1. JAVNA NABAVA MJERA 301 UNAPRIJEĐENJE I RAZVOJ RURALNE INFRASTRUKTURE

2. Pravna osnova Sektorski sporazum 10/08 (čl. 33.)
Okvirni sporazum 10/07 (čl. 23.)
Praktični vodič za procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG)+standardni dokumenti
Pravilnik o provedbi mjere 301unutar IPARD programa (NN 33/12)
Vodič za korisnike za mjeru 301, Vodič za postupak javne nabave
Memorandum o razumijevanju/Ugovor o dodjeli sredstava iz IPARD programa
Uvodni dio

3. UGOVOR S IZVOĐAČEM-REALIZACIJA
Mjera 301
PODNOSITELJ
PRIJAVA
Prijavni obrazac+popratni dokumenti
Dosje s natječajnom dokumentacijom
pravovremenost
kompletnost*
prihvatljivost*
PRIHVATLJIVO
Memorandum
POTPIS
provedba Javne nabave
POZITIVNO
kontrola na terenu
završna analiza
DOSTUPNO
Odluka o dodjeli sredstava
PRIGOVOR
IPARD Ugovor
UGOVOR S IZVOĐAČEM-REALIZACIJA
AGENCIJA
* Administrativna kontrola obavlja se paralelno u Odjelu za odobrenje projekata i Odjelu javne nabave

4. Faze javne nabave Prijava + Dosje s natječajnom dokumentacijom
Memorandum o razumijevanju
Plan nabave
Kod otvorene procedure-objava+dostava Dosjea natječaja, kod ostalih procedura- dostava Dosjea natječaja
Eventualna obrazloženja/ispravci Dosje natječaja i/ili objave
Odobrenje sastava Ocjenjivačkog odbora
Otvaranje ponuda i ocjenjivanje
Odluka o dodjeli sredstava
Potpisivanje Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa sa Agencijom
Dosje ugovora
Potpisivanje ugovora između Korisnika i uspješnog ponuditelja

5. Aktivnosti Agencije (javna nabava)
prethodna kontrola:
dokumentacije za nadmetanje
sastava Ocjenjivačkog odbora
postupka ocjenjivanja
ugovora s izvođačem
mogućih Izmjena ugovora
Ukoliko je sve u redu, Agencija izdaje Pismo odobrenja
Dokumentacija nejasna, nepotpuna ili netočna - Agencija će izdati Zahtjev za obrazloženje/ispravak/dopunu (rok 7 dana !)
Ukoliko Korisnik ne postupi po Zahtjevu, Agencija donosi Odluku o odbijanju prijave

6. Vrste natječajnih procedura
OGRANIČENA PROCEDURA- svi zainteresirani mogu zatražiti sudjelovanje u nadmetanju, ali samo oni kandidati koji zadovoljavaju selekcijske kriterije mogu dostaviti svoju ponudu
OTVORENA PROCEDURA –nadmetanje je otvoreno za sve zainteresirane ponuditelje koji mogu dostaviti svoje ponude
IZRAVNA POGODBA -za ugovore vrijednosti 10,000 € ili manje naručitelj može sklopiti ugovor na temelju jedne ponude
PREGOVARAČKA PROCEDURA S NAJMANJE 3 PONUDITELJA - naručitelj treba konzultirati barem tri davatelja usluga po svom izboru i ugovoriti uvjete ugovora s jednim ili više njih (koriste se obrasci iz Simplified tender dossier u kombinaciji sa standardnim obrascima)

7. Tablica procedura nabave
USLUGE
≥ 200,000 Eur
Međunarodna ograničena procedura
< 200,000 Eur ali >10,000 Eur
Pregovaračka procedura
(najmanje 3 ponuditelja)
≤ 10,000 Eur
Izravna pogodba
NABAVA
≥ 150,000 Eur
Međunarodna otvorena procedura
< 150,000 ali ≥ 60,000 Eur
Lokalna otvorena procedura
< 60,000 ali > 10,000 Eur
Pregovaračka procedura (najmanje 3 ponuditelja)
RADOVI
≥ 5.000,000 Eur
< 5,000,000 ali ≥ 300,000 Eur
< 300,000 ali > 10,000 Eur

8. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (1)
List of documents (Lista dokumenata)
Priprema je i objavljuje Agencija na svojoj web-stranici, Korisnik naznačuje naziv općine/grada i proceduru javne nabave
Tender Dossier (Dosje natječaja)
Glossary of terms
Declaration of Objectivity and Confidentiality
(potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju)
Procurement notice (Obavijest o nabavi)
Summary procurement notice (Sažetak obavijest o nabavi)
Svi dokumenti se dostavljaju zajedno s prijavom

9. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (2)
Tender Dossier daje sve odredbe koji ponuditelji trebaju za sastavljanje svojih ponuda i sastoji se od:
Instruction to tenderers (Upute ponuditeljima)- definira predmet nadmetanja, raspored svih aktivnosti, tko može sudjelovati, porijeklo proizvoda, sadržaj ponuda, dodatne informacije, pouka o pravnom lijeku)
Draft Contract and Special Conditions i aneksi (Nacrt ugovora i posebni uvjeti s aneksima) -obveze ugovaratelja i korisnika, rješavanje sporova, plaćanje, rokovi, raskid ugovora
Technical Specifications-Tehničke specifikacije- definiraju karakteristike traženih proizvoda, usluga, materijala i radova
Sastavni su dio Dosjea natječaja i postaju aneks ugovora između korisnika i izvođača
Omogućuju izvođaču jasan uvid u svrhu ugovora i popis zadataka i usluga koje mora pružiti
Moraju omogućiti jednak i nediskriminirajući pristup nadmetanju

10. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (3)
Finnancial Offer (model financijske ponude)
Korisnik ispunjava stavke Bill of Quantities (bez cijena!)
Stavke Bill of Quantities se detaljno pojašnjavaju u obrascu Price Scheadule- ispunjava Korisnik!
Design Drawings (nacrti)- kod ugovora o radovima
Sve upute, legende, natpisi na nacrtima moraju biti izrađeni na engleskom jeziku
Ostale informacije (Administrative Compliance Grid, Evaluation Grid)
Tender Form (Obrazac za podnošenje ponude)

11. Dosje s natječajnom dokumentacijom-radovi (1)
List of documents (works Tender Call Dossier) I-OJN-21.2
Letter of invitation to tender
Instruction to tenderers
Draft Contract
Draft Contract: Special Conditions
Draft Contract: General Conditions
Technical Specification
Technical Offer Questionnaire
Technical Offer Form 4.1
Technical Offer Form 4.2.
Technical Offer Form 4.3.
Technical Offer Form 4.4.

12. Dosje s natječajnom dokumentacijom –radovi (2)
Technical Offer Form 4.5.
Bank account notification form
Legal entity file (private companies)
Legal entity file (public bodies)
Technical Offer Form 4.6.
Financial interpretative note
Financial Offer unit price contracts
Design Drawings
Administrative Compliance Grid
Evaluation Grids
Tender form
Tender guarantee

13. Dosje s natječajnom dokumentacijom (3)
Pre-Financing Guarantee
Performance Guarantee
Retention Guarantee
Glossary of terms
Declaration of Objectivity and Confidentiality
(potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju)
Procurement notice
Summary procurement notice
Individual Contract forecast (kod međunarodne otvorene procedure)

14. Plan nabave
Dostavlja se u roku od 5 dana od dana potpisivanja Memoranduma o razumijevanju
Obvezno mora sadržavati sljedeće stavke:
Title of contract (naziv ugovora)
Call for application number (oznaku natječaja)
Type of contract (vrsta ugovora)
Planned contract value excluding VAT (in EURO) (procijenjena vrijednost ugovora u EUR)
Tendering procedure to be used (natječajna proceduru koja će se koristiti)
Planned Evaluation Committee meeting date (planirani datum sastanka Ocjenjivačkog odbora)
Planned contract award date (planirani datum dodjele ugovora)
Planned date of contract execution (planirani datum izvršenja ugovora)

15. Otvorena procedura - objave
U roku od 5 dana od potpisivanja Memoranduma o razumijevanju
Procurement notice
Summary of Procurement notice
Po zaprimanju Pisma odobrenja:
Corrigendum/Clarification of Procurement notice i Summary of Procurement notice (Izmjena/pojašnjenje Obavijesti o nabavi i Sažetak Obavijesti o nabavi)
Zapisnik sa sastanka potencijalnih ponuditelja i obilaska gradilišta
Notification of award notice

16. Pojašnjenja/Izmjene Tender Dossiera
Ponuditelji mogu Korisniku podnijeti pitanja za objašnjenje najkasnije 21 dan prije krajnjeg roka za podnošenje ponude
Korisnik mora odgovoriti barem 11 dana prije krajnjeg roka za primanje ponuda
Korisnik je dužan osigurati da sve informacije kao i odgovori ponuditeljima budu pripremljeni, odobreni i poslani pisanim putem ponuditeljima istovremeno

17. Ocjenjivački odbor Sastav Ocjenjivačkog odbora:
Prijedlog članova ocjenjivačkog odbora se dostavlja minimalno 30 dana prije krajnjeg roka za podnošenje ponuda
Sastav Ocjenjivačkog odbora:
odobrava Agencija za plaćanja
Predsjednik bez prava glasa
Tajnik bez prava glasa
Neparan broj članova s pravom glasa(3/5 – za ugovore o izvođenju radova vrijednosti veće od € )
Promatrači bez prava glasa (djelatnici Agencije za plaćanja)
Kod dodjele ugovora o radovima- dva člana inženjeri građevine s mini 5 god rada u struci
Korisnik ne sudjeluje kao član odbora s pravom glasa

18. Ocjenjivački odbor Osobno su nominirani od strane Korisnika
Imaju jednaka glasačka prava i kolektivnu odgovornost za donesene odluke
Potrebno vrlo dobro znanje engleskog jezika
Potrebna tehnička znanja
Međusobno ne smiju biti u hijerarhijskoj ovisnosti (ako dolaze iz iste ustanove/gospodarskog subjekta)
Članovi moraju potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti
Osoba koja je sudjelovala u pripremi dokumentacije ne može sudjelovati kao član Ocjenjivačkog odbora s pravom glasa

19. Ocjenjivanje
Poziv – 7 dana prije otvaranja ponuda – svim članovima ocjenjivačkog odbora + promatrači
Pripremni sastanak
Otvaranje ponuda
Ocjenjivanje ponuda
Dokumentacija koja nastane za vrijeme ocjenjivanja:
Interni zapisnici popraćeni listom prisutnih
Tender opening checklist, Tender opening report, Evaluation report
Declaration of Impartiality and Confidentiality

20. Ocjenjivanje ponuda OCJENJUJE SE: formalna usklađenost
administrativna usklađenost (ponuda mora biti sukladna uputama iz dosjea natječaja, jezik ponude)
tehnička usklađenost
financijska ponuda (ponuđeni iznos ne prelazi dozvoljenu vrijednost-određuje je Korisnik prije dostave prijave u Agenciju)
KRITERIJ DODJELE:
Najniža cijena (radovi i nabava robe)

21. Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda
Agencija odobrava Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda
Postupak ocjenjivanja treba biti dovršen tijekom perioda valjanosti ponuda (90 dana od isteka roka za podnošenje ponuda)
single tender (izravna pogodba) i competitive negotiated procedure (pregovarački postupak s najmanje tri ponuditelja), APPRRR vrši provjeru je li cijena ponude u skladu s tržišnim cijenama

22. Odluka o dodjeli sredstava-Ugovor
Odobrenje Izvještaja o ocjenjivanju- dostava Liste izdataka za Mjeru 301 (I-OOP-15.3)
Kontrola na terenu
Odluka o dodjeli sredstava iz IPARD programa
Ugovor između Korisnika i Agencije
Ugovor između Korisnika i izvođača

23. Dosje ugovora (1) Sastoji se od: Pojašnjenja
Preslika objava natječaja (Najava natječaja, Obavijest o nabavi), Izvješće o užem izboru (u slučaju međunarodne ograničene natječajne procedure), Izvješće o otvaranju ponuda, Izvještaj o ocjenjivanju, Izvještaj o pregovaranju (u slučaju pregovaračke procedure), Poziv na nadmetanje, zapisnik sa sastanka za pojašnjenja i s obilaska gradilišta
Tri izvornika predloženog ugovora koji se temelje na obrascu standardnog ugovora

24. Dosje ugovora (2)
Dosje ugovora mora se dostaviti u roku od tri dana od dana potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa
Uz dosje ugovora potrebno je dostaviti i dokaze da se izabrani ponuditelj ne nalazi u kriterijima za isključenje, dokaze za kriterije odabira iz natječaja te izvođačevu izjavu

25. Potpisivanje ugovora
Ugovor između Korisnika i ugovaratelja mora biti sklopljen unutar roka od 150 dana od isteka roka za podnošenje ponuda i nakon potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa između Korisnika i Agencije

26. Potpisivanje ugovora
Agencija odobrava Dosje ugovora i vraća tri primjerka ugovora Korisniku
Izvođač vraća dva primjerka potpisanog Ugovora unutar roka od 30 dana Korisniku
Korisnik vraća jedan primjerak Ugovora u Agenciju unutar roka od 50 dana od dana zaprimanja Pisma odobrenja
Korisnik je obvezan čuvati svu dokumentaciju 7 godina od dana izvršenog plaćanja
Ako pobjednik natječaja to ne učini u zadanom roku ili naznači da ne želi potpisati ugovor, ugovor mu se neće dodijeliti. Postupak pripreme ugovora mora se ponoviti koristeći ponudu sljedećeg ponuđača s najvišim rezultatom.

27. Obavijest o dodjeli ugovora
U roku od 15 dana nakon što su Ugovor potpisale obje strane Korisnik će poslati Pismo neuspješnim ponuditeljima uz objašnjenje zašto im Ugovor nije dodijeljen
Obavijest o dodjeli ugovora
objavljuje se na web stranicama Korisnika, službenom listu EU, EuropaAid web stranici, službenim stranicama Agencije, Narodnim novinama i drugim odgovarajućim medijima u kojima je Obavijest o nabavi bila objavljena

28. Poništenje javnog natječaja
Razlozi poništenja:
nisu primljene kvalitetne ili financijski isplative ponude ili ponuda nije bilo
ekonomski ili tehnički podaci projekta su značajno izmijenjeni
posebne okolnosti više sile onemogućavaju normalno izvršenje ugovora
sve tehnički prihvatljive ponude prelaze dostupne resurse
nepravilnosti u postupku
dodjela nije u skladu s dobrim financijskim upravljanjem tj.ne poštuje načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti (npr. cijena koju je predložio ponuditelj kojem će se dodijeliti ugovor je objektivno nerazmjerna u odnosu na tržišne cijene)

29. HVALA NA PAŽNJI !