Šta je potrebno znati o FP7 pripremi prijedloga projekata

Šta je potrebno znati o FP7 pripremi prijedloga projekata SADRŽAJ: 1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta 2. Modaliteti u učešća 3. Pripremne aktivnosti: 3.1. Registracija 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 3.3. Pronalaženje partnera 3.4. Sastavljanje konzorcija 4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B 4.3. EPPS 4.4. Finansijska pravila/pitanja

1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta Opšte pravilo:  Ne postoji FP7 R&D prijedlog projekta bez minimum 3 partnera iz 3 različite zemlje! Izuzetak: Coordination and Support Actions i određene Mobility Measures

Vremenska skala projekta: 1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta Poziv za prijavu projekata Vremenska skala projekta: ideja priprema prijedloga krajnji rok evaluacija pregovaranje ugovor impelentacija

2. Modaliteti u učešća Koordinator projekta Partner u projektu Sastaviti konzorcij Uključiti i razraditi tehničke prijedloge partnera u okviru projekta Registrovati se za EPSS Dostaviti svakom partneru korisničko ime i šifru (A2 obrazac) Popuniti A1 i A3 obrazac B dio Popuniti A2 obrazac Dostaviti prosječna mjesečna primanja istraživača uključenih u projekat (man/month) i, ukoliko je moguće, dodatne/indirektne troškove u € Kratak paragraf o instituciji/profil institucije Dva kraća CV-a istraživača sa iskustvom, uključena u projekat Komponente za B dio, ukoliko to koordinator zatraži

3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 3. Pripremne aktivnosti: 3.1. Registracija 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 3.3. Pronalaženje partnera 3.4. Sastavljanje konzorcija

3. Pripremne aktivnosti: 3.1. Registracija http://cordis.europa.eu/fp7/pp_en.html

3. Pripremne aktivnosti: 3.1. Registracija KORAK 1: Pretraživanje – provjera da li je institucija/organizacija već registrovana   KORAK 2: Registrovanje inst./org. korištenjem ECAS (Central Validation Team– CVT)    KORAK 3:         KORAK 3a - izmjena podataka         KORAK 3b – ako ste podatke poslali - imenovanja pravne osobe/ predstavnika - Lear-a),              ili         KORAK 3c Ako CVT je već započeo proces verifikacije, više ne možete mijenjati podatke za registraciju, ali ste još uvijek u mogućnosti prenijeti dodatne dokumente (do 10 Mb) Kada se podaci ovjere od strane CVT, podatke može mijenjati samo Lear! European Commission Research Executive Agency FP7 Support (A1) COVE 13/132 B-1049 Brussels Belgium

3. Pripremne aktivnosti: 3.1. Registracija Za javne institucije: Izvod rezolucije, zakona, odluke ili bilo kojeg drugog službenog dokumenta o uspostavi institucije – na lokalnom i engleskom jeziku, prevedeno od strane ovlaštenog sudskog prevodioca i uredno ovjerene obje verzije JIB Porezni broj “Legal Entity Form” Dokumentacija ne smije biti starija od 6 mjeseci! Svaka institucija/organizacija/preduzeće mora imenovati jednu osobu (tzv. LEAR - pravna osoba/imenovan predstavnik), koja ima obavezu prema EC; koja se odnosi na sva pravna pitanja, vezano za status institucije/organizacije/preduzeća. LEAR daje EC ažurirane pravne i finansijske podatke (uključujući dokumente u prilogu, gdje je potrebno). LEAR dostavlja PIC unutar institucije/organizacije/preduzeća.

3. Pripremne aktivnosti: 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_calls

3. Pripremne aktivnosti: 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme

3. Pripremne aktivnosti: 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme Svaki poziv za prijavu projekta sadrži informativni paket (Information Package), odnosno slijedeću dokumentaciju koju je neophodno detaljno proučiti: Call Fiche (osnovni podaci o pozivu) Work Programme (Radni program) Guide for Applicants (Vodič za apalikante)

3. Pripremne aktivnosti: 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme Tekst poziva/ Call Fiche (osnovni podaci o pozivu): datum objavljivanja i krajnji datum prijave prijedloga projekta okvirni budžet o kom se izazovu/aktivnosti/oblasti radi nazive “tema” finansijeske sheme/tipove projekata uslove prihvatljivosti dodatne uslove

3. Pripremne aktivnosti: 3.2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme WP sadrži podatke, koji se odnose na: opis tema istraživačke ciljeve projekta okvirni budžet i distribuciju sredstava prema vrsti projekta najmanji broj učesnika u projektu jednostepene ili dvostepene načine podnošenja aplikacija i dva nivoa evaluatorske procedure nestandardne kriterije evaluacije okvirno vrijeme eventualnog kašnjenja evaluacije i selekcije prijedloga projekata

3. Pripremne aktivnosti: 3.3. Pronalaženje partnera Kriteriji za selekciju:   zainteresovanost/interes i motivacija svojstvene sposobnosti u istoj oblasti iskustvo u EU RTD projektima pristup lokalnom tržištu, kontakti engleski jezik resursi kritična masa

3. Pripremne aktivnosti: 3.3. Pronalaženje partnera Informacije o partnerima :   model troškova i procjena dodatnih troškova mjesečni troškovi osoblja (satnica za angažovane na projektu) profil organizacije kratki biografije/CV-vi A2 formular pismo pristanka (po potrebi) tehnički doprinos/unos (po potrebi)

3. Pripremne aktivnosti: 3.3. Pronalaženje partnera Gdje tražiti? naučne publikacije baza patenata naučne konferencije i seminari informativni dani i sl. NCP

3. Pripremne aktivnosti: 3.3. Pronalaženje partnera Moguće opcije: pristup već postojećim kontaktima,  tzv. metoda “od uha do uha” i ranija saradnja i razmjena   PREDNOSTI: brz pristup; provjerenje i zajednički jezik, ostvaren pri ranijoj saradnji   NEDOSTACI: možete ostati “zaglavljeni” sa ograničenim brojem kontakata ili neodgovarajućim partnerima I – Aktivno traženje partnera  Ukoliko imate jasnu ideju o projektu i želju da ga pokrenete – CORDIS ili drugi websites II – Pasivno traženje partnera  Ukoliko nemate ideju za projekat, želite se priključiti kao partner projektu III – Privatno traženje 

3. Pripremne aktivnosti: 3.3. Pronalaženje partnera Šta čini dobro partnerstvo?   pouzdanost i posvećenost ekspertiza u projektima EU uloga, raspodjela zadataka i budžeta među partnerima Lista provjere potencijalnih partnera (evalucija i selekcija): iskustvo i ekspertiza (projekti iz bliske prošlosti u kojima su učestvovali, uloga koju su imali, publikacije, nagrade i sl.)   vrsta organizacije (SME, velike privatne kompanije, javne organizacije, NGOs, itd.) ključne aktivnosti i “geografski pokriveno područje” veličina organizacije, dostupni resursi i finansijska održivost   reputacija i nivo povezanosti u mreže sa drugim organizacijama i EC

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Prijedlog projekta: Part B (2)  Odjeljak 2: Implementacija (Implementation) upravljačka/menadžment struktura i procedure, organizaciona struktura i mehanizmi donošenja odluka! pojedinačni učesnici: profil organizacije i biografije/CVs angažovanog osoblja na projektu konzorcij u cjelini – opravdanost sastava! podugovaranje druge zemlje: ukoliko učesnici nisu MS/AC/ICPC povjerena sredstva: detaljno objašnjene troškova i opravdanost

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Ugovorne funkcije: koordinator partneri Praktične funkcije: upravljačke funkcije (vođe radnih paketa, finansije, administracija i sl.) istraživanje, tehnološki razvoj, tehnološki snabdjevač, krajni korisnik, stručna obuka, ekspert za eksploataciju i diseminaciju i sl.

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Prednosti uloge koordinatora: potpuna kontrola nad projektom i budžetom imenovanje menadžera projekta direktni kontakt sa EC i njihovim osobljem predsjedavanja komitetom projektnog menadžmenta povlašteni tretman prilikom eksploatacije rezultata projekta i pravima “vidljivost” i publicitet Nedostaci uloge koordinatora: angažovanje osoblja i resursa (menadžment, administracija) nivo odgovornosti koji proizlazi iz potpisanog sporazuma sa EC i konzorcijskog ugovora

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Uspješno partnertsvo: Kreirajte konzorcij u skladu sa ciljevima projekta (naznačenim u pozivu, te naučnim i tehničkim planom – u grubim crtama) Uspostavite potpuno integrisan i balansiran tim: kritična masa komplementarnost, uloge i funkcije bez preklapanja, bez dupliraja ekspertiza u evropskim RTD projektima poznavanje reputacije ključnih partnera uključenje srednjih i malih preduzeća (ako je naznačeno)

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Upravljačka/menadžment uloga - koordinator: tehnička pravna finansijska administrativna – izvještavanje (EC) komunikacija Upravljačka/menadžment uloga – rukovodioci radnih paketa: tehnička finansijska administrativna – izvještavanje (koordinator) komunikacija vođe radnih zadataka

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Faktori uspjeha u prijavi projekata za EU sufinansiranje: jasno definisan rani plan sa jasnim i relevantnim rezultatima jasna definicija uloge i funkcije partnera u projektu: Ko? Šta? Zašto? Kako? Kada? Gdje? svaki projekta mora imati profesionalnu organizaciju - struktura menadžmenta koja je adekvatna projektu - jasno definisane upravljačke uloge - jasno definisana procedura donošenja odluka - efektivna komunikacijska struktura

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija FP7 Grant ugovor (EC Contract) je ključni ugovor između EC i koorinatora/nosioca granta. Definiše ključne detalje projekta: korisnike/partnere, datum početka i datum završetka projekta, trajanje, budžet i izvještajne periode, te dodatne, specijalne klauzule. FP7 Pregovarački period – Konzorcijski ugovor (Consortium Agreement) Obavezan je između partnera uključenih u kolaborativne projekte, mreže izvrsnosti, aktivnosti koordinacije i podrške.

3.4. Sastavljanje konzorcija 3. Pripremne aktivnosti: 3.4. Sastavljanje konzorcija Svrha Konzorcijskog ugovora je da pokrije inter alia: unutrašnju organizaciju i menadžment konzorcija raspodjelu sredstava/fonda dodatnu proviziju, reguliše prava intelektualnog vlasništva, diseminaciju rezultata mehanizme rješavanja nesuglasica pozdanost i tajnost podataka

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A SVE INFORMACIJE U “VODIČU ZA APLIKANTE”! A1 – generalne informacije o prijedlogu projekta (naziv, sažetak, etc.) A2 – informacije o koordinatoru i svim učesnicima u projektu A3 - pregled troškova prema vrsti troškova i partnerima

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A A1 obrazac Popunjava koordinator! Akronim projekta Naziv projekta Identifikator poziva Najrelevantnije aktivnosti koje se odnose na odabranu temu Ključne riječi Sažetak (2000 karaktera) Informacije o sličnim prijedlozima ili potpisanim ugovorima A2 obrazac Popunjavaju svi učesnici u projektu! Koordinator dostavlja korisničko ime i šifru svakom partneru ponaosob!

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A

4. Pisanje prijedloga projekta 4.1. Administrativni dio – Part A A3.2. obrazac/budžet – popunjavaju učesnici u projektu Sistem dozvoljava unos negativnih iznosa – obratiti pažnju!

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B dio/odjeljak - naučni i/ili tehnički kvalitet u skladu sa WP, odnosno temom 2. dio/odjeljak - implementacija 3. dio/odjeljak - impakt 4. dio/odjeljak - etička pitanja 5. dio/odjeljak - gender aspekt Na prva tri odjeljka se odnose tri kriterija evaluacije, pod-odjeljci odgovaraju pod-kriterijima Maksimalna “dužina” mora biti poštovana Struktura data u Vodiču za aplikante mora biti korištena

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B 1. dio/odjeljak – naučni i/ili tehnički kvalitet u skladu sa WP, odnosno temom B1.1 Koncept i ciljevi Koncept projekta Detaljan opis naučnih i tehnoloških ciljeva, koji mogu biti ostvareni u okviru projekta Izraženi u mjerljivoj veličini/formi Metoda: Project Objectives Table

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B B1.2 Prikazati progres u odnosu na trenutno stanje Opis trenutnog stanja u određenoj oblasti i napredak koji će se ostvariti u okviru projekta Metoda koja može biti korištena: Označavanje dijelova teksta, korištenje dijagrama

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B B1.3 naučno-tehnološka metodologija i radni plan Opis strategije radnog plana, vremenski raspored radnih paketa – WP i njihovih komponenti -Gantt chart Detaljan opis rada podijeljen na radne pakete WP Grafički prikaz međuzavisnosti komponenti Metode koje treba koristiti Gantt chart, Pert diagram, work package list, list of deliverables, milestones list, summary effort table, detailed WP description

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B Metode koje treba koristiti: Work package list List of deliverables Detailed WP description Summary effort table Milestones list Gantt chart Pert diagram

4. Pisanje prijedloga projekta 4.2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B Elementi potrebni za upravljanje projektom (projektni menadžment) Consortium Agreement (sadrži strukturu, raspored dužnosti i odgovornosti i imena zaduženih osoba) Work Breakdown Strucure – struktura radnog programa Pert Chart (grafički prikaz aktivnosti) i listu radnih paketa Gannt Chart – vremenski prikaz aktivnosti Deliverables Table – lista rezultata projekta Project Effort Form – tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu Project Cost Form (A3) Table for Budget/Work Ratio – pregled budžeta projekta

4. Pisanje prijedloga projekta 4.3. EPPS

4. Pisanje prijedloga projekta 4.3. EPPS

4. Pisanje prijedloga projekta 4.3. EPPS

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja Finansijski doprinos Evropske komisije (EC) definisan je: (iznos pokrića prihvatljivih troškova - reimbursement rate) Finansijskom shemom – vrstom projekta Kategorijom učesnika u projektu Tipom aktivnosti (istraživanje i tehnološki razvoj, trening, menadžment, demonstracijske aktivnosti, diseminiacija, itd.)

50% 100% I Collaborative Project - CP Maksimalan iznos nadoknade za prihvatljive troškove RTD Demonstracija Trening Diseminacija Koordinacija Podrška Rukovođenje konzorcijem Ostale specifične aktivnosti I Collaborative Project - CP Large-scale integration projects - IP velika industrijska preduzeća – 50% ostali –75% 50% 100% Small or medium scale focused research actions -STREP II Network of Excellence - NoE kao i kod CP III Coordination and Support Actions - CSA Coordinating or Networking Actions -CA (indirektni troškovi: paušal 7%) Supporting Actions - SA Specific research project for SMEs (isključivo za zajedničko istraživanje)

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja velika industrijska preduzeća SMEs akademske institucije ostali Menadžment 100% RTD 50% 75% Demonstracijske aktivnosti Ostali troškovi (diseminacijske aktivnosti, trening, rukovođenje konzorcijem, itd.)

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja Finansijska shema Tip projekta Trajanje Učesnici (minimum) I - Kolaborativni projekti - CP STREP Small or medium focused research actions 18-36 3 IP Large-scale integration projects 36-60 II – Mreže izvrsnosti - NoE 48-60 III – Aktivnosti koordinacije i podrške - CSA CA Coordinating or networking actions SA Support actions 9-30 1

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja 1.1. Maksimalno utvrđene stope sufinansiranja: istraživačke i tehnološke aktivnosti – 50% od prihvatljivih troškova, izuzev za: javne institucije – 75% srednjoškolske i visokoškolske ustanove– 75% neprofitne istraživačke organizacije – 75% SMEs – 75% demonstracijske aktivnosti – 50 % od prihvatljivih troškova ostale aktivnosti – 100%od prihvatljivih troškova istraživanje na granicama nauke 100% od prihvatljivih troškova Aktivnosti koordinacije i podrške - 100% trening i unaprjeđenje karijere u okviru istraživačkih aktivnosti - 100%

3. Pripremne aktivnosti: Supporting Actions - SA Svrha: priprema budućih aktivnosti, politička podrška, diseminacija rezultata Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti Aktivnosti: monitoring i ostale aktivnosti vezane za procjenu konferencije seminari, sudije ekspertne grupe dodjela visokih naučnih priznanja i kompetitivnost operativna podrška i diseminacija informacijske i komunikacijske aktivnosti podrška pristupu istraživačkoj infrastrukturi ili pripremnom tehnološkom radu na međunarodnom nivou (uključujući studije izvodljivosti za razvoj novih infrastruktura) rukovođenje/menadžment, itd.

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja Kategorija troškova I - Direktni prihvatljivi troškovi Direktni prihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se odnose na sve aktivnosti koji su neophodne za izvođenje projekta, kao što su: istraživanje, menadžment, trening, diseminacija, te: troškovi osoblja troškovi opreme režijski troškovi troškovi za putovanja i dnevnice troškovi publikacija (cijena po stranici i slični troškovi za objavu rezultata istraživanja)

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja II - Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi Prihvatljivi troškovi koji ne mogu biti definisani od strane učesnika u projektu kao troškovi direktno uključeni u izvođenje projekta, ali mogu biti identifikovani i opravdani putem računovodstvenog sistema obračunavanja troškova tako što će biti dovedeni u direktnu vezu sa prihvatljivim troškovima koji se odnose na projekat troškovi koji se odnose na opštu administraciju i menadžment troškovi koji se odnose na tekuću profesionalnu obuku osoblja troškovi korištenja ureda ili laboratorija, uključujući iznajmljivanje ili amortizaciju zgrade i opreme, te svih relevantnih troškova kao što su komunalije (voda, grijanje, električna energija, održavanje, troškovi osiguranja) troškovi komunikacija: povezivanje na mrežu, poštanski troškovi i uredska oprema amortizacija uredske opreme: računara, prenosivih računara, uredskih softvera različiti dodatni troškovi

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja III - Neprihvatljivi troškovi indirektni porezi, uključujući PDV kamate provizije za moguće buduće troškove ili plaćanja; gubici na promjeni valuta troškovi prijavljeni, pretrpljeni ili nadoknađeni na drugom projektu finansiranom od strane EU povrat kapitala dug i naknada za servisiranje duga pretjerani ili neodgovorni troškovi

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja CERTIFIKCIJA Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS finansijski doprinos EC jednak ili veći od 375,000 € ili projekat traje duže od 2 GODINE - CFS mora obuhvatiti sve direktne prihvatljive troškove. CFS se ne odnosi na indirektne prihvatljive troškove 2. Certifikat o metodologiji (Certificate of Methodology) u FP7 dodatna opcija za neke učesnike u projektu/članove konzorcija je da koriste Certifikat o metodologiji, ali samo za obračun troškova osoblja i indirektnih troškova 3. Certifikat za prosječne personalne troškove (Certificate on average perosnnel costs)

4. Pisanje prijedloga projekta 4.4. Finansijska pravila/pitanja Certificate on Finacial Statement –CFS kao i certifikacija “metodologije” se rade od strane nezavisnog revizora Javne institucije, ustanove srednjeg i visokog obrazovanja i istraživačke organizacije imaju mogućnost da izaberu kompetentnog javnog službenika Revizor obezbjeđuje informacije prema formatu specificiranom u ToR-u ToR se nalazi u Aneksu VII MGA (Model Grant Agreement)

HVALA NA PAŽNJI ! Katarina Bošnjaković, NCP za Zdravlje, Zaštitu okoliša i Bio-tehnologije mob: +387 61 92 32 11 e-mail: katarina.bosnjakovic@yahoo.com web: http://www.ncp-fp.ba/