1. ” ليكن كل شئ بلياقة وبحسب ترتيب“ (1كو 40:14 )†
تطبيقات علم الإدارة فى الخدمة الكنسية
” ليكن كل شئ بلياقة وبحسب ترتيب“ (1كو 40:14 )

2. ما هى العمليات الأساسية لعلم الإدارة ؟
التخطيط
الدراسة والتفكير ووضع خطة مسبقة لتحقيق أهداف الخدمة
التنظيم
وضع الهيكل التنظيمى وتحديد المسؤليات
التوجيه
القيادة والإرشاد وتوفير الإمكانيات لتحقيق الهدف
المتابعة
التـأكد من سيرالخدمة وتحليل النتائج وتقييمها لتجنب الأخطاء
وتعديل الخطط المستقبلية

3. مفاهيم خاطئة عن علم الإدارة فى الخدمة والمرجع الكتابى له
يظن البعض أن الفكر الإدارى يتعارض مع
التسليم و روح البساطة والإتضاع وعمل الروح القدس
السيد المسيح يضع الأساس لتطبيق هذا العلم
” ودعا تلاميذه الإثنى عشر ولما رجع الرسل خبروه بجميع ما فعلوا“ ( لوقا9 10:1 )
وهنا نجد الرب يسوع :
يختار خدام يوضح المهمة
يعطيهم سلطان (تفويض) - يتابع ويوجه

4. تطبيق الإدارة فى الخدمة بين الهدف والوسيلة
الإدارة فى الخدمة ليست هدفا ولكن وسيلة إلي هدف الخدمة الأساسى والوحيد وهو خلاص نفس المخدومين والخدام والشهادة لله ولمجده ” نائلين غاية إيمانكم خلاص النفوس“ (1بط1: 9 )
” لكىيروا أعمالكم الصالحة فيمجدوا أباكم الذى فى السموات “
( مت5:16 )
من خلال الإدارة تقدم الكنيسة الخدمة المتكاملة ( الروحية والنفسية والمادية والإجتماعية) لتحقيق الهدف الأساسى بأقل جهد وأقل فقد وتكلفة وفى أقصر وقت ممكن باستخدام وزنات الجميع كل فى مجاله

5. مواضيع برنامج تطبيقات الإدارة فى الخدمة
1- إستعراض أفكار الإدارة المبنية على المبادئ
PRINCIPLE-CENTERED MANAGEMENT
والعادات السبع لأكثر الناس فاعلية
THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE
2- شرح مبسط لعمليات الإدارة الرئيسية : التخطيط والتنظيم والتوجيه والمتابعة وكيفية تطبيقها فى الخدمة الكنسية
3- إستعراض الأفكار والمبادئ الأساسية لإدارة الجودة
الشاملة TOTAL QUALITY MANAGEMENT

6. المراجع الأساسية للبرنامج
الكتاب المقدس
”أرثوذكسية التدبير الإدارى فى الخدمة الكنسية“ لنيافة الأنبا باخوميوس مطران البحيرة ومطروح والخمس المدن الغربية
”العادات السبع لأكثر الناس فاعلية“ ستيفن ر كوفى
“THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE” Steven R. Covey
كتب الإدارة المختلفة

7. 1- إستعراض أفكار الإدارة المبنية على المبادئ †
1- إستعراض أفكار الإدارة المبنية على المبادئ
PRINCIPLE-CENTERED MANAGEMENT
والعادات السبع لأكثر الناس فاعلية
THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE

8. العادات السبع لأكثر الناس فاعلية The Seven Habits of Highly Effective People
1- المبادأة والإيجابية Be proactive
2- إبدأ متصورا النهاية فى ذهنك
2- Start with the end in your mind
3 - الأشياء الأولى (الهامة) اولا First things first
4- فكر بأساليب المكسب المشترك Think win-win
5- تأكد أنك تتفهم قبل أن تكون مفهوما
5- Seek to understand before being understood
6- المشاركة والعمل الجماعى Synergize
7- التجديد Sharpen the saw

9. النجاح والفشل فى ضوء العادات السبع
منظومة النجاح منظومة الفشل كن إيجابيًا وخذ بزمام المبادرة كن سلبيًا متواكلاً عديم الشعور بالمسئولية
ابدأ وأهدافك واضحة لك قم بأعمال كثيرة لا تدري لها هدفًا
 رتب أولوياتك وقدم الأهم فالمهم  كن فوضويًا واعمل ما تشاء وقتما يحلو لك
 فكر في المنفعة المشتركة لك ولغيرك كن أنانيًا يهمه أن يكسب ولو خسرالآخرون
 حاول أن تفهم الآخرين قبل أن تتحدث لا يهم أن تفهمهم بل المهم أن يسمعوك
اعمل للمجموع وتعاون مع الآخرين  اعمل لنفسك وابحث عن ذاتك
 جدد قدراتك باستمرار ارضَ بواقعك ولا تحاول أن ترتقي بنفسك

10. الإيجابى و السلبى الإيجابى يبحث عن الحلول السلبى يبحث عن الأعذار.
الإيجابى يبحث عن الحلول السلبى يبحث عن الأعذار.
الإيجابى جزء من الحل السلبى هو جزء من المشكلة.
الإيجابى يرى حلاً لكل مشكلة السلبى يرى مشكلة في كل حل.
الإيجابى لديه خطة وبرنامج السلبى لديه تبريرات.
الإيجابى : دعني أقوم بالعمل السلبى : هذا ليس عملي.

11. الإيجابى و السلبى
الإيجابى : يبدو الأمر صعباً ولكنه ممكن فلنبدأ العمل
السلبى : يمكن أن يكون الأمر ممكناً ولكنه يبدو صعبا فلنؤجله
الإيجابى : أستطيع التحكم فى مشاعرى وردود أفعالى
السلبى : هذه شخصيتى ولا أستطيع التغيير

12. 1- المبادأة والإيجابية 1- Be proactive
” لأنهم أعطوا حسب الطاقة أنا أشهد وفوق الطاقة من تلقاء أنفسهم ” ( 2كو 8 :3 (
- كثيرون يتحركون وفقاً لما تمليه عليهم الظروف ، أما الإيجابيون فتحركهم القيم المنتقاة التي تملأ نفوسهم وتصبح جزءاً من تكوينهم
- اكتشف كيفية تجاوز المشكلة مع عدم التحفز والإحباط
- لا تنتظر الظروف لتدفعك للعمل ولكن كن مبادرا لإختيار
ما تريد

13. 2- إبدأ متصورا النهاية فى ذهنك 2- Start with the end in your mind
”نعيش بالتعقل والبر والتقوى فى العالم الحاضر منتظرين الرجاء المبارك وظهور مجد الله العظيم ومخلصنا يسوع المسيح“ تى 2: 12
” من منكم وهو يريد أن يبنى برجا لا يجلس أولا ويحسب حساب النفقة هل عنده مايلزم لكما له “ لو 14 : 28
- هذا يعني أن تبدأ ولديك فهم واضح وإدراك جيد لما أنت ماض إليه ، أن تعرف أين أنت الآن ؟ وتتحقق من أن خطواتك ماضية في الطريق الصحيح .
- نحن جميعا نلعب أدواراً متعددة في حياتنا لكن تحديد الهدف يجعلنا اكثر دقة في معرفة الطريق الصحيح المؤدى إليه

14. 3- الأشياء الأولى ( الهامة) اولا 3- First things first
” لكن أطلبوا أولا ملكوت الله وبره وهذه كلها تزاد لكم“ مت 6 :33
- نظم أمورك واتخذ إجراءاتك على أساس الأسبقيات, الأهم ثم المهم
- ضع معيار واضح لتحديد أولوياتك
- يجب التمييز بين المهام العاجلة والأعمال الهامة وكيف يتم التعامل مع كل من الأنواع الآتية : الهام العاجل - الهام وغير عاجل – العاجل وغير هام - الغير هام وغير عاجل.
- يجب التركيز على الأمور الهامة وغير العاجلة لمنع الأزمات وليس لمواجهتها
- إمتلك الشجاعة الكافية لأن تقول لا للأشياء العاجلة وغير هامة

15. 4- فكر بأساليب المكسب المشترك 4- Think win-win
” أعطوا تعطوا, كيلا جيدا ملبدا مهزوزا فائضا يعطون فى أحضانكم لأن الكيل اللذى به تكيلون يكال لكم “ لو 6 : 38
” صرت للضعفاء كضعيف لأربح الضعفاء , صرت للكل كل شئ لأخلص على كل حال قوما ” 1كو 9 : 22
- التعامل بمنطق، إذا كسب الآخرون فسأخسر، يجعل الحياة صعبة وهذا المنطق ليس صحيحا، بل العكس هو الصحيح
- ابحث عن طرق ووسائل للتعاون بدلا من الصراع مع الآخرين
- يجب خلق جو من الثقة و التعاطف خلال الاجتماعات والمناقشات

16. - إكتشف الأثر الفعًّال لممارسة فن الإصغاء.
5- تأكد أنك تتفهم قبل أن تكون مفهوما Seek to understand before being understood
” ثم قال لهم : من له أذنان للسمع , فليسمع“ مر 4 : 9
” إذا يا إخوتى الأحباء ليكن كل إنسان مسرعا فى الإستماع , مبطئا فى التكلم “ يع 1 : 19
- كثيرا ما نخفق في تحقيق أهدافنا لأن الآخرين لم يفهموننا جيدا , وهم يفعلون ذلك لأننا لم نعطهم الوقت الكافي لنفهمهم.
- المعادلة بسيطة جدا، إذا أردت الآخرين أن يفهموك فحاول أولا أن تبذل الجهد الكافى لأن تفهمهم.
- إكتشف الأثر الفعًّال لممارسة فن الإصغاء.
- إكتسب قدرات ومهارات الإتصال والتأثير الفعًّال.

17. 6- المشاركة والعمل الجماعى 6- Synergize
” وبعد ذلك عين الرب سبعين أخرين أيضا , وأرسلهم أثنين أثنين أمام وجهه “ لو 10 : 1
”وجميع الذين آمنوا كانوا معا وكان عندهم كل شئ مشتركا“ أع2: 22
= 10 ، ليس هناك خطأ في العملية السابقة. إن هذا هو
ما يقصد به أثر التلاحم والمشاركة الإيجابية
- تقدير واحترام اختلاف الرأي مع الآخرين وكيفية حل الخلافات
- التوظيف الجيد للمهارات المتباينة والقدرات المختلفة لأفراد الفريق
للعمل معا من أجل تحقيق الأهداف المشتركة

18. 7- التجديد 7- Sharpen the saw
” ولا تشاكلوا هذا الدهر بل تغيرواعن أشكالكم بتجديد أذهانكم“ رو12 :1
لكي تكون فعالاً يجب أن تجدد قوتك ومقدراتك المتمثلةً في الأبعاد الأربعة للذات الإنسانية " الروح ، العقل ، الجسم ، العاطفة " وهذا يتطلب :
- تنمية الروح بوسائط النعمة
- تنمية العقل بالمعرفة والثقافة
- تنمية الجسم بالرياضة
- تنمية العواطف بالتواصل مع العائلة والأصدقاء والمجتمع

19. 2- العمليات الأساسية لعلم الإدارة†
2- العمليات الأساسية لعلم الإدارة
أولا : التخطيط
ثانيا : التنظيم
ثالثا : التوجيه
رابعا : المتابعة

20. أولا : التخطيط
” فمن منكم وهو يريد أن يبنى برجا لا يجلس أولا ويحسب حساب النفقة “ ( لو 14:28 (
” التخطيط الناجح هو ثمرة الروح القدس المنسكب فى الصلاة“ الأنبا باخوميوس مطران البحيرة
عناصر التخطيط
1- تحديد الأهداف
2- الدراسة وإتخاذ القرار
3- تحديد السياسات والإجراءات
4- وضع خطة العمل التفصيلية

21. 1- تحديد الأهداف الهدف المعين objective الهدف التفصيلى target
أنواع الأهداف :
الهدف الرئيسى ( goal ) خلاص نفس الإنسان
الهدف المعين objective
الهدف التفصيلى target

22. شروط الأهداف SMART targets : - واضحة ومحددة - متسلسلة ومتكاملة
واضحة ومحددة متسلسلة ومتكاملة
- متوافقة مع الظروف- مقبولة إجتماعيا
- قابلة للقياس محددة بمواعيد زمنية
SMART targets :
Specific , Measurable , Achievable ,
Realistic , Time-bounded

23. 2- إتخاذ القرار خطوات إتخاذ القرار:
1- دراسة الوضع الحالى وتحديد المشكلة وطبيعتها
2- جمع البيانات والمعلومات ودراستها وتحليلها وتفسيرها
3- إقتراح البدائل والحلول المختلفة ومقارنتها من حيث :
التكلفة ..إمكانية و سهولة التنفبذ.. الظروف المحيطة ..
إمكانية التطوير .. تقبل المخدومين لها..
4- أختيار البديل الذى يحقق أكبر المزايا ويتفادى أهم العيوب
5- متابعة القرار وردود الأفعال الناتجة عنه

24. 3- تحديد السياسات والإجراءات
السياسات Policies
هى القواعد الموضوعة لتحقيق الأهداف
وأهمية وضع السياسات تجنب التضارب وتداخل الإختصاصات والتركيز على الموضوعية وليس الإشخاص
الإجراءات Procedures
هى الطرق والمناهج لتحقيق السياسة
قد تكون شفوية فى البداية لتجميع الخبرات ولكن بعد
المعايشة يجب وضع لوائح مكتوبة وإقرارها ( التوثيق)

25. صفات السياسات الإدارية الناجحة
مرتبطة بالهدف
واضحة ودقيقة
مرنة ومتوازنة
تامة وكاملة
تتوافق مع الظروف والإمكانيات
توافق سياسات الكنيسة
معلنة ومفهومة للخدام..

26. 4- خطة العمل
وضع خطة العمل هى عملية تقسيم المهام المطلوب إنجازها على مراحل زمنية بحيث يكون واضحا إجابة الأسئلة التالية:
ماذا سيعمل؟ أين؟ كيف؟ من المسؤل ؟ متي ؟
خطة العمل ليس هدفا فى حد ذاته ولكنها وسيلة لتحقيق أهداف الخدمة الحقيقية وتساعد على التقييم المرحلى للعمل ومتابعته وذلك لتلافى الأخطاء وعلاج المشكلات أولا بأول دون الإنتظار لنهاية الخطة.
ضع إشتياقك أمام الرب فى صلوات وتضرعات ليكمل الخطة

27. ثانيا : التنظيم ” الأمر أعظم منك , لا تستطيع أن تصنعه وحدك“ خر18:18
هو وضع هيكل لأداء العمل وتحديد الإختصاصات والمسؤليات والسلطات مع إختيارأفضل العناصر لتحقيق الهدف

28. عناصر التنظيم 1- السلطة Authority هى الحق في التصرف وإتخاذ القرار
2- المسؤلية Responsibility
هى الإلتزام بأداء نشاط معين
3- التفويض والإنابة Delegation
هو إعطاء المعاونين سلطة إتخاذ بعض القرارات وأداء بعض الوظائف وتحمل مسؤليتها

29. صفات التنظيم الجيد
1- يخدم الهدف ويوافق طبيعة الخدمة والأعمال المطلوبة وليس هدفا فى حد ذاته
2- مستمر ومرن يعاد تقويمه مع تغير الظروف ونمو الخدمة
3- متوازن بين السلطة والمسؤلية والمركزية واللامركزية

30. صفات التنظيم الجيد
4- الإستخدام الأمثل للطاقات البشرية بتوزيع العمل وتحديد الوظائف مع مراعاة الإختلافات فى القدرات والشخصية
5- وحدة القيادة وإعطاء التعليمات عن طريق خط السلطة الرسمى فى الخدمة مع التنسيق مع الخدمات الأخرى

31. ثالثا: التوجيه
”ودعا تلاميذه الأثنى عشر...وقال لهم لا تحملوا شيئا للطريق: لا عصا ولامزودا ولا خبزا ولا فضة..“ لو 9 :1
التوجيه هوإرشاد وقيادة الخدام للوصول الى الهدف باسلوب ديمقراطى واضح يؤدى إلى تنمية روح التعاون والمحبة والمصارحة .

32. أساليب القيادة والتوجيه
القيادة الديمقراطية يمارس المدبر هنا المشاركة والتعاون وتبادل الآراء مع المجموعة التي يعمل معها.
القيادة الدكتاتورية تتركزالسلطة بيد المدبر، ويتخذ كافة القرارات بنفسه دون استشارة المجموعة التى لا تعرف ماذا سوف تعمل وتعتمد تماما على المدبر
القيادة المتساهلة غير الموجهة
تتخذ القيادة موقفا سلبيا وتترك المجموعة حرة تماما فيما يتعلق باتخاذ القرارات وهذه الطريقة تؤدى إلى البلبلة والتسيب وعشوائية القرارات

33. صفات الموجه الناجح
الموجه تقع عليه مسئولية كبيرة ويجب أن يتحلى بالصفات التالية:
1 - القلب الملتهب لمجد الله وخدمة أولاده والقدوة الغير معثرة
2 - المرونة فى التفكير وتقبل الفكر المعارض
3 - القدرة على القيادة بوداعة وحزم
4 - القدرة على تجميع الأفكار وبلورتها فى فكر واحد مناسب للجميع وحل الخلافات

34. صفات الموجه الناجح
5 - مهارة الإتصال و توصيل المعلومات والتوجيهات بوضوح مناسب لقدرة المتلقى
6 - التفكير الموضوعى التحليلى للمساعدة في حل المشكلات جزريا
7 - متسع الصدر وغير عنيف

35. عملية الإتصال Communication process
عملية الاتصال طريق ذو اتجاهين Two way process أي أن كل فرد فـي عملية الاتصال هو مرسل ومستقبل للمعلومات التي تتضمنها هذه العملية.
الاتصال الفعال Effective communication فيعرف بأنه عملية إرسال الرسالة بطريقة تجعل المعنى الذي يفهمه المرسل إليه مطابق إلى حد بعيد للمعنى الذي يقصده المرسل.

36. عناصرعملية الإتصال عملية الإتصال تتكون من مجموعة من العناصر هي:
- المرسل Sender - وسيلة الاتصال Method communication - مستقبل الرسالة Receiver - الضوضاء التشويش Noise - التغذية العكسية Feed - Back

37. مقومات الإتصال الناجح
1- أن يكون موضوع الإتصال واضحا وفى مستوى فهم المرسل إليه
2- أن تكون كمية المعلومات بالقدرالمناسب دون إسهاب أو تقطير وأن تركز الرسالة على الحقائق الهامة
3- أن تتوفر فى المتصلين مهارات الإستماع الإيجابى وقدرة التعبير

38. مقومات الإتصال الناجح
4- إختيار أنسب وسائل الإتصال تبعا للظروف وطبيعة المتصلين
5- أن يتأكد المرسل من أن المرسل إليه قد استوعب الرسالة سواء بالرد أو التعبير الشفوى أو التصرف العملى (التغذية العكسية)
6- مراعاة إختلاف معانى اللغة وعادات وتقاليد البيئة
ونوعية التخصص

39. رابعا : المتابعة المتابعة
” لما رجع الرسل أخبروه بجميع ما فعلوا “ لو9: 10
” كما تعلمتم أيضا من أبفراس العبد الحبيب معنا الذى هو خادم أمين للمسيح لأجلكم الذى أخبرنا أيضا بمحبتكم فى الروح “ كو 1: 7
المتابعة
هى العمل الذى يقوم به المدبر لضمان سير الخدمات والأعمال طبقا للخطة الموضوعة والتأكد من أن القرارات تنفذ بصورة سليمة وذلك للتدخل عند اللزوم لتصحيح المسار فى إتجاه الهدف بعد التعرف على المشكلات والمعوقات والعمل على حلها

40. مراحل المتابعة والتقييم
إن عملية التقييم ضرورية لتقدم الخدمة وتحسين الوسائل للوصول لأفضل النتائج و تتم كلآتى:
1- تحديد ملامح (معايير) نجاح الخدمة والمعيار هو رقم أو مستوى نسعى إلى تحقيقه
2- قياس الأداء وهنا يقاس الأداء الفعلي بطريقة مستمرة أو دورية لتقدير ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير وقد يكون القياس شاملاً أو بالعينة.

41. مراحل المتابعة والتقييم
إن عملية التقييم ضرورية لتقدم الخدمة وتحسين الوسائل للوصول لأفضل النتائج و تتم كلآتى:
3- مقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف
من خلال هذه المرحلة نصل إما إلى: - توافق الأداء الفعلي مع المستهدف
- أن يكون الأداء جيداً ويفوق المستهدف
- أن يكون الأداء سلبي
4- تحليل أسباب الانحرافات
واتخاذ اللازم لحل المشكلات وتذليل العقبات

42. أساليب المتابعة 1- الملاحظة الشخصية
2- التقارير الشهرية أو الربع سنوية التى تعطى صورة شاملة واضحة لما تم وتقترح الخطوات المناسبة للمستقبل

43. أساليب المتابعة 3- اللقاءات الدورية للمناقشة وإبداء الرأى
4- المقابلات الخاصة عند اللزوم
5- الإستبيانات واستمارات البحوث وإستطلاع الرأى

44. † لإدارة الجودة الشاملة TOTAL QUALITY MANAGEMENT TQM
3- إستعراض الأفكار والمبادئ الأساسية
لإدارة الجودة الشاملة
TOTAL QUALITY MANAGEMENT
TQM

45. عمل الشئ الصحيح بطريقة صحيحة من أول مرة وفى كل مرة
الجودة الشاملة
عمل الشئ الصحيح بطريقة صحيحة
من أول مرة وفى كل مرة
DO THE RIGHT THING RIGHT FIRST TIME AND EVERY TIME

46. فلسفة الجودة الشاملة
السعى المستمر نحو هدف ثابت بعيد المدى لإسعاد العميل (المنتفع أوالمخدوم) بمشاركة الجميع من خلال نظام يرفع فاعلية وكفائة العمليات ويمنع الخطأ قبل حدوثه إعتمادا على الأساليب العلمية والإحصائية لدعم إتخاذ القرار

47. مبادئ الجودة الشاملة الثمانية طبقا للمنظمة العالمية للتوحيد القياسىISO
1- التركيز على العميل ( المنتفع أو المخدوم )
2- القيادة الواعية المتفتحة الواثقة
3- المشاركة الفعلية للجميع
4- تحديد العمليات وتوصيفها وتحسينها

48. مبادئ الجودة الشاملة الثمانية طبقا للمنظمة العالمية للتوحيد القياسىISO
5- الإدارة بنظام له أهداف واضحة ومؤشرات أداء.
6- التحسين الدائم والمستمر بالإسلوب العلمى
7- القرارات تبنى على الحقائق والمعلومات
8- علاقات المكسب المشترك المبنية على الثقة مع الموردين
( ومن نتعامل معهم من كافة الأطراف المعنية)

49. دائرة التحسين المستمر PDCA
PLAN
خطط
ACT
نفذ
إعمل DO
تحقق
CHECK

50. أفكار الجودة الشاملة فى المسيحية
” لكن أفعل شيئا واحدا إذ أنسى ما هو وراء وامتد إلى ماهو قدام أسعى نحو الغرض لأجل جعالة دعوة الله العليا فى المسيح يسوع“ في 3: 13
”لأن خفة ضيقتنا الوقتية تنشأ لنا أكثر فأكثر ثقل مجد أبدى“ 2كو 4: 17
” فانظروا كيف تسلكون بالتدقيق لا كجهلاء بل كحكماء“ أف 5: 12
” كونوا كاملين كما أن أباكم الذى فى السموات هوأيضا كامل“مت 5: 48
” وهو أعطى البعض أن يكونوا رسلا والبعض أنبياء والبعض مبشرين والبعض رعاة ومعلمين لأجل تكميل القديسين لعمل الخدمة لبنيان جسد المسيح إلى أن ننتهى جميعنا إلى وحدانية الإيمان ومعرفة ابن الله إلى إنسان كامل إلى قياس قامة ملء المسيح “ أف 4 : 11