1. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
22 Mei 2013

2. Nota Penemuan Audit Dalam
Penemuan bertanda “SFI” adalah pemerhatian yang tidak memerlukan tindakan tetapi merupakan ruang penambahbaikan.
Penemuan bertanda “InQKA” adalah Pemerhatian. Butiran ini perlu diberi perhatian oleh organisasi walaupun tidak memerlukan tindakan pembetulan, perlu siasatan lanjut. Bersifat kelonggaran sistem di mana prosedur sedia ada mungkin longgar atau tidak mampan.

3. Nota Penemuan Audit Dalam
Penemuan bertanda “I” adalah Ketidakpatuhan Minor. Ianya menunjukkan perlanggaran sesuatu prosedur secara sendiri atau berkumpulan dan sekiranya tidak diberi perhatian, akan menyebabkan kelemahan sistem atau sistem gagal berfungsi dengan baik.
Penemuan bertanda “N” adalah Ketidapatuhan Major. Ianya menunjukkan perlanggaran sesuatu keperluan piawaian atau prosedur yang membawa kesan langsung ke atas sistem kualiti. Ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang.
Penemuan yang ditandakan ‘SFI”, “InQKA” “I”, atau “N” menyatakan keadaan tertentu, pemerhatian yang positif, komen, cadangan atau makluman bagi faedah organisasi.

4. Implikasi Nota Penemuan/Ketidakpatuhan
InQKA / pemerhatian yang berulang akan menjadi ketidakpatuhan minor/major
Ketidakpatuhan yang tidak diberi perhatian / tidak diambil tindakan pembetulan akan menjejaskan sistem pengurusan kualiti (SPK) serta menjadi isu semasa audit oleh badan akreditasi luaran

5. Implikasi Nota Penemuan dan Ketidakpatuhan
Ketidakpatuhan (Non-compliance Report) menunjukkan sistem pengurusan kualiti yang tidak mampan seterusnya memberi kesan tidak lansung semasa audit oleh badan akreditasi luaran.
Tiada langkah pembetulan ketidakpatuhan minor/pengulangan ketidakpatuhan
Ketidakpatuhan Major
Tiada sebarang tindakan diambil
Ketidakpatuhan Minor
InQKA (Pemerhatian)
Tindakan pemegang proses

6. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
PENAMBAHBAIKAN (SFI)
Prosedur Pendaftaran Pelajar - Prosedur Penggunaan perkataan sistem SIMS/i-SIS diselaraskan didalam prosedur kerana menimbulkan kekeliruan
Prosedur Aduan dan Maklumbalas Pelanggan - Cadangan penambahbaikan - Penambahbaikan boleh dilakukan dengan menghebahkan kepada umum cara sebenar untuk membuat aduan iaitu melalui peti cadangan yang disediakan ditingkat 10 berhadapan dengan pejabat akademik.

7. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
PEMERHATIAN (InQKA) –
Prosedur Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi - Sediakan rekod bagi laporan pemantauan serta khidmat nasihat yang melibatkan analisa peningkatan kemajuan pelajar
Prosedur Pengendalian Pasca Siswazah - Prosedur pengendalian program pasca siswazah perlu dikemaskini dan difailkan termasuk rekod kualiti, dokumen rujukan dan lampiran

8. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
Prosedur Pengendalian Kuliah –
Fail kursus perlu dikemaskini setiap semester .
Senarai agihan ATS/ATA perlu mendapat pengesahan dan nombor rujukan borang yang digunakan perlu dikemaskini
Prosedur Pengendalian dan Penyelenggaraan Peralatan (makmal)
Jadual Penyelenggaraan Berkala tidak disediakan seperti yang dikehendaki prosedur.
Membuat pembetulan untuk carta alir di dalam Prosedur Pengendalian dan Penyelenggaraan Peralatan (Makmal)

9. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
Prosedur Kawalan Dokumen
Menambah elemen prosedur ini dengan memasukkan semua elemen/keperluan wajib seperti dinyatakan di dalam ISO 9001:2008 (Seksyen 4.2.3).
Frasa ”... dianggap terbatal dengan sendirinya” dalam Seksyen 6.0 harus diubah agar keperluan ”prevent obsolete documents from unintended use” dapat dipatuhi.
Menyenaraikan semua external documents seperti pekeliling, buku panduan dan dokumen-dokumen lain yang menjadi rujukan atau panduan dalam pengurusan dan operasi di FKK.

10. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
Prosedur Kawalan Rekod -
Beberapa keperluan ISO 9001:2008 berkaitan Protection dan Retention perlu dimasukkan di dalam prosedur ini – (InQKA - Pemerhatian)
Sampel audit iaitu Fail FKK (D9.18/4/1) Jilid 3 - Rekod Amanah Tugas Akademik (ATA) tidak mempunyai minit fail. (InQKA - Pemerhatian)
Fail 500-FKK (19/5/4) Jilid 2 - Pengambilan Kakitangan Kontrak tidak ditemui (gagal dikemukakan oleh auditee). (InQKA - Pemerhatian)

11. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
Laporan Ketidakpatuhan yang ditutup
Prosedur Kawalan Dokumen- Tindakan pembetulan telah diambil melalui proses semakan semula prosedur dan manual kualiti dimana semua prosedur dan manual kualiti yang terdahulu adalah terbatal.
Semua prosedur yang terkini telah dimuatnaik dilaman sesawang FKK. Semua perubahan prosedur dan manual kualiti hendaklah dibuat keatas dokumen asal dan perlu mendapat kelulusan wakil pengurusan sebelum dimuatnaik semula di laman sesawang FKK
Prosedur Tindakan Pencegahan - Tindakan/Crisis Management/Risk Management dijalankan di FKK ditindihkan dengan bahagian keselamatan dan kesihatan Oleh yang demikian Nota Ketidakpatuhan Minor yang dikeluarkan dari audit terdahulu adalah ditutup.

12. Hasil Penemuan Audit Dalam 1/2013
Berikut pula adalah prosedur yang mendapat status penemuan audit bersih :
Prosedur Pengurusan Keputusan Peperiksaan
Prosedur Pengurusan Latihan
Prosedur berikut akan diaudit semula pada audit 2/2013:
Prosedur Projek Tahun akhir (Projek Rekabentuk)

13. RINGKASAN NOTA PENAMBAHBAIKAN/KETIDAKPATUHAN
Belum diselesaikan dari Lawatan Akhir
Ditutup Pada Pemeriksaan Ini
Dikemukakan Dalam Pemeriksaan Ini
Tiada
2 Ketidakpatuhan Minor
2 SFI
6 InQKA

14. TERIMA KASIH