著作權所有 © 旗標出版股份有限公司 第 21 章 文件的權限及保護 功能設定

本章提要 設定文件讀取權限 保護文件

設定文件讀取權限 Office 2003 增加一項新的技術：資訊版權 管理 (IRM, Information Rights Management), 可以讓文件的擁有者設定文 件的讀取、變更權限, 防止內容被任意編輯、 列印、複製。不過此功能必須是 Office 2003 專業版才有, 且要搭配.Net Passport 一起使用, 所以使用前請先申請好一組.Net Passport 帳號。

設定權限 請按下一般工具列上的權限鈕, 即可開啟權 限交談窗來設定文件權限：

設定權限

進階權限設定 假如按下權限交談窗中的其他選項鈕, 還可 細部設定文件的有效日期 ( 過期則無法編修 ) 、 列印 / 複製 / 存取權限、以及增加或刪除授權 的名單：

進階權限設定

開啟設有權限的文件 開啟設有權限的文件時, 會先要求驗證您是 否為文件擁有者所授權的對象, 如果是的話, 才能根據當初設定的權限來讀取或變更文 件內容：

開啟設有權限的文件

假如欲開啟的文件沒有授權給您使用, 便無 法打開文件, 而是出現如下的訊息, 詢問您 是否要向文件所有者提出檢閱文件的請求。 如果按下是鈕, 就會開啟一封新郵件, 讓您 寫 給文件所有者：

保護文件 若您的 Office 2003 非專業版, 無法設定上 述的文件權限, 則可以利用保護文件工作窗 格來進行如下的設定, 同樣可以達到設定文 件權限的目的。

限制可用的格式 當多人共同完成一份文件時, 難免會發生格 式不統一的情形, 雖然編輯文件時不會有什 麼影響, 但可苦了文件的整合者。這時, 我 們可利用保護文件工作窗格, 制定出文件可 使用的格式, 再讓所有的參與者在編輯文件 時, 僅能套用制定出來格式。 請先執行『工具 / 保護文件』命令, 開啟保護 文件工作窗格：

限制可用的格式

由於文件預設會包含所有的格式, 當我們只 勾選可用的格式後, 會詢問您是否要移除其 它不可使用的格式：

限制可用的格式 接著按下是鈕回 到文件中, 並按 下保護文件工作 窗格中的是, 開 始強制保護鈕：

限制可用的格式 設定完成後, 我們來看看效果如何：

限制可用的格式 樣式與格式工作窗格中, 只會顯示該份文件可使 用的樣式, 無法自行變更 格式內容。若是想解除 保護功能, 在按下工作窗 格中的停止保護鈕後, 還 必須輸入正確的密碼, 才 能解除。

設定表單權限 我們在第 19 章為您說明過表單的製作方法, 雖然按下表單工具列的保護表單鈕, 可暫時 避免填表人不小心修改到表單格式, 但只要 填表人再按一次該鈕 ( 使其呈彈起狀態 ), 仍 可自由修改表單內容, 這樣的情況相信不是 您所預見的。 為避免上述的情況, 我們可在保護文件工作 窗格, 進行如下的設定。請開啟範例檔案 Ch21-01, 再執行『工具 / 保護文件』命令, 開啟保護文件工作窗格：

設定表單權限

按下是，開始強制保護鈕, 再設定並確認保 護密碼, 完成後按下確定即可。雖然此時您 可以不輸入密碼直接進行文件保護, 但使用 者只要按下停止保護鈕就能取消文件保護, 功能與啟動表單工具列的保護表單相同, 不 過如此設定可讓任何人修改表單內容, 就失 去文件保護的意義了。

設定表單權限 接下來就可以讓大家上來填寫了。除非取 消保護設定, 否則所有的使用者都只能填寫 表單內容。

設定文件可編輯的區域 最後我們要介紹另一種保護文件的設定, 讓 文件中的特定範圍可供使用者修改, 其它部 份則無法變更。 請開啟範例檔案 Ch21-02, 並切換到保護文 件工作窗格：

設定文件可編輯的區域

接著勾選保謢文件工作窗 格中, 例外 ( 選用 ) 區的每 個人：

設定文件可編輯的區域 文件中可修改的範圍會以不同的顏色標示：

針對使用者設定編輯權限 若您使用 Office 2003 專業版, 還可在設定權 限時, 針對使用者設定其可編輯的範圍。以 上例來說明, 您可以先選定李小冰可修改的 範圍, 然後再按下工作窗格的更多使用者, 新 增 " 李小冰 " 為可例外使用者, 那麼該份文件 中選定的儲存格, 將只有 " 李小冰 " 可修改。 不過, 兩者都必須使用 Office 2003 專業版, 並且皆已安裝 IRM 方可使用此功能。