1. Bab 4: Pengurusan Skop Projek
Copyright Course Technology 2001

2. Kepentingan Pengurusan Skop Yg Baik
Kajian CHAOS 1995 menamakan penglibatan pengguna, misi yg jelas, dan perancangan teratur sebagai penting untuk kejayaan projek.
Pengurus program di Keller Graduate School of Management menyatakan bahawa definisi projek dan skop sebagai sebab utama kegagalan projek.
Copyright Course Technology 2001

3. Apa itu Pengurusan Skop Projek?
Skop merujuk kepada semua kerja yg terlibat dalam menghasilkan produk projek dan proses yang digunakan untuk mencipta produk.
Pengurusan skop projek meliputi proses yg terlibat dalam menakrifkan dan mengawal apa yang perlu dan tidak perlu dimasukkan ke dalam projek.
Kumpulan projek dan pemegang saham mesti mempunyai pemahaman yg sama tentang apa produk yang akan dihasilkan oleh projek dan apa proses yang digunakan dlm penghasilan.
Copyright Course Technology 2001

4. Proses Pengurusan Skop Projek
Permulaan: memulakan projek atau bersambung ke fasa seterusnya.
Perancangan skop: menyediakan dokumen sebagai asas untuk keputusan projek masa depan.
Takrifan skop: membahagikan penghantaran atau ‘deliverable’ utama projek ke dalam komponen kecil yang mudah diurus.
Pentahkikan skop: merasminkan penerimaan skop projek.
Kawalan perubahan skop: mengawal perubahan kepada skop projek.
Copyright Course Technology 2001

5. Memulakan Projek: Perancangan Strategik dan Pemilihan Projek
Langkah pertama dalam memulakan projek adalah melihat kepada gambaran kasar (umum) atau rancangan strategik organisasi.
Perancangan strategik melibatkan objektif perniagaan jangka panjang.
Projek TM sepatutnya menyokong objektif strategik dan kewangan bisnes.
Analisa SWOT
Copyright Course Technology 2001

6. J4-1. Mengapa Firma Melabur dalam Teknologi Maklumat
Copyright Course Technology 2001

7. Mengenalpasti Projek Berpotensi
Banyak organisasi mengikut proses perancangan untuk memilih projek TM.
Pertama, sediakan perancangan strategik TM berasaskan perancangan strategik organisasi.
Kedua, lakukan analisa bisnes.
Ketiga, takrifkan projek berpotensi.
Akhir sekali, pilih projek TM dan tentukan sumber.
Copyright Course Technology 2001

8. R4-1. Proses Perancangan TM
Copyright Course Technology 2001

9. Kaedah Utk Memilih Projek
Biasanya bilangan projek melebihi jumlah masa dan sumber untuk melaksanakan projek.
Penting utk mengikuti proses logikal dalam memilih projek TM utk dilaksanakan.
Kaedah termasuk fokus kpd keperluan meluas, mengkategorikan projek, kaedah kewangan dan model ‘weighted scoring’
Copyright Course Technology 2001

10. Fokus kpd Keperluan Organisasi Yg Luas
Sukar untuk memberikan justifikasi kpd projek TM, tetapi semua bersetuju bhw ia bernilai tinggi.
“It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely”
Tiga kriteria penting untuk projek:
Ada keperluan utk projek
Ada dana
Ada kemahuan kuat untuk menjayakan projek
Copyright Course Technology 2001

11. Mengkategorikan Projek TM
Satu kategori adalah sama ada projek berkaitan
masalah
peluang
arahan
Kategori lain adalah berapa lama utk menyiapkan projek dan bila ia diperlukan
Yg lain, kepentingan keseluruhan projek
Copyright Course Technology 2001

12. Analisa Kewangan Projek
Faktor kewangan adalah faktor penting dalam pemilihan projek
Tiga kaedah utama untuk menentukan ramalan :
Analisa Net present value (NPV)
Return on investment (ROI)
Analisa bayar balik atau payback
Copyright Course Technology 2001

13. Analisa Net Present Value
Analisa net present value (NPV) ialah kaedah mengira ramalan keuntungan/kerugian dari projek dengan mengambil kira semua tunai masuk dan keluar (inflows and outflows) tunai kepada titik semasa
Projek dgn NPV positif patut diambilkira jika nilai kewangan adalah nilai utama
Lebih tinggi sesuatu NPV, lebih baik
Copyright Course Technology 2001

14. R 4-2. Cth Net Present Value
Excel file
Copyright Course Technology 2001

15. Copyright Course Technology 2001
Return on Investment
Return on investment (ROI) ialah pendapatan dibahagikan dengan pelaburang
ROI = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs
Lebih tinggi ROI, lebih baik
Byk organisasi mempunyai kadar pulangan tertentu atau kadar minima ke atas pelaburan untuk projek
Copyright Course Technology 2001

16. Analisa Bayar Balik atau Payback
Analisa payback adalah satu lagi ukuran kewangan yang penting
Tempoh payback adalah jumlah masa utk mendapatkan semula dalam bentuk tunai masuk (inflow) , wang yang dilaburkan dalam projek
Payback berlaku apabila faedah dan kos terkumpul > 0
Kebanyakan organisasi mahukan projek TM dengan tempoh payback yang pendek
Copyright Course Technology 2001

17. R 4-3. NPV, ROI, dan Analisa Payback utk Projek 1
Excel file
Copyright Course Technology 2001

18. R 4-4. NPV, ROI, and Payback Analysis for Projek 2
Excel file
Copyright Course Technology 2001

19. Model Weighted Scoring
Model weighted scoring ialah alat yang menyediakan proses sistematik untuk memilih projek berdasarkan byk kriteria
Pertama kenalpasti kriteria yg penting untuk proses pemilihan projek
Kemudian, tetapkan pemberat (peratus) kpd setiap kriteria (jumlah peratus = 100%
Kemudian tentukan skor untuk setiap kriteria utk setiap projek
Darabkan skor dengan pemberat dan dapatkan jumlah skor
Lihat “What Went Right?” utk penerangan bagaimana sykt kewangan gunakan model weighted scoring utk projek IT
Copyright Course Technology 2001

20. R 4-5. Sample Weighted Scoring Model for Project Selection
Excel file
Copyright Course Technology 2001

21. Copyright Course Technology 2001
Piagam Projek
Setelah membuat keputusan projek mana akan dilakukan, kita perlu rasmikan projek
Piagam projek ialah dokumen yg mengenali dengan formal kewujudan projek dan berikan tujuan ttg objektif dan pengurusan projek
Pemegang saham projek utama mesti tandatangan piagam projek sebagai persetujuan tentang keperluan dan tujuan projek
Copyright Course Technology 2001

22. Jadual 4-2. Cth Piagam Projek
Copyright Course Technology 2001

23. Jadual 4-2. Contoh Piagam Projek
Roles and Responsibilities:
Copyright Course Technology 2001

24. Perancangan Skop dan Pernyataan Skop
Pernyataan skop ialah dokumen yang digunakan utk bangunkan dan sahkan pemahaman tentang skop projek. Ia mengandungi
Justifikasi projek
Penerangan ringkas tentang produk projek
Ringkasan penghantaran atau ‘deliverable’
Kenyataan tentang apa yang menentukan kejayaan projek
Copyright Course Technology 2001

25. Perancangan Skop dan Work Breakdown Structure
Slps perancangan projek disiapkan, langkah seterusnya ialah untuk takrifkan kerja dengan membahagikannya kepada bahagian-bahagian kecil
Definisi skop yg baik
Membantu meningkatkan ketepatan anggaran masa, kos dan sumber
Takrifkan baseline untuk ukuran persembahan dan kawalan propjek
Membantu dalam menyampaikan tanggungjawab kerja yang jelas
Copyright Course Technology 2001

26. Work Breakdown Structure
Work breakdown structure (WBS) ialah analisa berorientasikan hasil ttg kerja yang terlibat dalam projek yg menakrifkan skop projek
Ialah dokumen asas dalam PP kerana ia menyediakan asas utk perancangan dan pengurusan jadual, kos dan perubahan
Copyright Course Technology 2001

27. Rajah 4-6a. Sample Intranet WBS Organized by Product
Copyright Course Technology 2001

28. Rajah 4-6b. Sample Intranet WBS Organized by Phase
Copyright Course Technology 2001

29. Jadual 4-3. Intranet WBS in Tabular Form
1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
Copyright Course Technology 2001

30. Rajah 4-7. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000
Project 98 file
Copyright Course Technology 2001

31. Copyright Course Technology 2001
Rajah Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups
Copyright Course Technology 2001

32. Pendekatan untuk Membangunkan WBS
Gunakan panduan: organisasi seperti DOD, sediakan panduan untuk buat WBS
Pendekatan analogi: Gunakan WBS utk projek yg serupa sebagai panduan
Pendekatan atas bawah: Mulakan dengan butiran terbesar di atas dan terus pecahkan ke butiran yg lebih kecil
Pendekatan bawah atas: Mulakan dengan butiran kecil hingga ke butiran terbesar
Copyright Course Technology 2001

33. Prinsip Asas utk Membangunkan WBS *
1. Satu unit kerja wujud sekali shj dlm WBS.
2. Kandungan kerja butir WBS adalah jumlah butiran WBS di bawahnya.
3. Butiran WBS adalah tanggungjawab 1 individu walaupun ramai org yg mengerjakannya.
4. WBS mesti konsisten dengan cara kerja sebenar kerja dilaksnakan; ia patut melayan kump projek dahulu dan tujuan lain hanya jika praktikal.
5. Ahli kump projek sepatutnya terlibat dalam pembangunan WBS ukt tentukan konsistensi dan beli semula.
6. Setiap butir WBS mesti didokumenkan untuk pastikan pemahaman yg tepat tentang skop kerja di dalam dan diluar butiran
7. WBS - satu alat yg fleksibel utk disesuaikan dengan perubahan di samping mengekalkan kawalan ke atas kandunan kerja dalam projek bergantung kepada pernyatan skop.
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Copyright Course Technology 2001

34. Pentahkikan Skop dan Kawalan Perubahan Skop
Bukan mudah utk mencipta pernyataan skop dan WBS projek
Lbh sukar utk mentahkikkan skop projek dan minimakan perubahan skop
Byk projek IT dipengaruhi ‘scope creep’ and pentahkikan skop yg buruk
FoxMeyer Drug ishtihar bankrap setelah projek robot gudang dilanda scope creep
Jurutera di Grumman panggil satu sistem “Naziware” dan enggan menggunakannya
Copyright Course Technology 2001

35. Jadual 4-4. Faktor Masalah Projek TM*
*Johnson, Jim. CHAOS: The Dollar Drain of Information Technology Project Failures,” Application Development Trends (January 1995)
*Johnson, Jim, "CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures," Application Development Trends, January 1995,
Copyright Course Technology 2001

36. Cadangan untuk Meningkatkan Input Pengguna
Pastikan semua projek ada penaja dari organisasi
Masukkan pengguna ke dalam kumpulan projek
Kerap adakan perjumpaan
Hantar sesuatu kepada pengguna projek dan penaja secara tetap
Tempatkan pengguna dan pembangun di lokasi yg sama
Copyright Course Technology 2001

37. Copyright Course Technology 2001
Cadangan untuk mengurangkan Keperluan Yg Tidak Lengkap dan Kerap Berubah
Bangunkan dan ikut proses pengurusan perubahan
Gunakan teknik seperti prototaip, guna pemodelan kes atau ‘use case modeling’, dan Joint Application Design utk memahami keperluan pengguna
Letakkan semua keperluan dalan penulisan
Cipta PD pengurusan keperluan
Sediakan pengujian yg mencukupi
Gunakan proses untuk mengulas perubahan dari perspektif sistem
Tekankan tarikh selesai
Copyright Course Technology 2001