پياده سازي ارگونومي در محيط اداري تهیه و تنظیم : مهندس همت جو مرکز بهداشت استان آذربایجان شرقی پائیز 1390

Office Ergonomics اولين گام در پياده سازي ارگونومي در محيط اداري، آناليز كاري است كه انجام مي شود. آناليز كامل، به يافتن علل دقيق مشكلات و بكار بستن راه حلهاي مناسب كمك مي كند. در اكثر موارد، مشكلات موجود به كمك كاركنان و منابع محلي قابل حل خواهد بود.

Office Ergonomics ارگونومي با بسياري از موضوعات سر و كار دارد. ارگونومي از كارمند و ايستگاه كارش شروع مي‌شود و به كل قسمت يا سازمان تسري مي يابد. بسياري از عوامل سازماني و محيطي، همچنين انتخاب و خريد مبلمان اداري تحت كنترل مديريت است. از طرفي بسياري از عوامل مرتبط با آرايش محيط كار و عادات كاري در كنترل كارمندان است. تمركز ارگونومي هميشه بر طراحي براي انسان است. انسان داراي ويژگيهاي منحصر بفردي است كه بعضي از اين ويژگيها مانند سن و قد قابل تغيير نيستند اما بعضي از اين ويژگيها مانند آموزش و تجربه قابل دستكاري اند.

آناليز محيط كار آناليز محيط كار اولين گام در جهت حذف علل بالقوه اختلالات اسكلتي عضلاني است. آناليز شغل نشان مي دهد كه هر كارمند روزانه چه كارهايي انجام مي دهد. اين امر با شرح وظايف شغلي كه الزامات را بيان مي كند متفاوت است زيرا در آناليز شغلي اطلاعاتي در باره نحوه انجام كار جمع آوري مي‌شود. لازم است كارمندان در آناليز شغل دخيل باشند زيرا آنان بهترين منبع اطلاعات در مورد فعاليتهاي روزمره و مشكلات ناشي از آن هستند.

آناليز محيط كار

آناليز محيط كار آناليز ايستگاه كار: اجزاي فيزيكي ايستگاه كار مثل موقعيت مانيتور، صفحه كليد، سطح كار و صندلي. آناليز محيطي: روشنايي، درخشندگي، دما، رطوبت، صدا و ساير عواملي كه راحتي افراد را متاثر مي سازد. آناليز سازماني: مسئوليتها، برنامه كار، اضافه كاري و ساير جنبه هايي كه شرايط كار خوانده مي شوند. اين عوامل خارج از كنترل كارمندان بوده و داراي بيشترين تاثير بر ريسك فاكتورهايي از قبيل تكرار، كار استاتيك و زمان مواجهه است.

مراحل آناليز اوليه محيط كار 1-با كارمندان صحبت كنيد تا دريابيد آيا در كارهايي كه انجام مي دهند تكرار، كار استاتيك، پوسچرهاي نامناسب يا ساير ريسك فاكتورها وجود دارد حتي اگر آنان تجربه ناراحتي يا علائم آسيب را در طول كار ندارند. 2- كارمندان را در حين انجام كار مشاهده كنيد تا ريسك فاكتورها و علل آنها مشخص شود. همزمان عوامل موجود در ايستگاه كار، محيط و سازمان كه مي توانند ريسك فاكتور ايجاد نمايند را ثبت كنيد. 3- در صورت وجود ريسك فاكتورها، راه حل هاي فوري و دراز مدت را با كارمندان در ميان بگذاريد. تغييرات فوري را در مورد مشكلات ساده مثل ارتفاع مانيتور يا محل قرارگيري ماوس اجراكنيد.

مراحل آناليز جامع محيط كار 1-با كارمندان صحبت كنيد. دليل انجام آناليز را براي آنان توضيح دهيد و شرايطي را ايجاد كنيد كه آنان قادر به پاسخگويي راحت به سوالات باشند. ببينيد آنها دقيقا چه كارهايي را انجام مي دهند و مشكلات، ناراحتي ها و علائم آسيب را در آنان ثبت نماييد. 2-مدتي نحوه انجام كار آنان را مشاهده كنيد تا ايده اي در باره عادات كاري شان بدست آوريد. قبل از آنكه از آنان سوال كنيد اجازه بدهيد آنان كار معمول خود را انجام دهند. روي قسمتهايي از شغل كه بيشترين مشكل و ناراحتي در آن اظهار مي شود متمركز شويد زيرا اين نقاط اولويت كنترل دارند. در هر شغل ريسك فاكتورها را مشخص و شدت و فركانس هر ريسك را ثبت نماييد. 3-با توجه به فعاليتهاي مختلف شغلي كه بايد انجام گيرد ايستگاه كار، وسايل و تجهيزات و محيط را آناليز نماييد. بر تطابق وسايل و محيط بر كارمند متمركز شويد بجاي آنكه انتظار داشته باشيد آنان پوسچر و رفتارشان را با كار تطبيق دهند.

اجراي راه حلها

اجراي راه حلها به هنگام آناليز محيط كار شما ممكن است تعدادي راه حل فوري و آسان را در نظر گرفته باشيد كه بسهولت قابل اجراست و مزاياي فوري براي كارمندان دارد. بسياري از اين راه حلها، تغييراتي كوچك در ايستگاه كار از قبيل زيرپايي يا پايه مانيتور است كه به كاهش مشكلات در حيطه پوسچرهاي نامناسب و استاتيك كمك مي كند. بخشي از اين تغييرات جزئي توسط خود كارمندان قابل اجراست. همچنين كارمندان مي توانند پيشنهاداتي براي راه حلهاي كم هزينه داشته باشند. مي توان از تغييرات ابتكاري بعضي از كارمندان در تلاش براي افزايش راحتي و آسان سازي شغل الگو گرفت و آن را به ساير كارمندان آموزش داد.

اجراي راه حلها آرايش مبلمان اداري و ساير وسايل بايد به گونه اي باشد كه كارمندان امكان كار در اين پوسچرها را داشته باشند. براي مثال مانيتور بمنظور حفظ وضعيت مناسب سر بايد پائين تر از سطح چشم باشد. صفحه كليد بمنظور حفظ وضعيت مستقيم مچ بايد نزديك به ارتفاع آرنج باشد. اگر نمي توانيد مانيتور و صفحه كليد را به قدر كافي پايين بياوريد صندلي را بالا ببريد و زيرپايي براي استراحت پاها فراهم نماييد. ترجيحا هر ايستگاه كار اداري بايد براي يك فرد تنظيم شود زيرا فائق آمدن بر قواعد ارگونوميكي كه در هر شرايطي و براي همه مناسب باشد تقريبا غير ممكن است!

اجراي راه حلها اگر آناليز شغلي نشان مي دهد كه كارمندان در مكانهاي ديگري علاوه بر ايستگاه كار كامپيوتري نيز كار مي كنند اين مناطق بايد بطور جداگانه مورد آناليز قرار گيرد. كاركنان در صورتيكه شما آنان را با اصول ارگونومي آشنا كنيد مي توانند در اجراي بسياري از راه حلها و رفع مشكلات كمك نمايند.

صندلي هاي قابل تنظيم صندلي هاي قابل تنظيم براي كارمنداني كه بخش قابل توجهي از كارشان را بصورت نشسته انجام مي‌دهند توصيه مي شود بويژه اگر آنان با كامپيوتر يا شغل كم تحرك ديگري سر وكار دارند. اين صندليها بايد براي كارمند امكان تغيير و تنوع پوسچر را در طول انجام كار فراهم نمايد

طراحي اداره چيدمان، اثاثيه و وسايل اداري بايد جهت تعيين ريسكهاي احتمالي اختلالات اسكلتي-عضلاني مورد بررسي قرار گيرند. براي مثال هنگام چيدن قفسه ها بايد چيزهايي كه بيشتر مورد استفاده هستند نزديك تر قرارگيرند. نظرخواهي از كاركنان قبل از ايجاد تغييرات يا خريد وسايل منجر به ايجاد محيطي كارآمدتر و كاهش ريسك خواهد گرديد. چيدمان مبلمان اداري مي تواند باندازه نوع آن با اهميت باشد. بديهي است چيزهايي كه بيشتر مورد استفاده هستند بايد در محدوده دسترسي آسان قرارگيرند

طراحي اداره كارمندان دوست دارند تا حدي بر آرايش محيط كارشان كنترل داشته باشند و قادرند بسياري از تغييرات لازم را انجام دهند. نمونه اي از ايستگاه كار طراحي شده براي اپراتور پذيرش و حسابدار در شكل زير آورده شده است:

بلند كردن و حمل بار اگر چه بلند كردن مكرر بارهاي سنگين در بيشتر ادارات رايج نيست اما توجه به اين موضوع صرف نظر از اينكه كار در كجا انجام مي شود اجتناب ناپذير است. روشي كه مواد نگهداري و حمل مي شوند مي تواند ريسك آسيب ايجاد نمايد. بلند كردن و حمل بار باعث آسيب كمر، شانه و بازو مي شود. اين آسيبها يك سوم تمام آسيبهاي محيط اداري را تشكيل مي دهد و بنابراين بايد در آناليز محيط كار مدنظر قرار گيرند.

پيشگيري از خستگي بينايي تقريبا نيمي از كاربران كامپيوتر از علائم ناراحتي چشمي (Eye Strain) رنج مي برند. در واقع ناراحتي چشمي شايعتر از اختلالات اسكلتي-عضلاني است. تحقيقات نشان داده است كه كار با كامپيوتر اثرات دائمي بر بينايي ندارد. ناراحتي چشمي باعث كاهش عملكرد و افزايش خطا مي شود. علل اصلي ناراحتي چشمي روشنايي و خيرگي است. علل ديگر شامل اختلافات فردي در بينايي، سطح مهارت در اجراي فعاليتهاي شغلي و نحوه تنظيم ايستگاه كار است.

پيشگيري از خستگي بينايي

آناليز محيطي محيط اطراف ايستگاه كار باندازه خود ايستگاه كار بر راحتي و عملكرد تاثيرگذار است. محيط اداري بايد داراي روشنايي مناسب بدون درخشندگي و خيرگي، داراي رطوبت و گرماي مطلوب و همچنين ساكت جهت تمركز و فاقد ازدحام باشد.

آناليز محيطي-روشنايي روشنايي مي تواند اثر قابل ملاحظه اي بر راحتي و عملكرد داشته باشد. در كار با مانيتور، نور شديد بويژه اگر باعث خيرگي شود موجب ناراحتي چشمي مي گردد. در كارهاي خواندني و نوشتاري، روشنايي كم باعث ناراحتي چشمي مي شود. همچنين جو افسردگي را بر محيط كار حاكم مي كند.

آناليز محيطي-روشنايي

آناليز محيطي-روشنايي روشنايي مورد نياز در كار با كامپيوتر بايد كمتر از ميزان روشنايي لازم براي خواندن كتاب يا هرمتن نوشته شده روي كاغذ باشد. اين اختلاف ناشي از اين واقعيت است كه مانيتورهاي كامپيوتر از خود نور ساطع مي كنند در حاليكه كاغذ منعكس كننده نوري است كه از محيط دريافت مي كند. بمنظور پيشگيري از ناراحتي چشمي در كار با كامپيوتر لازم است روشنايي محيط باندازه نوري باشد كه از صفحه مانيتور ساطع مي شود. پنجره يا منابع نوري درخشنده در پشت يا كنار مانيتور مي تواند باندازه خيرگي مانيتور ناراحت كننده باشد.

چيدمان مناسب مانيتور نسبت به پنجره

استانداردهاي روشنايي كار دائمي با كامپيوتر 500-300 لوكس كار دائمي با كامپيوتر 500-300 لوكس كار با كامپيوتر و اسناد كاغذي 750-500 لوكس كار با اسناد كاغذي 1000-750 لوكس

گرما و رطوبت گرما و رطوبت نيز همانند روشنايي نه تنها بر راحتي بلكه بر بهره وري كاركنان اثر مي گذارد. بيشتر كارهاي اداري در حالت نشسته انجام مي شود و انسان در فعاليتهاي فيزيكي سطح پايين در مقايسه با شرايط فعال معمولا دماهاي محيطي بالاتر را ترجيح مي دهد. در ادارات هنگامي كه تعداد زيادي وسايل توليد كننده حرارت با هم در يكجا جمع شوند هوا بسيار گرم خواهد شد. ميزان رطوبت نيز در احساس راحتي و سلامت نقش دارد. رطوبت كم باعث خشكي پوست و رطوبت زياد باعث احساس خفگي مي شود و موجب مي شود دما بالاتر از مقدار واقعي احساس شود.

صدا صدا در ادارات معمولا به حدي نمي رسد كه براي شنوايي زيان آور باشد اما مي تواند بعنوان عامل حواس پرتي، مخل عملكرد و بهره وري باشد. مطالعات نشان داده اند هنگامي كه كارمندان كار فكري انجام مي دهند صدا بيشتر مختل كننده كار است. در حاليكه مي توان صدا را با صداسنجاندازه گرفت، روش ساده‌تر استفاده از قضاوت افراد در مورد ميزان صدا در محيط اداري است. نظر كارمندان را در باره صداي محيط جويا شويد.آيا صدا در ارتباطات آنان تداخل ايجاد مي كند و باعث حواس پرتي مي شود.

استانداردهاي صدا در محيط اداري Open Office: حد اكثر 60 دسي بل متوسط 40-30 دسي بل Private Office: حداكثر 55 دسي بل متوسط 35-30 دسي بل

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Chair General Design Easy to adjust 5-leg base -- stability Swivel and wheels -- ease of reaching & getting in & out Backrest 95-120° Arm Rests Seat Pan Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Chair Design Backrest Seat Pan: Slightly concave Softly padded Rounded, waterfall edge- reduce edge compression 95-120° Arm Rests Seat Pan Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Chair Design Backrest Foot rest only if necessary should be big & solid Backrest: Supports entire back: head-lumbar ~ 85 cm Relieve spinal and muscle load 95-120° Arm Rests Seat Pan Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Adjust the chair Backrest Seat Height: Feet flat on floor Knee should be at 90° Armrests: Supports upper extremity Adjustable vertically and horizontally Vertically for shoulders Horizontally to keep elbows in 95-120° Arm Rests Seat Pan Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Keyboard and mouse Vertical Position As low as possible Arms parallel g-h key height = elbow height mouse and keyboard at the same height larger surfaces are better than trays Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Keyboard and mouse Horizontal Position Keyboard: Directly in front of worker Mouse: Right or left of keyboard Mouse: Directly in front (mouse intensive tasks) Trays can limit horizontal adjustments Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Keyboard and mouse Angle Keyboard: Flat or negative sloped Keep wrists straight or slightly flexed Wrist pad Negative slope Flat Wrist pad Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health Monitor Positioning Vertically adjustable Top of screen not to exceed the operator’s eye level (preferably 1-2 inches below eye level) Viewing angle 15°- 30° W/R to horizontal Horizontally adjustable Directly in front 18-24” distance Same for document holder 18-24” 15°- 30° Source: Jack Dennerlein Harvard School of Public Health

آموزش تجربه نشان داده است كه خريد مبلمان اداري ناراحتي و ريسك آسيب را كاهش نمي دهد.اغلب كارمندان از مبلمان جديد بطور صحيح تنظيم نمي كنند زيرا در مورد پوسچر مناسب آموزشهاي لازم را نديده اند. همچنين بدرستي نمي دانند كه مكانيسمهاي تنظيم چگونه كار مي كند. كارمندان ممكن است ندانند كه مبلمان آنان قابل تنظيم است و در همان وضعيتي كه به آنان تحويل شده است از آن استفاده كنند.

آموزش كارمندان ممكن است احساس كنند پوسچر خوب، استراحتهاي كوتاه و عادات مناسب كاري مهم نيستند. بنابراين آموزش عواقب احتمالي عدم تغيير ايستگاه كار و روشهاي كار ضروري است. با آموزش كارمندان و سرپرستان در موضوعات ارگونومي، زمان مورد نياز جهت انجام آناليز و اجراي راه حلها كاهش مي يابد. هدف برنامه آموزشي، آماده كردن كارمندان جهت پذيرش مسئوليت در راستاي سلامت شان است. بايد به آنان ابزارهاي مناسب براي پيدا كردن مشكلات و حل آنها ارائه شود.

Ergonomics: WORK SMART NOT HARD

خسته نباشيد