1. Bab 2: Konteks dan Proses Pengurusan Projek
Course Technology 2001

2. Projek Tidak Boleh Dilaksanakan Secara Bersendirian
Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas.
Pengurus projek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem ke atas projek dan memahami peranan projek di dalam konsep organisasi yang luas.
Lihat contoh dalam kes pembukaan dan penutup
Course Technology 2001

3. Pandangan Sistem Ke atas Pengurusan Projek
Pendekatan sistem muncul dalam 1950an untuk menerangkan pendekatan analitikal kepada pengurusan dan penyelesaian masalah.
Tiga bahagian termasuk:
Falsafah sistem : Lihat benda sebagai sistem, komponen yang saling berinteraksi yang bekerja dalm sesuatu persekitaran untuk memenuhi tujuan tertentu.
Analisa sistem: pendekatan penyelesaian masalah
Pengurusan sistem : Menangani isu bisnes, teknologi dan organisasi sebelum membuat perubahan kepada sistem.
Course Technology 2001

4. Rajah 2-1. Model Tiga Sfera untuk Pengurusan Sistem
Course Technology 2001

5. Project Fasa Projek dan Kitar Hayat Projek
Kitar hayat projek adalah sekumpulan fasa projek.
Fasa projek berbeza menurut projek atau industri, tetapi beberapa fasa umum adalah:
konsep
pembangunan
implementasi
sokongan
Course Technology 2001

6. Rajah 2-2. Fasa Kitar Hayat Projek
Course Technology 2001

7. Kitar Hayat Produk Produk juga mempunyai kitar hayat
Kitar hayat Pembangunan Sistem (SDLC) ialah kerangka untuk menerangkan fasa yang terlibat dalam pembangunan dan penyelenggaraan sistem maklumat.
Fasa SDLC termasuk perancangan, analisa, rekabentuk, implementasi dan sokongan.
Course Technology 2001

8. Contoh Model SDLC
Model air terjun: mempunyai tahap linear yang jelas tentang pembangunan dan sokongan pembangunan sistem.
Model spiral: menunjukkan bahawa perisian dibangunkan menggunakan pendekatan interaktif atau spiral dan bukan linear.
Model incremental release : sediakan pembangunan progresif untuk perisian operasi.
Model RAD : digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualiti.
Model prototaip : digunakan untuk membangunkan prototaip bagi menjelaskan keperluan pengguna.
Course Technology 2001

9. R 2-3. Model Spiral Pembangunan Perisian (Boehm, 1988)
Course Technology 2001

10. Membezakan Kitar Hayat Projek dan Kitar Hayat Produk.
Kitar hayat projek untuk semua projek tanpa mengira tentang produk yang dihasilkan.
Model kitar hayat produk berbeza menurut sifat produk.
Kebanyakan produk IT yang besar dibangunkan dalam siri beberapa projek.
Pengurusan projek dilakukan ke atas seluruh fasa kitar hayat produk.
Course Technology 2001

11. Mengapa Ada Fasa Projek Dan Ulasan Pengurusan?
Projek sepatutnya melalui semua fasa dengan jaya sebelum terus ke fasa seterusnya
Ulasan pengurusan (fasa keluar atau kill point) patut berlaku selepas setiap fasa untuk menilai kemajuan projek, kejayaan dan keserasian berterusan dengan matlamat organisasi.
Course Technology 2001

12. Apa Yang Betul?
"The real improvement that I saw was in our ability toin the words of Thomas Edisonknow when to stop beating a dead horse.…Edison's key to success was that he failed fairly often; but as he said, he could recognize a dead horse before it started to smell...as a result he had 14,000 patents and was very successful…In IT we ride dead horsesfailing projectsa long time before we give up. But what we are seeing now is that we are able to get off them; able to reduce cost overrun and time overrun. That's where the major impact came on the success rate.”
Cabanis, Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On Project Management and IT Project Success," PM Network, PMI, September 1998, p. 7
Course Technology 2001

13. Memahami Organisasi
Kerangka Struktur: Fokus kepada peranan dan tanggungjawab, penyelerasan dan kawalan. Carta organisasi bantu takrifkankerangka.
Kerangka Sumber Manusia: Fokus kepada memastikan keharmonian antara keperluan oranisasi dan keperluan manusia.
Kerangka politik: Andaikan organisasi sebagai pakatan yg tediri dari individu dan kumpulan berbeza. Isu utama adalah konflik dan kuasa.
Kerangka simbol: Fokus kepada simbol dan makna berkaitan peristiwa. Adat resam dipentingkan.
Course Technology 2001

14. Apa Yang Salah?
Many data warehousing projects are side-tracked or derailed completely by politics. Data warehousing projects are always potentially political because they cross departmental boundaries, change both the terms of data ownership and data access, and affect the work practices of highly autonomous and powerful user communities. Many organizations fail to admit that many data warehousing projects fail primarily because management and project teams do not understand and manage politics. Marc Demarest found over 1200 articles on the topic of data warehousing based on a journal search he did from July 1995 to July Many of those articles offer advice on how to run successful data warehousing projects and focus on the importance of design, technical, and procedural factors, when, in fact, political factors are often the most important in helping these projects succeed.
Course Technology 2001

15. Banyak Organisasi Fokus Kepada Kerangka Struktur
Ramai orang faham tentang carta organisasi
Ramai pengurus baru cuba untuk mengubah struktur organisasi bila perubahan lain yang diperlukan.
3 struktur organisasi asas
fungsian
projek
matriks
Course Technology 2001

16. R 2-4. Struktur Organisasi Fungsian, Projek dan Matriks
Course Technology 2001

17. J2-1. Pengaruh Struktur Organisasi Ke atas Projek
PMBOK Guide, 2000, p. 19
Struktur organisasi mempengaruhi kuasa pengurus projek, tetapi kerangka sumber manusia, politik dan simbolik perlu dipentingkan juga.
Course Technology 2001

18. Kenali Kepentingan Pemegang saham Projek
Pemegang saham projek adalah orang yg terlibat atau menerima kesan dari aktiviti projek.
Pengurus projek perlu ambil masa untuk kenalpasti, faham dan urus hubungan dengan semua pemegang saham projek.
Empat kerangka organisasi boleh digunakan untuk memenuhi keperluan dan harapan Pemegang saham.
Eksekutif kanan – Pemegang saham paling penting.
Course Technology 2001

19. Jadual 2-2. Apa Yang Membantu Kejayaan Projek?
Menurut laporan Standish Group CHAOS 2001: A Recipe for Success, butiran berikut membantu kejayaan projek IT, mengikut turutan kepentingan:
Sokongan eksekutif
Penglibatan pengguna
Pengurus projek berpengalaman
Objektif bisnes jelas
Skop diminimakan
Infrastruktur perisian piawai
Keperluan asas teguh
Metodologi formal
Anggaran bolehharap
Course Technology 2001

20. Keperluan Kepada Komitmen Pengurusan Atasan
Beberapa kajian menyatakan komitmen pengurusan atasan sebagai salah satu faktor utama berkaitan kejayaan projek
Pengurusan atasan boleh bantu pengurus projek mendapatkan sumber mencukupi, dapatkan kelulusan untuk keperluan unik dalam masa yang cukup, dapat kerjasama dari orang lain dalam organisasi dan belajar bagaimana untuk jadi ketua yang lebih baik.
Course Technology 2001

21. Keperluan Kepada Komitmen Organisasi Terhadap Teknologi Maklumat
Jika organisasi mempunyai sikap negatif terhadap TM, ini menyukarkan kejayaan projek TM.
Dengan adanya Chief Information Officer (CIO) pada aras atas organisasi membantu projek TM
Menetapkan orang bukan-TM kepada projek TM menggalakkan lebih komitmen
Course Technology 2001

22. Keperluan Piawai Organisasi
Piawai dan panduan membantu pengurus projek menjadi lebih berkesan.
Pengurusan atasan boleh menggalakkan:
Penggunaan borang dan perisian piawai untuk pengurusan projek
Pembangunan dan penggunaan panduan untuk menulis rancangan projek atau memberikan maklumat status
Kewujudan pejabat pengurusan projek atau pusat kecemerlangan
Course Technology 2001

23. J2-3. 15 Fungsi Tugas Pengurusan Projek*
Nilai keperluan projek
Kenalpasti dan nilai risiko. Sediakan rancangan kemungkinan yg boleh berlaku
Kenalpasti salingsandaran
Kenalpasti dan jejak batu tanda kritikal
Sertai ulasan fasa projek
Dapatkan sumber yang diperlukan
Urus proses kawalan perubahan
Laporkan status projek
Takrifkan skop projek
Kenalpasti Pemegang saham, pembuat keputusan, dan peningkat prosedur (procedure escalation)
Bangunkan senarai tugas (work breakdown structures)
Anggar keperluan masa
Bangunkan carta alir projek
Kenalpasti sumber dan belanjawan yang diperlukan
*Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999
Course Technology 2001

24. Kebolehan Pengurus Projek
Kebolehan komunikasi: mendengar, mengerah
Kebolehan organisasi : merancang, menetapkan matlamat, menganalisa
Kebolehan membangunkan kumpulan : empathy, motivasi, esprit de corps
Kebolehan kepimpinan: tunjukkan contoh, bertenaga, berwawasan (big picture), mewakilkan, positif
Kebolehan menyesuaikan diri (coping) : fleksibel, kreatif, sabar, berusaha
Kebolehan kemahiran teknologi : pengalaman, pengetahuan projek
Course Technology 2001

25. Jadual 2-3. Ciri-ciri Pengurus Projek Yang Berkesan dan Tidak Berkesan
Pengurus Projek Berkesan Pengurus Projek Tidak Berkesan
Kepimpinan menerusi teladan
Berwawasan
Kemahiran teknikal
Tidak teragak-agak
Berkomunikasi baik
Pakar motivasi
Sedia berhadapan dengan pengurusan atasan sekira perlu
Sokong ahli kumplan
Galakkan idea baru
Tunjukan contoh tidak baik
Tidak yakin diri
Kurang kepakaran teknikal
Lemah dalam berkomunikasi
Tidak mampu memberi motivasi dengan baik
Course Technology 2001

26. Kumpulan Proses Pengurusan Projek
Pengurusan projek boleh dilihat sebagai proses yang saling berkaitan
Kumpulan proses pengurusan projek termasuk
Proses Permulaan
Proses Perancangan
Proses Perlaksanaan
Proses Kawalan
Proses Penutupan
Course Technology 2001

27. R 2-5. Tindanan Kumpulan Proses dalam satu fasa (PMBOK Guide, 2000, p
Course Technology 2001

28. J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan
Course Technology 2001

29. J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan
Course Technology 2001

30. Membangunkan Metodologi Pengurusan Projek TM
Pendekatan kepada pengurusan projek adalah unik (spt projek)
Byk organisasi membangunkan metodologi pengurusan projek sendiri terutama untuk projek TM
Blue Cross Blue Shield of Michigan menggunakan PMBOK sebagai panduan dalam membangunkan metodologi pengurusan projek TM
Course Technology 2001

31. Rajah 2-6. Metodologi PP TM
Kebanyakan bahagian sama
spt PMBOK, tetapi
sesetengah
aktiviti diubah untuk
memenuhi
keperluan organisasi.
Course Technology 2001

32. TUGASAN 2 Rujuk kepada Kajian Kes (Minicase) dalam ms 54.
Buat tugasan dalam Bahagian 1 (Part 1).
Course Technology 2001