1. BELANJAWAN Konsep Belanjawan bagi sektor pendidikan Jenis Belanjawan
Proses Pengurusan Belanjawan
Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus

2. OUTLINE Konsep Belanjawan bagi sektor pendidikan awam:
Belanjawan Pembangunan dalam sektor pendidikan
Belanjawan Mengurus dalam sektor pendidikan
Konsep kumpulan wang (dana) ,
Pendekatan Belanjawan
Komponen Belanjawan
Proses Pengurusan Belanjawan
Belanjawan Negara: Implikasi kepada sekolah, IPT dan Universiti awam
Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus
Perbandingan belanjawan di luar negara

3. Bajet adalah alat perancangan kewangan mengenai anggaran
pendapatan dan perbelanjaan sesebuah organisasi bagi
sesuatu tahun kewangan.
Pengurusan bajet adalah untuk memastikan sumber yang
terhad dirancang dan diagih secara teratur mengikut
kepentingan, mengawal operasi dan mengurus prestasi sesuatu
organisasi bagi mencapai objektifnya.
Pengurusan bajet meliputi peringkat penyediaan, pengagihan
dan pindah peruntukan, kawalan serta pemantauan
perbelanjaan hinggalah kepada pelaporan mengenai
pencapaiannya.

4. BELANJAWAN NEGARA
Belanjawan merupakan suatu penyataan Hasil dan Perbelanjaan bagi suatu masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan sumber ekonomi negara untuk memenuhi keperluan negara dan rakyat;
Ianya memainkan peranan penting dalam menentukan arah tuju dan kedudukan ekonomi negara.
OBJEKTIF:
Untuk menentukan agensi Kerajaan diberikan peruntukan yang sewajarnya bagi digunakan dengan cekap dan berkesan untuk setiap program dan aktiviti selaras dengan Dasar Belanjawan Negara

5. PERANAN BELANJAWAN Belanjawan Sebagai Alat Dasar Fiskal
Alat Pengurusan
a) Fungsi Peruntukan
b) Fungsi Agihan; dan
c) Fungsi Penstabilan
a) Alat Mengurus
Sumber Kewangan.
b) Dokumen Kawalan
Belanjawan & Kewangan
c) Alat Pengukuran
Prestasi.

6. OBJEKTIF BELANJAWAN
a. Menyediakan satu anggaran pendapatan dan perbelanjaan
sesebuah organisasi dalam satu dokumen khusus;
b. Menunjukkan arah dan hala tujuan perancangan sesebuah
organisasi dalam mencapai matlamatnya;
c. Memastikan agihan peruntukan yang teratur bagi memenuhi
keperluan organisasi;
d. Memastikan peruntukan dikawal agar perbelanjaannya tidak
melebihi serta mengikut perancangan;
e. Memastikan penilaian dibuat untuk menentukan pencapaian
matlamat peruntukan yang dibelanjakan dan matlamat
organisasi;
f. Memastikan wujud akauntabiliti dalam pengurusan wang
awam apabila urusan bajet dibuat pelaporan kepada pihak
berkuasa.

7. PEKELILING / SURAT PEKELILING
BERKAITAN BAJET 8
Garis Panduan Bajet – PP Bil. 2 Tahun 2011
 Anggaran Bajet – PP Bil. 1 Tahun 2011
 Pindah Peruntukan – PP Bil. 11 Tahun
2008, SPP Bil.12 Tahun 2001 , SPP Bil. 10
Tahun 1999 dan PP Bil. 20 Tahun 1990.

8. ASPEK UTAMA PENGURUSAN BAJET
 Penyediaan Bajet
 Pengagihan Peruntukan
 Kelulusan Pindah/Tambah Peruntukan
 Pemantauan Kemajuan/Prestasi
Perbelanjaan
 Pelaporan Pengurusan Bajet

9. Indikator: Penyediaan Bajet1
BIL.
KRITERIA
1. Cadangan bajet disediakan berdasarkan input daripada
semua peringkat Kementerian.
2. Selepas Kementerian/Jabatan memeriksa /
membandingkan cadangan perbelanjaan, Perjanjian
Program yang kemas kini dikemukakan kepada
Perbendaharaan mengikut tempoh yang ditetapkan.

10. Indikator: Pengagihan Peruntukan2
BIL.
KRITERIA
1. Peringkat Kementerian/Pegawai Pengawal:
Waran Peruntukan Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus dikeluarkan
sebaik sahaja Waran Am diterima daripada JANM.
Peringkat Jabatan:
secepat mungkin sebaik sahaja waran diterima daripada
Kementerian/Pegawai Pengawal.
2. Buku Vot dikemas kini dengan semua peruntukan yang diagihkan.

11. Indikator: Kelulusan Pindah Peruntukan3
Peruntukan Mengurus
BIL. KRITERIA
1. Waran pindah peruntukan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal
atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis atau mendapat
kelulusan Perbendaharaan.
2. Semua salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada
Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember
tahun kewangan yang diaudit.
3. Pindah peruntukan dikemas kini dalam buku vot.

12. Indikator: Pemantauan Kemajuan Projek5
BIL.
KRITERIA
1. Data peruntukan dan perbelanjaan projek sentiasa
dikemaskinikan dalam Sistem Pemantauan Projek
II (SPPII).

13. SEJARAH SISTEM BELANJAWAN MALAYSIA
BIL
TEMPOH
SISTEM BELANJAWAN 1
1957 – 1968
Tradisional 2
1969 – 1990
Sistem Belanjawan Program & Prestasi (SBPP) 3
1991 – 2012
Sistem Belanjawan Ubah Suai (MBS) 4
kini
Outcome-Based Budgeting (OBB)

14. Indikator: Pelaporan 6
BIL.
KRITERIA
1. Laporan Pengecualian disediakan dan dikemukakan ke
Perbendaharaan bagi perbelanjaan yang melebihi tahap
varian bagi tahun sebelumnya dalam tempoh 2 bulan dari
tarikh tamat sesuatu tahun kewangan.
2. Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan
yang disahkan Pegawai Pengawal dikemukakan ke
Perbendaharaan setiap suku tahun.

15. Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Mengurus7
BIL.
KRITERIA
1. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.
2. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.
3. Peruntukan diterima dibelanjakan.
4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen
dibelanjakan.
5. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan keseluruhan.

16. Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Pembangunan8
BIL.
KRITERIA
1. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.
2. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.
3. Peruntukan dibelanjakan lebih daripada 50%.
4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen dibelanjakan.
5. Peruntukan diterima dibelanjakan.
6. Perbelanjaan sebenar RMK semasa hingga tahun

17. Indikator: Analisis Bajet – Perbelanjaan Pembangunan9
BIL.
KRITERIA
7. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi harga projek.
8. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi anggaran RMK semasa.
9. Anggaran tahun kewangan yang diaudit tidak melebihi anggaran harga projek.
10. Anggaran tahun kewangan yang diaudit tidak melebihi anggaran RMK semasa.

18. ANALISIS TEGURAN AUDIT –
PERBELANJAAN MENGURUS 2
PERKARA TAHUN
TIDAK MENGIKUT PERATURAN
Perbelanjaan Tanpa Peruntukan √ √ √ √ √ X
Perbelanjaan Melebihi Peruntukan √ √ √ √ √ √
KELEMAHAN DARI SEGI PERANCANGAN DAN PEMANTAUAN
Peruntukan Diterima Tidak Belanjakan Langsung X X X X X √
Tambahan Peruntukan Tidak Dibelanjakan √ √ √ √ √ √

19. LAPORAN KAN 2009 –
PERBELANJAAN TANPA PERUNTUKAN
9 kes perbelanjaan tanpa peruntukan
berlaku di 7 Kementerian/Jabatan yang
melibatkan perbelanjaan selain daripada
emolumen berjumlah RM1.04 juta.

20. LAPORAN KAN 2009 – PERBELANJAAN
MELEBIHI PERUNTUKAN
109 kes perbelanjaan melebihi
peruntukan berjumlah RM juta
berlaku di 24 Kementerian/Jabatan bagi
bayaran bekalan, perolehan aset serta
pemberian dan kenaan bayaran tetap.

21. LAPORAN KAN 2009 – TAMBAHAN
PERUNTUKAN TIDAK DIBELANJAKAN
21 Kementerian/Jabatan telah memohon
pendahuluan daripada Kumpulan Wang
Luar Jangka, peruntukan tambahan dan
viremen berjumlah RM62.20 juta untuk
menampung perbelanjaan tetapi tidak
dibelanjakan langsung.

22. LAPORAN KAN 2009 – PERBELANJAAN
SEBENAR MELEBIHI PERUNTUKAN
KESELURUHAN
11 Kementerian/Jabatan telah berbelanja
RM3.61 billion melebihi peruntukan
keseluruhan.
Jumlah RM3.61 billion telah diluluskan
peruntukan tambahan melalui Waran Am
Bilangan 3 Tahun 2009.

23. LAPORAN KAN 2010 – PERBELANJAAN
MELEBIHI PERUNTUKAN
75 kes perbelanjaan melebihi peruntukan
berjumlah RM juta berlaku di 14
Kementerian/Jabatan bagi bayaran
bekalan, perolehan aset serta pemberian
dan kenaan bayaran tetap.

24. LAPORAN KAN 2010 –PERUNTUKAN
TIDAK DIBELANJAKAN LANGSUNG
17 kes peruntukan yang diluluskan bagi 8
Kementerian/Jabatan berjumlah RM9.88
juta tidak dibelanjakan langsung.

25. LAPORAN KAN 2010 – TAMBAHAN
PERUNTUKAN TIDAK DIBELANJAKAN
 21 Kementerian/Jabatan telah memohon
pendahuluan daripada Kumpulan Wang Luar
Jangka, peruntukan tambahan dan viremen
berjumlah RM45.07 juta untuk menampung
perbelanjaan tetapi tidak dibelanjakan langsung.
 Malahan peruntukan asal masih berbaki
RM24.95 juta.

26. LAPORAN KAN 2010 – PERBELANJAAN
SEBENAR MELEBIHI PERUNTUKAN
KESELURUHAN
9 Kementerian/Jabatan telah berbelanja
RM3.73 billion melebihi peruntukan
keseluruhan.

27. MAKLUMBALAS KEMENTERIAN/JABATAN
BAGI LKAN 2010
 Telah mengamalkan dasar penjimatan dan berbelanja secara
berhemat serta memantau prestasi perbelanjaan dengan lebih
terperinci dan teliti.
 Perbelanjaan melebihi peruntukan tidak dapat dielakkan
disebabkan oleh pertambahan aktiviti dan bayaran sumbangan
tidak dijangka.
 MOF telah memberi kelulusan bagi perbelanjaan melebihi
peruntukan tersebut.
 Peruntukan yang tidak dibelanjakan disebabkan salah caj
perbelanjaan dibawah aktiviti lain, penganjuran program
dibatalkan.

28. CONTOH TEGURAN AUDIT –
PENYEDIAAN BAJET 2
 Kelemahan semasa perancangan bajet dalam
mengenal pasti keperluan kewangan
menyebabkan terjadinya kes-kes perbelanjaan
tanpa peruntukan berlaku.

29. CONTOH TEGURAN AUDIT –
PENGAGIHAN PERUNTUKAN 4
 Agihan peruntukan kepada Agensi Kerajaan dibuat
sekaligus tanpa mengambil kira kemajuan sebenar
projek di Agensi Kerajaan Berkenaan. Keadaan ini
menyebabkan dana yang disalurkan tidak dapat
dibelanjakan sepenuhnya pada akhir tahun.

30. CONTOH TEGURAN AUDIT –
PENGAGIHAN PERUNTUKAN 5
 Agihan peruntukan lewat dikeluarkan kepada
pelaksana program/aktiviti. Keadaan ini
menyebabkan proses menawarkan tender lewat
dimulakan dan seterusnya membawa kepada
kelewatan pelaksanaan projek. Kelewatan ini juga
menyebabkan peruntukan tidak dapat
dimanfaatkan sepenuhnya sehingga akhir tahun.

31. CONTOH TEGURAN AUDIT –
KELULUSAN PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN 6
 Terdapat beberapa Kementerian/Jabatan yang
menerima pindah peruntukan namun tidak
membelanjakannya langsung.
 Beberapa Kementerian/Jabatan yang telah
diluluskan peruntukan tambahan tidak
membelanjakan langsung peruntukan tambahan
ini. Antara sebabnya ialah projek ditangguhkan,
kesilapan pelarasan dan maklumat perakaunan
yang tidak tepat.

32. CONTOH TEGURAN AUDIT –
PEMANTAUAN PRESTASI PERBELANJAAN 7
 Kegagalan memantau pelaksanaan projek secara
berjadual mengakibatkan perbelanjaan beberapa projek
yang dilaksanakan oleh beberapa Kementerian/Jabatan
Persekutuan telah melebihi anggaran kos projek.
 Peruntukan bagi beberapa projek yang dilaksanakan oleh
beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan
dibelanjakan kurang daripada 50%.
 Projek lewat dimulakan, lewat disiapkan, terbengkalai
dan tertangguh.

33. CONTOH TEGURAN AUDIT –
PELAPORAN 8
 Laporan Pengecualian tidak disediakan.
 Laporan Prestasi Perbelanjaan Bulanan PTJ tidak
dikemukakan kepada Pegawai Pengawal mengikut tempoh
yang ditetapkan.

34. SISTEM BELANJAWAN YANG DIGUNA
Sebelum merdeka hingga – Sistem Belanjawan Tradisional
Line Item Budgeting
Bottom-up
Zero Based Budgeting
1968 – 1990: Sistem Belanjawan Program & Prestasi (SBPP) – PP 5/68
Program / Aktiviti
Prestasi Perbelanjaan
1990 hingga Sistem Belanjawan Diubahsuai MBS
Menitikberatkan hubungan Input-Output-Impak
2013 hingga kini – Outcome-based Budgeting OCB

35. KOMPONEN BELANJAWAN NEGARA KUMPULAN WANG DISATUKAN
4 KATEGORI HASIL
HASIL CUKAI
HASIL BUKAN CUKAI
TERIMAAN BUKAN HASIL
TERIMAAN HASIL WIL PERSEKUTUAN
PINJAMAN DALAM/
LUAR NEGERI
KUMPULAN WANG DISATUKAN
PERBELANJAAN NEGARA
BELANJA MENGURUS
BELANJA PEMBANGUNAN
19 BELANJA TANGGUNGAN
Peruntukan DiRaja
Pencen, Gratuities
dan Pampasan
Perkhidmatan Hutang
Arahan Mahkamah
BELANJA BEKALAN
Emolumen
Perkhidmatan dan Bekalan
Aset
Geran dan Kenaan Tetap

36. KOMPONEN PERBELANJAAN
Belanja Mengurus:
Belanja Tanggungan (T) ialah perbelanjaan yang dipertanggungkan terus kepada kumpulan wang yang disatukan (Perkara 98, Perlembagaan Persekutuan)
Peruntukan DiRaja (T1)
Ketua Audit Negara (T6)
Belanja Bekalan (B) ialah semua jenis perbelanjaan yang dilakukan untuk membiayai aktiviti harian Kementerian/ Jabatan
B07 Jabatan Perdana Menteri
B26 Kementerian Pendidikan
B42 Kementerian Kesihatan

37. PERBELANJAAN TANGGUNGAN
Perbelanjaan yang dipertanggungkan terus
kepada Kumpulan Wang Disatukan tanpa
perlu mendapat kelulusan Parlimen selaras
dengan Perkara 98 Perlembagaan
Persekutuan
Contoh:
Gaji/Elaun Diraja, Khidmat Hutang Kerajaan, Pencen,
Gaji Hakim-hakim, Gaji Ketua Audit Negara,
perbelanjaan Suruhanjaya dan Pemberian Kepada
Negeri- Negeri.

38. RASIONAL KEPERLUAN BELANJAWAN
ia merupakan pengagihan “sumber hasil negara yang terhad bagi memenuhi keperluan dan kehendak rakyat yang tidak terhad…”
mengoptimumkan faedah kepada rakyat dan negara daripada penggunaan sumber yang terhad.”
Memberi arah kepada tindakan Kerajaan
Menentukan keutamaan Kerajaan
Menguatkuasakan undang-undang & melaksanakan manifesto
mempengaruhi kegiatan ekonomi negara
mengagihkan kekayaan bagi menjamin keadilan sosial masyarakat.

39. ASAS PERUNDANGAN
Asas perundangan yang menjadi rujukan adalah Perkara 99-Perlembagaan Persekutuan seperti berikut ;-
“Yang di Pertuan Agong hendaklah bagi tiap- tiap tahun kewangan, mengarah dibentangkan dalam Dewan Rakyat suatu anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi Persekutuan untuk tahun itu, penyata itu hendaklah dibentangkan sedemikian sebelum permulaan tahun itu.”

40. PERANAN BELANJAWAN Belanjawan sebagai alat dasar fiskal
Fungsi peruntukan
Fungsi agihan
Fungsi penstabilan
Belanjawan sebagai alat pengurusan
Alat mengurus sumber kewangan
Dokumen kawalan belanjawan & kewangan
Alat pengukuran prestasi

41. KOMPONEN BELANJAWAN
Komponen Belanjawan terdiri daripada Kumpulan Wang Disatukan yang terdiri daripada :-
Komponen Hasil
Komponen Pinjaman
Komponen Perbelanjaan

42. KOMPONEN HASIL
Hasil Negara adalah meliputi semua jenis pendapatan yang diterima oleh kerajaan dalam bentuk cukai, yuran dan lesen
Peringkat Hasil Negara:
Hasil Kerajaan Persekutuan
Hasil Kerajaan Negeri
Hasil Kerajaan Tempatan

43. KATEGORI HASIL Hasil Cukai Hasil Bukan Cukai Terimaan Bukan Hasil
Hasil daripada Wilayah-wilayah Persekutuan

44. KATEGORI HASIL
Hasil cukai ialah hasil yang dikutip berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen
Kategori hasil cukai:
Cukai langsung
61100 cukai pendapatan individu, syarikat, petroleum, koperasi
61900 cukai sewa filem, cukai pemindahan syer, duti harta pesaka, duti setem, duti atas keuntungan harta
Cukai tidak langsung
62000 duti kastam, duti eksais, cukai jualan

45. KATEGORI HASIL
Hasil bukan cukai ialah hasil yang dikutip dari perkhidmatan yang disediakan oleh kerajaan
71000 Lesen, bayaran pendaftaran dan permit
73000 Perolehan dari jualan barang-barang
74000 Sewaan (sewa pelbagai tanah, bangunan dll
76000 Denda dan Hukuman

46. KATEGORI HASIL
Terimaan bukan hasil ialah terimaan yang bukan berasaskan akta atau undang-undang:
Pulangan balik perbelanjaan
Terimaan untuk perkhidmatan
Bayaran balik
Jualan barang

47. KOMPONEN PERBELANJAAN
Perbelanjaan Kerajaan terdiri daripada :-
Perbelanjaan Mengurus (perbelanjaan bagi aktiviti yang berulangan dan berterusan – belanja penggunaan)
Perbelanjaan Tanggungan (T)
Perbelanjaan Bekalan (B)
Perbelanjaan Pembangunan (perbelanjaan modal (capital outlay) dan perbelanjaan tidak berulang dan bukan perbelanjaan penggunaan)
P44 – Kementerian Penerangan: Butiran Projek: Studio baru dan stesyen pemancar Alor Star, Kedah

48. JENIS-JENIS BAJET / BELANJAWAN
Bajet Berimbang (Balanced) Apabila Hasil adalah seimbang dengan Perbelanjaan.
Bajet Lebihan (Surplus) Apabila Jumlah Hasil adalah melebihi Perbelanjaan
Bajet Kurangan (Defisit) Apabila Perbelanjaan adalah melebihi dari Jumlah hasil Negara.

49. 3 JENIS BELANJAWAN KERAJAAN
Anggaran belanjawan yang disediakan
Anggaran Belanjawan Mengurus (operasi)
Anggaran Belanjawan Pembangunan
Anggaran Belanjawan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah
Jangka pendek – 2 tahun (belanja mengurus, perbelanjaan pembangunan)
Jangka panjang – 5 tahun

50. 3 KATEGORI BELANJAWAN MENGURUS
Dasar Sedia Ada
Dasar Baru
One-off

51. BELANJAWAN – ALAT MENGURUS SUMBER KEWANGAN
Proses belanjawan yang rapi mengandungi -
Objektif
Program
Aktiviti
Projek yang dipilih
Spesifikasi output
Impak
Penilaian program
Alat Pengukuran Prestasi
Samada perbelanjaan dibelanjakan mengikut perancangan
Melihat objektif tercapai atau tidak

52. PENYEDIAAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
POLISI
Institusi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan.
Satu sistem pengurusan belanjawan perlu diwujudkan bagi tujuan penyediaan, pengurusan dan pemantauan.

53. PENYEDIAAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
PERATURAN
Anggaran belanjawan hendaklah dikemukakan oleh setiap PTJ/Jabatan untuk dipertimbangkan oleh pihak yang memantau.
Tiada perbelanjaan boleh dilakukan kecuali ia telah termasuk di dalam mana-mana belanjawan atau tambahan yang telah diluluskan.

54. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Ciri-ciri Belanjawan DiUbahsuai
Batas Perbelanjaan
Perjanjian Program dan laporan penilaian
Satu pusingan penilaian program
Satu kawalan menyeluruh terhadap kawalan peruntukan.

55. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Batas Perbelanjaan
Satu jumlah peruntukan yang telah ditetapkan di peringkat permulaan proses belanjawan tahunan bagi sesuatu agensi untuk membiayai dasar sedia ada bagi tahun berkenaan.
Dasar Sedia Ada
Program-program yang telah diluluskan dalam bentuk perundangan, kelulusan kabinet, Menteri atau Perbendahraan atau lain-lain Pihak Berkuasa yang setaraf.

56. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Peruntukan Dasar Baru
Perbelanjaan untuk aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada seperti (dalam universiti – penawaran program baru dan penubuhan PTJ baru).
Program/aktiviti baru yang memerlukan perbelanjaan berulang.

57. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Peruntukan One-Off
Suatu perbelanjaan yang tidak berulang seperti mengecat bangunan, kerja-kerja menaiktaraf dan penyelenggaraan, penggantian aset usang dan pembelian aset baru bagi program dan aktiviti sedia ada.
Tiada kesinambungan peruntukan dari tahun pertama ke tahun berikutnya.
Hendaklah dipastikan peruntukan one-off yang telah diluluskan bagi tahun-tahun lepas tidak diulang dalam tahun belanjawan semasa.

58. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Threshold
Satu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi sesuatu agensi yang mana nilai ini digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar dilakukan oleh Perbendaharaan di dalam menimbangkan sesuatu cadangan Dasar Baru / One-Off.

59. SISTEM BELANJAWAN UBAH SUAI
Perjanjian Program
Satu persetujuan antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan, output yang akan dihasilkan dan impak yang akan dicapai untuk setiap aktiviti yang dirancang.

60. OUTCOME-BASED BUDGETING
Menggunakan pendekatan berdasarkan outcome, bukannya output
Outcome:
24 RMK 10
24 KRA (NKRA & NKEA)
30 program nasional
Outcome diukur mengguna KPI

61. DEFINITION FOR SCHOOL BUDGETING
A plan for the allocation and expenditure of resources to achieve the objectives of the school (Knight, 1993, p.128)
The focus is on planning and the need to relate expenditure to the achievement of objectives.

62. FUNCTIONS OF SCHOOL BUDGETING
Planning
Forecasting
Matching income and expenditure
Establishing priorities
Comparing activities through financial denominators
Implementing plans
Coordinating activities of the school
Allocating resources
Authorizing expenditure and actvities

63. FUNCTIONS OF SCHOOL BUDGETING
Communicating objectives and priorities to personnel
Motivating personnel by delegating responsibilities
Controlling and monitoring expenditure
Strengthening accountability
Obtaining value for money, economy
Matching outcomes against inputs
Assessing cost effectiveness

64. THREE SETS OF BUDGET DOCUMENTS
According to Knight, 3 sets of documents are needed:
Preliminary analysis – discursive, narrative, speculative and presenting alternatives
The budget statement, for both construction and control phases, quantitative and systematized
The evaluation process, largely qualitative, linked to objectives, criteria and indicators

65. 4 FASA DALAM PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN SEKOLAH
(Brian Knight, 1993)
Preliminary analysis (strategic, before financial year. Purpose, strategies)
Budget construction (operational, before financial year. Format, construction of draft budget, approval of final budget)
Control and monitoring of expenditure (operational, during financial year)
Evaluation (strategic, after financial year)

66. FASA 1:PRELIMINARY ANALYSIS
Bermula dengan :
Objektif semasa sekolah
Unjuran untuk tahun depan seperti jumlah peruntukan, bilangan pelajar, komitmen projek
Mengenal pasti alternatif yang ada serta keutamaan sekolah
Proses pembuatan keputusan

67. CONTOH
A school identifies, as a major objective, improvement of the writing and reading of the weakest 20 percent of its students.
Teacher for extra class support
Special funds for books
Additional funding for library
Funds for extra computers
In-service training to teachers on more effective learning for such students

68. FASA 2: BUDGET CONSTRUCTION
Kenal pasti strategi bajet yang akan diguna
Memilih format bajet untuk pembentangan maklumat

69. PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN
BUDGET STRATEGIES (Knight, 1993)
Incremental – adjusting the previous year’s budget with increments for any changes in volume. It is difficult to justify.
Pragmatic approach – base the new budget upon the old one and make improvement to the previous budget.
Base budget – use the school plan as the starting point (UK experience).

70. PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN
BUDGET STRATEGIES (Knight, 1993)
Zero budgeting – requires each activity to justify its claims for funds. Useful for questioning the status quo, reducing expenditures for which priorities have fallen and making space for new needs.
Planning Programming Budgeting System – relate budget to measurement of achievement.

71. THE BEST STRATEGY?
Needs to adopt a system that fits own needs and meets criteria –
Respond to needs of different subject areas
Take account of priorities
Promote achievement of the school’s objectives
Encourage innovation
Facilitate long-term planning
React rapidly to environmental change
Facilitate evaluation of sub-units
Take account of patterns of power and influence
Ability to spend wisely
Avoid incurring substantial time or other costs
Be easily understood and widely accepted

72. FASA 3: CONTROL AND MONITORING OF EXPENDITURE
Monitoring compares the actual expenditure against estimated.
Control safeguards funds and ensures money are spent as authorized.
Normally variances occur – three stages of variances:
1. verification – are the figures correct?
2. interpretation – what does the variance mean?
3. corrective action – adjustments needed

73. FASA 4: BUDGETARY MONITORING AND EVALUATION
Evaluation of the budget – 3 aspects:
financial efficiency – compare the out-turn budget with the start-of-year budget.
resource efficiency – looking at what the money was spent on.
effectiveness – assessing whether the expenditure has achieved the outcomes hoped for.
Functional budget evaluation vs strategic budget evaluation

74. NILAI THRESHOLD AGENSI YANG
TETAPKAN IALAH RM300,000
PERUNTUKAN YANG DIPOHON BAGI
DASAR BARU ATAU “ONE-OFF” IALAH
RM600,000
PERUNTUKAN TAMBAHAN YANG WAJAR
DILULUSKAN IALAH:
RM600,000 – RM300,000 = RM300,000

75. PERJANJIAN PROGRAM Suatu persetujuan antara agensi dengan
Perbendaharaan mengenai input yang
akan digunakan, output yang akan
dihasilkan dan impak yang akan
dicapai untuk setiap aktiviti yang
dirancang.

76. PERJANJIAN PROGRAM 1. Maksud Bekalan 2. Agensi 3. Program 4. Aktiviti
5. Kod
6. Punca Kuasa
7. Objektif
8. Analisis
Keperluan Dasar
9. Pelanggan
10. Fungsi
11. Sumber-sumber
12. Spesifikasi Output
13. Petunjuk Impak
14. Rancangan Penilaian

77. TAHAP VARIANS YANG DIIKTIRAF
Satu tahap yang dipersetujui untuk
sesuatu petunjuk prestasi yang
mana sesebuah agensi tidak perlu
mengemukakan laporan
pengecualian.

78. LAPORAN PENGECUALIAN Laporan bagi tujuan memberi
penjelasan terhadap petunjuk
prestasi yang tidak menepati tahap
varian yang dipersetujui dalam
Perjanjian Program.

79. RANCANGAN PENILAIAN PROGRAM
Penilaian secara mendalam atas sesuatu
aktiviti dan penilaian ini dijalankan
sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh
lima tahun.

80. PROSES PENYEDIAAN BELANJAWAN TAHUNAN
Perancangan Strategik
Di Agensi Oleh
Pengurusan Atasan
NOVEMBER
Menentukan Batas
Perbelanjaan
Perbendaharaan
Menentukan Batas
Perbelanjaan
Agensi Menyedia &
Mengemukakan
Cadangan ABM
JANUARI
Garis Panduan Penyediaan
ABM Dikeluarkan
MAC
Menerima Cadangan ABM (Program
Sedia Ada dan Dasar Baru)
APRIL
Pemeriksaan Awal

81. MEI - JULAI
Pemeriksaan Belanjawan &
Rundingan Perjanjian Program
OGOS
Penyatuan Belanjawan dan
Kelulusan Oleh Menteri
Kewangan & Jemaah Menteri
OKTOBER - DISEMBER
Parlimen membahaskan
dan Meluluskan
Belanjawan Tahun Baru
SEPTEMBER
Belanjawan
Dibentangkan
di Parlimen
NOVEMBER
Penerimaan
Perjanjian
Program
Agensi
Melaksanakan
Belanjawan
AKHIR DISEMBER
Waran Am dikeluarkan

82. OUTCOME BASED BUDGETING
NATIONAL
TERAS STRATEGIK
KRA RMKe-10
OUTCOME RMKe-10
PROGRAM NASIONAL
KEMENTERIAN
KRA Kementerian
Program
Outcome 1
Outcome 2
Outcome 3
Outcome 4
Program 1
Program 2
Program 3
Program 4
Aktiviti 1
Aktiviti 2
Aktiviti 3
Aktiviti 4
Sub Aktiviti

83. PERBANDINGAN OCB DENGAN MBS
Bajet Berasaskan Outcome (OBB)
Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS)
i. Mengambil kira elemen-elemen OE dan DE
di bawah satu program Kementerian dan
dapat memberi gambaran menyeluruh
Kementerian
ii. Program-program adalah bersifat intervensi
iii. Hubungkait di antara program Kementerian
dan program nasional adalah jelas
iv. Menerapkan perspektif jangka panjang
dengan mewujudkan hubungan formal
antara program peringkat Kementerian dan
keutamaan nasional
i. Hanya mengambil kira elemen OE
Kementerian dan tidak melibatkan projekprojek
pembangunan
ii. Program-program adalah bersifat institusi
iii. Hubungan di antara program nasional
dengan program Kementerian adalah
tidak jelas

84. PROSES BELANJAWAN
Peringkat pertama ialah Dasar Sedia Ada,Batas Perbelanjaan diberikan kepada agensi dan Perjanjian Program di sediakan
Peringkat Kedua ialah peringkat Dasar Baru dan One-Off serta Pengubahsuaian Dasar

85. DASAR SEDIA ADA
DASAR BAHARU
ONE-OFF
AKTIVITI YANG DIJALANKAN PADA TAHUN SEMASA (KECUALI ONE –OFF) YANG MENDAPAT KELULUSAN PERBENDAHARAAN ATAU LAIN-LAIN PIHAK BERKUASA SEPERTI JEMAAH MENTERI
AKTIVITI BARU TERMASUK TAMBAHAN, SAMBUNGAN ATAU PELUASAN KEPADA DASAR YANG SEDIA ADA
SESUATU PERBELANJAAN
TIDAK BERULANG, SEPERTI PERBELANJAAN BERKAITAN DENGAN PEMBELIAN PERABOT, PERPINDAHAN PEJABAT, PENGUBAHSUAIAN PEJABAT, PILIHANRAYA UMUM
BATAS PERBELANJAAN DIGUNAKAN UNTUK MEMBIAYAI DASAR SEDIA ADA
CONTOH DASAR BARU
Perluasan fungsi
Perluasan jenis perkhidmatan
Pertambahan beban kerja
Pertambahan kos, seperti kenaikan kadar sewa ruang pejabat
Pertambahan cawangan
PERANAN PEGAWAI PENGAWAL MENGAGEHKAN BATAS MENGIKUT KEUTAMAAN
PERBELANJAAN TERIKAT (LOCKED-IN) SEPERTI EMOLUMEN,SEWAAN,UTILITI DAN PENYELENGGARAAN PERLU DISEDIAKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI

86. Peruntukan bagi Dasar Baru/one-offperlu ambil kira threshold
Dasar Baru yang dilaksanakan akan menjadi dasar sedia ada pada tahun berikutnya dan peruntukannya akan menjadi sebahagian dari batas perbelanjaan
Peruntukan bagi one-offperlu dikeluarkan dari cadangan batas perbelanjaan tahun berikutnya
Setiap Dasar Baru dan One-Offyang diluluskan hanya akan diberi peruntukan tambahan setakat melebihi Threshold
Dasar Baru dan One-Offtidak boleh diagregatkan untuk mencapai paras Threshold

87. THRESHOLD
SESUATU NILAI YANG DITETAPKAN OLEH PERBENDAHARAAN BAGI SESUATU AGENSI DAN NILAI INI DIGUNAKAN SEBAGAI UKURAN UNTUK MENENTUKAN JUMLAH PERUNTUKAN TAMBAHAN YANG WAJAR DILULUSKAN BAGI SESUATU CADANGAN DASAR BARU/ONE OFF