1. Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 17. ožujak 2010.
Praktični vodič kroz postupke nabave EU u kontekstu zemalja nečlanica
(Practical Guide to Contract procedures for EC external actions)
Dalibor Puhar
Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 17. ožujak 2010.

2. Ciljevi prezentacije Upoznati sudionike na prezentaciji sa:
Sadržajem i kontekstom PRAG-a
Upoznavanje sa osnovnim principima nabave kako ih definira PRAG
Upoznavanje sa glavnim vrstama natječaja
Upoznavanje sa glavnim tipovima ugovora
Upoznavanje s obrascima

3. Sadržaj i kontekst PRAG-a
Vodič Europske komisije kroz procedure i pravila za nabavu i ugovaranje, koji se primjenjuju na ugovore u sklopu pomoći EZ trećim zemljama:
Koristi se za pred-pristupne fondove umjesto pravila o javnoj nabavi zemlje korisnice.
U primjeni od Zadnja verzija prosinac 2008
Namijenjen korisnicima proračuna Europske Komisije (EC general budget) i Europskog razvojnog fonda (European Development Fund) 3

4. Sadržaj i kontekst PRAG-a
Opća pravila nabave (Basic Rules)
Pravila nabave za ugovore o uslugama (Service Contracts)
Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme (Supply Contracts)
Pravila nabave za ugovore o radovima (Works Contracts)
Pravila nabave za ugovore o bespovratnim sredstvima (Grants)

5. Opća pravila/Basic rules
Modeli upravljanja:
Centralizirano upravljanje
Decentralizirano upravljanje
ex-ante – potrebno prethodno odobrenje Delegacije prije konačnosti odluke tijela zaduženog za postupak
ex-post – tijelo nadležno za provedbu postupka samostalno donosi odluke, EK zadržava pravo nadzora kroz nadzorna tijela – Računski sud EZ-a (Court of Auditors) i OLAF (European Anti-Fraud office), te vanjsku reviziju 5

6. Opća pravila/Basic rules (2)
Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria):
Teritorijalni pristup (Nationality)
Temeljem porijekla (Rule of Origin)
Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponuditelja (Grounds for exclusion)
Temeljem osnovnih pravila (Conflict of interest; Transparency; Equal treatment; Non-discrimination; No-retroactivity; Use of standard documents; Environmental aspects)

7. Opća pravila/Basic rules (3) VRSTE PROCEDURA
SERVICES
USLUGE
 €200,000
International restricted tender
procedure
< €200,000 but >€10,000
1 Framework contracts
2 Competitive negotiated procedure
 €10,000
Single
tender
SUPPLIES
OPREMA
 €150,000
International open tender
< €150,000 but  €60,000
Local open tneder
< €60,000 but > €10,000
Competitive
negotiated
WORKS
RADOVI
 €5,000,000
1 International open tender procedure
2 International restricted tender procedure (exceptional cases).
< €5,000,000 but  €300,000
< €300,000 but > €10,000
Negotiated 7

8. VRSTE PROCEDURA (1) Otvoreni postupak (Open procedure)
Ograničeni postupak (Restricted procedure)
Natjecateljski dijalog (Competitive negotiated procedure)
Okvirni ugovori (Framework Contracts)
Jednostruki natječaj (Single tender)

9. OTVORENI POSTUPAK/ OPEN PROCEDURE
Natječaj otvoren za sve –
svi zainteresirani mogu predati ponudu
Osiguran maksimalni publicitet –
natječaj objavljen u Official Journal, EuropeAid te u svim odgovarajućim medijima
International Open/Local open –
razlika u visini iznosa i području objave

10. OGRANIČENI POSTUPAK/ RESTRICTED PROCEDURE
Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora (selection criteria) mogu predati ponudu
Unutar ove procedure imamo dva kruga izbora
odabir 4 do 8 kandidata (Short list)
odabir najpovoljnije ponude
(Evaluation of Tender)

11. NATJECATELJSKI DIJALOG/ COMPETITIVE NEGOTIATED PROCEDURE
Unutar ove procedure ugovarateljno tijelo poziva kandidate prema vlastitom izboru
Pozvani kandidati predaju ponude i bira se najpovoljnija
Koristi se rijetko

12. FRAMEWORK CONTRACT
Svake četiri godine sklapa se novi okvirni sporazum s odabranim kandidatima na razini EK
Ova procedura se temelji na pozivanju barem tri kandidata od ponuđenih unutar jedne “tematske” skupine
Odabrani kandidati, koji su obvezani istom vrstom ugovora mogu se dalje ugovarati za pojedine specifične aktivnosti/ugovore
Framework contract Beneficiaries 2009
Primjer: popis “lotova”; kontakt podaci

13. Pravila nabave za ugovore o uslugama/ nabavi opreme/radovima/darovnicama
PRAG određuje osnovna pravila o:
Proceduri prijave na natječaj
Natječajnoj dokumentaciji
Sastavu Odbora za ocjenjivanje
Proceduri odabira najboljeg ponuđača

14. Pravila nabave za ugovore o uslugama/ SERVICE CONTRACTS
Ugovori o uslugama – studije, konzultantske usluge
Fee-based i global price
Procedura natječaja:
International restricted – preko €
Framework contract/ Competitive Negotiated – od do €
Single tender – do €

15. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (2)
Natječajna dokumentacija – International Restricted: Tender Dossier
Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Draft Contract (odredbe ugovora)
Terms of Reference (opis poslova)
Tender submission Form
(obrazac za prijavu na natječaj)

16. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (3)
Natječajna dokumentacija – Framework Contract:
Request for services
Specific Terms of Reference
(pojednostavljen opis poslova)

17. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga
sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva (bez prava glasa), predsjedatelj i tajnik
nominira se i jedna osoba kao zamjena
članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke
nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom
članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

18. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation)/odabir ponuda
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Evaluation grid
Odabire se “best value for money” –
najbolja i najpovoljnija ponuda
Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji (financijska i tehnička ponuda odvojene); da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi key experts potpisali izjave Statement of Availability i Exclusivity)
Tehnička provjera - u ponudama prvo ocjenjujemo Metodologiju i životopise stručnjaka i dodjeljujemo bodove – financijska ostaje zatvorena – za one ponude koje na ovoj prvoj ponudi pređu prag od 80 bodova (koji se aritmetički izračunava od svih se zbroje bodovi pa podijele s brojem ponuda) otvara se financijska ponuda i traži se najpovoljnija - tako da se najpooljnijoj daje 100 bodova pa se taj iznos dijeli s drugom ponudom i množi sa sto – nakon toga se ide na zbirni total – financijske i tehničke

19. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (5)
Tehnička provjera
u ponudama prvo ocjenjujemo Metodologiju i životopise stručnjaka i dodjeljujemo bodove – financijska ostaje zatvorena – za one ponude koje prođu prag od 80 bodova (koji se aritmetički izračunava od svih se zbroje bodovi pa podijele s brojem ponuda) otvara se financijska ponuda i traži se najpovoljnija - tako da se najpovoljnijoj daje 100 bodova pa se taj iznos dijeli s drugom ponudom i množi sa sto – nakon toga se ide na zbirni total – financijske i tehničke

20. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS
Nabava opreme – uključuje i instalaciju, testiranje, obuku, te održavanje
Procedura natječaja:
International Open Procedure – preko €
Local Open Procedure – od € do €
Competitive Negotiated Procedure – ispod €
Negotiated Procedure

21. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (2)
Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier
Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Draft Contract (Odredbe Ugovora), Special Conditions i dodatci (Annexes)
TECHNICAL SPECIFICATIONS (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta
Annexi – Opći uvjeti i dr.)
Tender Form for a Supply Contract (Obrazac za prijavu na natječaja)

22. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (3)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga –
sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva člana (bez prava glasa), predsjednik, tajnik
nominira se i jedna osoba kao zamjena
članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke
nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom
članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

23. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation)
Otvaranje ponuda – javno
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Odabire se najpovoljnija ponuda
Tender Opening – održava se u točno određeno i najavljeno vrijeme – podložno ex-ante kontroli
Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji – NE jer se i financijska i tehnička ponuda otvaraju odjednom; da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration)
Tehnička provjera – ocjenjujemo da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin;
Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija

24. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS
Radovi – može uključivati samo izvedbu ili/i izvedbu i izradu nacrta
Procedura natječaja:
International Open Procedure – preko €
Local Open Procedure – od € do €
Competitive Negotiated Procedure – ispod €
Negotiated Procedure
“Works” – rezultat gradnje ili aktivnosti od građevinara uzetih kao cjelina koja je sposobna ispuniti ekonomsku ili tehničku funkciju

25. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (2)
Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier
Volume 1: Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Volume 2: Draft Contract and “particular” conditions
Volume 3: Technical Specifications (Tehničke specifikacije)
Volume 4: Model financial bid, bill of quantities
Volume 5: Design documents and drawings
Cost estimate (procjena troškova – popunjen troškovnik s jediničnim cjenama potpisan od ovlaštene osobe)
FIDIC – PRAG za radove – pravila (upute, priručnik) koja reguliraju međunarodne ugovore o radovima; PROVEDBA!

26. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (3)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga –
sastoji se od pet članova sa pravom glasa + dva člana (bez prava glasa)
Nominiraju se i dvije osobe kao zamjena
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke

27. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation)
Otvaranje ponuda – javno
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Odabire se najpovoljnija ponuda
Tender Opening – iako je javno, na otvaranju ponuda mogu sudjelovati samo predstavnici firmi koje su se prijavile
Administrativna provjera – da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration)
U našoj praksi razvijene i tzv Sub-grids gdje su navedena pitanja koja olakšavaju evaluatorima – ukazuju na to što treba gledati! – na temelju yes i no – nakon čega se popunjavaju gridovi sa EuropeAida
Tehnička provjera – ocjenjujemo Professional capacity (njihove experte); Technical capacity (ponuđenu opremu i materijal); Technical Specifications (tehničke zahtjeve projekta) - da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin;
Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija (naravno gledaju se samo one ponude koje su zadovoljile tehničke kriterije)

28. GRANT CONTRACTS (1)
Direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr: udruge, instituti, tijela lokalne samouprave, komore, turističke zajednice, mali i srednji poduzetnici, fakulteti...)
Projekt predložen od strane krajnjeg korisnika spada u njegove regularne aktivnosti
Krajnji korisnici sami razvijaju projektni prijedlog

29. GRANT CONTRACTS (2) Krajnji korisnik uvijek sufinancira projekt
Unutar 1 natječaja (grant sheme), zainteresirani mogu dostaviti više projektnih prijedloga, no isto tako aplikant može potpisati i više ugovora po shemi
neprofitni karakter: nije dozvoljeno stjecanje profita
ne-retroaktivnost: bespovratna sredstva pokrivaju troškove/aktivnosti nastale u provedbi ugovora

30. GRANT CONTRACTS (3)
Unutar pojedinih projekata mogu se pojaviti sve vrste ugovore koji se pojavljuju unutar primarne nabave – sekundarna nabava (pravila – Annex IV ugovora o bespovratnim sredstvima)
Izvješćivanje/reporting:
opisni i financijski (narrative/financial)
krajnji iznos potpore temeljen na zbroju troškova koji su zaista i nastali tijekom provedbe
razlikovanje inicijalnog (projekcija) i krajnjeg iznosa potpore

31. GRANT CONTRACTS (4) Natječajna dokumentacija
Upute za prijavitelje (Guidelines for applicants)
Format za ponudu (Application Form)
Tablica za proračun (Budget)
Logička matrica (Log Frame)
Opći i Posebni uvjeti ugovora
Aneksi (procedure podugovaranje, žiro-račun, predlošci izvještaja, zahtjev za plaćanjem…)

32. GRANT CONTRACTS (5) Odbor za ocjenjivanje projektnih prijedloga
sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva člana bez prava glasa (predsjednik, tajnik)+ neovisni procjenitelji (assessors) – nisu članovi Odbora
Nominira se i jedna osoba kao zamjena
neovisni procjenitelji sa specifičnom ekspertizom, predlažu Odboru svoje ocjene
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke

33. GRANT CONTRACTS (6) Četiri (tri) koraka procesa:
Otvaranje ponuda i administrativna prihvatljivost
Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga (Concept note)
Ocjenjivanje aplikacija (Full application form)
Prihvatljivost aplikanta / partnera (Verification of eligibility)
- Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektnih prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacija za pojedinu grant schemu

34. Kontakt PITANJA? Dalibor Puhar E-mail: dalibor.puhar@safu.hr
Tel: 01/
HVALA NA PAŽNJI!
PITANJA?