R T
موضوع و گروه هدف مشخص باشد معيار هاي هدف عيني Specific M A R T موضوع و گروه هدف مشخص باشد
مشخص بودن Specific حتي الامكان از به كار بردن افعال و ايده هاي انتزاعي (ياد گرفتن، فهميدن، احساس كردن) پرهيز كنيد. هميشه از فعل هاي ملموس و عيني استفاده كنيد.
موضوع و گروه هدف مشخص باشد معيار هاي هدف عيني Specific Measurable A R T موضوع و گروه هدف مشخص باشد قابل اندازه گيري باشد
قابل اندازه گيري بودن Measurable قابليت اندازه گيري مهمترين معيار هدف اختصاصي است چرا ؟ كاري انجام خواهد شد كه اندازه گرفته شود. اگر نتوانيم نتايج را اندازه بگيريم نمي توانيم موفقيت را از شكست تميز دهيم اگر نتوانيم موفقيت ها را شناسايي كنيم نميتوانيم به آنها پاداش دهيم اگر نتوانيم به موفقيت پاداش دهيم احتمالاً به شكست پاداش خواهيم داد اگر نتوانيم موفقيت را شناسايي كنيم نميتوانيم از آن بياموزيم اگر نتوانيم شكست را تشخيص دهيم هيچگاه نميتوانيم اشتباهاتمان را اصلاح كنيم اگر نتوانيم موفقيت هاي خود را اثبات كنيم نميتوانيم حمايت ديگران را جلب كنيم
موضوع و گروه هدف مشخص باشد معيار هاي هدف عيني Specific Measurable Achievable R T موضوع و گروه هدف مشخص باشد قابل اندازه گيري باشد قابل دسترسي باشد
قابل دستيابي Achievable معمولاً با Measurable در ارتباط است اهدافي قابل دسترسي هستند كه: شما نسبت به قابل اندازه گيري بودن آن اطمينان داريد. ديگران هم آنرا به انجام رسانده اند يا شما هم قبلاً آنرا انجام داده ايد. از نظر تئوري ممكن است، به عبارت ديگر غير قابل دستيابي نيست. شما منابع كافي براي دستيابي به آن در اختيار داريد. شما محدوديت هاي آنرا ارزيابي كرده ايد.
موضوع و گروه هدف مشخص باشد معيار هاي هدف عيني Specific Measurable Achievable Realistic T موضوع و گروه هدف مشخص باشد قابل اندازه گيري باشد قابل دسترسي باشد واقع گرايانه باشد
واقع بينانه Realistic با منابع انساني، زمان، اعتبارات ارتباط دارد . با منابع انساني، زمان، اعتبارات ارتباط دارد . با فرصت ها / نقاط قوت و تهدیدها / نقاط ضعف مرتبط است
موضوع و گروه هدف مشخص باشد معيار هاي هدف عيني Specific Measurable Achievable Realistic Time Bound موضوع و گروه هدف مشخص باشد قابل اندازه گيري باشد قابل دسترسي باشد واقع گرايانه باشد محدود به زمان باشد
زمانبندي شده Time Bound قرار دادن مهلت زماني براي فعاليت ها كه بايد الزاماً : واقع بينانه R قابل دسترسي A قابل اندازه گيري M باشد
هميشه قابل دسترسي است چون استاندارد مبهم است ”بهبود كنترل ديابت در خدمت گيرندگان كلينيك ديابت شهرستان یزد در سال 87“ Specific Measurable Achievable Realistic Time Bound خير خير هميشه قابل دسترسي است چون استاندارد مبهم است بلي بلي
بلي، كاهش قند خون به كمتر از 125 mg/dl بلي، تمام خدمت گيرنده ها Specific Measurable Achievable Realistic Time Bound بلي، كاهش قند خون به كمتر از 125 mg/dl بلي، تمام خدمت گيرنده ها خير خير بلي
هنگامي كه هدف مبهم (Not Specific) است چه اتفاقي مي افتد هميشه اعضائ گروه احساس موفقيت ميكنند ممكن است مقادير پايين تر از استاندارد هم پذيرفته شوند . گروه انگيزه اي براي تلاش در جهت بدست آوردن بالاترين كيفيت ها نخواهد داشت.
هنگامي كه هدف غير قابل دستيابي (Not Achievable) است چه اتفاقي مي افتد اعضائ گروه احساس خستگي خواهند داشت بي انگيزگي ايجاد خواهد شد. به راحتي تسليم شرايط دشوار خواهند شد. احساس حمايت نخواهند كرد.
در هنگام تعييين فعاليتها اين نکا ت را مد نظر قرار دهيد : در هنگام تعييين فعاليتها اين نکا ت را مد نظر قرار دهيد : توجه به استفاده از امکانات موجود سازگار با ضوابط و سياستهاي دولت درنظر گرفتن هزینه ها انعطاف پذير ( قابل انعطاف با شرايط محلي ) پیش بینی هماهنگي بين بخشی
* فعّاليّتهاي مداخلهاي: انواع فعّاليّت * فعّاليّتهاي جاري: به فعّاليّتهاي جاري و تكراري سازمان اطلاق ميشود كه براساس سياستها، دستورالعملها، مقررات و آئيننامهها صورت ميگيرد(مانند ارائه انواع خدمات بهداشتي، تدارك وسايل و داروها، نظارت بر واحدهاي تابعه ) * فعّاليّتهاي مداخلهاي: براساس مشكلات خاصّ منطقه و اهداف غير تكراري، انجام ميگيرد برنامه عملياتي ميبايستي شامل هر دو نوع فعّاليّت باشد
تهيه برنامه کار « جدول فعاليت هاي تفضيلي » دراين مرحله بايد به اين سؤالات پاسخ داد: چه کسي ، چه کاري ، درچه زماني ، در کجا و چگونه ، انجام مي دهد ](who) / (what) / (when) / (where)/(which)[ دراين مرحله به منابع سازمان بايد توجه شود (ميزان اعتبارمورد نياز،محل اعتبارونوع هزينه)
شرح تفصيلي فعّاليّتها محل تأمين اعتبار كل هزينه شيوة پايش اقدامات پشتيباني كجا؟ چه زمان؟ چه كسي؟ چه چيز؟ رديف
مراحل اجرا زمان اجرا محل اجرا مسئول اجرا بودجه
جدول زمانبندي (Time Table) جدول گانت يك ابزار سودمند مديريّتي براي برنامهريزي و كنترل (پايش فعّاليّتها) ميباشد كه ترتيب زماني فعّاليّتهاي پيشبيني (برنامهريزي) شده و فعاّليّتهاي انجامگرفته را نشان ميدهد جدول گانت يك نمودار ستوني است كه زمان در محور افقي و فعّاليّتها در محور عمودي آن قرار گرفتهاند ستونهاي نمودار نشاندهندة نتيجة كار در يك مدّت معين است براي تهية نمودار گانت ابتدا كلية فعّاليّتهاي هر استراتژي ليست شده، سپس موعد و مدّت زمان هر فعّاليّت پيشبيني ميشود و براساس تقدّم زماني، جدول گانت رسم ميگردد درحين اجراي برنامه، فعّاليْتهايي كه عملاً انجام گرفتهاند نيز در جدول ، براي مقايسه (پايش) و انجام اقدامات اصلاحي، مشخص ميشوند
جدول گانت (Gantt Chart) ماه 12 ماه 11 ماه 10 ماه 9 ماه 8 ماه 7 ماه 6 ماه 5 ماه 4 ماه 3 ماه 2 ماه 1 × فعّاليّت 1 فعّاليّت 2 فعّاليّت 3 × فعّاليّتي كه ميبايستي انجام شود فعّاليّتي كه انجام شدهاست