OLEH: AYU LESTARI BINTI YAHYA UNIT PEMINDAHAN REKOD & ARKIB JABATAN OLEH: AYU LESTARI BINTI YAHYA UNIT PEMINDAHAN REKOD & ARKIB

PENGENALAN: Pemindahan Rekod Daripada Jabatan Ke Repositori Rekod Negeri Proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan / agensi kerajaan ke Pustaka Negeri Sarawak, Repositori Rekod Negeri. Rekod yang dipindahkan adalah rekod yang; - Tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan - Mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Pustaka Negeri Sarawak, Repositori Rekod Negeri.

Peruntukan Undang-Undang; Sarawak State Library Ordinance 1999, Part IV, Section 14 (1)(d) ‘to maintain, preserve and keep public records which are more than twenty-five years old, and other documents, papers, instruments, and statutes, statutory order, regulations or decrees, directed by State Secretary to be maintained, preserved and kept in the State Depository on account of their historical value or public importance’

PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB CARTA ALIRAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB Tidak Adakah ia rekod? Tiada tindakan lanjut diperlukan Ya Adakah rekod pernah dinilai? Mohon khidmat nasihat Bahagian Pengurusan Rekod, Pustaka Tidak Ya Kemukakan surat permohonan ke Pustaka Negeri Sarawak sama ada untuk pelupusan atau pemindahan rekod

Mendapat jawapan dari Pustaka untuk penilaian rekod jabatan oleh Pegawai Pustaka Penilaian dibuat ke atas rekod di agensi yang memohon Musnah Musnah / Pindah / Simpan? Simpan Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Rekod Negeri Simpan untuk rujukan di Agensi Menghubungi Bahagian Pengurusan Arkib, Pustaka

Pemindahan Rekod ke Pustaka? Tidak Disimpan dan dipelihara oleh agensi mengikut piawaian arkib Mesyuarat pemindahan rekod bersama agensi yang memindah Perlukan latihan pemeliharaan dan pembersihan rekod? Tidak Agensi melaksanakan pembersihan rekod sebelum pindah ke Pustaka Ya

KIT PEMBERSIHAN FAIL DAN REKOD Latihan diberi samada di premis agensi atau di Repositori Rekod Negeri, Pustaka Proses kerja pemeliharaan dan pembersihan rekod selesai Pemindahan Rekod oleh agensi ke Repositori Rekod Negeri, Pustaka Wakil agensi dan wakil Pustaka akan bersama-sama memeriksa dan mengesahkan pemindahan dan penerimaan rekod jabatan KIT PEMBERSIHAN FAIL DAN REKOD

Tidak Ya Pemeriksaan rekod pindah Rekod yang dipindah sama seperti di dalam Borang Pemisahan Rekod? Tidak Catat maklumat yang bercanggah Ya Pustaka sedia laporan hasil pemeriksaan Pengesahan pada Borang Pemisahan Rekod dan “Accession Form”

Fail yang dipindah tiada dalam Borang Pemisahan Rekod; Tindakan agensi ke atas laporan Pustaka Menyelesaikan percanggahan maklumat pindah melalui laporan Pustaka Fail yang dipindah tiada dalam Borang Pemisahan Rekod; Fail yang tersenarai dalam Borang Pemisahan Rekod tidak dipindah Butiran dalam Borang Pemisahan Rekod tidak sama dengan keadaan fizikal fail Jumlah fail tidak sama dengan Borang Pemisahan Rekod Tindakan oleh agensi seperti yang dikenalpasti dalam laporan selesai Agensi dan Pustaka bersetuju serta mengesahkan laporan pindah Agensi melantik Pegawai Seranta bagi tujuan rujukan kepada rekod yang dipindah berusia 25 tahun ke bawah

PENYIMPANAN REKOD DI REPOSITORI

BORANG PEMISAHAN REKOD

BORANG PEMISAHAN REKOD

“ARCHIVES ACCESSION FORM”

PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI 1. Catatkan nama fail, nombor fail, tarikh awal dan tarikh akhir fail pada slip yang disediakan. 3. Buang semua elemen asing (dawai kokot, skru, tali, dan semua bahan yang merosakkan fail). 2. Catatkan kiraan helaian menggunakan pensil di belakang setiap helaian kertas.

PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI 4. Bersihkan setiap helaian menggunakan berus arkib. 6. Permukaan yang koyak perlulah dibaikpulih menggunakan ‘Repairing Tape’ (Filmoplast). 5. Luruskan permukaan yang berlipat menggunakan ‘bone folder’.

PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI 7. Susun semula helaian kertas yang telah diproses mengikut turutan nombor yang betul. 9. Ukur ketinggian fail yang telah diproses dalam format sentimeter. 8. Fail yang telah diproses perlulah diikat dengan ke mas menggunakan ’cotton string’.

PEMPROSESAN/PEMBERSIHAN REKOD OLEH AGENSI 10. Masukkan dan susunkan fail yang telah siap diproses ke dalam kotak mengikut kesesuaian fail.

SEKIAN, TERIMA KASIH.