1 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends und Zukunft der Dokumenten-Technologien Dr. Ulrich Kampffmeyer Telekom-Berater-Tag Bonn, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Director AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchet Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors Europäische Kommission, DLM, Brüssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group BITKOM e.V., Berlin AK KEM Knowledge Engineering und Management Mitglied des Vorstands

3 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Themen Dokumenten-Technologien: Wege aus dem Begriffswirrwarr Architektur und Funktionalität Anforderungen aus Anwendersicht Trends 2001

4 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Technologien Wege aus dem Begriffswirrwarr Was ist ein Dokument Was ist Dokumenten-Management Was sind Document Related Technologies

5 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist ein Dokument ? Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte ... eine E-Business-Transaktion... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc. Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität

6 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist Dokumentenmanagement ? Dokumentenmanagement im engeren Sinn Dynamisches oder klassisches Dokumentenmanagement dient zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus vor der Archivierung Checkin/Checkout, Versionsmanagement, etc. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Bezeichnung der Branche bis Ende der 90er Jahre Ursprüngliche Kategorien: Imaging Scanning Archivierung COLD Groupware Workflow Dokumentenmanagement im engeren Sinn Dokumentenmanagement im Intranet

7 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 „Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn) Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.

8 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Dokumenten Management

9 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Knowledge Management

10 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

11 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

12 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Alles nur eine Frage der Definition ? von Groupware zum Knowledge Management vom Dokumenten-Management zum Content Management vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management

13 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Was ist DRT ? Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

14 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b)Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

15 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Architektur und Funktionalität Drei IT-Strategien im Widerspruch Enabling und Engines Standards

16 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ZWEI Architekturen im Wettbewerb

17 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DREI Architekturen im Wettbewerb

18 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Source: AIIM 2001 Industry Study

19 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management als integrative Middleware

20 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management als unabhängige Dienste für alle Anwendungen

21 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management als ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp

22 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Der PORTAL Stern Internet Information Aggregation & Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Document Management Business Intelligence Excalibur PC DOCS FULCRUM Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Meta Systems Guild Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant USU Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum Ceyoniq SER Systems Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar

23 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen aus Anwendersicht Automatisierung der Informationserfassung „Der einheitliche Postkorb" Integrationsaspekte Erschließung von Wissen Sicherheit Einfacher Betrieb Rechtssichere Archivierung

24 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Automatisierung der Informationserfassung Schlagworte:Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation Komponenten:OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc. Anwendererwartung: Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim Posteingangsscannen Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen ( , elektronisches Fax) Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien

25 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Der „einheitliche Postkorb“ Schlagworte:Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten:Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In- Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com

26 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integrationsaspekte Schlagworte:EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management Komponenten:Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc. Anwendererwartung: Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen über eine Middleware Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können

27 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Erschließung von Wissen Schlagworte:Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling Komponenten:Classification, Data-Mining, Profiling, Agents, Personalisation, Context-Analysis etc. Anwendererwartung: Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen

28 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Sicherheit Schlagworte:Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents Komponenten:Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc. Anwendererwartung: Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E- Business und in internen Anwendungen Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches

29 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Einfacher Betrieb Schlagworte:Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation, „Browser“ Komponenten:Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc. Anwendererwartung: Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger Erhöhung der Datenintegrität Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen Selbstoptimierende, fehlertolerante Software

30 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtssichere Archivierung Schlagworte:Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung Komponenten:Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige Speicherformate, qualifizierte Signatur, Archivsystem-Dienste etc. Anwendererwartung: Bereitstellung von Software und Hardware, die den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren Standardisierte, langlebige Speicherformate Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten

31 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Trends 2001 Trends aus Marktsicht Trends aus Marketingsicht Trends aus Anbietersicht Trends aus Produktsicht Trends aus Beratungssicht

32 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Markt Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content- Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content- Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet

33 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Marketing Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU Web-Enabling und Portale Knowledge Management Integration in bestehende Softwareumgebungen Enterprise-Content-Management -Archive Branchenlösungen für vertikale Märkte Zertifizierung Digital Preservation und Langzeitarchivierung Wirtschaftlichkeit Document Warehouses ASP

34 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anbieter Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs- wettbewerb zu bestehen Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt

35 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Produkte Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten. Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte: Automatische Klassifikation Hochleistungserfassungssysteme Speziallösungen für CRM, -Archiv und Fachanwendungen Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte Personalisierung Output-Management Web-Content-Management Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration Portale Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe Multilingualität Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)

36 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Beratung Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen: DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting- Marktsegment ein Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist

37 Telekom Beratertag DRT Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen...