Endurmenntun Stjórnun innkaupa 28. mars 2007

Innleiðing – Markmið greiningar Breyta núverandi ferlum og skipulagi fyrir rekstrarleg innkaup og bókhald þar sem við á Ná fram raunverulegum ávinningi í beinum og óbeinum sparnaði

Tryggja afhendingu og virkni undir stöðugu kostnaðareftirliti Flokkun innkaupa Seljendamarkaður Kaupendamarkaður A B C D Sterk Veik Staða seljanda Staða kaupanda Lítil Mikil Bílar, Húsgögn ýmis aðkeypt þjónusta Sérhæfður Tækjabúnaður, Miðlægur tölvubúnaður Lyf, varahlutir, sérhæfðar rekstrarvörur Almennar t.d. ritföng hreinlætisvörur

Lykilþættir innkaupa Stefna Stuðningur Birgjar stjórnenda Tækni Stuðningur stjórnenda Ferli Birgjar Skipulag Stefna Þættir sem miklu skipta við innkaup

Undirstaðan Skilningur og stuðningur yfirstjórnar Stjórna breytingunum ekki láta þær “bara” gerast Gefa verkefninu tíma Stærri stofnanir stofni stýrihóp Mæla árangurinn

Miðlægt svæðisbundið t.d innkaup Dæmigerð staðsetning innkaupa í skipulagsheild Miðlæg ákvörðun Miðlægt svæðisbundið t.d innkaup Æðsta stjórn Sérfræðingar Alm. starfsmenn Strategisk Tæknileg Rekstur Beiðendur

Aukaafurðir Greining er forsenda farsællar innleiðingar rafrænna innkaupa Greining aðstoðar við að sannfæra stjórnendur og starfsmenn um þörf á breytingum þar sem það á við Greining og innleiðing nýtist sem tæki fyrir árangursstjórnun

Hefðbundin innkaup Heildar-innkaup Þróun viðskiptanna Aftur í sama farið Framför í innkaupum Einsskiptis verðlækkun. T.d útboð Endurskipulag Ný nálgun Tími

Innkaup og vöruþróun “Discontinous innovation” = vöruþróun í stökkum. Innkaupamenn hafa það oft á valdi sínu að hleypa þessum nýjungum að. Þeir ættu sérstaklega að hafa opinn huga gagnvart þessu. “Cross sourcing strategy” að passa það að gera ekki einn birgja alvaldan í þínum aðföngum. Að skipta innkaupunum upp skipulega.

gæðavara ódýrvara Vöruþróun Vöru-gæði Verri vara ! en uppfyllir þarfir stökkbreytt vara – gæðum breytt Verri vara ! en uppfyllir þarfir ódýrvara Tími Ný tækni ryður burtu þeirri eldri “Fast History” dæmi um þetta eru lágfargjaldaflugfélög, stafrænar myndavélar.

Innkaupaaðferðir Vörukaup < 5. mkr. ef í gildi er rammasamningur skal nota hann annars gera verðkönnun Vörukaup 5 - 10. mkr skal nota rammasamning eða bjóða út ef ekki er rammasamningur Verkefni/ Vörukaup 10-25 mkr. beita skal útboði og meta þörf á verkefnastjórnun eða nota rammasamning Verkefni /Vörukaup 25-100 mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og meta þörf á samningsstjórnun eða nota rammasamning Verkefni /Vörukaup >100 mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og samningsstjórnun eða nota rammasamning

Hvar eru áherslur í innkaupum Framkvæma sjálfur / kaupa af öðrum Útvistun (úthýsing) Markalínan (Coase) að fyrirtækið geri hlutina sjálft þegar það er ódýrara. Annars að kaupa þjónustuna/vöruna af öðrum. Mikilvægt að þekkja innri kostnað abc greining Einbeita sér að kjarnafærni Í reynd er útvistun oftast reynd þegar “eitthvað” er komið í óefni en ekki sem meðvituð leið til hagræðingar. Þetta hefur oft áhrif á gæði og væntingar.

Innkaupamynstur og ferlar Hvert er umfang innkaupanna Hvernig er innkaupaferlum háttað Stefnumótun innkaupa Hlutverk innkaupa í virðiskeðju Staðsetning innkaupa í skipuriti Innkaupastefnan Skipulag og mönnun innkaupa Stuðningskerfi innkaupa

Stigskipt áhersla á innkaupin skilvirkni/ Uppsafnaður sparnaður Tími valddreift miðstýrt Áhersla á lágmarksvirkni Áhersla á margþætta virkni Einsskiptis viðskipti Viðskipta- samband Samhæfð innkaup Innri samþætting Ytri Samþætt virðiskeðja Source: Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002

Innkauparáðgjöf og greining Innkaup og innkaupaferlar Innkauparáðgjöf Greining innkaupa og innkaupaferla Innleiðing og breytingastjórnun

Uppbygging markvissrar innkaupagreiningar Greining innkaupa og innkaupaferla Hvernig má lækka útlagðan kostnað í innkaupum (beinn sparnaður) Hvernig má bæta ferla og lækka vinnukostnað í innkaupum (óbeinn sparnaður) Innleiðing og breytingastjórnun Leiðir til hagræðingar útfærðar og ávinningur tryggður með virkri breytingastjórnun

Markaðsleg nálgun Útboð Þetta er hið hefðbundna form Auglýsingar Dagblöð heimasíður Kynningar á stærri útboðum Þetta er hið hefðbundna form

Að selja sig sem kaupanda ! Að virkja tengslanetið Með reglulegum póstsendingum til þeirra sem eru áhugasamir um það sem er boðið út Með markaðsrannsóknum og skipulegum samskiptum við birgja ( að hafa samband) Með samráðfundum hleypa nýjum aðilum að og með því að tala við kollegana í faginu Að tala við markaðinn en ekki til hans

ÚTRÁS - Innkaupamanna A Ð G Á T ! Tala við markaðinn Kynnast möguleikum birgjanna til að hagræða Vera með frumkvæði (Próaktífir) A Ð G Á T ! Vanhæfi getur skapast þegar ekki er opnað fyrir alla aðila með því að auglýsa opinberlega og að heimsækja ekki alla sem gefa sig fram Reynsla Ríkiskaupa er að hægt er að S T Ó R B Æ T A tilboð með þessari aðferðafræði

Hópar Mikilvægt er að ná til markaðarins og finna nýjungar og opna fyrir lausnir Menn eru allt of fastir í gamla farinu og bíða eftir að lausnirnar komi til þeirra Könnun frá Noregi segir að 80 % innkaupa séu á sama stað og keypt var síðast Hvað tók ykkur persónulega mörg ár að byrja að versla í Bónus ? Aðkoma hagsmuna vegna ráðgjafar og mats tilboða vegna rammasamninga er oft í gegnum eðlisólíka hópa.

Faghópur Starfar innan afmarkaðs geira á skilgreindu sviði með fagfólki af tilteknum stofnunum. Algengast að þeir starfi á LSH sem ráðgefandi við ákvarðanatöku í kaupum á rekstrarvöru. Þessir hópar nýtast vel í að lýsa þörfum og að meta gæði tilboða TAKA MIKINN TÍMA ERU OFT ÍHALDSAMIR

Rýnihópur Hópur af fólki innan tiltekins afmarkaðs geira sem á í samskiptum við samskonar birgja, þó í mis miklum mæli. Dæmi: mennta- og heilbrigðisgeiri. Rýni hópur skoðar með víðtæku umboði án beinna afskipta hvað megi betur fara í viðskiptum. (< 15 manns)

Kaupendahópur ER þvert á stofnanir og geira T.d. Stofnun, fyrirtæki eða Ríkiskaup kalla til hóp (verkefnastjóri – markaðsstjóri) sem einkennandi fyrir sem stærstan hluta af kaupendur úr hinum ýmsu stofnunum og geirum. Marmiðið er að hópurinn endurspegli kaup á tiltekinni vöru eða þjónustu í rammasamningum. (4 -12 manns ) Þessir hópar eru oft besta tækið til að finna út hvað notendur vilja og þeir hafa oft nýja sýn á markaðinn

Ráðgjafarnefnd (samráðshópur) Kölluð til af t.d. forstjóra / markaðsstjóri) Sprettur uppúr kaupendahópum eða rýnihópi. Er til ráðgjafar almennt við útboð framlengingar og stefnumótun í tilteknum: útboðum, rammasamningum, upptöku og markaðssetningu á nýjungum í innkaupum.

Siðfræði innkaupa Forðast að taka ákvarðanir, sem eru siðferðilega rangar og óarðbærar! Þeir sem taka ákvarðanir verða að horfa til andstæðra krafna og óska frá ólíkum hópum.

Hvað á að gera? Siðferðisspursmál ef það grefur undan óháðri ákvarðanatöku í fyrirtækinu. kortleggja hverjir? Upplýsa yfirmenn fokusera á innri siðferðisgildi hafa umhverfi þar sem hlutir eru ræddir láta fleiri en einn aðila taka þátt í samningum, rotasjon á starfsmönnum sem sjá um samninga.

Siðfræði Hverjar eru okkar skyldur? við okkar nánustu? við alla? Hvaða skyldur? Hvernig tökum við tillit til árekstra milli ólíkra skyldna? “The business of business is business?! M. Friedman. “

Siðferðileg viðmið breytast Það sem er í lagi í dag er það ekki á morgun Áfengiseinkasalan í Svíþjóð – margir verslunarstjórar reknir fyrir það að þiggja boð um kynningar, sem þó höfðu viðgengist árum saman Viðmiðið breyttist allt í einu

Áhrifavaldur gagnvart öðrum þeim mun viðkvæmari sem aðili er fyrir okkar ákvörðun, því meiri ábyrgð berum við. t.d markaðsvald gagnvart undirverktaka Mútur – (smörring):– gjafir sem minnka sjálfstæði ákvarðanatöku t.d. Boðsferðir Vínflöskur Miðar á tónleika, kappleik, viðburði hverskonar

Vert að hafa í huga People do what is inspected not what is expected Aðhald er nauðsynlegt – virkt innra eftirlit Ekki setja fólk í þá aðstöðu að það verði freistingum að bráð – “tvímenna” (a.m.k.) á mikilvæga fundi vegna stórra samninga Ekki þiggja neitt sem þið getið ekki talað um í vinunni Skilið óumbeðnum og óviðeigandi “gjöfum” Það kemst alltaf upp um Óheilindi !

“Nýjungar” í innkaupum Einkaframkvæmd - sjá nokkur dæmi Útvistun – tekur hægt við sér Samningskaup – eru að byrja bjóða ýmsa möguleika

Einkaframkvæmd Samningur við einkaaðila um að veita tiltekna þjónustu. Umtalsverðar fjárfestingar Samningstíminn er langur, jafnan 20-30 ár. Kaupandi skilgreinir þá þjónustu sem hann vill beita sér fyrir og býður hana út. Niðurstaða útboðs er samningur um þjónustu.

Einkaframkvæmd hjá ríkinu Um samninga undir formerkjum einkaframkvæmdar gilda lög og reglur um útboð og innkaup ríkisins. Einkaframkvæmd má flokka í mismunandi stig eftir því hversu mikil afskipti ríkisins eru. Fjárhagslega sjálfstæð verkefni. Öll þjónusta er seld ríkinu Ríkið greiði hluta kostnaðar við verkefni en rekstraraðila látið eftir að afla tekna til að standa undir rekstrinum að öðru leyti.

Verkefni í einkaframkvæmd Hvalfjarðargöngin (1995) Iðnskólinn í Hafnarfirði (1999) Hjúkrunarheimili í Reykjavík (2000) Rannsóknahús á Akureyri (2002) Tónlistar og ráðstefnuhús

Outsourcing = Contracting out = Aðkeypt = Innkaup Þýðir: Að finna nýja birgja og nýjar leiðir til að tryggja afgreiðslu vara, varahluta eða þjónustu; hagnýtingu þekkingar, reynslu og sköpunargáfu nýrra birgja. Úthýsing / útvistun: Fá aðra til að gera á hagkvæmari hátt það sem aðilar eru gera sjálfir í dag.

Dæmi er: rekstur og hýsing tölvukerfa Helstu kostir eru: Minni fjárfestingar Einfaldara umhverfi Aukið rekstraröryggi Aukin samskiptahæfni Rekstrarkostnaður fyrirsjáanlegur Meiri aðlögunarhæfni, sveigjanleiki

Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu Vegna innkaupastefnugerðar Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu sem gildir fyrir tiltekna rekstrareiningu, fyrirtæki eða stofnun. Góð stærð einingar til að nota er á bilinu 10 – 40 manna rekstrareiningu. Má vera minni og má vera stærri. Þá er best að nota þá stofnun eða fyrirtæki sem menn starfa hjá eða þekkja vel til. Gott er að hafa innkaupastefnu t.d. umhverfisráðuneytisins eða innkaupastefnu ríkisins til viðmiðunar við uppbyggingu og til að ramma inn verkefnið. Einnig er að finna í glærunum í fyrri fyrirlestrinum gegnumgang um það hvernig stefna er mótuð. Þar eru til dæmis dæmigerðar rekstrartölur. Innkaupastefna byggir á innkaupagreiningu, og markmiðum rekstrar. Innkaupstefnan sjálf þarf að tilgreina: gildissvið, tilgang, markmið og eftirfylgni.

Mikilvægustu þættirnir sem horft er til við matið Forsendurnar og innkaupagreiningin umfang rekstrarins: Tölur Ef aðgengi að rekstrar tölum er ekki gott þá má skálda þær. Þar þarf að skilja á milli launaliða, reglubundinna rekstrarliða og fjárfestingarliða. Þekkja þarf eða skálda heildarveltu, greina þarf topp 20 kostnaðarliðina, og skilja þar sundur hvað er reglubundið (s.s. skrifstofuvörur, pappír, leigubílar, ferðalög, ræsting etc. ) frá fjárfestingu (s.s. Húsnæði, endurbætur á húsnæði, viðhald, bílakaup) frá Launaliðum (laun + launatengd gjöld). Algengt er að laun séu 70% af rekstrarkostnaði þjónustustofnana, þetta á til dæmis við um flestar ríkisstofnanir

Innkaupastefnan sjálf Gildissvið innkaupastefnunnar – til hverra nær stefnan, hverjir mega stunda innkaupin ? hverjir eru það sem hafa innkaupaheimildir eða leyfi til þess að skuldbinda rekstrareininguna. Stuðningur stjórnenda við stefnuna.

Tilgangur innkaupastefnunnar Hvernig fellur stefnan að rekstrarmarmiðum og hvernig styður hún þau ? s.s. hagkvæmustu kaup, hagræðing, umhverfismál, styðja við upptöku á rafrænum innkaupum, innkaupakorti etc. samskipti við birgja (fækka þeim og ná þannig betri aflsætti)

Markmið innkaupastefnunnar Bæði mælanleg og huglæg. Til dæmis að nota rammasamninga í 70 % af innkaupum, að öll ferðalög verði keypt með innkaupaorti, að x% af rekstrarvöru verði keypt með rafrænum hætti. O.f.l allt eftir eðli stofnunar.

Eftirfylgni Hvernig, hvenær og af hverjum eru markmið metin og hvort þau hafi náðst, hvernig er ávinningur af stefnunni metinn. Hvernig er stefnan kynnt hagsmunaðilum. Kynning og aðgengi notenda að stefnunni gagnvart starfsmönnum sem eiga að fylgja henni, birgjum og örðum hagsmunaðilum s.s. móðurstofnunum eða undirstofunum allt eftir atvikum.

Matið Þeir sem taka skýrt á þessum þáttum í innkaupastefnu eru komnir með góða stefnu og í fyrstu einkunn. Aukastig og hæsta mat fá þeir sem að auki ná að flétta stefnuna í góðan búning, s.s. tengja hana yfirmarkmiðum s.s. innkaupastefnu ríkisins, Reykjavíkurborgar eða markmiðum sveitarfélaga s.s. versla í heimabyggð allt eftir atvikum. – Ríkjandi sjónamiðum í rekstri á hverjum stað og að styðja markmið rekstrarins. Að innkaupin nái að verða stefnumótandi þáttur en ekki afgangsstærð í stjórnuninni.

Lengd Almennt 3-4 síður A4 Það sem ræður lengd fyrst og fremst er flækjustig þeirrar stofnunar / rekstrareiningar sem verið er að gera stefnu fyrir. Ef frekari spurningar vakna eða verkefnið er ennþá óskýrt þá má hafa samband í oborg@simnet.is