1. POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
ROAD SHOW
POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
16 November 2017 (Khamis)
9.00 pagi
Dewan Senat
Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim
UTM, Johor Bahru

2. ROAD SHOW POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
SR. AHMAD ZULKEPLI BIN MD. TAMAMI, PHB
16 November 2017 (Khamis)
9.00 pagi
Dewan Senat
Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim
UTM, Johor Bahru

4. TUJUAN
Memaklumkan kepada semua Pusat Tenggungjawab (PTJ) mengenai Polisi dan Tatacara Perolehan Kerja UTM yang telah diluluskan oleh Jawatnkuasa Kewangan Universiti dan JPU
OBJEKTIF
Sebagai tatacara Di UTM dalam pelaksanaan pengendalian projek-projek terutamanya di Pejabat Harta Bina selaku peneraju perolehan kerja di UTM.
Ia juga menjadi SOP proses perolehan Bahagian Kontrak, Pejabat Harta Bina berdasarkan kepada keperluan dan prosedur Kerajaan semasa dan disesuaikan dengan keperluan perolehan di UTM.
3) Sebagai polisi perolehan kerja yang akan digunakan bagi keseluruhan perolehan kerja peringkat Universiti.

5. PROCUREMENT ACHIEVEMENT
2015
2016
2017
JUMLAH PEROLEHAN
2017 (JAN - OKT) BP
BPUPP
TENDER 28 23 2 8 10
QUOTATION
103 33 29 31
DIRECT APPOINTMENT (Work below RM20,000) 32 14 15 17
DIRECT NEGOTIATION (Work below RM500,000) 6 1 -
REQUISITION 3
TOTAL
172 72 52 58

6. PROJECT MANAGEMENT = TIME,COST, QUALITY
BALANCING ACT
PROJECT MANAGEMENT = TIME,COST, QUALITY
PROCEDURES

7. SUMBER RUJUKAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
Arahan Perbendaharaan (AP)
PK (Pekeliling Kerajaan) dulu di panggil SPP
Pekeliling Bendahari
Amalan yang telah di terima pakai di UTM

8. TATACARA PEROLEHAN KERJA KUASA KEWANGAN UNIVERSITI
PENGECUALIAN?
TATACARA PEROLEHAN KERJA
JPU
JAWATAN
KUASA KEWANGAN UNIVERSITI
KEMENTERIAN

9. POLISI PEROLEHAN KERJA UTM
Perlaksanaan Perolehan Kerja bermaksud perancangan, pemanggilan sebut harga/tender, pembinaan, tempoh tanggungan kecacatan dan penutupan akaun projek.
Tatacara Perolehan Kerja UTM hendaklah dibaca bersama Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti (Bekalan & Perkhidmatan) terkini dimana berkaitan.
PHB bertanggungjawab keatas perlaksanaan projek kerja termasuk projek-projek pembangunan, ubahsuai dan pembaikan yang menggunakan peruntukan pembangunan, mengurus dan peruntukan sumber dalaman Universiti.
Semua Perolehan Kerja di UTM hendaklah dilaksanakan oleh Pejabat Harta Bina. Pengecualian pelaksanaan hanya boleh diberikan kepada PTJ bagi perolehan kerja dibawah RM20 ribu dengan syarat mendapat kelulusan bertulis daripada Pengarah Kerja terlebih dahulu.
Semua Perolehan Kerja hendaklah menggunakan Tatacara Perolehan Kerja UTM. Pengecualian hanya boleh dibuat sekiranya mendapat kelulusan bertulis daripada Jawatankuasa Kewangan Universiti.
Perolehan Kerja akan dikaji dari semasa ke semasa mengikut garis panduan perolehan Kerajaan dan dasar Tatacara Perolehan Kerja UTM.

10. TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
Kandungan Tatacara Perolehan Kerja UTM adalah seperti berikut:-
BAB
PERKARA 1
Objektif Dan Prinsip-prinsip Perolehan 2
Pendaftaran UTM 3
Jenis Jenis Perolehan 4
Perolehan Secara Lantikan Terus 5
Perolehan Secara Requisition 6
Perolehan Secara Sebut Harga 7
Perolehan Secara Tender 8
Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus 9
Perolehan Secara Darurat 10
Ketidakpatuhan Prestasi Kontraktor 11
Kemudahan Pembiayaan Dalam Perolehan Universiti 12
Kawalan dan Pemantauan

11. PELAKSANAAN KERJA DI PTJ BAWAH RM20K

12. Perolehan Secara Lantikan Terus
KAEDAH PEROLEHAN KERJA DI UTM
Perolehan Secara Lantikan Terus
Perolehan Secara Requisition
Perolehan Secara Sebut Harga
Perolehan Secara Tender
Perolehan Secara Rundingan Harga bagi Rundingan Terus

13. PERLAKSANAAN KERJA DI UTM
Semua perolehan kerja UTM adalah di bawah tanggungjawab Pejabat Harta Bina (PHB).
Perolehan kerja di bawah nilai RM20, boleh dibuat oleh PTJ masing-masing dengan syarat mendapat kelulusan bertulis dari PHB terlebih dahulu.

14. TANGGUNGJAWAB KETUA (PTJ)
PERUNTUKAN
Peruntukan Mencukupi
DASAR
Mengikut Peraturan Dan Prinsip-prinsip Serta Dasar-dasar Perolehan Yang Ditetapkan Oleh Universiti.
PELANGGARAN/SURCAJ
Pelanggaran Terhadap Peraturan Yang Ditetapkan Hendaklah Diambil Tindakan Seperti Yang Ditetapkan Dalam Peraturan Sedia Ada

15. PROSEDUR PERMOHONAN PTJ
PERMOHONAN SECARA STRUCTURED PROCESS. (ISI BORANG)
SEKRETARIAT PERMOHONAN
SITI RAHMAH
(PEGAWAI PERHUBUNGAN TEKNIKAL - BPUPP) 07
KELULUSAN DALAM TEMPOH 7 HARI.

16. PROSES BAGI KERJA BAWAH RM20 RIBU OLEH PTJ
PHB= 7 HARI
PTJ & PHB
Bayaran
Semakan bersama PHB/PTJ bagi pengesahan Siap Kerja
Pemantauan Kerja
Pengeluaran Surat Tawaran
PTJ uruskan perolehan
Keputusan PK kepada PTJ
Pengurus Projek mengembalikan Borang Permohonan, Dokumen dan Ulasan kepada Seketariat
Agihkan kepada Pengurus Projek untuk semakan dan ulasan peruntukan, anggaran kos projek, skop kerja dan lukisan/lakaran
PK edarkan kepada Seketariat untuk rekod dan semakan kecukupan dokumen
Permohonan kepada PK dan salinan ke Seketariat
Permohonan PTJ

17. BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ)
DOWNLOAD WEBSITE
POLISI DAN TATACARA PEROLEHAN KERJA UTM
WEBSITE UTMONLINE
atau
WEBSITE PHB
BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ)
WEBSITE PHB

18. DOWNLOAD BORANG2 BAWAH RM20 RIBU (PTJ)
Proses Kelulusan kerja Bawah RM20 ribu
Borang Permohonan
(Cetak atas kertas warna kuning)
Borang Semakan
Surat Pelawaan Sebut Harga
Syarat Sebut Harga Kerja
Syarat-syarat Tambahan
Borang sebut harga (Cetak atas kertas warna kuning)
Ringkasan Sebut Harga
Pecahan Harga
Borang Maklumat Penyebut Harga
Surat Penyebut Harga Tidak Berjaya
Contoh Dokumen Sebut Harga Lantik Terus
Borang Kelulusan Lantikan Terus (Cetak di atas kertas merah jambu)
Inden Kerja (Lantikan terus) (Kertas kuning)
Surat Penerimaan Sebut Harga Lantik Terus

19. ISU PEROLEHAN KERJA

20. ISU-ISU BERKAITAN PEROLEHAN KERJA UTM
1. Perolehan lambat
2. Projek lewat siap
3. Harga tinggi
4. Kualiti tidak memuaskan
5. Integriti

21. Nilai faedah yang terbaik
DASAR & PRINSIP-PRINSIP PEROLEHAN UNIVERSITI Tatacara Perolehan Kerja Ms 1
Akauntabiliti
Di urus secara telus
Nilai faedah yang terbaik
Saingan terbuka
Adil & saksama
Integriti

22. PROSES DAN TEMPOH PEROLEHAN
SEBUT HARGA (HARI)
TEMPOH TENDER (HARI) - 10 27 7 21 8 22 4 9 38 86
PROSES
Pengeluaran LO/Inden Kerja/Surat Setuju Terima
Kelulusan
Penilaian
Pemanggilan
Penyediaan
Permohonan

23. LARANGAN PECAH KECIL Tatacara Perolehan Kerja Ms 2
“Universiti dilarang memecah kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga”
“Dalam keadaan tertentu, projek-projek kerja yang telah dipersetujui untuk ditender boleh dipecah kecil kepada bebaerapa pakej dan hendaklah dipelawa secara tender sekiranya memenuhi kriteria ”

24. SURCAJ PEKELILING BENDAHARI BIL
SURCAJ PEKELILING BENDAHARI BIL.3 TAHUN 2017 (PERATURAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP 59)
“Tindakan sekiranya pegawai yang menguruskan perolehan gagal mematuhi peraturan semasa yang ditetapkan.”

25. INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12
Kesalahan Rasuah dan Integrity : Peringatan Mengenai Kesalahan Rasuah
Sebarang perbuatan atau cubaan rasuah
Pemberian dan Penerimaan Suapan
Penyalahgunaan Kuasa
Tuntutan atau Perakuan Palsu
Pemalsuan Maklumat Dokumen dan Rekod
Persubahatan

26. PELAKSANAAN INTEGRITY PACT Tatacara Perolehan Ms 12
1. Surat Akuan Oleh Staf UTM Terlibat Perolehan
2. Surat Pelantikan AJK
3. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Berkaitan Perolehan
4. Surat Akuan JK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan
5. Surat Akuan Selesai Tugas AJK Perolehan Perubahan Kerja Atau Tuntutan
6. Surat Akuan Pembida Berjaya
7. Surat Akuan Pembida
8. Surat Akuan Kepentingan Perunding
9. Surat Akuan Perunding Yang Dilantik

27. PENDAFTARAN KONTRAKTOR

28. PENDAFTARAN KONTRAKTOR KERJA
BEKALAN & PERKHIDMATAN
berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah bidang kod yang berkenaan
KERJA
a) Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia (CIDB)
i) Mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) &
ii) Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan Gred,
Kategori dan Pengkhususan yang berkaitan, &
b) Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
i) Mempunyai Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan
3. UTM fin – untuk membolekan kontraktor menyertai perolehan UTM

29. KONTRAKTOR KERJA BANGUNAN/AWAM/MEKANIKAL
Gred
Had Kewangan G1
RM200,000 dan ke bawah G2
Melebihi RM200,000 hingga RM500,000 G3
Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000 G4
Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000 G5
Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000 G6
Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000 G7
Melebihi RM10,000,000

30. KONTRAKTOR KERJA ELEKTRIK
Gred
Had Kewangan G1
Sehingga RM200,000 G2
Sehingga RM500,000 G3
Sehingga RM1,000,000 G4
Melebihi RM200,000 hingga RM3,000,000 G5
Melebihi RM200,000 hingga RM5,000,000 G6
Melebihi RM200,000 hingga RM10,000,000 G7
Melebihi RM200,000 dan ke atas

31. Urusan pendaftaran dibuat di Pejabat Harta Bina.
UTMFin
Semua kontraktor yang hendak melaksanakan kerja di UTM perlu berdaftar dengan UTM menggunakan sistem UTMFin.
Urusan pendaftaran dibuat di Pejabat Harta Bina.
UTMFin hanya mendaftar kontraktor G1 & G2 sahaja.

32. JENIS JENIS PEROLEHAN

33. JENIS-JENIS PEROLEHAN
1. Lantikan Terus
2. Requisition
3. Sebut Harga
4. Tender
5. Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus
6. Darurat

34. PEROLEHAN SECARA
LANTIKAN TERUS

35. Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,
Lantikan terus hendaklah dilantik di kalangan kontraktor iaitu :
i) Gred G1 yang berdaftar dengan LPIPM dan mempunyai Sijil
(SPKK) serta Sijil (STB) dan
ii) Sijil Pendaftaran Kontraktor (UTMFin)
Pemilihan hendaklah dibuat secara sebut harga ringkas sekurang-kurangnya tiga (3) kontraktor yang berdaftar.

36. ASAS PENILAIAN DAN PENGESYORAN
Penilaian keatas kemunasabahan harga tawaran hendaklah merujuk kepada julat perbandingan harga seperti berikut:
% Perbezaan dari Anggaran Jabatan
Status
Ulasan
Lebih +20%
Terlalu Tinggi
Tidak harus dipertimbangkan
+10% hingga +20%
Tinggi
Boleh dipertimbangkan
-15% hingga +10%
Berpatutan
-30% hingga -15%
Rendah
Kurang -30%
Terlalu Rendah

37. Insurans Pampasan Pekerja Insurans Tanggungan Awam Insurans Kerja
PENTADBIRAN KONTRAK DALAM PEROLEHAN SEBUTHARGA
INSURANS
Insurans Pampasan Pekerja
Insurans Tanggungan Awam
Insurans Kerja

38. SEKIAN, TERIMA KASIH