1. شش سيگما يعني ‹‹ پول ››
You Do It For Money

2. شش سیگما چیست؟
شش سیگما یک فلسفه مديريتی بر اساس نزديک شدن به خواست مشتری ، کاهش هزينه ها و بهبود اعتبار تولید کنندگان است.
شش سيگما یک متدولوژی است با مجموعه ای از ابزارهای آماری در راه رسیدن به تعداد عيب کمتر از 3.4 در ميليون.

3. مشکلاتی که بوسیله شش سیگما برطرف میشود
تعریف تعداد زیادی پروژه بهبود کیفیت و اختصاص وقت زیادی از افراد سازمان برای به انجام رساندن آنها در سازمان یکی از مشکلات آشنا برای کلیه مدیران است.
این پروژه ها به علتهای متفاوت و توسط افراد مختلفی در سازمان تعریف می شوند. برخی در نیمه رها می شوند، برخی به انتها می رسند ولی در نهایت هزینه های مورد نیاز برای اجرای اقدامات اصلاحی چنان بالاست که عملا اجرای آنرا غیر اقتصادی و توجیه ناپذیر می کند
از سوی دیگر نمی توان نسبت به "کیفیت" بی تفاوت بود. بقا در عرصه رقابت تولید کنندگان را وادار می کند تا هرچه بیشتر کیفیت محصولات خود را بالا ببرند و قیمت آنرا کاهش دهند.از آنجا که هیچ کس مایل نیست سود خود را کاهش دهد، تنها راه کاهش قیمت تمام شده محصول با حفظ کیفیت و یا افزایش آن است.

4. چه چیز جدیدی در شش سیگما وجود دارد؟
سه ویژگی عمده شش سیگما را از سایر برنامه های کیفیت مجزا می سازد:
شش سیگما بسیار نتیجه گرا است
پروژه های شش سیگما باعث بازگشت سرمایه بسیار بالایی می شوند.
شش سیگما یک تغییر در عملکرد مدیریت است نه سخت و شدید کار کردن

5. مروري بر شش سيگما
شش سیگما در راستای دستیابی به EFQM استراتژی بسیار قدرتمندی برای کاهش هزینه ها و افزایش قدرت رقابتی سازمانها به شمار می رود.
این روش، مانند حلقه های زنجیر ابزارهای کیفی دیگر را به هم متصل کرده و تقدم و تاخر اجرای آنها را مشخص می کند. وسعت عملکرد این متدولوژی به گونه ای است که سایر ابزارها و تکنیکهای کیفی از اجزای آن به شمار رفته و زیر چتر آن قرار می گیرد. به همین دلیل اجرای آن در مراحل اولیه باید زیر نظر کارشناسان حرفه ای شش سیگما با مدارک معتبر که "کمربند سیاه" و "کمربند سیاه ارشد" نامیده می شوند انجام پذیرد.

6. به واسطه آموزش های شش سیگما، حاشیه سود و نیز نرخ بازگشت سرمایه سازمانها افزایش می یابد.
اجرای آن با استفاده از ابزارهای آماری و طراحی آزمایشات است وبه شدت نتیجه گراست.
ارزیابی عواید و سود حاصل ازاجرای این پروژه در سازمانها همواره باید توسط بخش مالی آنها محاسبه شود بنابراین، نتایج آن همواره در دسترس مدیران ارشد قرار دارد.

7. برخلاف بسیاری از رویه های کیفی که به بهبودهای پایین به بالا اهمیت می دهند، این روش رویکردی کاملا از بالا به پایین است و باید با علاقمندی و پیگیری مستمر مدیریت عالی در شرکتها هدایت شود. (در واقع کدام مدیر ارشد می تواند نسبت به پروژه ای با سود میلیاردی بی تفاوت باشد)
هدفگذاری در شش سيگما نه برای "چندین درصد"، بلکه برای "چندین برابر" بهبود است . طبق تحقیقات موسسه sixsimma Institute متوسط صرفه جویی های سالانه بیش از 700 شرکت متوسط و بزرگ با اجرای این روش بین 200,000 تا 600,000 دلار بوده است.

8. چگونه؟
براي دستيابي به اين كاهش هزينه شش سيگما سه حوزه را كه مانند" چاه بزرگی که پول شما را می بلعد بدون آنکه ارزشی به محصول اضافه کند" هدف قرارداده و هزينه ها را در اين سه منطقه كاهش مي دهد.
1- تعيين پروژه ها:این متدولوپی کل فرایندها و فعالیتهای مربوط به یک محصول خاص را از تامین مواد اولیه تا تولید ، فروش و خدمات پس از فروش تحت پوشش می گیرد و در سرتاسر این زنجیره، "چاه پول" را به شما نشان می دهد. به این ترتیب فعالیتها را به سمت پروژه های بهبود اساسی که منجر به سود قابل توجه می شوند هدایت می کند.
2- تكميل پروژه ها:با تهیه منشور در آغاز کار قابلیت اجرای فعالیتهای بهبود انتخاب شده و میزان صرفه جویی تخمینی حاصل ازاجرای آنها در ابتدایی ترین گامها با روشهای شش سیگما به دقت بررسی شده و تعهدات لازم اخذ می شود. لذا احتمال ناتمام ماندن پروژه ها به حداقل ممکن کاهش خواهد یافت.
3- مقرون به صرفه بودن :پروژه ها تنها پس از انجام محاسبات مالی و تایید آنها توسط امور مالی شرکت ذینفع اجرا خواهند شد. لذا در هر زمان تنها تعداد معدودی پروژه در حال اجراست با توجه به موقعیت سازمان دارای بیشترین میزان اثربخشی و نرخ بازگشت سرمایه باشند و به این ترتیب از هدر رفتن انرژی افراد سازمان به دلیل شرکت در پروژه های متعدد نیز جلوگیری می شود.

9. مدل آموزش و پیاده سازی شش سیگما
مدل آموزش شش سیگما بر پایه پروژه استوار است. در این مدل ابتدا با همکاری مشاورین تعدادی پروژه بهبود سود آور که اجرای آنها مورد نظر و تمایل مدیریت ارشد سازمان است انتخاب شده و سپس آموزشها آغاز می شوند. در هرفاز ابتدا ابزارها آموزش داده شده و سپس در پروژه های منتخب بصورت عملی بکار گرفته می شوند. این رویکرد باعث خواهد شد علاوه برا اجرای آموزشها بصورت تئوری و عملی، اثر بخشی متدولوژی شش سیگما نیز به وضوح نمایان شود.

10. نقشها و مسئولیتهادر پروژه شش سیگما
برای نقشها و مسئولیتهای درگیر در شش سیگما اصطلاحات استانداردی تقریبا در تمام دنیا رایج است.
مهمترین این نقشها عبارتند از:

11. رهبر اجرایی (Executive Leader)
این فرد وظیفه هماهنگی بین کل فعالیتهای شش سیگما را برعهده دارد. وی اغلب در سطح مدیریت عامل یا قائم مقام مدیر عامل است و به عنوان رهبر اجرایی کل فعالیتهای شش سیگما نظارت دارد . او اصلی ترین مسئول اجرایی شش سیگما است.

12. Champion (رهبر پروژه)
این فرد صاحب واقعی پروژه است. کسی که تشخیص داده اجرای این پروژه برای سازمان لازم است، دستوراجرای آن را داده و از آن حمایت می کند. انتظار می رود این فرد در سازمان دارای قدرت اجرایی برای پیاده سازی بهبودها بوده و قادر باشد موانع موجود بر سر راه پروژه را برطرف نماید. در اکثر مواقع این فرد از مدیران ارشد سازمان خواهد بود. برای این افراد یک دوره آموزشی دو یا سه روزه تدارک دیده می شودکه در پایان آن می توانند پروژه های قابل اجرا بوسیله شش سیگما را در سازمان تشخیص داده و بطور موثری رهبری تیمهای شش سیگما را در سازمان بعهده بگیرند.

13. Green Belt (کمربند سبز)
کسانی که دارای دانش و توانایی کافی در زمینه اجرای متدولوژی شش سیگما، ابزارهای تحلیل دقیق و روشهای فنی حل مساله هستند. این افراد که به دلیل پیچیدگی آموزشهای مورد نیاز عموما از سطوح کارشناسی انتخاب می شوند، باید خلاق و علاقمند به بهبود محصول و فرایند بوده و از روحیه همکاری خوبی برخوردار باشند. پذیرای آموزشها باشند وتیم را در مسیری پیوسته بسوی موفقیت رهبری کنند. برای این افراد متناسب با نیاز سازمان یک دوره آموزشی 10 تا 16 روزه تدارک دیده می شود که در پایان آن به کلیه فنون و ابزارهای مورد نیاز در شش سیگما مسلط خواهند بود. این آموزشها می تواند در رده های مدیریتی سازمان هم اجرا شود. توصیه معمول آموزش حدود 10% از افراد سازمان تا سطح کمربند سبز است

14. Black Belt (کمربند سیاه)
این افراد کسانی هستند که توانایی هدایت پروژه ها، اصلاح اشتباهات و هدایت آنها در مسیر صحیح را دارند. در سازمانهایی که مدیران آنها دوره کمربند سبز را نگذرانده باشند حضور چنین فردی با دانش و توانایی کامل در زمینه شش سیگما برای مشاوره با مدیریت ارشد سازمان ضروری است. افراد دارای رتبه کمربند سیاه می توانند آموزشهای دوره کمربند سبز را اجرا کرده و با مدیریت ارشد در زمینه انتخاب پروژه ها همکاری کند. کسانی مجاز به شرکت در دوره کمربند سیاه هستند که قبلا کمربند سبز بوده و حداقل دو پروژه شش سیگما را بطور موفقت آمیز اجرا کرده باشند. برای این افراد یک دوره 16 روزه تدارک دیده می شود. توصیه معمول آموزش حدود 1% ازافراد سازمان تا سطح کمربند سیاه است

15. Check Financial Officer (کارشناس محاسبات مالی)
این فرد یکی از مسئولین مالی سازمان و مسئول بررسی و صحه گذاری سود حاصل از پروژه ها است و نقش بسیار کلیدی بر عهده دارد. این محاسبات دو بار انجام می شود. باراول قبل از اجرای پروژه بصورت پیش بینی و بار دوم، چهار تا شش ماه پس ازاجرای پروژه که در آن سود حاصله واقعی محاسبه می شود. کارشناس محاسبات مالی باید در شغل خود دارای توانایی کامل و تسلط فراوان باشد. شرکت کردن این فرد دردوره کمربند سبز توصیه می شود ولی اجباری نیست.

16. اجرای پروژه های شش سیگما چه میزان از وقت افراد سازمان را به خود اختصاص می دهد؟
پیاده سازی شش سیگما نیازمند سرمایه گذاری قابل توجه در زیر ساختهاست وتعداد پروژه هایی که می تواند انجام شود تابعی از میزان پشتیبانی افراد از پیاده سازی شش سیگما است. برای موفقیت پروژه ها معمولا Champion علاوه بر شرکت در یک کلاس آموزشی دو روزه که در ابتدای پروژه تشکیل می شود، باید ماهانه حداقل دریک جلسه یکساعته پیشرفت ومراحل اجرای هر پروژه را بررسی نماید.
کارشناسان کمربندسبز حدود 30% از وقت خود را صرف پروژه های شش سیگما می نمایند یعنی علاوه بر شرکت در کلاسهای آموزشی که دو روز در ماه خواهد بود، باید حدود یک روز در هفته را به اجرای پروژه خود اختصاص دهند.
ودر نهایت شش سیگما یک کار تمام وقت برای کارشناس کمربند سیاه است. 100% وقت این افراد که سازمان تنها به تعداد بسیار کمی از آنان نیاز دارد صرف آموزش و هدایت پروژه های شش سیگما در سازمان خواهد شد.

17. شرایط برگزاری پروژه شش سیگما چگونه است و چه مدت به طول خواهد انجامید؟
کل مدت زمان اجرای پروژه 8 ماه خواهد بود. آموزشها با دوره دو روزه champion آغاز خواهد شد و پس از انتخاب پروژه های بهبود وانجام بررسی های مالی مورد نیاز توسط امور مالی سازمان، افراد واجد شرایط انتخاب شده و دوره کمربند سبز آغاز می شود. آموزشهای دوره کمربند سبز طی 6 ماه بصورت دو روز در هر ماه خواهد بود و در فاصله یکماهه بین دو آموزش افراد فرصت دارند تا مطالب آموخته شده را در پروژه خود پیاده کنند. صحت اجرای این پروژه هرماهه توسط یک کارشناس کمربند سیاه بررسی و اصلاح می شود. پس از پایان دوره آموزش کمربند آزمون کتبی و عملی برگزار شده و یک ماه پس از آن نتایج عملی آن به مدیریت ارشد و سایر ذینفعان طی یک جلسه ارائه خواهد شد.

18. متدولوژی های شش سيگما
برای انجام پروژه های شش سيگما از متدولوژی های مختلفی استفاده می شود:
DMAIC : متدولوژی بهبود وضعيت فعلی
DFSS: متدولوژی طراحی وضعیت جدید
TQSS: متدولوژی فرایندهای خدماتی و فاقد داده های آماری

19. تعریف پروژه
بهترین عناوین برای پروژه های شش سیگما در سه حوزه زیر قرار می گیرد:
1- کاهش هزینه
2- کاهش زمان انجام کار
3- افزایش کیفیت

20. زمانی که یک شرکت پرچم شش سیگما را بلند می کند، بدین معنا است که آنها می خواهند تا حد امکان محصولات و فرایندهای خود را به سطح شش سیگما یعنی 3.4 نقص در میلیون برسانند.