1. Tin học ứng dụng (Ch1 - Cơ sở dữ liệu)
Trần Trung Hiếu
Bộ môn công nghệ phần mềm – Khoa CNTT
Hanoi University of Agriculture
Office location: 3rd floor, Administrative building
Website:
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

2. Nội dung chính Khái niệm Sắp xếp(Menu Data/Sort)
Lọc dữ liệu (Menu Data/Filter)
Các hàm xử lý cơ sở dữ liệu
Bảng hai chiều (Menu Data/Pivot Table)
In trang tính
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

3. 1. Khái niệm CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

4. Ví dụ
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

5. 2. Sắp xếp (Menu Data/Sort)
Khi sắp xếp CSDL → phải chọn tất cả các cột.
Danh sách không có dòng tên trường thì tên cột sẽ thay tên trường.
Có thể sắp xếp theo dòng hoặc theo cột
Cách làm: Chọn miền →chọn menu Data/Sort
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

6. Sắp xếp (Menu Data/Sort)
Chọn sắp xếp tăng hay giảm dần
Chọn cột sắp xếp
Có thể sắp xếp tối đa ba cột
Có để tiêu đề ở đầu dòng không?
Chọn Option để định thứ tự khóa đầu tiên theo danh sách
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

7. Sắp xếp (Menu Data/Sort)
Xếp nhanh bằng biểu tượng trên thanh Standard nhưng trước hết phải làm các thao tác:
Chọn miền là danh sách gồm cả dòng tên trường đặt tên Database (theo quy định)
Rồi mới bấm icon để sắp xếp
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

8. 3. Lọc dữ liệu (Menu Data/Filter)
Dùng để lấy các bản ghi thỏa mãn điều kiện nhất định.
Có hai loai:
AutoFiter: hỗ trợ điều kiện lọc.
Advanced Filter: tự định nghĩa điều kiện lọc.
Cách sử dụng:
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

9. 3.1 AutoFilter Chọn miền CSDL, đặt tên Database.
Vào menu Data/Filter/AutoFilter
Click mũi tên để lọc
Hiện 10 bản ghi đầu tiên
Tùy chình
Hiện tất
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

10. 3.2 Advanced Filter Các bước:
Định miền điều kiện(có thể đặt tên Criteria) gồm: dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, các dòng ghi điều kiện liền kề bên dưới. Các Đkiện cùng dòng là phép toán AND, khác dòng là phép OR
Ví dụ:
M1 = 5
M2 >=6
5<M2<=9
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

11. Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

12. 4. Các hàm xử lý cơ sở dữ liệu
Cú pháp:
Tên_hàm(MiềnCSDL,Cột n,Miền_tiêu_chuẩn)
tính toán trên trường ở đối số thứ 2 của miền CSDL thoả mãn miền tiêu chuẩn.
Đối số thứ 2 cũng có thể là tên cột (tên trường).
Tên_hàm gồm:
DSUM: Tính tổng của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện
DMAX: Tìm Max của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện
DMIN: Tìm Min của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện
DAVERAGE: Tính trung bình của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện
DCOUNT: Đếm số ô của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

13. Ví dụ
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

14. Tính toán theo nhóm số liệu
B1: Sắp xếp CSDL với khoá là trường phân nhóm
B2: Chọn CSDL, gồm cả dòng tên trường
B3: vào menu Data/Subtotal…
Chọn trường phân nhóm
Chọn hàm cần tính
Chọn những trường cần tính toán
Nên để 2 lựa chọn mặc định như hình vẽ
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

15. Kết quả
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

16. 5. Bảng hai chiều (Menu Data/Pivot Table)
Tổng kết dữ liệu theo phân loại “catogories” dữ liệu.
Pivot Table có các khái niệm:
Row field: số liệu dùng để ghi các đầu dòng ở bảng hai chiều.
Column field: số liệu dùng để ghi các đầu cột ở bảng hai chiều.
Page field: số liệu dùng để ghi các đầu trang ở bảng hai chiều
Data : số liệu để tính
Các bước:
Chọn CSDL và đặt tên là Database
Vào menu Data\PivotTable and …
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

17. Bước 1 Chọn nguồn dữ liệu Chọn kiểu report Ấn Next để tiếp tục
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

18. Bước 2
Chọn miền dữ liệu
Next để tiếp tục
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

19. Bước 3 Chọn nơi đặt PivotTable Đặt ở trang tính mới
Đặt trên cùng trang tính
Bố trí PivotTable (2)
Các tùy chọn với PovotTable (1)
Kết thúc (3)
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

20. Các tùy chọn với PivotTable (1)
Tổng chung cho cột
Tổng chung cho hàng
Dùng bảng mẫu
Giữ định dạng
Lặp các nhãn trên mỗi trang in
Lưu dữ liệu với bảng trình bày
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

21. Bố trí PivotTable (2)
Kéo tên trường vào một trong các miền Row/ Column/ Data/ Page
Mặc định ở miền Data là tính tổng của trường. Bạn muốn thay đổi công thức tính thì bấm đúp vào tên trường.
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

22. Kết thúc (3)
Được PivotTable như hình
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

23. 6. In trang tính
Trước khi in ấn cần phải định dạng trang in để được trang in đúng yêu cầu
Vào menu File\Page Setup…
Một cửa sổ hiện lên cho bạn cấu hình các tham số
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

24. Kích thước trang: chọn A4
Định dạng trang in
Tab Page:
Trang dọc
Chọn để in
Xem trước khi in
Trang xoay ngang
Kích thước trang: chọn A4
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

25. Định dạng trang in (2) Tab Margins: Chọn kích thước các lề trang in
Căn giữa trang nội dung cần in
+ theo chiều ngang
+ theo chiều dọc
Ch1 - Cơ sở dữ liệu

26. In ấn (Ctrl+P, File/Print)
Chọn máy in
Chọn thông số máy in
In tất cả
Chọn số bản cần in
In từ trang #1 đến trang #2
Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview
Ch1 - Cơ sở dữ liệu