1. Universiti Putra Malaysia
Penilaian Laman Web PTJ
LAPORAN

2. Ringkasan Eksekutif
Penilaian Laman Web PTJ (Fasa 1 iaitu peringkat pematuhan garis panduan) telah dijalankan pada 19 Disember 2013 dan tamat pada 24 Januari 2014.
Kriteria yang diubahsuai daripada garis panduan penilaian laman web yang dibangunkan oleh Multimedia Development Corporation (MDEC) dan Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit (MAMPU).
Sehingga 19 Disember 2013, terdapat 76 laman web PTJ yang disenaraikan oleh MarComm untuk dinilai tetapi hanya 75 saja yang boleh dibuat penilaian. (Sekolah Pengajian Siswazah masih menggunakan laman web lama)
Keputusan penilaian menunjukkan 14 PTJ memperolehi markah (18.7%), 24 PTJ dengan markah 89-80% (32.0%), 13 PTJ mendapat 79-70% (17.3%), 11 PTJ dengan markah 69-60% (14.6%), 5 PTJ memperolehi 59-50% (6.7%), 5 PTJ dengan markah 49-40% (6.7%) dan 3 PTJ mendapat 39-30% (4.0%).
Isu utama: Kualiti terjemahan maklumat dalam Bahasa Inggeris (termasuk kandungan yang belum mempunyai terjemahan), Arkib yang tidak mempunyai kandungan, Gaya penulisan, susunan maklumat dan kualiti Kandungan (memenuhi keperluan pelanggan), tiada Piagam Pelanggan (termasuk laporan piagam pelanggan), pemilihan Gambar (tidak berkualiti), Direktori Staf (terjemahan jawatan, tidak komprehensif di PTJ dan tidak dikemaskini), tiada paparan pada maklumat Terkini, dan Menu Pelanggan dan Menu Utama yang kurang tepat dan tidak lengkap.

3. Penilaian laman web mempunyai objektif utama seperti berikut :
Memantau pembangunan laman web berdasarkan Garis Panduan Laman Web PTJ
Mengenalpasti isu-isu penting berkaitan pembangunan laman web PTJ
Mengemukakan cadangan penambahbaikan laman web UPM dan PTJ

4. Objektif Laman Web
Membantu bakal pelajar mendapat maklumat dan sumber penting UPM, dan sekali gus menarik minat menjadikan UPM sebagai destinasi pengajian tinggi utama dalam kalangan lima Universiti Penyelidikan di Malaysia.
Membantu bakal pelajar (khususnya antarabangsa) dalam program mobiliti, internship dan lain-lain.
Meningkatkan penglibatan alumni dalam aktiviti universiti termasuk memudahkan sumbangan derma, endowmen, wakaf ilmu dan lain-lain.
Mewujudkan komuniti universiti yang lebih luas, termasuk penyertaan masyarakat dalam pelbagai aktiviti pengembangan, sukarelawan, dan perkongsian ilmu.
Menyediakan pemegang taruh dengan pelbagai maklumat seperti polisi, peraturan, sistem tadbir urus, perkembangan dan lain-lain termasuk peluang pekerjaan dan maklumat pekerjaan
Mempelawa hubungan korporat, antarabangsa dan industri dalam aktiviti penyelidikan, keusahawanan, pengajaran, dan pembangunan pelajar.

5. Pengguna Laman Web Staf Pelajar Semasa
Bakal Pelajar (Lepasan Sekolah, Martikulasi, Politeknik, Kolej, dan IPT lain
Bakal Pelajar (Program Mobiliti, Pertukaran dan Internship)
Bakal Staf
Ibu Bapa
Alumni
Masyarakat
Penaja
Media
Kementerian dan Agensi Kerajaan Yang Berkepentingan
Rakan MoU dan MoA
Sektor Korporat
dan lain-lain

6. KEPUTUSAN

7. Keputusan Penilaian Hasil Semakan
Maklumat Peratus Pencapaian Pembangunan Laman Web Mengikut PTJ Bagi Tahun 2013 adalah seperti JADUAL

8. 14 (18.7%) daripada 75 PTJ berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
37 (49.3%) PTJ tidak mencapai 80.0%
37 PTJ tersebut meliputi:
11 Kolej Kediaman (29.7%)
3 Fakulti (8.1%)
5 Institut (13.5%)
8 Pusat dan Akademi (21.6%)
10 Pejabat/ Bahagian (27.0%)
14 PTJ tersebut meliputi:
4 Fakulti : 28.6%
2 Institut : 14.3%
1 Kolej Kediaman : 7.1%
5 Pusat dan Akademi : 35.7%
2 Pejabat/Bahagian : 14.3%
Peratus
Siap
Bil
PTJ
(%)
90-100 14
18.7
80-89 24
32.2
70-79 13
17.3
60-69 11
14.6
50-59 5
6.7
40-49
30-39 3
4.0 75
100%

9. 4 daripada 16 Fakulti berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
Fakulti Sains dan Teknologi Makanan : 96.4%
Fakulti Pertanian : 94.4%
Fakulti Sains Pertanian dan Makanan : 91.3% Kampus Bintulu
Fakulti Pengajian Pendidikan : 90.3%
3 Fakulti tidak mencapai 80.0%
Fakulti Sains : 79.1%
Fakulti Ekologi Manusia : 70.4%
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan : 65.8%
Peratus
Siap
Bil
Fakulti
(%)
90-100 4
25.0
80-89 9
56.2
70-79 2
12.5
60-69 1
6.25

10. % Pembangunan Laman Web PTJ
Hasil Semakan Pembangunan Laman Web PTJ oleh Jawatankuasa Pemantauan Laman Web PTJ
Bil.
FAKULTI
% Pembangunan Laman Web PTJ
(19 Dis 2013 – 24 Jan 2014) 1
Fakulti Pertanian
94.4 % 2
Fakulti Perhutanan
87.9 % 3
Fakulti Perubatan Veterinar
88.73 % 4
Fakulti Ekonomi dan Pengurusan
82.5 % 5
Fakulti Kejuruteraan
80.8 % 6
Fakulti Pengajian Pendidikan
90.32 % 7
Fakulti Sains
79.1 % 8
Fakulti Sains dan Teknologi Makanan
96.36 % 9
Fakulti Ekologi Manusia
70.37 % 10
Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi
85.5 % 11
Fakulti Rekabentuk dan Senibina
87.8 % 12
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan
65.8 % 13
Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat
82.9 % 14
Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul
86.4 % 15
Fakulti Pengajian Alam Sekitar
85.3% 16
Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, UPM Kampus Bintulu
91.3 %

11. 2 daripada 9 Institut berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
Institut Teknologi Maju : 97.3%
Institut Biosains : 90.0%
5 Institut tidak mencapai 80.0%
Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan : 79.2%
Institut Pengajian Sains Sosial : 74%
Institut Gerontologi : 73.6%
Institut Penyelidikan Matematik : 67.8%
Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan : 60.7%
Peratus
Siap
Bil
Institut
(%)
90-100 2
22.2
80-89
70-79 3
33.4
60-69

12. % PEMBANGUNAN LAMAN WEB PTJ
Hasil Semakan Pembangunan Laman Web PTJ oleh Jawatankuasa Pemantauan Laman Web PTJ
BIL
INSTITUT
% PEMBANGUNAN LAMAN WEB PTJ
(19 Dis 2013 – 24 Jan 2014) 1
Institut Biosains
90 % 2
Institut Teknologi Maju
95.5 % 3
Institut Gerontologi
73.58 % 4
Institut Penyelidikan Matematik
67.74% 5
Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan
79.25 % 6
Institut Penyelidikan Produk Halal
86.6 % 7
Institut Pengajian Sains Sosial
74 % 8
Institut Pertanian Tropika
88.5 % 9
Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan
60.7 %

13. 5 daripada 16 Pusat/Akademi termasuk Taman Pertanian dan Pusat Asasi Sains Pertanian berjaya menyiapkan % laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
5 Pusat tidak mencapai 80.0%
Pusat Islam Universiti : 64.5%
Pusat Sukan : 50.0%
Pusat Asasi Sains Pertanian : 46.0%
Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear : 32.4%
Pusat Pembangunan Akademik : 48.5%
Akademi Sukan : 45.0%
Pusat Kesihatan Universiti : 97.4%
Pusat Pemajuan Kompentasi Bahasa : 95.0%
Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser : 90.7%
Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar : 96.0%
Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : 92.4%
Peratus
Siap
Bil
Pusat
(%)
90-100 5
29.4
80-89 4
23.5
60-69 3
17.6
50-59 1
5.9
40-49
30-39

14. 1 daripada 17 Kolej berjaya menyiapkan 90-100% laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
Kolej Sebelas : 91.9%
Kolej Sepuluh 41.9%
11 Kolej tidak mencapai 80.0%
Kolej Kelima 63.3%
Kolej Keenam 37.8%
Kolej Duabelas 59.8%
Kolej Enambelas 33.3%
Kolej Empatbelas 78.0%
Kolej Tigabelas 58.0%
Kolej Canselor 77.4%
Kolej Kedua 57.9%
Kolej Tun Dr. Ismail 74.5%
Kolej Tun Perak 47.5%
Peratus
Siap
Bil
Kolej
(%)
90-100 1
5.9
80-89 5
29.4
70-79 3
17.6
60-69
50-59
40-49 2
11.8
30-39

15. Perpustakaan : 95.5% Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi) : 90.3%
2 daripada 16 Pejabat/Bahagian berjaya menyiapkan % laman web mengikut Garis Panduan Laman Web UPM
Peratus
Siap
Bil
Pejabat/
Bahagian
(%)
90-100 2
12.5
80-89 4
25.0
70-79 5
31.2
60-69
50-59 1
6.2
Perpustakaan : 95.5%
Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi) : 90.3%
10 Pejabat/Bahagian tidak mencapai 80.0%
Bahagian Akademik : 77.1%
Pejabat Naib Canselor : 76.8%
Pejabat TNC (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) : 75.5%
Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset : 75.5%
Bahagian Keselamatan : 73.4%
Bahagian Audit Dalam : 68.1%
Pejabat Pendaftar : 67.0%
Pejabat TNC (Jaringan Industri dan Masyarakat : 62.5%
Pejabat Penasihat Undang-undang : 60.9%
Bendahari : 59.4%

16. Isu Utama Kualiti Penulisan Pautan Bahasa Direktori Staf Kandungan
Tatabahasa
Ejaan
Kandungan
Pautan
Broken Links
Impak Rangkaian
Terus kepada kandungan
Bahasa
Bahasa Malaysia
Bahasa Inggeris
Bahasa ke-3? 1 2 3
Direktori Staf
Terjemahan Jawatan
Kemaskini Maklumat
Tidak lengkap (PTJ)
Kandungan
Tiada kandungan (arkib, muat turun)
Nilai dan kesesuaian kandungan
Tidak dikemaskini (statistik, banner promosi dan pengumuman
Pertanyaan
No. Telefon
No. Faksimili
(Pegawai yang bertanggungjawab) 4 5 6

17. Isu Utama Terkini Pautan Pantas Perkhidmatan dalam Talian U-Respon
Notification Feedback
Respon
Media Sosial
Facebook
Twitter
YouTube Kemaskini??
Acara
Paparan tidak lengkap 7 8 9
Terkini
Tiada Maklumat PTJ
Pautan Pantas
Pertindihan dengan pautan (PTJ)
Perkhidmatan dalam Talian
Pertindihan dengan pautan 10 11 12

18. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN & KANDUNGAN

19. Giving to College/ Faculty or Giving to UPM
Kebanyakan laman web universiti antarabangsa mempunyai kandungan khas untuk Give atau Giving To Faculty atau Giving To University. Bagaimanapun, UPM atau PTJ belum membangunkan menu untuk sumbangan daripada alumni atau masyarakat khususnya sumbangan yang dibuat melalui online seperti Ways to Give, Your Impact dan Recognition.
(Wakaf Ilmu sebagai salah satu komponen)
Informasi Pertanian (AgriPutra)
UPM perlu mewujudkan satu Menu atau ikon “PERTANIAN” sebagai satu informasi yang unik dan khusus di laman web utama UPM. Melalui menu tersebut, UPM boleh berkongsi maklumat berkenaan kekuatan disiplin pertanian. Perkongsian kaedah penanaman yang betul (untuk beberapa jenis tanaman utama atau lain-lain), pertanian komersial, komoditi, penyakit tanaman, hasil penyelidikan pertanian, konservatori pertanian, buku dan lain-lain penerbitan yang berkaitan.

20. Piagam Pelanggan U-Respon
UPM dan PTJ perlu memaparkan dan mengemaskini piagam pelanggan sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh setahun. Piagam pelanggan yang dibangunkan mestilah berfokuskan kepada perkhidmatan utama dan mempunyai elemen SMART iaitu Specific, Measureable, Attainable, Relevant and Time-Specific.
U-Respon
iDEC hendaklah melihat semula keupayaan sistem U-Respon dalam memberikan Feedback Notification atau Response. Terdapat kes di mana (semasa penilaian MDEC dan SIRIM), pelanggan tidak menerima maklum balas sebagaimana diperlukan dalam sistem U-Respon.

21. Slider
Cara persembahan slider belum berada pada tahap yang memuaskan pada kebanyakan slider laman web PTJ. Gaya penulisan dan gambar pada slider seharusnya mempunyai elemen “pemasaran” yang memfokuskan kepada pemberitahuan penemuan, peristiwa, kempen, pencapaian, kepakaran, aktiviti CSR dan lain-lain. Kadang-kadang slider juga boleh diletakkan vidoe yang memberi penerangan secara jelas dan menarik tentang maklumat yang hendak disampaikan.
Slider bukan sahaja mempunyai gambar yang boleh mempengaruhi, membujuk dan menarik perhatian tetapi ia juga perlu dilengkapkan dengan penulisan yang mempunyai maklumat selanjutnya pada halaman yang berkaitan. Contoh slider pada laman web National University of Singapore, Stanford University dan University of Michigan boleh dijadikan panduan.
Direktori Staf
PTJ perlu memastikan semua staf kemaskini maklumat nombor telefon di dalam sistem SISMAN supaya direktori mempunyai maklumat nombor perhubungan yang tepat. Terjemahan jawatan juga perlu dilihat dengan teliti supaya ia melambangkan maksud dan fungsi jawatan yang sebenar. Begitu juga dengan direktori di PTJ seperti Institut, Pejabat dan Bahagian, terdapat nama pensyarah (asal Fakulti) yang tidak disenaraikan dalam direktori berkenaan kerana maklumat tersebut terdapat di Fakulti. IDEC perlu memainkan peranan untuk memastikan semua direktori tersebut boleh diakses di semua web PTJ. Pandangan pelanggan supaya perkataan Prof., Dr., Prof. Madya, Tuan, Puan, Cik diletakkan dihujung nama (dalam kurungan), perlu dipertimbangkan sewajarnya.

22. Pengemaskinian Maklumat
Berita Semasa
Kebanyakan laman web PTJ memaparkan gambar yang sama untuk semua berita semasa pada muka hadapan laman web masing-masing. Ini menunjukkan tiada kepelbagaian dan keunikan berita semasa untuk PTJ berkenaan. Terdapat juga kekeliruan bentuk berita semasa dan pengumuman di mana ada PTJ yang meletakkan pengumuman dalam berita semasa. Penulisan berita mempunyai format yang tersendiri dan secara akademiknya adalah berdasarkan 5W dan 1H. Jika perlu, kursus penulisan berita perlu dibuat kepada semua pegawai berkaitan.
Pengemaskinian Maklumat
Maklumat yang dipaparkan samada dalam statistik, direktori, pengumuman, hebahan, terkini, slider, acara, banner, berita, promosi dan lain-lain perlu dikemaskini dari semasa ke semasa. Contohnya, masih terdapat banner aktiviti yang telah dijalankan lebih daripada 1 bulan dipaparkan dalam laman web PTJ.

23. Maklumat Penyelidikan
Informasi Alumni
Dicadangkan supaya ikon Alumni mengandungi maklumat seperti berikut: Profil Alumni UPM/Fakulti yang mencipta nama pada peringkat kebangsaan atau antarabangsa (Menteri Kabinet, Wakil Rakyat, Usahawan berjaya, Tokoh Korporat, Ahli Sukan dan lain-lain), kaedah memberi sumbangan (Giving Back) termasuk bentuk sumbangan dan kepentingan sumbangan, Pendaftaran alumni secara online, memaparkan aktiviti alumni, memuatnaik penerbitan alumni (jika ada) dan mempelawa Sukarelawan Alumni untuk aktiviti universiti.
Maklumat Penyelidikan
RMC diminta supaya melihat semula dan mengenalpasti bentuk maklumat yang perlu dipaparkan oleh Fakulti dan Institut dengan mengambilkira maklumat tersebut diperlukan dan penting kepada pelanggan. Keperluan dengan ertikata perkongsian penemuan, penerangan perkhidmatan, bidang keutamaan (bentuk penulisan), menawarkan kerjasama, kepakaran dan lain-lain. Apabila semula elemen strategik ditetapkan, satu garis panduan bagaimana memaparkan maklumat supaya lebih konsisten dan menarik dibentuk untuk digunapakai oleh semua PTJ.

24. Maklumat Kolej Kediaman
Melihat semula cadangan maklumat berikut untuk dimasukkan dalam laman web Kolej Kediaman : Peraturan Kolej Kediaman Pelajar, Panduan Penggunaan Kemudahan, Kehidupan Kampus, Panduan Keselamatan, Motivasi Pembelajaran, Pengurusan Masa, Panduan atau Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Pelajar, Teknik Pembelajaran, Kepimpinan Pelajar, Protokol, Etiket Sosial, Pemakanan Kesihatan, Perpaduan, Kaedah Penajaan, Sukarelawan, Sekretariat atau Biro yang ditubuhkan di Kolej dan pelbagai input lain yang boleh memberi manfaat kepada pelajar dan pelanggan
Pautan Luar
Dicadangkan institusi yang mempunyai MoU/MoA dibuat pautan pada laman web PTJ. Dan PTJ perlu maklumkan kepada institusi berkenaan tentang inisiatif yang diambil.

25. Program Penilaian Laman Web Fasa 2
Jadual Penilaian 2014
Program Penilaian Laman Web Fasa 2
Program Penilaian Laman Web Fasa 3
Tarikh : 21 – 30 April 2014
Penilaian dalam kalangan pengguna iaitu:
Pelajar
Bakal pelajar
Pelawat
Staf
Alumni
Metodologi:
Soal Selidik
Senarai semak kriteria kandungan dan kualiti penulisan
Tindakan pembetulan dan cadangan penambahbaikan (Penilaian 1)
Tarikh : 22 – 31 Disember 2014
Metodologi:
Soal Selidik
Senarai semak kriteria kandungan dan kualiti penulisan
Tindakan pembetulan dan cadangan penambahbaikan (Penilaian 2)

26. Kesimpulan
Penyediaan kandungan laman web adalah hasil kreativiti dan inisiatif di bawah tanggungjawab Jawatankuasa Laman Web UPM dan Jawatankuasa Kerja Laman Web PTJ iaitu bergantung kepada fungsi dan perkhidmatan utama yang disediakan oleh universiti. Fungsi dan perkhidmatan yang dipaparkan melalui laman web mestilah memenuhi keperluan utama pelanggan dan dikemaskini dari semasa ke semasa
Aspek kandungan yang perlu ditambahbaik khususnya persembahan maklumat dan teknik penulisan laman web. Sila rujuk laman web universiti antarabangsa yang disenaraikan dalam ranking terbaik World Webometric Ranking seperti Stanford University, National University of Singapore, Cornell University, University of Washington, University of Michigan, University of California Berkeley dan University of Minnesota sebagai panduan
Rujuk juga laman web Hokkaido University, Taylor’s University dan Nanyang Technological University. Jenama laman web universiti-universiti tersebut mempunyai kekuatanya yang tersendiri, terutamanya berkaitan aspek “pemasaran universiti” apabila 9th QS-APPLE yang bersidang di Sungkyun Kwan University, Korea, pada 30 Oktober – 1 November 2013 telah mengumumkan Hokkaido University (Jepun), Taylor’s University (Malaysia) dan ETS TOEFL (Australia) sebagai penerima Best International Website Page. Manakala Nanyang Technological University (Singapore) diumumkan sebagai penerima anugerah untuk kategori Most Crerative Corporate Institutional Video yang dipaparkan melalui laman web

27. TERIMA
KASIH