بسم الله الرحمن الرحيم قل هل يستوي الذين يعلمون والذين لايعلمون صدق الله العلي العظيم

الخبير الاستشاري عامر احمد غازي منى رئيس مدققين دولي مدير قسم ضمان الجودة والاداء جامعة بابل

المواصفة 10013 التوثيق الدليل الاسترشادي 1004 المواصفة 10013 التوثيق الدليل الاسترشادي 1004 ماذا تعني كلمة توثيق : ان كلمة توثيق يعود أصلها في اللغة الى وثق والثقة من الحكمة ومن أحكم الشيء أثبت صحته والإحكام هو أثبات ماقلته على الورق . ان القاعدتين الاساسيتين للتوثيق هما : وثق ماتفعل وافعل ما توثق

لماذا التوثيق في ادارة الجودة ؟ التوثيق يطبق على كل عمل يؤثر على الجودة . التوثيق يطبق بشكل رئيسي على اجراءات نظام الجودة. التوثيق مهم لكل الاشخاص الذين يؤثر عملهم على الجودة يجب ان يعلموا كيف يؤدون ذلك العمل بما يكفل أعلى مستوى للجودة ويتحقق ذلك بإنشاء وثائق مكتوبة بشكل مفصل لإجراءات وتعليمات العمل .

ماهية التوثيق يمكن للتوثيق ان يحقق عملية تسهيل الاتصالات ذات العلاقة بمحتوى العمل المطلوب ويساهم في : أ/ تحقيق المطابقة لمتطلبات الزبون وتحسين الجودة . ب/توفير التدريب المناسب . ج/ التكرارية وتقفي الاثر . د/ توفير الدليل الموضوعي . ه/تقييم الفاعلية الملائمة والمستمرة لنظام ادارة الجودة لان عملية التوثيق ليس هدفا نهائيا بحد ذاتها وإنما هي فعالية ذات قيمة مضافة

التوثيق Documentation تعاريف: التوثيق :مصطلح أتى من المصدر وثق وكلمة وثق تعني أحكم. الوثيقة: معلومة أو مجموعة معلومات مثبتة على وسط معين. المعلومة :بيانات ذات معنى . السجل :وثيقة تعطي نتائج متحققة أو تعطي الدليل حول الفعاليات المنجزة . خطة الجودة :هي وثيقة الاجراءات التي يجب تطبيقها والمواد اللازم تأسيسها ومن المسئول عن ذلك ومتى يتم ذلك لمشروع محدد أو منتج محدد أو عملية محددة أو عقد محدد.

دليل الجودة :وثيقة تتضمن تفاصيل نظام ادارة الجودة لمنظمة ما دليل الجودة :وثيقة تتضمن تفاصيل نظام ادارة الجودة لمنظمة ما.عادة دليل الجودة يحتوي على قائمة الوثائق المشار لها لكن لا يتضمنها ,وكما لدليل الجودة ملاحق يمكن ان تشمل معلومات ساندة للاجراء الموثق وقد تكون بصيغة جداول أو رسومات بيانية أو مخططات انسيابية أو استمارات . المواصفة القياسية :وثيقة تم تثبيت المتطلبات فيها .ومن المفروض ان تحقق متطلبات المنتج والزبون والجودة معا.

هيكلية توثيق نظام ادارة الجودة ات تتضمن هيكلية التوثيق ثلاث مستويات وهي: 1- دليل الجودة / ويمثل دستور المنظمة . 2- دليل الاجراءات / ويمثل الية التنفيذ . 3- دليل تعليمات العمل (النماذج والاستمارات والقوائم والسجلات ) / ويتمثل بخطوات العمل لكل فعالية أي التعليمات.

مستويات هيكلية التوثيق يمن توضيح المستويات بالشكل التالي: تعتبر هيكلية التوثيـــق المتمثلة بالمستويــــات عنوان لكفــــاءة وأداء المنظمة .

دليل الجودة /المستوى الاول وهو كتيب يعكس مدى تطبيق الشركة لكل بند من بنود المواصفة والذي يحتوي أيضا على سياسة الجـــــــودة والتي تعتبر بمثابة تصريح رسمي معلن وموثق ومعتمد للتعريف بالأهداف الخاصة لسير الجودة داخل الشركة . يعكس دليل الجودة مدى تطبيق متطلبات نظام الايزو 9000 بالشركة تبدأ وتنتهي سلسلة التوثيق في تكوين دليل الجودة للشركة ضمن وجهة نظر تطبيق نظام الجودة وان انشاء دليل الجودة يعود من أعلى مستويات مجلس تنفيذ الجودة والذي يمر على الانظمة والإجراءات والوثائق التي طبقت من قبل لجان تنفيذ الجودة .

يجب أن يعنون دليل الجودة حسب بنود المواصفة الايزو 9001 المراد تطبيقها يجب أن يعنون دليل الجودة حسب بنود المواصفة الايزو 9001 المراد تطبيقها .ويتضمن دليل الجودة مايلي : 1- العنوان . 2- نطاق التطبيق. 3- التعديلات. 4- قائمة بالمحتويات. 5- قائمة التوزيع. 6- مقدمة عن الشركة . 7- معلومات عامة عن الدليل/الاصدار,تاريخ الاصدار ,تعديل على الدليل ,كيفية تدقيق الدليل . 8-سياسة الجودة حيث تحدد سياسة الجودة المتبعة في الشركة وأهداف الجودة . 9-الهيكل التنظيمي حيث يحدد هيكل أو مخطط تنظيمي ويلحق بالدليل المذكور بشكل مفصل المسؤوليات والصلاحيات ووصف الاعمال لكافة الاقسام . 10- موجز عن نظام الجودة المستخدم. هنا نذكر موجز عن النظام المستخدم فيما يخص كل فقرة من فقرات المواصفة .

دليل اجراءات العمل /المستوى الثاني عبارة عن كتيب يحدد خطوات العمل داخل أي قسم يتعلق نشاطه بجودة المنتج أو الخدمة ويحدد فيه : 1- المسؤولية / الشخص المسئول عن تنفيذ الاجراء . 2- كيفية القيام بالإجراء (خطوات العمل ). 3- مراحل اجراء العمليات أو مراحل اجراء خطوات العمل . يجب ان يعرف من المسئول عن العمل ,ماذا يعمل , كيف يعمل, متى يعمل , أين يعمل ؟؟؟؟؟ 4- الغرض من الاجراء.

وعادة يتضمن دليل الاجراءات مايلي أيضا : --- مجال تطبيق الاجراء . --- التعاريف . --- الوثائق ذات العلاقة بالإجراء . --- معد الاجراء . --- رقم الصفحة / عدد الصفحات . --- عنوان الاجراء . --- تاريخ اعداد الاجراء . --- الشخص الذي قام بمراجعة الاجراء . --- الشخص أو المسئول الذي صدق على الاجراء

دليل تعليمات العمل / المستوى الثالث كتيب يوضح فيه اجراء كل عملية داخل الاجراءات الموجودة أو المشار اليها في دليل الجودة وتكون تعليمات العمل مناسبة لبيئة المستخدم وليس بالضرورة ان تكون اوراقا بل يمكن ان تكون على شكل صور وأن يتم كتابتها من قبل الاشخاص الذين يقومون بالعمل وأن تتناسب مع العمل الذين يقومون به وأن يتم تطويره .

ان التعليمات الخاصة بالعمل يجب ان تتضمن مايلي : 1- رقم كل تعليم . 2- عنوان التعليمات . 3- اسم الشركة . 4- المراجعة / ممثل ادارة الجودة . 5- التصديق . 6- رقم الصفحة . 7- عدد الصفحات . 8- الوصف الكامل للصحيفة .

فائدة تعليمات العمل ان الغرض من تعليمات العمل هو ثبات مستوى جودة المنتج ان تعليمات العمل عادة تكون معدة وفقا للمعدات أو التعليمات التي يمكن ان يكون لها تأثير على جودة المنتج أو الخدمة مثل (الرسومات ,المواصفات ,تعليمات التصنيع ,اسس الفحص ,طرق التقييم ....الخ). ان هيكل ومحتويات تعليمات العمل تشبه تلك الخاصة بإجراءات نظام الجودة . في الشركات الضعيفة يمكن ان يكون هنالك فصل بين تعليمات العمل وبين الاجراءات وفي حالة معينة يمكن ان يكون الاثنان معا بوثيقة واحدة .

ضبط الوثائق الضبط يعني وللأنواع المختلفة من الوثائق: 1- انشاء . 2- اقرار . 3- توزيع . 4- تعديل . 5- حفظ. 6- اتلاف . لذا يجب ان تخضع جميع الوثائق المرتبطة بمتطلبات هذه المواصفة الى أساليب موثقة تمكن من السيطرة عليها (ضبطها).

الغاية من ضبط الوثائق تزويد العاملين بالمعلومات الصحيحة والمحدثة التي يحتاجونها .ان أساس ضبط الوثائق هو التأكد من ان الوثيقة قيد الاستعمال وهي الوثيقة الصحيحة والمصادق عليها أي ان الوثيقة سارية المفعول (بإصدارها الاخير ) وتعتبر عملية الضبط عملية مهمة لتزويد العاملين بالمعلومة التي يحتاجونها لتنفيذ العمل المطلوب فيه .

يتضمن ضبط الوثائق مايلي اعتماد الوثائق للتأكد من ملائمتها للاستخدام قبل اصدارها . مراجعة وتحديث الوثائق عند الضرورة وإعادة اعتمادها. التأكد من تحديد موقف التعديلات الحاصلة على الوثائق وتماثلها مع الاصدارات السرية لهذه الوثائق. التأكد من كون الاصدارات الملائمة للوثائق المطلوبة متوفرة في نقاط الاستخدام . التأكد من ان الوثائق واضحة وسهلة التمييز . التأكد من تمييز الوثائق الخارجية المصدر وضبط أسلوب توزيعها . منع الاستخدام الغير مقصود للوثائق الملغاة وإتباع اسلوب مناسب لتمييزها في حالة بقائها لأي سبب.

تحديث الوثائق الموجودة لتغيير أي وثيقة موجودة يجب ان يكون هنالك استمارة طلب تغيير CRF change request form وترفق معها نسخة من الوثيقة ويجب تحديد المطلوب تغييره ولماذا في استمارة طلب التغير تحال استمارة طلب التغير الى المسئول للمصادقة ومن ثم بدوره يتخذ الاجراء اللازم . بعد اجراء أو اصدارستة نسخ معدلة من الوثيقة يجب اصدار وثيقة جديدة لها رقم اصدار جديد وكذلك تحذف الوثيقة عند انتهاء الحاجة لها ويكون الحذف بموجب استمارة معدة لهذا الغرض . التنقيح لا يتطلب تغير الاجراء الموثق .بينما التعديل يتطلب تغير الاجراء الموثقة ولكن بعد اصدار ستة نسخ معدلة من الوثيقة . السجلات لا تحتاج الى ضبط التنقيح كما لاتحتاج الى ضبط التعديل .

شكرا لكم لحسن الاصغاء