1 Chapter 6: Executive Information Systems Decision Support Systems in the 21 st Century, 2 nd Edition by George M. Marakas

2 What Exactly is an EIS? An EIS is a special type of DSS designed to support decision making at the top level of an organization. An EIS may help a CEO to get an accurate picture of overall operations, and a summary of what competitors are doing. These systems are generally easy to operate and present information in ways easy to quickly absorb (graphs, charts, etc.). Are feeded through internal and external data

3 A Typical EIS Session The session may start with a report of the firm’s financial and business situation. Key performance indicators are clearly displayed. The EIS will allow the executive to drill down from any figure to see its supporting data. The executive can select a level of detail (for example, sales by state) if further investigation is needed. This top down approach should lead to better decisions.

4 Some EIS History The term EIS was first introduced at MIT in the 1970s. The first EISs were developed by large firms willing to take risks to gain competitive advantage. By the mid 1980s several vendors had developed broad customer bases and support for EIS technology continues today.

5 Why Are Top Executives So Different? They are responsible for establishing policy They represent the organization to the external environment Their actions have considerable financial and human consequences

6 Frequency of Executive Activities

7 Methods for Determining Information Needs Using Wetherbe’s approach including two phases CSF: Critical Success Factors

8 Wetherbe’s approach Phase 1: structured interviews Phase 2: prototyping and correcting the system with the manager Some typical questions in the interviw: -what are the major problems encountered in accomplishing the purpose of the organizational unit you manage? -what are good solutions to those problems? -how can information play role in any of those solutions? -what major decisions is associated with your management responsibilities? -what improvements in information could result in better decisions?

9 CSF approach KPI: are specific measures of CSF in corporate level.

10 Hardware Components An EIS requires no specific or unique hardware. A key issue is to be sure that the EIS components optimize and conform to the organization’s computing resources. The system must be configured so that the resources are well-matched to the executives using them.

11 Making the EIS Work Building an EIS is much like building any other type of modern information system. A structured development approach should be followed from design to implementation. Yet, EIS projects tend to be unique and require working in the realm of executives.

12 Some EIS Limitations and Pitfalls to Avoid Cost: a 1991 survey showed an average development cost of $365,000 with annual operating costs of $200,000. Technological limitations: the EIS needs to be seamlessly integrated into the company’s current IT architecture, so it is a formidable challenge to the designer. Organizational limitations: the organizational structure might not be right.

13 Failure is not an Acceptable Alternative Some factors that contribute to EIS failure: Lack of management support Political problems Developer failures Technology failures Costs Time

14 تعريف EIS Next سیستم اطلاعات اجرایی (EIS) به مجموعه ابزارهایی اطلاق می شود که اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را در زمینه مسئولیت حرفه ای آنان، با دقت، در زمان مناسب و شکلی مطلوب فراهم می کند. هدف اساسی EIS حمايتاز سطوح مديريتی سازمان از طريق عرضه اطلاعات در قالب های متناسب با نوع بهره برداری مديران است هدف اساسی EIS حمايت از سطوح مديريتی سازمان از طريق عرضه اطلاعات در قالب های متناسب با نوع بهره برداری مديران است.

15 ویژگی های شخصیتی مدیرعامل Next بی علاقه گی مدير برای گذراندن دوره های يادگيری كامپيوتر نيازهای تصويری مديرعامل عدم آشنايی كافی مدير با كامپيوتر

16 نيازهای اطلاعاتی مدير عامل Next فرصت های جدید و بازارهای بالقوه و بازارهای بالقوه جهت گیری های اقتصادی و سیاسی سازمان تحقیق و نوآوری ها در فن آوری فن آوری تعداد شکایات مشتریان تعداد شکایات مشتریان و میزان رضایت مشتریان درصد سفارشاتی که به موقع تحویل مشتری شده اند فعالیت های رقبا درصد محصولات بازگشتی

17 فرآیند تصمیم سازی مدیر عامل Next مرور اجمالی خیر خیر بله فاز 1 فاز 2

18 انتظارات مدير عامل از سيستم EIS Next  توان بالقوه سازمان را نشان دهد.  به شناخت محيط بيرونی كمك كند.  اطلاعاتی را برای پشتيبانی از تصميمات تجاری ارائه كند.  با استفاده از اطلاعات موجود كيفيت تصميم گيری را ارتقا بخشد.

19 محدوديت های پياده سازی EIS Nextمحدوديتهای تكنولوژيكی و فنی محدوديتهای سازمانی محدودیت های پیاده سازی EIS محدودیت های هزينه انحراف در تصميم گيری مدير اجرايی فقدان همزمان سازی مديريتی عدم ثبات سازمانی

20 عوامل حياتی موفقيت EIS Next موفقیت در پیاده سازی EIS برای مدیر عامل پشتيبانی گسترده مدير عامل از توسعه و بكارگيری EIS آموزش و ارتباط منظم ميان تمامی مشاركت كنندگان كيفيت اطلاعات و شناسايی عوامل شكست و كاهش آنها

21 مقایسه EIS با DSS Next DSS EIS Dimension DSS EIS Dimension

22 نسل آینده EIS Next  افزايش آشنايی مدير عامل با تكنولوژی كامپيوتر  مسطح شدن هرم سازمانی  EIS های هوشمند آینده تصمیم گیری مدیران عامل آشنایی با کامپیوتر کارکنان مدیرعامل هرم سازمانی مسطح EIS هوشمند

23 Questions End