© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 1 ASP Neue Lösungen für Archivierung und Dokumenten-Management? P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Zürich, IIR Fachkonferenz

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 2 Themen Definitionen Nutzenargumentation Markt Technik Szenarien Vorgehensplanung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 3 Definitionen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 4 ASP - Application Service Providing Ursprüngliche Ansätze Bereitstellung von Anwendungen von zentralen Servern, die über das Internet lokal genutzt werden NC-Rechner Network Computing Schwerpunkte Softwareverteilung Schlanke Clienten Nutzung über Browser und Applet Speicherung der Daten aus den Anwendungen (Nebeneffekt)

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 5 ASP - eine Erfindung der Internet-Ära ? Rezentralisierung von Anwendungen Überwindung Problematik Client/Server Anknüpfen an „Host“-Szenarien Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP... Abgrenzung möglich ? Betrieb durch Dritte Nutzung mit Internet-Mitteln Nutzung nur bei Bedarf Ortsunabhängige Nutzung Neue Abrechnungsmodelle

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 6 Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld (seit 1997) Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird Schwerpunkte Bereitstellung von Speicherraum Verwaltung von Daten und Dokumenten Nutzung über Browser und Applet Neue Qualität im Outsourcing DMCO Document Management Complete Outsourcing nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter Betrieb von Archiv- und DMS- Lösungen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 7 Nutzenargumentation

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 8 Anwender unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant beim Provider ausgelegten Systeme keine eigene Hardware kein eigenes Personal keine Software-Integrations- und Update-Problematik keine Migrationsproblematik geringe Einführungskosten Wandlung von Investitionen in laufende Kosten Dienstleistungen aus einer Hand sicher kalkulierbare Kosten

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 9 ASP-Anbieter Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen Hohe Auslastung von Leitungen durch Dokumentengröße Abrechnung über Telefonrechnung Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung von Inhalten) Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“- Geschäft Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing Nutzbarkeit der gleichen Plattform für Eigenanwendungen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 10 ASP DMCO Probleme Sicherheit Performance (Bandbreite) Konfigurationsmanagement Mandantenfähigkeit Benutzerverwaltung Anwendungsintegration Administration durch Benutzer Skalierbarkeit Abhängigkeit vom Anbieter Verfügbarkeit Rechtsfragen Abrechnung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 11 Zusammenfassung Nutzen Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 12 Markt

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 13 ASP Trendthemen E-Business-Portale Software-Distribution & Softwarevertrieb Provider-Dienstleistungen Internet-Technologie-basierte Produkte

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 14 ASP Prognosen ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200% Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider aber auch 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere Unternehmen werden verschwinden das Geschäft werden die Großen mit hoher technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 15 Auswirkungen für Softwarehersteller Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden Herkömmliches Software-Design ist überholt

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 16 Auswirkungen für Technologietrends Virtuelle Unternehmen und Roaming User Web-basiertes Home-Office Merge von Telekommunikation, TV und Computer E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 17 DMCO Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit „Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“ „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“ und anderen Abrechnungsmodellen Aber auch „Inhouse-Hosting“ „Mobile Operation“ „Leasing“

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 18 Anbieter „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a. Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a. Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a. „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. DB, Veba, RWE u.a. Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a. sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 19 Anwender Direkte Anwender Großkonzerne verteilte Unternehmen mit Filialstruktur Mittelstand und Kleinunternehmen Indirekte Anwender im Rahmen neuer Dienstleistungsangebote Kunden von Versicherungen, Banken, Handelshäusern etc. Supply-Change-Management Logistik-Ketten

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 20 ASP Verbände ASP Verband International seit 1998 ASP Verband in Deutschland seit 2000 Interessenprobleme durch heterogene Mitgliederschaft: große Softwareanbieter (Microsoft) kaufmännische Software und Portale (SAP) Outsourcing-Firmen (z.B. DEBIS) Integratoren (z.B. CSC Ploenzke) Provider (z.B. Web.de) u.a. Foren und Veranstaltungen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 21 ASP DMCO Anbieter Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte Produkt verfügbar:AsOne, CE, DocMan, EASY, FileNET, iXOS, JetForm, Opentext, Staffware, Tibco, u.a. im Produktivbetrieb: AsOne, JetForm, Tibco u.a. in Vorbereitung: ACS, CE, OnBase, SER, Tower, u.a. Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen im Produktbetrieb:daa, Datasec, DocHarbor, Docustore, DocMan, u.a. in Vorbereitung: SRZ u.v.a.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 22 ASP DMCO Anbieter Wettbewerb von „ausserhalb“: Software-Produkte (Content Management) IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP...  Wettbewerb von „ausserhalb“: ASP-Dienstleistungen Debis, IBM, EDS, Siemens...  Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber...

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 23 Technik

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 24 Angebotstypen Web Space Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen Web Content Management Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone) Web Archive Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-Datenbank-Architektur und separatem Repository E-Business Store Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 25 Kommunikationsgrundlagen Internet über öffentliche Leitungen Sicherheits- und Performance Probleme Nutzung mit Browser Keine direkte Anwendungsintegration Importproblematik VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN Relativ hohe Sicherheit und verfügbarkeit Nutzung mit Browser und Applet Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten Inhouse Anwendungsintergation ist möglich

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 26 Internet und VPN ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 27 Szenarien

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 28 Nutzungstypen View-Only View & Store Shared Repositories Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 29 View Only View-Only Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser, asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)... die einfache Lösung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 30 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Daten speichern COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD Aufbereitete, indizierte Doc`s View Only

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 31 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Einzel- anwender Daten abrufen über Browser über Browser im LAN (opt. Server im Unternehmen ) View Only

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 32 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider View Only

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 33 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Archiv Server Browser Exporter Erfassen Indizieren manuell Indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool View Only

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 34 View & Store Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)... schon etwas schwieriger, aber noch in 2001 „State-of-the- Art“ View & Store

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 35 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Einzel- anwender Daten speichern Direktes online und nearline Speichern COLD, Papier, zeitversetztes Nearline Aufbereitete, indizierte Doc`s View & Store

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 36 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Einzel- anwender Daten abrufen View & Store

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 37 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider View & Store

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 38 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung Konverter Security Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool View & Store

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 39 Shared Repositories ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server- Diensten)... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen Shared Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 40 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Einzel- anwender Daten speichern Shared Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 41 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Einzel- anwender Daten abrufen Shared Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 42 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über Provider und/oder SW-Anbieter Shared Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 43 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Shared Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 44 Distributed Repositories Im Unterschied zu Shared Repository Kombination verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 45 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Filiale SCM- Partner Einzel- anwender Daten speichern Zahlreiche und verschiedene Wege der Informationsstellung Infoaustausch zwischen den Beteiligten Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 46 SW Provider Dienst- leister Einzel- anwender Unter- nehmen Filiale SCM- Partner Einzel- anwender Daten abrufen Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 47 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen SCM- Partner Projekt & Service Vertrieb und Projektabwicklung über SW-Anbieter Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 48 SW Provider Dienst- leister Unter- nehmen SCM- Partner Filiale Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Distributed Repositories

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 49 Vorgehensplanung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 50 Klärung technischer Probleme Benutzerverwaltung/Directory (Harmonisierung mit Kundeninstallation) Import von Office-/Groupwareobjekten über Applet Einbindung in Exchange/Notes/SAP-Umgebungen Middleware-Plattform und Schnittstellen Modulare, kombinierbare Dienste Programmiersprache Digitale Signatur Kryptographie Ausfallsicherheit Accounting Software Pflegetools (Datenbank, Übergabe Änderungen, Offline-Indizierung, etc.)

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 51 Klärung Zuständigkeiten und Ressourcen Verantwortliche Leitung Mitarbeiter Programmierungsressourcen für Anbindung Einbettung in strategische DV-Planung Einbettung in definierte Prozesse

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 52 Anbietervergleich Geschäftsmodell Lizensierungsmodelle Zielgruppendefinition und Bewertung Szenarienspezifikation und Priorisierung aus Bedarfssicht Wirtschaftlichkeitsmodelle Klärung rechtlicher Fragen von Archiv-ASP Investitionsplanung Organisatorische Aufhängung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 53 Produkt- und Entwicklungsstrategie Gesamtarchitektur Definition Middleware und einheitliche Schnittstellen Modulplan (vorhanden, geplant, kundenspezifisch zu entwickeln) Produkt-/Projektabgrenzung Verfügbarkeit für Szenario View Only Szenario View & Store Szenario Shared Repositories Szenario Distributed Repositieres Positionierung zur Weiterentwicklung vorhandener und Schaffung neuer Module und Produkte

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 54 Nötige Schritte Definition Anwendungsszenarien zur Festlegung der benötigten Funktionalität Wirtschaftlichkeit Zustimmung Revision, Controlling etc. Pflichtenheft Technische Umsetzungsplanung Festlegung Schnittstellen, Middleware, Nutzung vorhandener Module Fertigstellung erforderliche Unterlagen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 55 Laufende Aktivitäten Grundsätzliche Konzeption ASP mit Berater Vorbereitung Klassifikation der internen Zielgruppen Erste Kontakte mit Vorstellung Grundansatz Abstimmung zu Produkt-Strategie mit Produktmanagement beim ASP Ermittlung Potential bei vorhandenen „Named Accounts“

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2001 FvB / ASP_IIR.PPT / V1.0/ / 56 Vielen Dank ! Felix v. Bredow WebSite, Newsletter, Informationen...