1. Definisi : Organisasi: merupakan satu kumpulan individu yang bekerjasama untuk mencapai sesuatu matlamat yang mustahil dicapai secara bersendirian. Komunikasi dalam organisasi: Proses pengaliran maklumat di kalangan individu yang saling berkaitan dan mempengaruhi antara satu sama lain. Ia sangat berbeza dengan jenis-jenis komunikasi lain kerana proses pengaliran maklumat dipengaruhi oleh struktur dan hierarki organisasi.

2. Komunikasi dalam organisasi juga boleh difahami sebagai perpindahan dan perkongsian maklumat antara individu-individu yang dicorakkan oleh hierarki atau tatatingkat organisasi, secara formal dan tidak formal.

3. Ciri-ciri Organisasi Terdapat 4 ciri-ciri organisasi :
1) Struktur organisasi
a) Struktur tinggi (tall structure)
Menurut Thomas Crane (1998), struktur organisasi baru dan terkini lebih mendatar dan bukan meninggi. Struktur meninggi adalah “old fashion” tetapi masih wujud.

4. b) Struktur rendah-flat structure Modern organisation - Decentralised,

5. Sample taken from - http://jasbedi.files.wordpress.com/2011/06/blog2.jpg

6. 2. Iklim (persekitaran kerja):
Organisasi traditional– authoritative (kebiasaan komunikasi sering satu hala)
Organisasi moden -coaching & empowering (sering memberi dorongan dan motivasi kepada pekerja)
3. Persaingan:
Organisasi traditional– local, national & sometimes global
Organisasi moden– local, national & global
4. Aliran komunikasi:
Organisasi traditional– Top down
Organisasi moden– Multidirectional & complicated (staf akan berkomunikasi dari beberapa arah & lebih rumit)

7. SIFAT-SIFAT YANG BIASA DIDAPATI DI DALAM SEBUAH ORGANISASI
Sistem
Setiap bahagian dalam organisasi berfungsi bersama untuk berfungsi dengan berkesan
JIKA satu bahagian berhenti berfungsi, semua bahagian TIDAK akan berfungsi dengan betul atau berkesan
Organisation is inter-related & interdependant
a) inter-related – tingkah laku sesebuah organisasi saling berkaitan
b) interdependent – saling memerlukan antara satu sama lain
CONTOH: Fungsi organisasi - sekiranya organisasi tidak mempunyai akauntan atau pemasar yang baik dalam peranannya, bolehkah organisasi berfungsi dengan berkesan?

8. Kategori sistem:
Sistem terbuka
Sistem jenis ini dalam organisasi lebih banyak berkaitan dengan orang luar
Pekerja dalam organisasi ini memerlukan kemahiran komunikasi yang tinggi
Sistem tertutup
Jenis sistem dalam organisasi tidak mempunyai komunikasi dengan orang luar.
Pekerja dalam organisasi ini memerlukan tahap kemahiran komunikasi yang rendah

9. 2. Peraturan
a) Peraturan formal: Peraturan bertulis dalam organisasi yang tidak boleh diubah
CONTOH: Misi, visi, dasar & prosedur syarikat
Visi adalah hasil yang mahu dicapai. Contohnya seperti menjadi perniagaan yang berdaya maju dalam bidang IT. Visi adalah sama maksud dengan istilah impian dan cita-cita, dan disandarkan pada misi yang dilaksanakan (usaha).
Misi pula adalah bermaksud usaha yang akan dilaksanakan bagi mencapai visi itu. Ia juga bermaksud mengapa kita (perniagaan) perlu wujud? Contohnya adalah seperti memberikan nilai pengalaman yang terbaik kepada pelanggan melalui teknologi IT yang diniagakan.

10. b) Peraturan tidak formal: Peraturan bertulis dalam organisasi yang sentiasa berubah
CONTOH: Kod pakaian; modul latihan.
3. Peranan: Jawatan masing-masing di dalam organisasi
Setiap pekerja telah ditugaskan :
CONTOH: Juruteknik ditugaskan kerana mereka boleh melakukan kerja-kerja teknikal; pegawai pemasaran ditugaskan kerana mereka boleh memasarkan prosedur dan siri; pegawai perhubungan awam ditugaskan untuk membantu membentangkan imej dan reputasi yang baik untuk organisasi tersebut dan sebagainya.

11. 4. Hirarki
Struktur organisasi:
Tall organisation
Flat organisation
5. Norma
Pertubuhan corak dan rentak gaya yang diterima oleh ahli organisasi yang tidak ditulis tetapi di terima sebagai norma organisasi.
perbuatan yang dianggap sebagai betul atau salah tanpa memerlukan bukti atau perjanjian hitam putih.

12. 6. Persamaan - Similarity
Sebuah organisasi secara kebiasaannya akan sentiasa berusaha untuk membina perpaduan di kalangan ahli di dalam organisasi.
Menurut Richmond, McCroskey & McCroskey (2005, ms 7) -
"Dua penyampai yang banyak persamaan adalah lebih cenderung berinteraksi dengan satu sama lain dan kemungkinan besar komunikasi mereka akan berjaya".
Apa yang akan berlaku apabila terdapat KETIDAKSAMAAN?
Apabila ahli dalam organisasi menghadapi kesukaran dalam berkomunikasi, seorang ahli MESTI mencari jalan untuk mencari persamaan.
JIKA TIDAK, komunikasi tidak akan efektif, dan tugas tidak akan dicapai dengan baik.

13. 7. Status
Status rasmi: status pekerja dinyatakan secara rasmi di atas kertas
CONTOH: Seperti ditulis dalam surat tawaran kerja / deskripsi pekerjaan mereka.
Status tidak rasmi: status pekerja adalah berdasarkan kenyataan yang tidak tertulis
Contoh: Seseorang yang telah bekerja dalam organisasi untuk jangkamasa yang lama, dia mungkin mempunyai ruang kerja/ bilik yang lebih baik, komputer yang lebih baik, parking kereta yang lebih baik.
8. Rangkaian
Rangkaian penting supaya setiap pekerja dapat survive dalam organisasi
CONTOH: pastikan anda tahu setiap ahli di dalam organisasi sebelum anda mula bergosip atau mengeluh.

14. 9. Budaya organisasi
Setiap negara akan mempunyai budaya organisasi yang berlainan.
Setiap pekerja akan membawa budaya yang berbeza ke dalam organisasi, sehubungan itu kita perlu belajar menyesuaikan diri dengan budaya baru dalam organisasi
Fikirkan - Sama dengan organisasi anda - setiap ahli akan membawa budaya yang berbeza. Bagaimanakah anda mengatasi perbezaan budaya di kalangan ahli kumpulan anda?

15. FUNGSI KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI
6 fungsi penting yang perlu diingat dalam organisasi:
1) Fungsi untuk menyampaikan maklumat:
Untuk memberitahu pekerja tentang apa yang perlu dilakukan dengan peranan mereka dalam organisasi
Memperkenalkan kepada pekerja skop kerja mereka (skop jawatan pekerja)
Ini penting supaya mereka boleh melakukan tugas mereka dengan berkesan
Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang pemimpin, CEO, ATAU bos anda.

16. 2. Fungsi regulatif (fokus kpd peraturan):
Untuk memaklumkan pekerja mengenai peraturan dalam organisasi
Ini penting supaya pekerja tahu apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan.
3. Fungsi intergratif (bekerjasama):
  Fungsi ini difokuskan pada perkerjaan yang dilakukan bersama dalam menyiapkan sesuatu tugas.
  Membahagikan tugas untuk setiap pekerja (bekerjasama menyelesaikan projek atau tugasan)
  Contoh: Tugasan kerja, projek kumpulan, aktiviti menyelesaikan masalah.

17. 4. Fungsi pengurusan:
Memperkukuh hubungan dengan pekerja
Perlu kemahiran interpersonal yang tinggi dalam komunikasi.
Mengenali pekerja untuk memahami pekerja
5. Fungsi persuasif
Idea menggunakan fungsi ini adalah untuk mempengaruhi pekerja bagi mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan betul dan tepat.
Jika anda mempunyai hubungan yang baik dengan kakitangan anda, anda akan melihat hasil yang lebih baik dalam pekerjaan yang anda lakukan.
Begitulah, sekiranya anda suka akan bos anda, anda perlu melakukan kerja yang diperintahkannya dengan baik dan bersunggguuh-sungguh.

18. 6. Fungsi sosialisasi
Ini adalah fungsi yang paling penting dalam organisasi
Seorang pekerja baru perlu tahu siapa yang boleh dibicarakan, yang tidak boleh dibicarakan, siapa yang boleh dipercayai, siapa yang tidak harus dikritik, siapa pekerja yang cool, siapa yang membosankan, siapa kawan anda.
Ini SANGAT PENTING untuk bertahan dalam organisasi!

19. Sekian terima kasih